Hva er EDI? Komplett Guide til Electronic Data Interchange

EDI, eller Electronic Data Interchange, er en teknologi som bidrar til handelspartnere og organisasjoner for å få gjort mer, raskere logistikk tidslinjer og eliminere manuelle feil ved å automatisere business-to-business (B2B) kommunikasjon. EDI hjelper mange organisasjoner som produserer, skip, kjøpe og selge varer eller yte omsorg, fra forhandlere og produsenter til å logistikk firmaer, flyselskaper, helsepersonell, forsikringsselskaper og mer.,

selv Om det har vært i bruk siden 1960-tallet, EDI er å finne ny bruk i dag, slik at verdikjeden, automatisering, digital transformasjon og til og med som en viktig del av arbeidsflyt og business process automation. I denne gjennomgang, kan vi gi deg en solid forståelse av EDI og raskt introdusere deg til alt det grunnleggende av EDI, blant annet:

• Hva er EDI?,
• Bruk EDI Tilfeller
• EDI Fordeler
• Hvordan EDI Fungerer
• EDI Dokumenter
• EDI Gjennomføring

Denne siden fungerer også som en EDI-ressurs-hub, med lenker til mer ressurser på EDI-typer, standarder, transaksjoner og integrering – alt du trenger å vite om EDI, alt-i-ett praktisk sted.

Hva er EDI?

Electronic Data Interchange (EDI) er automatisert, datamaskin-til-datamaskin-utveksling av standard elektroniske forretningsdokumenter mellom forretningspartnere over en sikker, standardisert tilkobling.,

La oss bryte ned dette EDI definisjon, bit for bit, for å gi deg en fullstendig følelse av hva EDI er og betyr.

computer (Datamaskin-til-Datamaskin –

• EDI erstatter manuell B2B kommunikasjon, for eksempel vanlig post, faks og e-post.
• Dokumenter følger direkte fra avsenderens datamaskin-programmet (for eksempel en logistikk system) til mottakerens datamaskin-programmet (for eksempel, et order management system).,

Tradisjonell Manuell Prosess

Automatisert EDI Prosessen

Forretnings-Dokumenter

• 1000s av standard forretningstransaksjon dokumenter kan sendes automatisk ved hjelp av EDI.
• Noen vanlige eksempler er: bestillinger, fakturaer, frakt statuser, toll informasjon, inventar dokumenter og betaling bekreftelser.,

Standard EDI-Format

• EDI dokumenter er behandlet av datamaskiner og bruke standard pc-vennlig format.
• Standarder beskrive hver bit av data og dens format (f.eks., type dokument, involverte parter, tiltak for å ta, mmddyy).
• Standarder eliminere bedrift-til-bedrift variasjoner, slik at hver business partner ‘ s datasystem til å snakke et felles språk.,
• Det er et utvalg av EDI-standarder for ulike næringer, regioner og bruke tilfeller – hver med forskjellige versjoner, så EDI partnere må bruke samme standard-versjon
• Populære standarder inkluderer: ANSI X12 i USA, UN/EDIFACT globalt og bransjespesifikke standarder, for eksempel FORSKRIFTER

du Se en oversikt over alle store EDI-standarder, og når de er brukt

forretningspartnere

• utveksling av EDI dokumenter er vanligvis mellom to ulike organisasjoner, referert til som forretningspartnere eller handelspartnere.
• Eksempel: Selskap A kan kjøpe varer fra Selskapet B. Selskap A sender Bestillinger til Selskap B, som sender Fakturaer og Forsendelse Merknader til Selskapet A.,

Sikkert, Standardisert Tilkobling

• EDI bruker et spekter av sikre protokoller for å tilrettelegge for sikker utveksling av EDI-dokumenter.
• Partnere må bruke det samme, avtalt protokoll for å utveksle EDI-filer eller samarbeide med en mellommann som kan legge til rette for utveksling hvis partnerne bruker ulike protokoller.
• Noen protokoller krever mer EDI-teknologi-infrastruktur enn andre, men EDI programvare, for eksempel ArcESB, nå muliggjør utveksling med minimal investering.,
• protokollene som spenner fra lange-etablerte teknologier, slik som FTP, web-basert EDI-via AS2, API-baserte systemer, slik som AS4, og andre alternativer, for eksempel mobile EDI.

