Obs! den här artikeln är avsedd att informera våra läsare om affärsrelaterade problem i USA. Det är inte på något sätt avsett att ge juridisk rådgivning eller att stödja ett visst handlingssätt. För råd om din specifika situation, kontakta din juridiska rådgivare.
en av de nödvändiga ondskorna för att driva ett litet företag kan lönelistan också vara en av de mest farliga uppgifterna du gör., Med 17% av anställda som säger att de skulle sluta sitt jobb över bara en sen eller felaktig lönecheck, är potentialen för att göra stor skada med ett enda lönefel verkligt. För att inte tala om de kostsamma böter IRS ålägger 40% av små och medelstora företag varje år för löneskatt misstag.
trots hur viktigt det är att få lönelistan rätt, många småföretagare vet faktiskt inte hur man gör lönelistan själva. Vi är här för att hjälpa till.
nedan hittar du en steg-för-steg-guide som täcker hur du gör lön för ditt lilla företag., Vi ska också göra fallet för varför en prisvärd löneservice är en värdefull investering.Steg 1: Ansök om ett employer identification number (ein)
Tänk på ditt employer identification number (ein) som personnummer för ditt företag. Det är den unika identifieraren som IRS kommer att använda för löneskatt.
lyckligtvis är det här steget enkelt. Du kan ansöka om en EIN gratis på IRS webbplats och få en på några minuter.,
steg 2: besluta om ett löneschema
ditt löneschema (hur ofta du betalar anställda) kommer att påverka hur du beräknar inkomstskatt källbelopp i nästa steg, så nu är det dags att räkna ut det. De flesta stater har lagar som kräver en minsta frekvens som du måste betala dina anställda, som du hittar här.,
så länge du uppfyller det lagstadgade minimumet, är ditt schema upp till dig och bör ta hänsyn till anställdas preferenser, administrationsbehov och kostnader. För jämförelsens skull fann Bureau of Labor Statistics att de flesta privata företag i USA väljer ett varannan vecka eller veckovis schema.
steg 3: Få varje anställd att fylla i formulär W-4
varje anställd i ditt företag måste fylla i formulär W-4 från IRS, även känd som ”anställdas Källcertifikat.,”Denna blankett kommer att berätta hur mycket i federala inkomstskatter du behöver undanhålla från varje anställds lönecheck, beroende på deras inkomst, civilstånd, antal anhöriga och andra faktorer.
om en anställd har problem med att fylla i formuläret, kan du rikta dem till skattelättnaden estimator på IRS webbplats. Om du bor i en stat, län eller stad som tar ut extra inkomstskatter, anställda måste fylla i dessa formulär också. Du kan hitta en praktisk lista med länkar till varje stats inkomstskatteformulär här och en lista över varje stats inkomstskattesats här.,
När du har allas W-4s, bör du använda publikation 15-T för att beräkna allas källbelopp. Följ instruktionerna för antingen procentmetoden eller lönefästemetoden (lönefästemetoden är lättare) och se tabellen som motsvarar varje anställds arkiveringsstatus.,
steg 4: beräkna brutto-och nettolön
därefter måste du beräkna hur mycket varje anställd kommer att ta hem på sin lönecheck och hur mycket du behöver hålla inne för skatter, förmåner och andra avdrag.
se till att du avsätter tillräckligt med tid varje löneperiod för att göra denna matte för att säkerställa att anställda betalas i tid., Det är också klokt att skapa ett kalkylblad med denna information för att automatisera en del av matematiken och hålla säkra löneposter över tiden.
hur man beräknar bruttolön
bruttolön är hur mycket pengar en anställd gör innan du tar ut skatter och avdrag för saker som försäkring. För avlönade anställda som gör minst $35,568 per år, brutto lön matte är enkel. Dela bara upp sin årslön med antalet löneperioder varje år.,
| Löneschema | antal löneperioder per år |
| veckovis | 52 |
| varannan vecka | 26 |
| semimonthly | 24 |
| månadsvis | 12 |
för avlönade anställda som gör mindre än $35,568 per år, matte är något komplicerat av en ny regel som kräver att dessa arbetstagare ska få betalt övertid för alla arbetade timmar över 40 per vecka.,
för att beräkna en avlönad arbetstagares övertidslön:
- dela upp sin årslön med 52 veckor för att få en veckopris
- dividera med 40 timmar för att få en timlön
- multiplicera med 1,5
- multiplicera med antalet arbetade timmar över 40 per vecka under lönenivån.period
för att beräkna bruttolön för timarbetare, multiplicera helt enkelt antalet arbetade timmar under löneperioden med deras timtaxa., Glöm inte att faktor övertid betala för arbetade timmar över 40 per vecka för denna grupp också, liksom någon betald ledighet (PTO) de använde.
