Wat is EDI? De Complete Guide to Electronic Data Interchange

EDI, of Electronic Data Interchange, is een technologie die handelspartners en organisaties helpt meer gedaan te krijgen, logistieke tijdlijnen te versnellen en handmatige fouten te elimineren door business-to-business (B2B) communicatie te automatiseren. EDI helpt veel organisaties die goederen produceren, verzenden, kopen en verkopen of zorg verlenen, van retailers en fabrikanten tot logistieke bedrijven, luchtvaartmaatschappijen, zorgverleners, verzekeraars en meer.,

hoewel het al sinds de jaren ‘ 60 wordt gebruikt, vindt EDI vandaag een nieuw gebruik, waardoor automatisering van de toeleveringsketen, digitale transformatie en zelfs als een belangrijk onderdeel van de automatisering van workflow en bedrijfsprocessen mogelijk wordt. In dit overzicht geven we u een goed begrip van EDI en introduceren we u snel alle basisprincipes van EDI, inclusief:

• Wat is EDI?,
• Edi Use Cases
• Edi Benefits
• Hoe Edi werkt
• Edi – documenten
• Edi-implementatie

deze pagina dient ook als een EDI-hulpbronhub, met links naar meer bronnen over EDI-types, standaarden, transacties en integratie-alles wat u moet weten over EDI, allemaal op één handige plek.

Wat is EDI?

Electronic Data Interchange (Edi) is de geautomatiseerde, computer-naar-computer uitwisseling van standaard elektronische zakelijke documenten tussen zakelijke partners via een beveiligde, gestandaardiseerde verbinding.,

laten we deze EDI definitie stuk voor stuk opsplitsen om je een volledig gevoel te geven van wat EDI is en betekent.

Computer-naar-Computer

• EDI vervangt handmatige B2B-communicatie, zoals post, fax en e-mail.
• documenten stromen rechtstreeks van de computerapplicatie van de afzender (bv. een logistiek systeem) naar de computerapplicatie van de ontvanger (bv. een orderbeheersysteem).,

traditioneel handmatig proces

geautomatiseerd Edi-proces

zakelijke documenten

• 1000 standaard zakelijke transactiedocumenten kunnen automatisch worden verzonden met behulp van EDI.
• enkele veel voorkomende voorbeelden zijn: inkooporders, facturen, verzendstatussen, douane-informatie, inventarisdocumenten en betalingsbevestigingen.,

standaard EDI-formaat

• EDI-documenten worden door computers verwerkt en maken gebruik van standaard, computervriendelijke formaten.
• standaarden beschrijven elk stuk gegevens en het formaat ervan (bv. soort document, betrokken partijen, te nemen maatregelen, mmddyy).
• standaarden elimineren bedrijf-tot-bedrijf variaties, waardoor het computersysteem van elke zakenpartner een gemeenschappelijke taal kan spreken.,
• Er zijn verschillende EDI – standaarden voor verschillende industrieën, regio ‘ s en use cases-elk met verschillende versies, dus EDI-partners moeten dezelfde standaard en versie gebruiken.,, Un/EDIFACT globally and industry-specific standards, such as HIPAA

zie een overzicht van alle belangrijke EDI-normen en wanneer ze worden gebruikt

zakelijke Partners

• de uitwisseling van EDI-documenten vindt doorgaans plaats tussen twee verschillende organisaties, die zakenpartners of handelspartners worden genoemd.
• voorbeeld: onderneming A kan goederen kopen bij onderneming B. onderneming A stuurt aankooporders naar onderneming B, die facturen en Verzendingsbewijzen naar onderneming A stuurt.,

beveiligde, gestandaardiseerde verbinding

• EDI maakt gebruik van een reeks veilige protocollen om de veilige uitwisseling van EDI-documenten te vergemakkelijken.
• Partners moeten hetzelfde overeengekomen protocol gebruiken om EDI-bestanden uit te wisselen of om samen te werken met een tussenpersoon die uitwisselingen kan vergemakkelijken als de partners verschillende protocollen gebruiken.
• sommige protocollen vereisen meer EDI-technologie-infrastructuur dan andere, maar EDI-software, zoals ArcESB, vergemakkelijkt nu uitwisselingen met minimale investeringen.,
• de protocollen variëren van lang gevestigde technologieën, zoals FTP, tot webgebaseerde EDI via AS2, API – gebaseerde systemen, zoals AS4, en andere opties, zoals mobiele EDI.

