Che cos’è EDI? The Complete Guide to Electronic Data Interchange

EDI, o Electronic Data Interchange, è una tecnologia che aiuta i partner commerciali e le organizzazioni a fare di più, accelerare i tempi logistici ed eliminare gli errori manuali automatizzando le comunicazioni business-to-business (B2B). EDI aiuta molte organizzazioni che producono, spediscono, acquistano e vendono beni o forniscono assistenza, da rivenditori e produttori a società di logistica, compagnie aeree, operatori sanitari, assicuratori e altro ancora.,

Sebbene sia in uso dal 1960, EDI sta trovando un nuovo uso oggi, consentendo l’automazione della supply chain, la trasformazione digitale e persino come parte fondamentale del flusso di lavoro e dell’automazione dei processi aziendali. In questa carrellata, ti diamo una solida comprensione di EDI e ti presentiamo rapidamente tutte le basi di EDI, tra cui:

• Che cos’è EDI?,
• Casi d’uso EDI
• Vantaggi EDI
• Come funziona EDI
• Documenti EDI
• Implementazione EDI

Questa pagina funge anche da hub di risorse EDI, con collegamenti a più risorse su tipi, standard, transazioni e integrazione EDI – tutto ciò che devi sapere su EDI, tutto in un unico posto conveniente.

Che cos’è EDI?

Electronic Data Interchange (EDI) è lo scambio automatizzato da computer a computer di documenti commerciali elettronici standard tra partner commerciali attraverso una connessione sicura e standardizzata.,

Analizziamo questa definizione di EDI, pezzo per pezzo, per darti un senso pieno di ciò che EDI è e significa.

Computer-to-Computer

• EDI sostituisce le comunicazioni B2B manuali, come posta ordinaria, fax ed e-mail.
• I documenti scorrono direttamente dall’applicazione informatica del mittente (ad esempio un sistema logistico) all’applicazione informatica del destinatario (ad esempio, un sistema di gestione degli ordini).,

Tradizionale Processo Manuale

sistema EDI

Documenti Aziendali

• 1000s di standard transazione commerciale i documenti possono essere inviati automaticamente tramite EDI.
• Alcuni esempi comuni includono: ordini di acquisto, fatture, stati di spedizione, informazioni doganali, documenti di inventario e conferme di pagamento.,

Formato EDI standard

• I documenti EDI vengono elaborati dai computer e utilizzano formati standard e compatibili con il computer.
• Gli standard descrivono ogni pezzo di dati e il suo formato (ad esempio, tipo di documento, parti coinvolte, azioni da intraprendere, mmddyy).
• Gli standard eliminano le variazioni da azienda a azienda, consentendo al sistema informatico di ciascun partner commerciale di parlare un linguaggio comune.,
• Esistono una varietà di standard EDI per vari settori, regioni e casi d’uso – ognuno con versioni diverse, quindi i partner EDI devono utilizzare lo stesso standard e versione
• Gli standard più diffusi includono: ANSI X12 negli Stati Uniti.,, Un/EDIFACT a livello globale e specifiche di settore, norme, come HIPAA

Vedere una carrellata di tutti i principali standard EDI e quando sono usati

Business Partner

• Lo scambio di documenti EDI è in genere tra due organizzazioni diverse, di cui all’come business partner o partner commerciali.
• Esempio: La Società A può acquistare beni dalla Società B. La Società A invia ordini di acquisto alla Società B, che invia fatture e Avvisi di spedizione alla Società A.,

Connessione sicura e standardizzata

• EDI utilizza una serie di protocolli sicuri per facilitare lo scambio sicuro di documenti EDI.
• I partner devono utilizzare lo stesso protocollo concordato per scambiare file EDI o lavorare con un intermediario che può facilitare gli scambi se i partner utilizzano protocolli diversi.
• Alcuni protocolli richiedono più infrastrutture tecnologiche EDI rispetto ad altri, ma il software EDI, come ArcESB, ora facilita gli scambi con un investimento minimo.,
• I protocolli vanno da tecnologie consolidate, come FTP, a EDI basato sul Web tramite AS2, sistemi basati su API, come AS4, e altre opzioni, come EDI mobile.

