Opmerking: Dit artikel is bedoeld om onze lezers te informeren over zakelijke problemen in de Verenigde Staten. Het is geenszins de bedoeling juridisch advies te verstrekken of een bepaalde handelwijze te bekrachtigen. Voor advies over uw specifieke situatie, raadpleeg uw juridisch adviseur.
een van de noodzakelijke kwaden van het runnen van een klein bedrijf, payroll kan ook een van de meest gevaarlijke taken die u doet., Met 17% van de werknemers zeggen dat ze hun baan op te geven voor slechts een te late of onnauwkeurige salaris, het potentieel voor het doen van grote schade met een enkele payroll fout is echt. Niet te vergeten de dure boetes de IRS legt op 40% van de kleine en middelgrote bedrijven elk jaar voor loonbelasting fouten.
ondanks hoe belangrijk het is om de payroll goed te krijgen, weten veel eigenaren van kleine bedrijven niet hoe ze zelf de payroll moeten doen. We zijn hier om te helpen.
hieronder vindt u een stap-voor-stap handleiding over hoe u payroll voor uw kleine bedrijf., We zullen ook pleiten voor waarom een betaalbare payroll service is een waardevolle investering.
Stap 1: vraag een employer identification number (ein) aan
denk aan uw employer identification number (EIN) als het sofinummer voor uw bedrijf. Het is de unieke identificatie die de IRS zal gebruiken voor loonbelasting doeleinden.
gelukkig is deze stap eenvoudig. Je kunt GRATIS een EIN aanvragen op de IRS website en er binnen enkele minuten een ontvangen.,
Stap 2: Beslissen op een payroll schema
Uw salarisadministratie schema (hoe vaak u betaalt werknemers) van invloed is op hoe berekent u inkomstenbelasting bedragen in de volgende stap, dus nu is het tijd om dat uit te vinden. De meeste staten hebben wetten die een minimale frequentie waarmee je moet betalen uw werknemers vereisen, die u hier kunt vinden.,
zolang u aan het wettelijk vereiste minimum voldoet, is uw schema aan u, en MOET u rekening houden met de voorkeuren van medewerkers, administratiebehoeften en kosten. Ter vergelijking ‘ s sake, het Bureau of Labor Statistics vond dat de meeste particuliere bedrijven in de VS kiezen voor een tweewekelijkse of wekelijkse schema.
Stap 3: Laat elke werknemer formulier W-4 invullen
elke werknemer in uw bedrijf moet Formulier W-4 invullen van de IRS, ook bekend als het “employee’ s inhouding Certificate.,”Dit formulier zal u vertellen hoeveel in de federale inkomstenbelastingen die u moet inhouden van het salaris van elke werknemer, afhankelijk van hun inkomen, burgerlijke staat, aantal afhankelijke personen, en andere factoren.
als een werknemer problemen heeft met het invullen van het formulier, kunt u ze doorverwijzen naar de belastinginhouding schatter op de IRS website. Als u in een Staat, provincie of stad woont die extra inkomstenbelastingen heft, moeten werknemers die formulieren ook invullen. U kunt een handige lijst van links naar de inkomstenbelasting formulier van elke staat hier en een lijst van de inkomstenbelasting tarief van elke staat hier.,
zodra je ieders W-4 ‘ s hebt, moet je publicatie 15-T gebruiken om de inhoudingen van iedereen te berekenen. Volg de instructies voor de procentuele methode of de loonschijf methode (de loonschijf methode is gemakkelijker), en verwijzen naar de tabel die overeenkomt met het indienen van de status van elke werknemer.,
stap 4: Bereken het bruto-en netto loon
vervolgens moet u berekenen hoeveel elke werknemer op zijn salaris naar huis neemt en hoeveel u moet inhouden voor belastingen, uitkeringen en andere inhoudingen.
zorg ervoor dat u elke loonperiode voldoende tijd opzij zet om deze berekening te doen om ervoor te zorgen dat werknemers op tijd worden betaald., Het is ook verstandig om een spreadsheet met deze informatie te maken om een deel van de wiskunde te automatiseren en veilige payroll records in de tijd te houden.
hoe bruto loon te berekenen
bruto loon is de hoeveelheid geld die een werknemer verdient voordat hij belastingen en inhoudingen afsluit voor zaken als verzekeringen. Voor werknemers in loondienst die minstens $35.568 per jaar verdienen, is de bruto loon wiskunde eenvoudig. Deel hun jaarsalaris gewoon door het aantal loonperiodes per jaar.,
| Betalen schema | Aantal te betalen termijnen per jaar |
| Wekelijkse | 52 |
| twee weken | 26 |
| Halfmaandelijkse | 24 |
| Maandelijks | 12 |
Voor werknemers die minder dan $35,568 een jaar, de wiskunde is gecompliceerd enigszins door een nieuwe regel vereisen van deze werknemers worden betaald overwerk voor elk gewerkt uur meer dan 40 per week.,
Voor het berekenen van een betaalde werknemer overwerk:
- Verdelen hun jaarlijkse salaris met 52 weken een wekelijkse tarief
- Delen door 40 uur om een uurtarief
- Vermenigvuldigen met 1,5
- Vermenigvuldigen met het aantal gewerkte uren boven 40, – per week tijdens de betaal periode
Voor het berekenen van het bruto betalen voor elk uur van werknemers, vermenigvuldigt u het aantal uren gewerkt tijdens de betaalperiode door hun uurtarief., Vergeet niet om overwerk te betalen voor uren gewerkt meer dan 40 per week voor deze groep ook, evenals alle betaalde vrije tijd (PTO) ze gebruikt.