zie ons overzicht van alle belangrijke EDI-protocollen

automatisering

• EDI-berichten kunnen automatisch worden verzonden met behulp van vooraf geconfigureerde workflows.
• bedrijven maken doorgaans gebruik van EDI – vertalers – als software of via een EDI-dienstverlener-om EDI-documenten te vertalen voor gebruik in interne toepassingen, waardoor geautomatiseerde verwerking mogelijk wordt.,
• processen kunnen worden uitgebreid om te werken met data-integratie en workflows binnen een organisatie.
• voorbeeld: zodra een bedrijf een EDI-inkooporder ontvangt, genereert het logistieke systeem een taak voor magazijnpersoneel om goederen van voorraad naar Verzending te verplaatsen.

Edi vs.traditionele papieren of e-mailcommunicatie

om de Betekenis van EDI of elektronische gegevensuitwisseling te illustreren, laten we vergelijken hoe een typische aankooptransactie zou verlopen tussen twee handelspartners met behulp van traditionele papieren of e-mailcommunicatie vs. met behulp van EDI.,

traditionele methoden:

• De koper ontvangt een kennisgeving in zijn systeem om een bestelling te plaatsen, of, na het opvragen van de inventaris, bepaalt dat hij een bestelling moet plaatsen.
• de koper voert gegevens in op het scherm van een aankoopsysteem om de PO aan te maken, drukt deze af en stuurt deze per e-mail naar de verkoper.
• de verkoper ontvangt de PO, dagen later of via e-mail (samen met een lange lijst van andere communicatie) en voert deze handmatig in het verkoopordersysteem in.,
• de verkoper drukt een factuur af en voegt deze bij de zending en/of verzendt deze afzonderlijk per post of e-mail.
• de koper voert de factuur handmatig in het crediteurensysteem in.

in dit voorbeeld kan een papieren systeem een week heen-en-weer verzendtijd toevoegen aan het proces. Zowel e-mail als papier zijn vatbaar voor handmatige gegevensinvoerfouten, waardoor de besteltijd wordt verlengd.

EDI proces:

• het inkoopsysteem van de koper, dat gebruik maakt van EDI, genereert en verzendt automatisch een EDI-geformatteerde PO wanneer de voorraad een vooraf gespecificeerd niveau bereikt.,
• In minuten ontvangt het verkoopordersysteem van de verkoper met behulp van EDI-software de EDI PO.
• het systeem van de Leverancier meldt automatisch de verzendafdeling van de leverancier om goederen te verzenden.
• zodra de goederen zijn verpakt en klaar zijn om te worden verzonden, genereert het verzendsysteem een Advanced Ship Notices (ASN) om naar de ontvangende afdeling van de koper te sturen
• het ERP-systeem van de verkoper genereert vervolgens een EDI-factuur om naar het crediteurensysteem van de koper te verzenden

het volledige EDI-proces kan binnen een uur worden voltooid.

Edi Use Cases: wie kan EDI gebruiken?,

geen definitie van EDI is volledig zonder toepassing in de praktijk. Elektronische gegevensuitwisseling is nuttig voor een grote verscheidenheid aan functies die vele duizenden specifieke informatie-uitwisselingen omvatten. Hier zijn slechts enkele van de meest voorkomende scenario ‘ s waar EDI nuttig is, uit de vele duizenden soorten transacties EDI behandelt elke dag.,lth verzekering verwerking

Recept informatie-uitwisseling

Transport

• Planning zendingen
• het Bijhouden van goederen

Boekhouding

• het Genereren van facturen
• het Leveren van audit trails

Burgerluchtvaart

• Vlucht informatie-uitwisseling
• Passenger name records (PNRs)
• Internationale compliance en standaardisatie

de Voordelen van EDI

EDI helpt bedrijven met het verbeteren van de supply chain snelheid, nauwkeurigheid, efficiëntie en kosten, en sommige van de grootste voordelen van EDI komen op strategisch niveau., Hier, we dekken wat EDI betekent, praktisch, voor het bedrijfsleven.,livery geniet kortere doorlooptijden

stroomlijnt het proces van het betreden van nieuwe gebieden, aangezien EDI een gemeenschappelijke wereldwijde bedrijfstaal biedt

milieuvoordelen

• Edi bevordert duurzaamheid en vermindert CO2-emissies door papieren processen te vervangen door elektronische alternatieven
• EDI verhoogt de operationele efficiëntie, leidt tot minder fouten en minder energieverspilling

hoe Edi werkt

Er zijn drie stappen bij het verzenden van EDI-documenten: bereid de documenten voor, vertaal ze naar een EDI-formaat en stuur ze door naar een partner.,

een met EDI geautomatiseerd proces is de uitwisseling van inkooporders (POs) en facturen. Om u een goed voorbeeld te geven van hoe EDI werkt, illustreren we het EDI-proces voor POs en facturen.