Vedi la nostra carrellata di tutti i principali protocolli EDI

Automazione

• I messaggi EDI possono essere inviati automaticamente utilizzando flussi di lavoro preconfigurati.
• Le aziende in genere utilizzano traduttori EDI – come software o tramite un fornitore di servizi EDI – per tradurre documenti EDI da utilizzare in applicazioni interne, consentendo l’elaborazione automatizzata.,
• I processi possono essere estesi per lavorare con l’integrazione dei dati e i flussi di lavoro all’interno di un’organizzazione.
• Esempio: una volta che un’azienda riceve un ordine di acquisto EDI, il sistema logistico genera un’attività per il personale del magazzino per spostare le merci dall’inventario alla spedizione.

EDI vs. Comunicazioni tradizionali cartacee o e-mail

Per illustrare il significato di EDI, o scambio elettronico di dati, confrontiamo come una tipica transazione di acquisto andrebbe tra due partner commerciali utilizzando comunicazioni tradizionali cartacee o e-mail vs. utilizzando EDI.,

Metodi tradizionali:

• L’acquirente riceve una notifica nel suo sistema per effettuare un ordine o, dopo aver interrogato l’inventario, determina la necessità di effettuare un ordine.
• L’acquirente inserisce i dati sullo schermo di un sistema di acquisto per creare il PO, stampa e mail o e-mail al venditore.
• Il venditore riceve il PO, giorni dopo o via e-mail (insieme a un lungo elenco di altre comunicazioni) e lo inserisce manualmente nel sistema degli ordini di vendita.,
• Il venditore stampa una fattura e la racchiude con la spedizione e/o la invia separatamente per posta o e-mail.
• L’acquirente inserisce manualmente la fattura nel sistema di contabilità fornitori.

In questo esempio, un sistema cartaceo può aggiungere una settimana di tempo di spedizione avanti e indietro al processo. Sia la posta elettronica che la carta sono suscettibili di errori di inserimento manuale dei dati, allungando il tempo dell’ordine.

Processo EDI:

• Il sistema di approvvigionamento dell’acquirente, che utilizza EDI, genera automaticamente e invia un PO formattato EDI quando l’inventario raggiunge un livello pre-specificato.,
• In pochi minuti il sistema di ordini di vendita del fornitore, utilizzando il software EDI, riceve il PO EDI.
• Il sistema del fornitore notifica automaticamente al proprio reparto spedizioni l’invio della merce.
• Una volta che la merce è imballata e pronta per la spedizione, il sistema di spedizione genera un avviso avanzato di spedizione (ASN) da inviare al reparto ricevente dell’acquirente
• Il sistema ERP del venditore genera quindi una fattura EDI da trasmettere al sistema di contabilità fornitori dell’acquirente

L’intero processo EDI può essere completato in un’ora.

Casi d’uso EDI: chi può usare EDI?,

Nessuna definizione di EDI è completa senza applicabilità nel mondo reale. Lo scambio elettronico di dati è utile per un’ampia varietà di funzioni che abbracciano molte migliaia di scambi di informazioni specifiche. Ecco alcuni degli scenari più comuni in cui EDI è utile, tra le molte migliaia di tipi di transazioni che EDI gestisce ogni giorno.,lth assicurazione di elaborazione

Prescrizione scambi di informazioni

Twitter

• Pianificazione spedizioni
• tracciare la merce

Contabilità

• la Generazione di fatture
• Fornire piste di controllo

Aviazione

• Volo scambi di informazioni
• Passenger name record (PNRs)
• Internazionale di conformità e la standardizzazione

Benefici di EDI

EDI aiuta le imprese a migliorare la catena di approvvigionamento, la velocità, la precisione, l’efficienza e costi, e alcuni dei migliori EDI vantaggi strategici del business a livello., Qui, copriamo cosa significa EDI, praticamente, per gli affari.,la livrea di godere di tempi di consegna più brevi

Semplifica il processo di inserimento di nuovi territori, come EDI fornisce un comune in tutto il mondo affari lingua

Benefici Ambientali

• EDI promuove la sostenibilità e riduce le emissioni di CO2 sostituendo i processi cartacei con alternative elettroniche
• EDI aumenta l’efficienza operativa, la conseguente riduzione degli errori e meno spreco di energia

Come EDI Funziona

Ci sono tre fasi nel processo di invio di documenti EDI: preparare i documenti, li traducono in un formato EDI e li trasmette a un partner.,

Un processo comune automatizzato con EDI è lo scambio di ordini di acquisto (POs) e fatture. Per darvi un buon esempio di come funziona EDI, illustreremo il processo EDI per POs e fatture.

