crediteuren definitie
crediteuren (AP) is een kortlopende schuld en een verplichting op een balans waarbij een bedrijf geld verschuldigd is aan zijn verkopers/leveranciers die het bedrijf goederen of diensten op krediet hebben geleverd. Crediteuren wordt ook wel de afdeling genoemd die facturen of facturen van de verkoper behandelt en de kortlopende schulden in het grootboek (GL) registreert., De afdeling AP controleert facturen met (inkoop) bestellingen en zorgt ervoor dat de goederen of diensten werden ontvangen voordat de betaling aan hun leveranciers.
Wat is een workflow voor crediteuren?
een workflow voor crediteuren binnen een bepaalde organisatie begint wanneer een leverancier of verkoper een factuur of factuur indient bij de afdeling crediteuren. Bij ontvangst van deze factuur, accounts payable clerks zal controleren of de factuur geldig is en niet een duplicaat, code van de factuur aan het grootboek en afhankelijk van de workflow van de organisatie, voeren een 2 of 3 manier match., Crediteuren zullen dan de factuur ter goedkeuring doorsturen en bij goedkeuring wordt de factuur verwerkt tot betaling.
Crediteurensoftware
bedrijven gebruiken Crediteurensoftware om handmatige crediteurensoftware te automatiseren, zoals GL-codering, factuurgoedkeuringen, meldingen en dubbele factuuridentificatie. Accounts Payable software biedt inzicht in de huidige verplichtingen, verwerkt en verbetert de controle over financiële informatie. Accounts Payable software wordt ook wel accounts payable automation software of AP automation software genoemd.,
Wat is het proces voor crediteuren?
de stappen in het proces van crediteuren omvatten het onderhouden van het master vendor-bestand, het ontvangen van leveranciersfacturen, het coderen of uploaden van facturen naar een automatiseringssysteem voor financiële rekeningen of crediteuren, het verifiëren en matchen van facturen, het routeren voor goedkeuring en het verwerken van betalingen., Het crediteurenproces omvat ook het reageren op leveranciersvragen, onderhandelen over Voorwaarden en ervoor zorgen dat leveranciers op tijd worden betaald. Andere crediteuren processen omvatten het onderhouden van interne controles van het identificeren van dubbele of frauduleuze facturen, het voorkomen van dubbele betalingen, en accounts payable audits.
huren voor crediteuren? Lees dit eerst
crediteuren is een kritieke functie in elke financiële afdeling. Het vereist een aantal zowel “zachte” en “harde” vaardigheden om echt succesvol te zijn., Veel mensen, zelfs die in andere financiële rollen, zijn zich niet bewust van alle taken die betrokken zijn bij het beheren van een soepele crediteuren proces.
in een typische functie als crediteur omvat de functieomschrijving doorgaans de volgende verantwoordelijkheden:
- berekenen, zakelijke transacties plaatsen, Factuurverwerking, verifiëren van financiële gegevens voor gebruik bij het bijhouden van records.
- verduidelijking van twijfelachtige factuurpunten, prijzen of het ontvangen van handtekeningen.
- het verkrijgen van de juiste informatie en gegevens over factuurbetalingen.,
- controleren en berekenen van alle uitbreidingen en totalen op facturen.
- vendorbestanden controleren op eerdere betalingen en vouchernummers toewijzen.het bijhouden van kopieën van vouchers, facturen of correspondentie die nodig zijn voor bestanden.
- opstellen van vouchers met factuurnummer, Datum, adres van de leverancier, beschrijving van het item, bedragen en codering per grondslagen en procedures voor financiële verslaggeving.
- het afstemmen van bankafschriften.
deze verschillende verantwoordelijkheden vereisen een verscheidenheid aan vaardigheden., Enkele specifieke vaardigheden van Crediteurenprofessionals zijn:
- grote aandacht voor detail
- gegevensanalyse
- basiskennis boekhouding
- vermogen om goede relaties met leveranciers te onderhouden
- snelle en nauwkeurige gegevensinvoervaardigheden
Het is duidelijk dat geen enkele oude schmo zal volstaan. Uw volgende AP hire heeft een verscheidenheid aan vaardigheden en kwalificaties nodig om een echte bijdrage te leveren aan het succes van de afdeling. Het gebruik van de bovenstaande lijst zal zeer nuttig zijn tijdens het interview proces, maar is er iets anders dat je moet zoeken in een kandidaat?,
de vaardigheid die u moet screenen bij het interviewen van AP
hoewel AP grotendeels een nummer-georiënteerde baan is, vereist het ook solide communicatieve vaardigheden. De beste crediteuren professionals zijn bekwaam in zowel het beheren van getallen en het beheren van een aantal menselijke relaties, zowel binnen als buiten uw organisatie. Ze behandelen niet alleen de primaire approvers in verschillende afdelingen, maar ook andere mensen die kritische informatie aan het proces bijdragen en belangrijke leveranciersrelaties beheren.,
het vinden van de juiste persoon die beschikt over communicatieve vaardigheden en boekhoudkundige ervaring, en het trainen van hen om effectief te werken binnen uw organisatie kan een aanzienlijke tijdverlies betekenen voor uw Al overwerkte AP-team.
moet u uw Crediteurenteam uitbreiden?
heeft uw Crediteurenteam moeite met hun werklast? Ademt de CFO in je nek om AP soepeler te laten verlopen?,
als uw organisatie snel groeit en uw huidige AP-medewerkers het moeilijk vinden om het aantal facturen dat zij beheren bij te houden, kunt u besluiten dat het tijd is om een andere persoon in te huren. U moet echter rekening houden met de extra kosten van een salaris (plus voordelen voor een fulltime werknemer) en de tijd dat de huidige medewerkers zullen nemen op het instappen van de nieuwe werknemer. Zodra u al deze factoren hebt onderzocht, kan het de moeite waard zijn om een tweede blik op uw bestaande middelen te nemen om te zien of ze kunnen worden verbeterd.,
huren of optimaliseren: maak de juiste keuze voor uw organisatie
als het vooruitzicht op het selecteren en implementeren van een nieuwe AP – oplossing te ontmoedigend lijkt gezien de vooraf te investeren tijd en kosten, lijkt het misschien gemakkelijker om gewoon een nieuwe persoon aan te nemen – zelfs parttime-om de werklast te verlichten. Voordat u echter tijd en geld investeert in het wervings-en trainingsproces (dat weken of langer kan duren), moet u zich afvragen of u echt een ander lichaam nodig hebt, of dat er een manier is om uw bestaande processen te optimaliseren.,
neem de tijd om de positieve impact te onderzoeken die een intelligent invoice management systeem kan hebben op uw Crediteurenafdeling, zonder de bestaande processen te veranderen. De sleutel is om de communicatie in elk aspect van de goedkeuringen te verbeteren op een manier die AP in staat stelt de volledige controle te behouden. Er is geen vooraf bepaalde tijd of monetaire investering nodig, dus het zal niet lang duren voordat u het ware potentieel van uw AP-team zult zien. In plaats daarvan genieten ze meer werktevredenheid en productiviteit dankzij verbeterde communicatie en snellere goedkeuringen.,
crediteuren met Stampli
the Ultimate Guide to Accounts Payable Metrics: How To Measure, Manage, & Stroomlijn uw AP-operaties
Vendor Management-Bestand: Best Practices en Validaties