Nota: Questo articolo ha lo scopo di informare i nostri lettori sulle preoccupazioni legate al business negli Stati Uniti. Non ha in alcun modo lo scopo di fornire consulenza legale o di approvare una linea di condotta specifica. Per consigli sulla tua situazione specifica, consulta il tuo consulente legale.
Uno dei mali necessari per gestire una piccola impresa, il libro paga può anche essere uno dei compiti più pericolosi che fai., Con il 17% dei dipendenti che afferma di aver lasciato il proprio lavoro per un solo stipendio in ritardo o impreciso, il potenziale per fare danni gravi con un singolo errore di paghe è reale. Per non parlare delle costose multe che l’IRS impone al 40% delle piccole e medie imprese ogni anno per errori fiscali sui salari.
Nonostante quanto sia importante ottenere il libro paga giusto, molti proprietari di piccole imprese in realtà non sanno come fare il libro paga se stessi. Siamo qui per aiutare.
Di seguito, troverai una guida passo-passo su come fare il libro paga per la tua piccola impresa., Faremo anche il caso per il motivo per cui un servizio di libro paga a prezzi accessibili è un investimento utile.
Passo 1: Richiedi un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN)
Pensa al tuo numero di identificazione del datore di lavoro (EIN) come numero di previdenza sociale per la tua attività. È l’identificatore univoco che l’IRS utilizzerà a fini fiscali sui salari.
Fortunatamente, questo passaggio è facile. È possibile applicare per un EIN gratuitamente sul sito web IRS e ricevere uno in pochi minuti.,
Fase 2: Decidere su un libro paga pianificazione
il Vostro libro paga di pianificazione (come spesso si paga dipendenti) influenzerà il modo in cui si calcola l’imposta sul reddito trattenute nel passaggio successivo, così ora è il momento di capire che fuori. La maggior parte degli stati ha leggi che richiedono una frequenza minima con cui devi pagare i tuoi dipendenti, che puoi trovare qui.,
Fintanto che stai rispettando il minimo richiesto dalla legge, tuttavia, il tuo programma dipende da te e dovrebbe tenere conto delle preferenze dei dipendenti, delle esigenze amministrative e dei costi. Per motivi di confronto, il Bureau of Labor Statistics ha scoperto che la maggior parte delle imprese private negli Stati Uniti optano per un programma bisettimanale o settimanale.
Fase 3: ogni dipendente di compilare il Modulo W-4
Ogni dipendente dell’azienda deve compilare un Modulo W-4 dalla IRS, noto anche come il “Dipendente Ritenute Certificate.,”Questo modulo vi dirà quanto in imposte sul reddito federali è necessario trattenere dallo stipendio di ogni dipendente, a seconda del loro reddito, stato civile, numero di persone a carico, e di altri fattori.
Se un dipendente ha problemi a compilare il modulo, è possibile indirizzarli allo stimatore della ritenuta fiscale sul sito Web dell’IRS. Se vivi in uno stato, contea o città che riscuote ulteriori imposte sul reddito, i dipendenti devono compilare anche questi moduli. È possibile trovare un pratico elenco di link al modulo di imposta sul reddito di ogni stato qui e un elenco di tasso di imposta sul reddito di ogni stato qui.,
Una volta che hai i W-4 di tutti, dovresti usare la pubblicazione 15-T per calcolare gli importi trattenuti da tutti. Seguire le istruzioni per il metodo percentuale o il metodo della staffa salariale (il metodo della staffa salariale è più semplice) e fare riferimento alla tabella corrispondente allo stato di archiviazione di ciascun dipendente.,
Fase 4: Calcolare lorda e retribuzione netta
successivamente, è necessario per calcolare quanto ogni dipendente si porterà a casa sul loro stipendio e quanto hai bisogno di trattenere per le tasse, i benefici e le altre detrazioni.
Assicurati di mettere da parte abbastanza tempo ogni periodo di paga per fare questa matematica per garantire che i dipendenti siano pagati in tempo., È anche consigliabile creare un foglio di calcolo con queste informazioni per automatizzare alcuni dei calcoli matematici e mantenere i registri delle retribuzioni sicuri nel tempo.