Preparazione del documento

Seguendo l’esempio di un PO e fattura, questo è dove un acquirente prepara un ordine in un sistema di acquisto.,

• L’acquirente raccoglie e organizza i dati in modo da funzionare con EDI
• Per esempio, invece di stampare un PO, il sistema crea un file elettronico con le informazioni necessarie a costruire un documento EDI

Quindi, come preparare correttamente i documenti?, Ci sono diversi approcci, tra cui:

• computer di Esportazione-base di dati da fogli di calcolo o database
• Riformattato elettronico report in file di dati
• Valorizzare le app per creare file di output pronto per EDI standard di traduzione
• Acquisto di software EDI che può trasformare i documenti dei sistemi di file EDI
• Umani di data entry

Idealmente, si desidera che il sistema per eliminare il più umano di inserimento dati è possibile risparmiare tempo e migliorare la precisione.,

2: Traduzione di documenti EDI

Il passo successivo è quello di alimentare il documento attraverso il software di traduzione EDI per convertire il formato dei dati interni nel formato standard EDI utilizzando i segmenti e gli elementi di dati appropriati. In alternativa, puoi inviare i tuoi dati a un fornitore di servizi EDI, che gestisce la traduzione da e verso il formato EDI per tuo conto.

Nel nostro esempio, il PO viene tradotto in un documento d’ordine di acquisto EDI 850.,

3: Connect& Transmit EDI Documents

Una volta che il PO viene tradotto nel formato dell’ordine di acquisto EDI 850, è pronto per la trasmissione al fornitore. Esistono diversi modi per connettersi a un partner tramite EDI., I più comuni sono i seguenti:

• Diretto, point-to-point EDI tramite connessione Internet sicura di protocollo, come AS2
• la Connessione a un EDI provider di rete, noto anche come una Rete a Valore Aggiunto (VAN) provider
• Una combinazione di entrambi Diretti EDI e VAN, a seconda del partner coinvolti e il volume delle transazioni

Nel caso di un EDI provider di rete o di rete a valore aggiunto (VAN), l’acquirente utilizza il loro preferito protocollo di comunicazione, garantendo un servizio affidabile, sicuro EDI di trasmissione., Quindi, il provider di rete si connette al fornitore utilizzando il protocollo di comunicazione preferito del fornitore, assicurando che il fornitore riceva l’ordine. I furgoni possono ridurre l’installazione e la manutenzione in alcuni casi, ma tendono ad essere più costosi dell’integrazione point-to-point per molti casi d’uso, poiché addebitano una commissione per ogni transazione o persino un elemento pubblicitario.

La sicurezza e il controllo dei dati vengono mantenuti durante tutto il processo di trasmissione utilizzando password, identificazione utente e crittografia., Sia le applicazioni EDI dell’acquirente che del fornitore modificano e controllano automaticamente la precisione dei documenti.

Nella nostra guida completa ai tipi di protocolli EDI, decomprimiamo le varie opzioni di trasferimento file EDI e le tecnologie che utilizzano per aiutarti a selezionare i protocolli giusti per la tua organizzazione.

Vedi Tipi di protocolli EDI

Documenti EDI

Per darti una visione migliore di cos’è EDI, diamo un’occhiata alle parti chiave di ciò che entra in EDI. Un documento EDI è composto da tre elementi principali: buste, segmenti ed elementi di dati, formattati per seguire uno specifico standard EDI.,

I documenti EDI, come un ordine di acquisto 850, devono rispettare rigide regole di formattazione che definiscono esattamente dove e come ogni pezzo di dati nel documento va in modo che il traduttore EDI sul computer ricevente possa trovare istantaneamente tutti i dati chiave, come il nome della società dell’acquirente, il numero PO, gli articoli acquistati e il prezzo. Quindi, i dati verranno inseriti nel sistema di immissione degli ordini del fornitore nel formato interno appropriato senza richiedere alcuna immissione manuale.,

Buste EDI per la trasmissione

La trasmissione di documenti EDI utilizza un sistema di tre buste per ospitare set di transazioni:

• Busta di messaggi
• Busta di gruppo
• Busta di interscambio

Segmenti

Un segmento in un set di transazioni EDI è un gruppo di elementi di dati simili.