slutligen, om du tilldelar arbetstagare en bonus som en del av deras lönecheck eller sprida några tips de tjänat, Lägg till det i nu.
anta att du har en tvåveckorsperiod och en anställd som gör $14 en timme. De arbetade 55 timmar den första veckan av löneperioden och 43 timmar den andra veckan av löneperioden., Det skulle innebära att de arbetade 80 normala timmar och 18 övertidstimmar (timmar över 40 per vecka) totalt.
deras bruttolön skulle vara:
(14 x 80) + (14 x 18 x 1.5) = $1,498
hur man beräknar nettolön
nettolön är den summa pengar en anställd faktiskt tar hem när alla avdrag redovisas. Detta är det belopp som kommer att visas på deras lönecheck.
för att beräkna en anställds nettolön, subtrahera först eventuella avdrag före skatt från deras bruttolön, varav den vanligaste är betalning för sjukförsäkring., Andra möjliga avdrag före skatt inkluderar invaliditetsförsäkring, livförsäkring, pendeltåg och traditionella 401(k) avgifter. Om du inte är säker på om en förmån som du erbjuder är en före skatt eller efter skatt avdrag, konsultera IRS arbetsgivare skatt Guide.
med avdrag före skatt tas om hand, är det dags att subtrahera det belopp du undanhåller för skatter., Ta medarbetarens bruttolön minus eventuella avdrag före skatt och subtrahera följande:
*detta nummer är också vad du är skyldig som arbetsgivare för FICA, som vi täcker i steg 6
slutligen ta hand om eventuella avdrag och krediter efter skatt. Lön garnishments och fackavgifter är till exempel avdrag efter skatt som bör subtraheras från nettolön. Kostnadsersättningar är efter skatt krediter som bör läggas.
ditt slutliga nummer är en anställds verkliga nettolön.,
Steg 5: betala dina anställda
vare sig genom direkt insättning, papperskontroller eller vilken annan metod du och dina anställda har kommit överens om för betalning, se till att varje anställd får sin nettolön på rätt dag enligt ditt löneschema.
dessutom kräver de flesta stater arbetsgivare att ge anställda en lönestub som bryter ner de olika avdragen. Kontrollera din statens arbets kontor webbplats för att lära dig mer om dina specifika krav.,
oavsett vilket tillstånd du bor i, se till att du håller detaljerade register över varje lönecheck (vem det gick till, beloppet, när det utfärdades, etc.).
steg 6: betala löneavgifter
det här steget är stort: betala Uncle Sam. Och det kan bli komplicerat, så låt oss bryta ner det i delar.
När du betalar löneavgifter
hur ofta du gör löneavgifter beror på hur mycket i löneavgifter du har varit skyldig tidigare under vad som kallas ”lookback period.,”Din” lookback period ” beror på om du använder formulär 941 (”arbetsgivarens kvartalsvisa Federal självdeklaration”) eller formulär 944 (”arbetsgivarens årliga federala självdeklaration”) för att rapportera ditt företags skatter till IRS.
de flesta företag kommer att använda formulär 941. Endast de med en $1,000 eller mindre i årlig federal skatteskuld, eller de som har blivit tillsagda att använda formulär 944 av IRS, kommer att använda formulär 944. Om du använder formulär 941 är din ”lookback period” 12 månader före juni 30. För 2020, för exempel, din begränsning period skulle vara 1 juli 2018 30 juni 2019.,
- om din totala löneskatt under den här tillbakablickningsperioden var $50,000 eller mindre, eller om du är en ny arbetsgivare som inte hade anställda under den här tillbakablickningsperioden, betalar du månadsavgifter för löneavgifter. Din skatt ska betalas senast den 15: e dagen i följande månad.