Come calcolare la retribuzione lorda
La retribuzione lorda è la quantità di denaro che un dipendente fa prima di prendere tasse e detrazioni per cose come l’assicurazione. Per i dipendenti salariati che fanno almeno $35.568 all’anno, la matematica retribuzione lorda è semplice. Basta dividere il loro stipendio annuale per il numero di periodi di paga ogni anno.,
| pagati | Numero di periodi di pagamento per l’anno |
| Settimanale | 52 |
| Bisettimanale | 26 |
| Quindicinale | 24 |
| Mensile | 12 |
Per i lavoratori dipendenti che guadagnano meno di $35,568 un anno, la matematica è un po ‘ complicato da una nuova norma che impone a questi lavoratori, al pagamento delle ore straordinarie per le ore lavorate oltre 40 a settimana.,
calcolare un dipendente del lavoratore, la retribuzione del lavoro straordinario:
- Dividere il loro stipendio annuale da 52 settimane per ottenere una tariffa settimanale
- Dividere per 40 ore per ottenere una tariffa oraria
- Moltiplicare per 1.5
- Moltiplicare per il numero di ore lavorate oltre 40 a settimana durante il periodo di paga
calcolare la retribuzione lorda oraria dei lavoratori, è sufficiente moltiplicare il numero di ore di lavoro durante il periodo di retribuzione dal loro tariffa oraria., Non dimenticate di fattore straordinario pagare per ore lavorate oltre 40 a settimana per questo gruppo troppo, così come qualsiasi tempo pagato fuori (PTO) hanno usato.
Infine, se stai assegnando ai lavoratori un bonus come parte del loro stipendio o disperdendo i suggerimenti che hanno guadagnato, aggiungilo ora.
Supponiamo di avere un periodo di paga bisettimanale e un dipendente che guadagna $14 all’ora. Hanno lavorato 55 ore la prima settimana del periodo di paga, e 43 ore la seconda settimana del periodo di paga., Ciò significherebbe che hanno lavorato 80 ore normali e 18 ore di straordinario (ore oltre 40 a settimana) totale.
La loro retribuzione lorda sarebbe:
(14 x 80) + (14 x 18 x 1,5) = $1,498
Come calcolare la retribuzione netta
La retribuzione netta è la quantità di denaro che un dipendente porta effettivamente a casa una volta che tutte le detrazioni sono contabilizzate. Questo è l’importo che apparirà sul loro stipendio.
Per calcolare la retribuzione netta di un dipendente, prima sottrarre eventuali detrazioni al lordo delle imposte dalla loro retribuzione lorda, la più comune delle quali è il pagamento per l’assicurazione sanitaria., Altre possibili detrazioni ante imposte includono l’assicurazione invalidità, l’assicurazione sulla vita, i benefici per i pendolari e i tradizionali contributi 401(k). Se non siete sicuri se un beneficio che offrite è una detrazione pre-fiscale o post-fiscale, consultare la Guida fiscale del datore di lavoro dell’IRS.
Con le detrazioni ante imposte curate, è il momento di sottrarre l’importo che stai trattenendo per le tasse., Prendi la retribuzione lorda del dipendente meno eventuali detrazioni al lordo delle imposte e sottrai quanto segue:
*Questo numero è anche ciò che devi come datore di lavoro per FICA, che copriremo nel passaggio 6
Infine, prenditi cura di eventuali detrazioni e crediti post-imposte. I pignoramenti salariali e le quote sindacali, ad esempio, sono detrazioni post-fiscali che dovrebbero essere sottratte dalla retribuzione netta. I rimborsi spese sono crediti post-imposta che dovrebbero essere aggiunti.
Il tuo numero finale è la vera retribuzione netta di un dipendente.,
Passo 5: Pagare i dipendenti
Sia attraverso deposito diretto, assegni cartacei, o qualsiasi altro metodo voi ei vostri dipendenti hanno concordato per il pagamento, assicurarsi che ogni dipendente ottiene la loro retribuzione netta il giorno corretto secondo il vostro programma del libro paga.
Inoltre, la maggior parte degli stati richiedono ai datori di lavoro di fornire ai dipendenti uno stub paga che rompe le varie deduzioni. Controlla il sito web dell’ufficio del lavoro del tuo stato per saperne di più sulle tue esigenze specifiche.,
Indipendentemente dallo stato in cui vivi, assicurati di tenere registri dettagliati di ogni busta paga (a chi è andato, l’importo, quando è stato emesso, ecc.).
Passo 6: Pagare le tasse sui salari
Questo passo è un grande: pagare lo zio Sam. E può complicarsi, quindi scomponiamolo in parti.
Quando si pagano le imposte sui salari
Quanto spesso si fanno depositi di imposta sui salari dipende da quanto in imposte sui salari che hai dovuto in precedenza durante quello che viene chiamato il “periodo di lookback.,”Il tuo” periodo di lookback “dipende dall’utilizzo del modulo 941 (”Dichiarazione dei redditi federale trimestrale del datore di lavoro”) o del modulo 944 (”Dichiarazione dei redditi federale annuale del datore di lavoro”) per segnalare le tasse della tua azienda all’IRS.
La maggior parte delle aziende utilizzerà il modulo 941. Solo quelli con un liability 1.000 o meno in responsabilità fiscale federale annuale, o coloro che sono stati detto di utilizzare il modulo 944 da parte dell’IRS, utilizzerà il modulo 944. Se si utilizza il modulo 941, il “periodo di lookback” è il 12 mesi precedenti il 30 giugno. Per il 2020, ad esempio, il periodo di lookback sarà dal 1 ° luglio 2018 al 30 giugno 2019.,
- Se le tue imposte sui salari totali durante questo periodo di lookback erano 5 50.000 o meno, o sei un nuovo datore di lavoro che non aveva dipendenti durante questo periodo di lookback, paghi le tasse sui salari mensilmente. Le tasse sono dovute entro il giorno 15 del mese successivo.