Se vår oversikt over alle de store EDI-protokoller

Automatisering

• EDI-meldinger kan sendes automatisk ved hjelp av forhåndsdefinerte arbeidsflyter.
• Bedrifter vanligvis bruker EDI oversettere – enten som programvare eller via en EDI-tjenesteleverandør – for å oversette EDI dokumenter for bruk i interne programmer, slik at automatisert behandling.,
• Prosesser kan bli utvidet til å arbeide med data integration og arbeidsflyt i en organisasjon.
• Eksempel: når et selskap mottar en EDI-Bestilling, logistikk systemet genererer en oppgave for lager ansatte til å flytte varer fra lager til frakt.

EDI vs. Tradisjonell Papir-eller E-post Kommunikasjon

for Å illustrere betydningen av EDI, eller electronic data interchange, la oss sammenligne hvordan en typisk å kjøpe transaksjonen ville gå mellom to handelspartnere ved hjelp av tradisjonell papir-eller e-post kommunikasjon vs. ved hjelp av EDI.,

Tradisjonelle metoder:

• kjøperen enten mottar et varsel i sitt system for å plassere en ordre, eller, etter spørring inventar, bestemmer han trenger å plassere en ordre.
• kjøperen går inn data på skjermen på en innkjøps-system til å opprette PO, utskrifter og e-post her eller på e-post det til leverandøren.
• selgeren mottar PO, enten dager senere eller via e-post (sammen med en lang liste av andre communications) og manuelt, går den inn salgsordre system.,
• leverandøren skriver ut en faktura og omslutter den med forsendelse og/eller sendes separat pr post eller e-post.
• kjøperen manuelt går inn i fakturaen i leverandørgjeld systemet.

I dette eksempelet, en papir-systemet kan legge en uke av rygg-og-tilbake shipping tid til prosessen. Både e-post og på papir er utsatt for manuell dataregistrering feil, forlengelse for tiden.

EDI-prosessen:

• kjøpers anskaffelser-systemet, som bruker EDI, auto-genererer og sender en EDI-formatert PO når lageret når en pre-spesifiserte nivå.,
• I minutter leverandørens salgsordre system, ved hjelp av EDI programvare, mottar EDI PO.
• leverandørens system automatisk varsle sine avdelingen for å sende varer.
• Når varene er pakket og klar til skip, frakt systemet genererer en Avansert Skip Merknader (ASN) til å sende kjøperen mottar avdelingen
• leverandørens ERP-systemet genererer deretter en EDI-faktura for å overføre til kjøperens kreditorer system

hele EDI prosessen kan være ferdig i en time.

EDI Bruke Tilfeller: Hvem Kan Bruke EDI?,

Ingen definisjon av EDI er komplett uten den virkelige verden anvendelse. Electronic Data Interchange er nyttig for et bredt utvalg av funksjoner som spenner over mange tusen spesifikk informasjon børser. Her er bare noen av de vanligste situasjonene der EDI er nyttig, blant de mange tusenvis av typer transaksjoner EDI håndterer hver dag.,ne forsikring behandling

Resept informasjon utveksling

Logistikk

• Planlegging forsendelser
• Sporing av varer

Regnskap – >

• Generere fakturaer
• Sørge gjennomsyn

Luftfart

• Fly informasjon utveksling
• Passasjer navn records (PNRs)
• Internasjonal garanti og standardisering

Fordeler av EDI

EDI hjelper bedrifter med å forbedre verdikjeden hastighet, nøyaktighet, effektivitet og kostnader, og noen av de største EDI fordeler kommer på strategisk business nivå., Her dekker vi hva EDI betyr praktisk, for virksomheten.,livery nyte kortere ledetider

Strømlinjeformer prosessen med å gå inn i nye territorier, som EDI gir en felles over hele verden business language

Miljømessige Fordeler

• EDI fremmer bærekraft og reduserer CO2-utslipp ved å erstatte papirbaserte prosesser med elektroniske alternativer
• EDI øker operasjonell effektivitet, fører til færre feil og mindre energi avfall

Hvordan EDI Fungerer

Det er tre trinn i prosessen for å sende EDI dokumenter: forberede dokumenter, oversette dem til en EDI-format og overføre dem til en partner.,

En felles prosess automatisert med EDI er utveksling av innkjøpsordrer (POs) og fakturaer. For å gi deg et godt eksempel på hvordan EDI fungerer, vil vi illustrere EDI prosessen for Innkjøpsordrer og fakturaer.