documentvoorbereiding

naar het voorbeeld van een PO en een factuur, is dit wanneer een koper een bestelling in een aankoopsysteem voorbereidt.,

• De koper verzamelt en organiseert de gegevens zodat het werkt met EDI
• bijvoorbeeld, in plaats van een PO af te drukken, maakt het systeem een elektronisch bestand aan met de nodige informatie om een EDI-document te bouwen

dus hoe zou u documenten goed voorbereiden?, Er zijn verschillende benaderingen, waaronder:

• computergebaseerde gegevens exporteren uit spreadsheets of databases
• geformatteerde elektronische rapporten naar gegevensbestanden
• apps verbeteren om uitvoerbestanden te maken die klaar zijn voor EDI standaardvertaling
• aankoop van EDI-software die documenten van uw systemen kan omzetten in Edi-bestanden
• menselijke gegevensinvoer

idealiter zou u willen dat uw systeem zoveel mogelijk menselijke gegevensinvoer elimineert om tijd te besparen en de nauwkeurigheid te verbeteren.,

2: Edi-documentvertaling

de volgende stap is het invoeren van uw document via EDI-vertaalsoftware om uw interne gegevensformaat om te zetten in het EDI-standaardformaat met behulp van de juiste segmenten en gegevenselementen. Als alternatief kunt u uw gegevens naar een EDI-dienstverlener sturen, die namens u de vertaling van en naar het EDI-formaat verzorgt.

in ons voorbeeld wordt de PO vertaald in een EDI 850 inkooporderdocument.,

3: Connect & Edi-documenten verzenden

zodra de PO is vertaald naar het EDI 850 inkooporderformaat, is het klaar voor verzending naar de leverancier. Er zijn verschillende manieren om verbinding te maken met een partner via EDI., De meest voorkomende zijn:

• directe, point-to-point EDI-verbinding via een beveiligd internetprotocol, zoals AS2
• verbinding maken met een EDI-netwerkprovider, ook wel aangeduid als een Value Added Network (van) provider
• een combinatie van zowel directe EDI en VAN, afhankelijk van de betrokken partners en het transactievolume

in het geval van een EDI-netwerkprovider, of value-added network (VAN), gebruikt de koper zijn voorkeur communicatie protocol, zorgen voor betrouwbare, veilige EDI-transmissie., Vervolgens maakt de netwerkprovider verbinding met de leverancier via het communicatieprotocol bij voorkeur van de leverancier, zodat de leverancier de bestelling ontvangt. Bestelwagens kunnen in sommige gevallen de installatie en het onderhoud verminderen, maar zijn meestal duurder dan point-to-point integratie voor veel use cases, omdat ze kosten in rekening brengen voor elke transactie of zelfs line item.

gegevensbeveiliging en-controle worden gedurende het hele transmissieproces gehandhaafd met behulp van wachtwoorden, gebruikersidentificatie en versleuteling., Zowel de koper en leverancier EDI applicaties automatisch bewerken en controleren documenten op nauwkeurigheid.

in onze volledige gids voor de soorten EDI-protocollen pakken we de verschillende EDI-bestandsoverdrachtopties uit en de technologieën die ze gebruiken om u te helpen het juiste protocol(s) voor uw organisatie te selecteren.

zie Types van Edi protocollen

Edi documenten

om u een beter beeld te geven van wat EDI is, laten we eens kijken naar de belangrijkste delen van wat er in EDI gaat. Een EDI-document bestaat uit drie kernstukken: enveloppen, segmenten en gegevenselementen, opgemaakt volgens een specifieke EDI-standaard.,

EDI-documenten, zoals een inkooporder van 850, moeten voldoen aan strikte opmaakregels die precies bepalen waar en hoe elk stuk gegevens in het document gaat, zodat de EDI-vertaler op de ontvangende computer onmiddellijk alle belangrijke gegevens kan vinden, zoals de bedrijfsnaam van de koper, PO-nummer, gekochte items en prijs. Vervolgens worden de gegevens in het orderinvoersysteem van de leverancier ingevoerd in het juiste interne formaat, zonder dat dit handmatig hoeft te worden ingevoerd.,