ten slotte, als je werknemers een bonus toekent als onderdeel van hun salaris of als je tips verspreidt die ze verdiend hebben, voeg dat dan nu toe.
stel dat u een tweewekelijkse loonperiode hebt en een werknemer die $14 per uur verdient. Zij werkten 55 uur in de eerste week van de loonperiode, en 43 uur in de tweede week van de loonperiode., Dat zou betekenen dat zij 80 normale uren en 18 overuren (uren meer dan 40 per week) totaal werkten.
hun brutoloon zou zijn:
(14 x 80) + (14 x 18 x 1,5) = $1.498
hoe het netto loon te berekenen
het netto loon is het bedrag dat een werknemer daadwerkelijk mee naar huis neemt zodra alle inhoudingen zijn verwerkt. Dit is het bedrag dat op hun salaris zal verschijnen.
om het netto loon van een werknemer te berekenen, trek eerst eventuele aftrek vóór belastingen af van hun brutoloon, waarvan de meest voorkomende betaling voor ziektekostenverzekering is., Andere mogelijke aftrek vóór belastingen zijn invaliditeitsverzekering, levensverzekering, woon-werkverkeer voordelen, en traditionele 401(k) bijdragen. Als u niet zeker weet of een voordeel dat u biedt is een pre-belasting of post-belastingaftrek, raadpleeg de IRS’ werkgever belasting gids.
Met aftrek vóór belastingen, is het tijd om het bedrag af te trekken dat u inhoudingen voor belastingen., Neem het brutoloon van de werknemer minus eventuele aftrek vóór belastingen en trek het volgende af:
*dit nummer is ook wat u als werkgever verschuldigd bent voor FICA, die we in Stap 6 zullen dekken
tot slot, zorg voor eventuele aftrek na belastingen en credits. Zo zijn bijvoorbeeld de loonaftrek en de vakbondsrechten na belastingen aftrekposten die van het netto loon moeten worden afgetrokken. Onkostenvergoedingen zijn na belastingen aftrekposten die moeten worden toegevoegd.
uw definitieve nummer is het werkelijke netto loon van een werknemer.,
Stap 5: betaal uw werknemers
hetzij door middel van directe storting, papieren cheques, of welke andere methode u en uw werknemers zijn overeengekomen voor de betaling, zorg ervoor dat elke werknemer krijgt hun netto loon op de juiste dag volgens uw loonlijst schema.
bovendien vereisen de meeste staten dat werkgevers werknemers een loonstrookje verstrekken waarin de verschillende inhoudingen worden opgesplitst. Controleer de website van het arbeidsbureau van uw staat voor meer informatie over uw specifieke vereisten.,
ongeacht in welke staat u woont, zorg ervoor dat u gedetailleerde gegevens bijhoudt van elk salaris (naar wie het ging, het bedrag, wanneer het werd uitgegeven, enz.).
Stap 6: loonbelasting betalen
Deze stap is groot: Uncle Sam betalen. En het kan ingewikkeld worden, dus laten we het in delen opsplitsen.
wanneer u loonbelasting betaalt
hoe vaak u loonbelastingdeposito ‘ s maakt, hangt af van hoeveel loonbelasting u eerder verschuldigd bent tijdens de zogenaamde “terugkijkperiode.,”Uw” terugblik periode ” hangt af van of u gebruik maken van formulier 941 (“werkgever driemaandelijkse federale belastingaangifte”) of formulier 944 (“werkgever jaarlijkse federale belastingaangifte”) om de belastingen van uw bedrijf te melden aan de IRS.
De meeste bedrijven gebruiken formulier 941. Alleen degenen met een $ 1,000 of minder in de jaarlijkse federale belastingplicht, of degenen die zijn verteld om formulier 944 te gebruiken door de IRS, zal formulier 944 gebruiken. Als u formulier 941 gebruikt, is uw “terugblik” de 12 maanden voorafgaand aan 30 juni. Voor 2020, bijvoorbeeld, zou uw terugkijkperiode 1 juli 2018 tot en met 30 juni 2019 zijn.,
- als uw totale loonbelasting tijdens deze terugkijkperiode $50.000 of minder was, of als u een nieuwe werkgever bent die tijdens deze terugkijkperiode geen werknemers had, betaalt u maandelijks loonbelasting. Uw belastingen zijn verschuldigd door de 15e dag van de volgende maand.