- om din totala löneskatt under denna tillbakablick period var mer än $50,000, betalar du löneavgifter semiweekly. Skatter från löneavgifter som betalas på lördag, söndag, måndag eller tisdag ska betalas senast följande fredag., Skatter från lönelistor som betalas på onsdag, torsdag eller fredag ska betalas senast följande onsdag.
- om en enskild lönekörning resulterar i en löneskatt på $100,000 eller mer måste du sätta in löneskatter nästa dag och du måste fortsätta att göra insättningar nästa dag för resten av det året och det följande året.
Gör om denna matte före årets början varje år för att säkerställa att du använder rätt betalningsplan.,
de enda löneavgifterna som faller utanför detta schema är för federala arbetslöshetsskatter (FUTA) och statliga arbetslöshetsskatter (SUTA). FUTA förfaller till betalning senast den sista dagen i den första månaden som följer kvartalets slut. SUTA beror i allmänhet kvartalsvis, men det är inte fallet i alla stater, så kontrollera din stats hemsida.,
hur mycket du är skyldig i löneavgifter
När det är dags att sätta in löneavgifter, här är hur mycket du är skyldig:
- de belopp du undanhållit från anställd betala för federala inkomstskatter, och statliga, län eller staden inkomstskatter om tillämpligt (se Steg 4).
- de belopp som du dragit av från anställd betalar för Social trygghet och Medicare (FICA) (se Steg 4).
- det belopp du är skyldig som arbetsgivare för Social trygghet och Medicare (FICA) (lika med de FICA-belopp du dragit av från anställda).,
- det belopp du är skyldig i federala arbetslöshetsskatter (FUTA). Om du inte betalar SUTA (se nedan) är det 6% av de första $7,000 av varje anställds årliga skattepliktiga löner. Om du betalar SUTA reduceras denna kurs till 0,6%.
- det belopp du är skyldig i statliga arbetslöshetsskatter (SUTA) (priser och lönebaser varierar).
hur man betalar löneskatter
Du kan betala federala löneskatter online via det elektroniska federala skattebetalningssystemet (EFTPS). Varje stat, län och stad har sin egen hemsida genom vilken du kan sätta in de skatter du är skyldig dem.,
Steg 7: rapportera löneskatter
det sista steget är att rapportera dina löneskattebetalningar till IRS. Här är uppdelningen:
- Form 940 (”Employer’ s Annual Federal Unemployment (FUTA) Tax Return”) förfaller till den 31 januari för föregående år.
- Form 941 (”arbetsgivarens kvartalsvisa federal självdeklaration”) ska betalas varje kvartal senast den sista dagen i månaden efter kvartalets slut (t.ex. den 30 April för Q1).,
Du kan skriva ut och skicka dessa formulär till IRS med hjälp av instruktionerna som finns i varje formulär, eller leverera dem elektroniskt med hjälp av IRS e-filtjänst.
det är det. Du gjorde det. Grattis till att göra lönelistan för ditt lilla företag!
varför en lönetjänst är värt det
om hela löneprocessen verkar för komplicerad för att göra manuellt beror det på att det är. Och detta är så förenklat som vi kunde göra det!
i verkligheten har varje steg i denna process varningar, undantag och nyanser som kan påverka hur du betalar på ditt lilla företag., Vi täckte inte ens vad du ska göra om du betalar oberoende entreprenörer, eller om du har anställda i flera stater.
med så mycket arbete är det ett måste att ha ett lönesystem. Inte bara kommer det att hålla dina löneposter organiserade och säkra, men det kommer också att automatisera en hel del beräkningar och insättningar för dig—spara dyrbar tid. Klicka på den länken ovan för att snabbt jämföra priserna på olika topprankade Lönelista programvarualternativ i Software Advice katalog.,
om du verkligen vill avlasta din lönestress, bör du dock överväga en prisvärd löneservice. För några extra dollar per anställd, per månad, får du de fördelar som kommer med löneprogram, kombinerat med en löneexpert som tar hand om allt—betalningar, arkivering, rapportering etc.- samtidigt som noggrannhet och överensstämmelse säkerställs.,
om det låter bra för dig, chatta med en av våra kunniga rådgivare för att få en gratis lista över lönetjänster som bäst passar dina behov idag. Eller ställa in en tid för en gratis telefon samråd när det fungerar bäst för dig.