Elementi di dati

Gli elementi di dati in un set di transazioni EDI sono i singoli dati nel documento, come l’articolo acquistato, la quantità di articoli acquistati, ecc.,

EDI Attuazione: il programma di Installazione e di controllo per il rispetto

Raggiungere la conformità EDI, alla fine, significa tre cose:

• Impostazione EDI infrastrutture
• Allineamento EDI installazione con i vostri partner commerciali’ sistemi EDI
• già dichiarato di aderire a standard comuni

EDI Infrastrutture

Per iniziare con EDI, devi procurare, impostare o esternalizzare i seguenti componenti principali:

1. EDI software per le comunicazioni, mail boxe di transazioni EDI, EDI mappatura e traduzione di EDI
2. comunicazioni Internet, VAN, etc.,rossa dai vari partner
3. Hardware: un server o un PC, dispositivi di comunicazione e periferiche
4. Secured spazio ufficio e di sicurezza monitorati
5. backup di Dati e di alimentazione ridondante per affidabilità
6. Software per l’integrazione di transazioni EDI con i sistemi di back office
7. Mappe per ogni tipo di documento EDI scambiati con ogni partner per la mappa EDI record in useable documenti aziendali

inoltre, devi allenare la tua squadra come utilizzare il software EDI e dispositivi di comunicazione o selezionare un EDI partner di integrazione per impostare il tutto e formare il team.,

Allinearsi con i tuoi partner

La tua EDI è preziosa solo quanto le tue integrazioni con i sistemi dei tuoi partner. Le chiavi grandi includono:

• Determinare quali protocolli EDI utilizzerai per inviare e ricevere documenti EDI (ad esempio AS2, SFTP, ecc.)- Vedere la nostra guida ai tipi di protocolli EDI
• Selezione e implementazione degli scambi per i documenti EDI corretti o le transazioni (ad es., 850 ordini di acquisto) – Vedere la nostra esauriente transazioni EDI libreria
• Inchiodare i casi d’uso quando è necessario inviare e ricevere ogni documento EDI
• Legatura EDI in altri operativa e logistica 3PL, di contabilità e di evasione degli ordini sistemi, puoi soluzioni che consentono un più ampio processo di implementazioni
• Correttamente integrazione EDI mappatura, la traduzione e il test con il vostro partner

a Seconda della configurazione, questo può includere reciprocamente la selezione di soluzioni EDI e EDI fornitori di integrazione., In definitiva, avrai bisogno delle soluzioni giuste per aiutarti a massimizzare la tua partnership. Più semplice è la configurazione (con gli strumenti più versatili), più velocemente è possibile implementare EDI e iniziare a risparmiare tempo & denaro mentre si sviluppano i rapporti con il partner.

Certificazione agli standard comuni

Gli standard comuni e certificati sono la colla che tiene insieme EDI. Gli organismi di certificazione chiave governano questi standard e possono aiutarti a valutare varie soluzioni.

• American National Standards Institute (ANSI) – certifica lo standard X12 EDI utilizzato negli Stati Uniti,
• un/CEFACT – certifica il popolare internazionale EDIFACT
• GS1 – certifica alcuni specifici per l’industria internazionale standard EDI (costruito su EDIFACT)
• Drummond – certifica il software EDI attraverso rigorosi test di interoperabilità, assicurando che le diversità di strumenti in grado di comunicare correttamente con gli altri

Guida all’Integrazione

Se si sta partendo un progetto di integrazione, consigliamo vivamente il check-out il nostro EDI guida per l’integrazione. Vi aiuterà a ottenere installato e funzionante con EDI attraverso un approccio strutturato.,

Vedere la guida completa all’integrazione EDI

ArcESB EDI

ArcESB è la soluzione EDI All-in-One per l’integrazione EDI B2B. Fornisce traduzione, trasmissione e mappatura EDI, con potenti integrazioni di dati per collegare EDI direttamente nei processi. Lavoriamo anche con una vasta rete di partner di integrazione EDI che possono assistervi nell’implementazione. E offriamo un supporto di livello mondiale, con opzioni SaaS cloud e on-premise.