- als uw totale loonbelasting tijdens deze terugkijkperiode meer dan $50.000 bedroeg, betaalt u semiweekse loonbelasting. Belastingen van loonlijsten betaald op zaterdag, zondag, maandag of dinsdag zijn verschuldigd door de volgende vrijdag., Belastingen van loonlijsten betaald op woensdag, donderdag of vrijdag zijn verschuldigd door de volgende woensdag.
- als een enkele payroll run resulteert in een loonbelastingverplichting van $100.000 of meer, moet u de volgende dag loonbelasting storten en MOET u de volgende dag deposito ‘ s blijven doen voor de rest van dat jaar en het volgende jaar.
Voer deze berekening elk jaar voor het begin van het jaar opnieuw uit om er zeker van te zijn dat u het juiste betalingsschema gebruikt.,
de enige loonbelastingbetalingen die buiten dit schema vallen, zijn voor federale werkloosheidsbelastingen (FUTA) en staats werkloosheidsbelastingen (SUTA). FUTA is te wijten aan de laatste dag van de eerste maand die volgt op het einde van het kwartaal. SUTA is over het algemeen verschuldigd driemaandelijks, maar dat is niet het geval in alle staten, dus check uw staat website.,
hoeveel u verschuldigd bent aan loonbelasting
wanneer het tijd is om loonbelasting te storten, is hier hoeveel u verschuldigd bent:
- de bedragen die u ingehouden hebt op het loon van de werknemer voor federale inkomstenbelasting, en Staat, provincie of stad inkomstenbelasting indien van toepassing (zie stap 4).
- de bedragen die u in mindering hebt gebracht op het loon van de werknemer voor Sociale Zekerheid en Medicare (FICA) (zie stap 4).
- het bedrag dat u als werkgever voor Sociale Zekerheid en Medicare (FICA) verschuldigd bent (gelijk aan de FICA-bedragen die u van werknemers in mindering hebt gebracht).,
- het bedrag dat u verschuldigd bent aan federale werkloosheidsbelastingen (FUTA). Als u niet SUTA betalen (zie hieronder), het is 6% van de eerste $7.000 van de jaarlijkse belastbare lonen van elke werknemer. Als u SUTA betaalt, wordt dit tarief verlaagd tot 0,6%.
- het bedrag dat u verschuldigd bent in staat werkloosheidsbelastingen (SUTA) (tarieven en loongrondslagen variëren).
hoe loonbelasting te betalen
u kunt federale loonbelasting online betalen via het Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS). Elke Staat, provincie en stad heeft zijn eigen website waarmee u de belastingen die u aan hen verschuldigd bent kunt storten.,
Stap 7: rapport loonbelasting
de laatste stap is het rapporteren van uw loonbelasting betalingen aan de IRS. Hier is de uitsplitsing:
- formulier 940 (“jaarlijkse federale Werkloosheidsaangifte van de werkgever (FUTA)”) moet op 31 januari van het voorgaande jaar worden ingediend.
- formulier 941 (“driemaandelijkse federale belastingaangifte van de werkgever”) is elk kwartaal verschuldigd tegen de laatste dag van de maand volgend op het einde van het kwartaal (bijvoorbeeld 30 April voor Q1).,
u kunt deze formulieren afdrukken en versturen naar de IRS met behulp van de instructies in elk formulier, of ze elektronisch afleveren met behulp van de e-file service van de IRS.
dat is het. Het is je gelukt. Gefeliciteerd met het doen van payroll voor uw kleine bedrijf!
waarom een payroll service het waard is
als het hele payrollproces te ingewikkeld lijkt om handmatig te doen, is dat omdat het dat is. En dit is zo simpel als we kunnen maken!
in werkelijkheid heeft elke stap in dit proces voorbehouden, uitzonderingen en nuances die van invloed kunnen zijn op hoe u salarisadministratie bij uw kleine bedrijf uitvoert., We hebben niet eens gedekt wat te doen als je onafhankelijke aannemers te betalen, of als je werknemers in meerdere staten.
Met zoveel werk is het hebben van een payroll software systeem een must. Niet alleen zal het houden van uw loon records georganiseerd en veilig, maar het zal ook automatiseren veel van de berekeningen en deposito ‘ s voor u—bespaart u kostbare tijd. Klik op die link hierboven om snel prijzen te vergelijken van verschillende top-rated payroll software opties in Software Advice ‘ s directory.,
If you really want to offload uw payroll stress, hoewel, moet u overwegen een betaalbare payroll service. Voor een paar extra dollars per werknemer, per maand, krijg je de voordelen die komen met payroll software, in combinatie met een payroll expert die zal zorgen voor alles—betalingen, het indienen, rapportage, enz.- terwijl het waarborgen van nauwkeurigheid en naleving.,
als dat goed voor u klinkt, chat dan met een van onze deskundige adviseurs om een gratis shortlist van payroll services te krijgen die het beste bij uw behoeften past. Of maak een afspraak voor een gratis telefonisch consult wanneer het voor u het beste werkt.