Edi-enveloppen voor transmissie

EDI-documenttransmissie maakt gebruik van een systeem van drie enveloppen om transactiesets te huisvesten:

• Berichtenvelop
• Groepsvelop
• Interchange envelop

segmenten

een segment in een EDI-transactieset is een groep van soortgelijke gegevenselementen.

gegevenselementen

de gegevenselementen in een EDI-transactieset zijn de afzonderlijke gegevens in het document, zoals het gekochte item, het aantal gekochte items, enz.,

Edi implementatie: Setup and Compliance Checklist

het bereiken van EDI compliance betekent uiteindelijk drie dingen:

• uw EDI-infrastructuur opzetten
• uw EDI-installatie afstemmen op de EDI-systemen van uw handelspartners
• Certifiably compliant to common standards

Edi-Infrastructuur

aan de slag met EDI moet u ofwel aanschaffen, up of outsourcen de volgende belangrijke componenten:

1. EDI software voor communicatie, mailboxen van EDI transacties, EDI mapping en EDI vertaling
2. internetcommunicatie, van, enz.,rood door verschillende partners
3. Hardware: een server of PC, communicatie-apparatuur en randapparatuur
4. Beveiligde kantoorruimte en bewaakt de veiligheid
5. Data-back-ups en redundante voeding voor betrouwbaarheid
6. Software voor integratie van EDI-transacties met back-office systemen
7. Kaarten voor elke EDI-document type uitgewisseld met elke partner op de kaart EDI records in bruikbare zakelijke documenten

verder je nodig hebt om de opleiding van uw team in het gebruik van uw EDI-software en communicatie-apparatuur of selecteer een EDI integratie partner om het allemaal op en train je team.,

uitlijnen met uw Partners

uw EDI is slechts zo waardevol als uw integraties met de systemen van uw partners. Grote sleutels zijn:

• bepalen welke EDI-protocollen u gebruikt om EDI-documenten te verzenden en te ontvangen (bijvoorbeeld AS2, SFTP, enz.)- Zie onze gids voor de soorten EDI-protocollen
• het selecteren en implementeren van uitwisselingen voor de juiste EDI-documenten, of transacties (bijv., 850 bestellingen) – Zie onze uitputtend EDI transacties bibliotheek
• het vastleggen van het gebruik van de gevallen, wanneer u wilt verzenden en ontvangen van elke EDI-document
• Koppelverkoop EDI in uw andere operationele, logistieke of 3PL, boekhouding en orderverwerking systemen misschien wil je oplossingen die helpen bij het bredere proces implementaties
• Goed de integratie van EDI, het toewijzen vertaling en testen met uw partners

Afhankelijk van je setup, dit kan zijn onderling te selecteren EDI-oplossingen en EDI integratie aanbieders., Uiteindelijk heb je de juiste oplossingen nodig om je partnerschap te maximaliseren. Hoe eenvoudiger de setup (met de meest veelzijdige tools), hoe sneller je EDI kunt implementeren en tijd kunt besparen & geld terwijl je relaties met je partner groeit.

certificering volgens gemeenschappelijke normen

gemeenschappelijke, gecertificeerde normen zijn de lijm die EDI bij elkaar houdt. Belangrijke certificerende instanties regelen deze normen en kunnen u helpen verschillende oplossingen te evalueren.

• American National Standards Institute (ANSI) – certificeert de X12 EDI-norm die in de VS wordt gebruikt,
• UN / CEFACT-certificeert de populaire internationale Edifact – standaard
• GS1 – certificeert verschillende industriespecifieke internationale EDI-standaarden (gebouwd op EDIFACT)
• Drummond – certificeert EDI-software door middel van strenge interoperabiliteitstesten, zodat verschillende EDI-tools succesvol met elkaar kunnen communiceren

Integratiegids

Als u begint met een integratieproject, raden we u ten zeerste aan om onze EDI-integratiegids te bekijken. Het zal u helpen om up and running met EDI door middel van een gestructureerde aanpak.,

Zie volledige Edi-Integratiegids

ArcESB EDI

ArcESB is de alles-in-één EDI-oplossing voor B2B EDI-integratie. Het biedt EDI-vertaling, – transmissie en-mapping, met krachtige data-integraties om EDI rechtstreeks in uw processen aan te sluiten. We werken ook met een uitgebreid netwerk van EDI integratiepartners die u kunnen helpen bij de implementatie. En we bieden ondersteuning van wereldklasse, met zowel cloud SaaS als on-premise opties.