Dokument Forberedelse

Følgende eksempel på en PO og faktura, dette er hvor en kjøper forbereder en ordre i bestillingssystemet.,

• kjøperen samler og organiserer dataene slik at det vil fungere med EDI
• For eksempel, i stedet for å skrive ut en PO, lager systemet en elektronisk fil med informasjon som er nødvendig for å bygge en EDI-dokument

Så hvordan ville du klargjør dokumenter?, Det finnes flere tilnærminger, blant annet:

• Eksport pc-basert data fra regneark eller databaser
• Formatert elektroniske rapporter inn data filer
• for å Styrke programmer for å opprette utgang filer som er klare for EDI-standard oversettelse
• Innkjøp EDI programvare som kan slå dokumenter fra dine systemer i EDI-filer
• Menneskelige data entry

Ideell, du ønsker systemet for å eliminere så mye menneskelig innlegging av data som mulig for å spare tid og forbedre nøyaktigheten.,

2: EDI Dokument Oversettelse

neste trinn er å mate din dokument via EDI oversettelse programvare for å konvertere dine interne data-format i EDI-standard format ved hjelp av den aktuelle segmenter og data elementer. Alternativt, du kan sende data til en EDI-tjenesteleverandøren, som håndterer oversettelse til og fra EDI-format på dine vegne.

I vårt eksempel, PO er oversatt til en EDI-850 innkjøpsordre dokumentet.,

3: Koble & Sende EDI Dokumenter

Når IO er oversatt til EDI 850 innkjøpsordre-format, den er klar for overføring til leverandøren. Det er flere måter å koble til en partner via EDI., De mest vanlige er:

• Direkte, punkt-til-punkt-EDI-tilkobling via en sikker Internett-protokollen, som for eksempel AS2
• Koble til en EDI-leverandør nettverk, også referert til som en verdiskapende Nettverk (VAN) leverandør
• En kombinasjon av både Direkte EDI og VAN, avhengig av partnere som er involvert i transaksjonen volum

I tilfelle av en EDI-leverandør nettverk, eller verdiskapende nettverk (VAN), kjøperen bruker deres foretrukne kommunikasjonsprotokoll som sikrer en pålitelig, sikker EDI-overføring., Så, nettverksleverandøren kobles til leverandøren bruke leverandørens foretrukket kommunikasjonsprotokoll som sikrer leverandøren mottar bestillingen. Varebiler kan redusere oppsett og vedlikehold i noen tilfeller, men har en tendens til å være dyrere enn punkt-til-punkt integrasjon i mange tilfeller, som de belaster et gebyr for hver transaksjon eller artikkel.

Data sikkerhet og kontroll er opprettholdt gjennom overføring prosessen ved hjelp av passord, brukernavn og kryptering., Både kjøper og selger EDI-programmer automatisk redigere og sjekke dokumenter for korrektheten.

I vår komplette guide til de typer av EDI-protokoller, vi pakker ut de forskjellige EDI-file transfer valg og den teknologien de bruker for å hjelpe deg med å velge den riktige protokollen(s) for organisasjonen.

Se Typer av EDI-Protokoller

EDI Dokumenter

for Å gi deg en bedre oversikt over hva EDI er, la oss se på de sentrale deler av hva som går inn i EDI. En EDI-dokument består av tre core stykker: konvolutter, segmenter og data elementer, formatert til å følge en bestemt EDI standarden.,

EDI-dokumenter, for eksempel et 850 bestillingen, må forholde seg til strenge formatering regler som definerer nøyaktig hvor og hvordan hver bit av data i dokumentet går så EDI oversetter på mottakerens datamaskin kan umiddelbart finne alle viktige data, slik som kjøpers navn på selskapet IO-nummer, produkter som er kjøpt, og prisen. Deretter, vil data bli matet inn i leverandørens order entry system i riktig interne format uten å kreve noen manuell oppføring.,

EDI Konvolutter for Overføring

dokumentet EDI overføring bruker et system av tre konvolutter til huset transaksjonen sett:

• Melding konvolutt
• Gruppe konvolutt
• Interchange konvolutt

Segmenter

Et segment i en EDI-transaksjonen sett er en gruppe som data elementer.

