Definizione dei conti da pagare
I conti da pagare (AP) sono un debito a breve termine e una passività in un bilancio in cui un’azienda deve denaro ai suoi fornitori/fornitori che hanno fornito all’azienda beni o servizi a credito. Conti da pagare è indicato anche come il reparto che gestisce fatture fornitore o fatture e registra i debiti a breve termine nel libro mastro generale (GL)., Il dipartimento AP verificherà le fatture contro gli ordini (di acquisto) e assicurerà che i beni o i servizi siano stati ricevuti prima di emettere il pagamento ai loro fornitori.
Che cos’è un flusso di lavoro contabilità fornitori?
Un flusso di lavoro contabilità fornitori all’interno di una determinata organizzazione inizia quando un fornitore o un fornitore invia una fattura o una fattura al reparto contabilità fornitori. Dopo aver ricevuto detta fattura, gli impiegati di contabilità fornitori verificheranno che la fattura è valida e non un duplicato, codificheranno la fattura nel registro generale e, a seconda del flusso di lavoro dell’organizzazione, condurranno una corrispondenza a 2 o 3 vie., Conti da pagare sarà quindi instradare la fattura per l’approvazione e una volta approvato, la fattura viene elaborata per il pagamento.
Software contabilità fornitori
Le aziende utilizzano il software contabilità fornitori per automatizzare i processi manuali di contabilità fornitori come la codifica GL, le approvazioni delle fatture, le notifiche e l’identificazione delle fatture duplicate. Software Contabilità fornitori fornisce visibilità in passività correnti, processi e migliora il controllo sulle informazioni finanziarie. Software contabilità fornitori è indicato anche come software di automazione contabilità fornitori o software di automazione AP.,
Qual è il processo di contabilità fornitori?
Le fasi del processo contabilità fornitori includono la gestione del file fornitore principale, la ricezione delle fatture fornitore, la codifica o il caricamento delle fatture in un sistema di automazione finanziaria o contabilità fornitori, la verifica e la corrispondenza delle fatture, il routing per l’approvazione e l’elaborazione dei pagamenti., Il processo di contabilità fornitori include anche rispondere alle richieste dei fornitori, negoziare i termini e garantire che i fornitori siano pagati in tempo. Altri processi di contabilità fornitori includono il mantenimento dei controlli interni dall’identificazione di fatture duplicate o fraudolente, impedendo pagamenti duplicati e audit dei conti da pagare.
Assunzione per i conti da pagare? Leggere questo primo
Conti da pagare è una funzione critica in ogni dipartimento finanziario. Richiede un certo numero di abilità sia “soft” che “hard” per avere veramente successo., Molte persone, anche quelli in altri ruoli di finanza, non sono a conoscenza di tutti i compiti coinvolti nella gestione di un processo di contabilità fornitori liscia.
In un tipico ruolo di impiegato di contabilità fornitori, la descrizione del lavoro include in genere le seguenti responsabilità:
- Calcolo, registrazione delle transazioni commerciali, elaborazione delle fatture, verifica dei dati finanziari per l’utilizzo nella gestione dei record.
- Chiarire gli elementi di fattura discutibili, i prezzi o la ricezione di firme.
- Ottenere informazioni e dati adeguati per quanto riguarda i pagamenti delle fatture.,
- Verifica e calcolo di tutte le estensioni e totali sulle fatture.
- Controllo dei file del fornitore per eventuali pagamenti precedenti e assegnazione dei numeri dei voucher.
- Mantenimento di copie di buoni, fatture o corrispondenza necessaria per i file.
- Preparare buoni elenco numero di fattura, data, indirizzo del fornitore, descrizione dell’articolo, importi e codifica per i criteri e le procedure contabili.
- Riconciliare estratti conto bancari.
Queste diverse responsabilità richiedono una varietà di competenze., Alcune abilità specifiche esibite dai professionisti dei conti da pagare includono:
- Grande attenzione ai dettagli
- Analisi dei dati
- Conoscenza contabile di base
- Capacità di mantenere buoni rapporti con i fornitori
- Abilità di inserimento dati veloci e accurate
Chiaramente, non qualsiasi vecchio schmo farà. Il tuo prossimo noleggio AP ha bisogno di una varietà di competenze e qualifiche per dare un contributo reale al successo del dipartimento. Utilizzando l’elenco di cui sopra sarà molto utile durante il processo di intervista, ma c’è qualcos’altro che si dovrebbe cercare in un candidato?,
L’abilità di cui hai bisogno per interrogare AP
Sebbene AP sia in gran parte un lavoro orientato ai numeri, richiede anche solide capacità comunicative. I migliori professionisti dei conti da pagare sono esperti sia nella gestione dei numeri che nella gestione di una serie di relazioni umane, sia all’interno che all’esterno dell’organizzazione. Non si occupano solo degli approvatori primari in diversi reparti, ma anche di altre persone che contribuiscono con informazioni critiche al processo e gestiscono importanti relazioni con i fornitori.,
Trovare la persona giusta che possiede capacità di comunicazione ed esperienza contabile, e la formazione loro di lavorare in modo efficace all’interno della vostra organizzazione può essere un significativo perdita di tempo sul vostro team AP già oberati di lavoro.
Dovresti espandere il tuo team di contabilità fornitori?
Il tuo team di contabilità fornitori sta lottando per gestire il proprio carico di lavoro? È il CFO respiro lungo il collo per ottenere AP in esecuzione più agevolmente?,
Se la tua organizzazione sta crescendo rapidamente e il tuo attuale personale AP sta trovando difficoltà a tenere il passo con la quantità di fatture che stanno gestendo, potresti decidere che è ora di assumere un’altra persona. Tuttavia, dovrai prendere in considerazione il costo aggiuntivo di uno stipendio (più i benefici per un dipendente a tempo pieno) e il tempo che i dipendenti attuali prenderanno per salire a bordo del nuovo dipendente. Una volta esaminati tutti questi fattori, potrebbe valerne la pena dare una seconda occhiata alle risorse esistenti per vedere se potrebbero essere migliorate.,
Hire or Optimize: fai la scelta giusta per la tua organizzazione
Se la prospettiva di selezionare e implementare una nuova soluzione AP sembra troppo scoraggiante dato il tempo iniziale e l’investimento dei costi, può sembrare più facile assumere una nuova persona – anche part time – per facilitare il carico di lavoro. Tuttavia, prima di investire tempo e denaro nel processo di assunzione e formazione (che può richiedere settimane o più), chiediti se hai davvero bisogno di un altro corpo o se c’è un modo per ottimizzare i processi esistenti.,
Prenditi un po ‘ di tempo per esaminare l’impatto positivo che un sistema di gestione delle fatture intelligente può avere sul tuo reparto Contabilità fornitori, il tutto senza modificare i processi esistenti. La chiave è migliorare la comunicazione in ogni aspetto delle approvazioni in un modo che consenta ad AP di mantenere il pieno controllo. Non sono necessari tempi anticipati o investimenti monetari, quindi non passerà molto tempo prima che tu veda il vero potenziale del tuo team AP. Invece, godranno di maggiore soddisfazione sul lavoro e produttività grazie a una migliore comunicazione e approvazioni più veloci.,
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