- Se le tue imposte sui salari totali durante questo periodo di lookback erano più di $50.000, paghi le tasse sui salari semisettimanali. Le tasse sui libri paga pagate sabato, domenica, lunedì o martedì sono dovute entro il venerdì successivo., Le imposte sui libri paga pagate mercoledì, giovedì o venerdì sono dovute entro il mercoledì successivo.
- Se una singola esecuzione del libro paga comporta un obbligo di imposta sui salari di $100.000 o più, è necessario depositare le imposte sui salari il giorno successivo e si deve continuare a fare depositi il giorno successivo per il resto di quell’anno e l’anno successivo.
Ripeti questa matematica prima dell’inizio dell’anno ogni anno per assicurarti di utilizzare il programma di pagamento corretto.,
Gli unici pagamenti delle imposte sui salari che non rientrano in questo programma sono per le tasse federali di disoccupazione (FUTA) e le tasse di disoccupazione statali (SUTA). La FUTA è dovuta entro l’ultimo giorno del primo mese che segue la fine del trimestre. SUTA è generalmente dovuto trimestrale, ma che non è il caso in tutti gli stati, in modo da controllare il sito web del vostro stato.,
Quanto devi in tasse sui salari
Quando è il momento di depositare le tasse sui salari, ecco quanto devi:
- Gli importi trattenuti dalla retribuzione dei dipendenti per le imposte federali sul reddito e le imposte sul reddito statali, provinciali o cittadine se applicabili (vedere il passaggio 4).
- Gli importi detratti dalla retribuzione dei dipendenti per la sicurezza sociale e Medicare (FICA) (vedere Passaggio 4).
- L’importo dovuto come datore di lavoro per la sicurezza sociale e Medicare (FICA) (pari agli importi FICA detratti dai dipendenti).,
- L’importo dovuto in tasse federali di disoccupazione (FUTA). Se non paghi SUTA (vedi sotto), è il 6% dei primi wages 7.000 dei salari imponibili annuali di ogni dipendente. Se si paga SUTA, questo tasso è ridotto allo 0,6%.
- L’importo dovuto in tasse di disoccupazione statali (SUTA) (tassi e basi salariali variano).
Come pagare le tasse sui salari
Puoi pagare le tasse federali sui salari online attraverso il sistema elettronico di pagamento delle imposte federali (EFTPS). Ogni stato, contea e città ha il proprio sito web attraverso il quale è possibile depositare le tasse che dovete a loro.,
Passo 7: Report payroll taxes
L’ultimo passo è quello di segnalare i pagamenti delle imposte sui salari per l’IRS. Ecco la ripartizione:
- Modulo 940 (“Disoccupazione federale annuale del datore di lavoro (FUTA) Dichiarazione dei redditi”) è dovuto entro il 31 gennaio per l’anno precedente.
- Modulo 941 (“Datore di lavoro trimestrale dichiarazione dei redditi federale”) è dovuto ogni trimestre entro l’ultimo giorno del mese successivo alla fine del trimestre (ad esempio, 30 aprile per Q1).,
È possibile stampare e spedire questi moduli all’IRS utilizzando le istruzioni contenute in ciascun modulo o consegnarli elettronicamente utilizzando il servizio e-file dell’IRS.
Questo è tutto. Ce l’hai fatta. Congratulazioni per fare il libro paga per la tua piccola impresa!
Perché un servizio payroll vale la pena
Se l’intero processo payroll sembra troppo complicato da fare manualmente, è perché lo è. E questo è semplificato come potremmo farlo!
In realtà, ogni fase di questo processo ha avvertimenti, eccezioni e sfumature che possono avere un impatto sul modo in cui fai il libro paga nella tua piccola impresa., Non abbiamo nemmeno coprire cosa fare se si paga appaltatori indipendenti, o se si dispone di dipendenti in più stati.
Con così tanto lavoro coinvolto, avere un sistema software di libro paga è un must. Non solo manterrà i tuoi registri retributivi organizzati e sicuri, ma automatizzerà anche molti calcoli e depositi per te, risparmiando tempo prezioso. Fare clic su quel link qui sopra per confrontare rapidamente i prezzi delle diverse opzioni software payroll top-rated nella directory di Software Advice.,
Se si vuole veramente per alleggerire il vostro libro paga di stress, però, si dovrebbe considerare un conveniente servizio paghe. Per un paio di dollari in più per dipendente, al mese, si ottengono i benefici che vengono con il software del libro paga, in combinazione con un esperto del libro paga che si prenderà cura di tutto—pagamenti, deposito, segnalazione, ecc.- garantendo nel contempo precisione e conformità.,
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