Data-Elementene

data-elementer i en EDI-transaksjonen sett er de enkelte data i dokumentet, for eksempel objekt som er kjøpt, antall produkter som er kjøpt, etc.,

EDI Gjennomføring: Oppsett og Overholdelse Sjekkliste

å Oppnå EDI samsvar til syvende og sist betyr tre ting:

• Sette opp din EDI infrastruktur
• Samkjøre din EDI oppsett med dine handelspartnere’ EDI-systemer
• Certifiably følge felles standarder

EDI Infrastruktur

for Å komme i gang med EDI, du må enten anskaffe, sette opp eller outsource følgende hovedkomponenter:

1. EDI programvare for kommunikasjon, post boksing av EDI transaksjoner, EDI kartlegging EDI oversettelse
2. kommunikasjon over Internett, VAN, etc.,rød med ulike partnere
3. Maskinvare: server eller PC, kommunikasjon enheter og utstyr
4. Sikret kontorlokaler og overvåkes sikkerhet
5. sikkerhetskopiering og redundant strømforsyning for pålitelighet
6. Programvare for alle integrering av EDI transaksjoner med back-office systemer
7. Kart for hver EDI type dokument som utveksles med hver partner til kart EDI-poster i brukbar business-dokumenter

I tillegg, du trenger å trene laget ditt i hvordan å bruke EDI programvare og kommunikasjon enheter eller velg en EDI integrasjon partner for å sette det hele opp og trene teamet.,

Samkjøre med Dine Partnere

Din EDI er bare så verdifulle som dine integrasjoner med din partners systemer. Store taster er:

• å Bestemme hvilke EDI-protokoller du vil bruke til å sende og motta EDI dokumenter (f.eks. AS2, SFTP, etc.) – Se vår guide til de typer av EDI-protokoller
• Velge og implementere utveksling for riktig EDI dokumenter eller transaksjoner (f.eks., 850 kjøp bestillinger) – Se vår uttømmende EDI transaksjoner bibliotek
• Spikre ned bruken tilfeller når du vil sende og motta hver EDI-dokument
• Binde EDI til de andre i drift, logistikk eller 3PL, regnskap og ordreoppfyllelse systemer – kan det hende du ønsker løsninger som hjelper dem med bredere prosess-implementering
• Riktig å integrere EDI kartlegging, oversetting og testing med dine partnere

Avhengig av oppsettet, dette kan omfatte gjensidig valg av EDI-løsninger og EDI integrasjon leverandører., Til slutt, trenger du de riktige løsningene for å hjelpe deg med å maksimere din partnerskap. Enklere oppsett (med de mest allsidige verktøy), jo raskere du kan implementere EDI og begynne å spare tid & penger mens du vokser relasjoner med din partner.

– Sertifisering til Felles Standarder

Vanlige, sertifiserte standarder er limet som holder EDI sammen. Tasten bekrefter organer styrer disse standardene og kan hjelpe deg med å vurdere ulike løsninger.

• American National Standards Institute (ANSI) – sertifiserer X12 EDI-standarden som brukes i USA,
• UN/CEFACT – sertifiserer populære internasjonale EDIFACT-standarden
• GS1 – sertifiserer flere industri-spesifikke internasjonale EDI-standarder (bygget på EDIFACT)
• Drummond – sertifiserer EDI programvare gjennom grundige interoperabilitet testing, slik at forskjellige EDI-verktøy kan lykkes med å kommunisere med hverandre

Integrasjon Guide

Hvis du starter ut på en integrasjon prosjektet, vi anbefaler å sjekke ut våre EDI integrasjon guide. Det vil hjelpe deg å komme i gang med EDI gjennom en strukturert tilnærming.,

Se Full EDI Integrasjon Guide

ArcESB EDI

ArcESB er Alt-i-Ett-EDI-Løsning for B2B EDI integrasjon. Det gir EDI oversettelse, overføring og kartlegging, med kraftige data integrasjoner å koble EDI direkte inn i dine prosesser. Vi jobber også med et omfattende nettverk av EDI integrasjon samarbeidspartnere som kan hjelpe deg i gjennomføringen. Og vi tilbyr førsteklasses support, med både cloud, SaaS, og lokale valg.