obaj panowie konsultowali się z wieloma z tych samych firm, czasami prowadząc seminaria w tych samych audytoriach w dni powszednie. Potem zeszłego lata Allen wpadł na prezentację, którą Schwartz wygłaszał na targach. W ciągu kilku miesięcy zebrali się kilka razy, aby porozmawiać o swoich podejściach do poprawy wydajności pracowników wiedzy., W tej edytowanej rozmowie z HBR dyskutują o rozpraszającym przyciąganiu e-maili, o tym, jak byli pod wpływem siebie nawzajem i dlaczego powinieneś wykonać swoje najważniejsze zadanie z samego rana (nawet jeśli tylko jeden z nich to robi).
HBR: zacznijmy od czegoś prostego. Jak każdy z was definiuje to, co robi?
Allen: pomagam ludziom i organizacjom produkować więcej przy mniejszym wkładzie. Uczę zestawu najlepszych praktyk i metodologii, które dają większe poczucie koncentracji i kontroli.,
Schwartz: uczymy osoby i organizacje, jak lepiej zarządzać energią, aby uzyskać więcej pracy w krótszym czasie, bardziej zrównoważonym. Wymaga to nowego sposobu pracy-takiego, który równoważy okresy wysokiej ostrości z przerywaną odnową.
oboje napisaliście kilka książek opisujących wasze techniki, ale dajcie mi krótkie podsumowanie.
nazywam to, co odkryłem „strategiczną wartością czystej przestrzeni.”Powiedz, że zamierzasz ugotować obiad dla ludzi, jest 17: 00, a oni przyjdą o 18: 00. Chcesz mieć wszystkie odpowiednie składniki., Chcesz mieć odpowiednie narzędzia. Chcesz, żeby kuchnia była ładna i przejrzysta. Potrzebujesz wolności do twórczego bałaganu. Uczę ludzi, jak osiągnąć tę wolność, podejmując bardzo natychmiastowe, konkretne kroki: pobierając wszystkie swoje zobowiązania i projekty na listy, koncentrując się na” kolejnych działaniach ” i myśląc o kontekście—pracy, którą należy wykonać w biurze, przez telefon lub komputer. Nie musisz zmieniać tego, kim jesteś. Potrzebujesz tylko prostych, ale bardzo potężnych technik.,
skupiamy się na czterech podstawowych wymiarach energii, których wszyscy potrzebujemy, aby osiągnąć jak najlepsze wyniki. Poziom gruntu to sprawność fizyczna—sen, odżywianie i odpoczynek. Na poziomie emocjonalnym chodzi o kultywowanie pozytywnych emocji—i jako lider, przekazywanie ich innym. Na poziomie mentalnym chodzi o uzyskanie większej kontroli nad swoją uwagą—zarówno poprzez zwiększenie zdolności skupiania się na jednej rzeczy na raz, jak i poprzez uczenie się przechodzenia na prawą półkulę, aby robić więcej-twórczą pracę., A na poziomie duchowym chodzi o zdefiniowanie celu, ponieważ kiedy coś naprawdę ma znaczenie, wnosisz do tego znacznie więcej energii. Niewielu liderów C-suite, których spotkałem, w pełni rozumie, jak zaspokajanie tych potrzeb-zarówno w sobie—jak i dla innych-ma absolutnie kluczowe znaczenie dla zrównoważonej wysokiej wydajności. Są dobrzy w robieniu rzeczy, i zostali nagrodzeni, dając im więcej rzeczy do zrobienia. Jednak coraz większy popyt przewyższa ich możliwości. Są przeciążeni przez e-maile, SMS-y i wszystkie informacje, które przychodzą. Musimy ich nauczyć, żeby się cofali i mówili: „co właściwie chcę zrobić?, Jakie są właściwe wybory? Jakie są koszty takiego wyboru?”
porozmawiajmy o niektórych konkretnych zasadach, których uczysz. Tony, wyjaśnij, dlaczego uważasz, że ludzie powinni traktować pracę jako serię krótkich sprintów, a nie całodniowy maraton.
istnieje fundamentalne nieporozumienie na temat tego, jak ludzie działają najlepiej. Większość z nas błędnie zakłada, że mamy działać jak komputery—z dużą prędkością, w sposób ciągły, przez długi czas, uruchamiając wiele programów jednocześnie. To nieprawda. Ludzie mają być rytmiczni., Tętno serca; mięśnie kurczą się i rozluźniają. Jesteśmy najlepsi, gdy poruszamy się rytmicznie między wydatkowaniem energii a jej odnawianiem. Musimy rozpoznać wgląd sportowców, którzy zarządzają ich stosunek pracy do odpoczynku. Zachęcamy ludzi do intensywnej pracy przez 90 minut, a następnie zrobić sobie przerwę, aby odzyskać siły. Uczymy je jeść małe, bogate w energię posiłki co kilka godzin, a nie trzy duże posiłki dziennie. Wierzymy, że drzemka napędza produktywność, chociaż w większości firm jest to trudna sprzedaż., Mimo to, rzeczywistość jest taka, że jeśli dana osoba pracuje nieprzerwanie przez cały dzień, będzie produkować mniej niż osoba o równym talencie, która pracuje bardzo intensywnie przez krótki czas, a następnie odzyskuje przed ponowną intensywną pracą.
„zachęcamy do intensywnej pracy przez 90 minut, a następnie do zrobienia przerwy. Wierzymy, że drzemka zwiększa produktywność.”- Tony Schwartz
Peter Drucker powiedział, że najtrudniejszą pracą dla pracowników wiedzy jest zdefiniowanie pracy. Sto lat temu 80% świata tworzyło i przenosiło rzeczy., Pracowałeś tak długo, jak mogłeś, potem spałeś, a potem wstałeś i znowu pracowałeś. Nie musiałeś oceniać ani podejmować decyzji wykonawczych. Dziś jest trudniej być produktywnym, ponieważ praca stała się znacznie bardziej złożona.
Tony, napisałeś też o tym, jak Kultury niektórych organizacji zachęcają ludzi do pracy w sposób niezdrowy i ostatecznie ograniczający produktywność. Dlaczego firmy to robią?
pamiętam wystąpienie w prestiżowym banku inwestycyjnym kilka lat temu. Na koniec partner wstał i powiedział: „Mr., Schwartz, to wszystko jest bardzo interesujące, ale mamy tysiąc ludzi pukających do drzwi, którzy nie mogą się doczekać, aby wejść i zastąpić ludzi, których wypaliliśmy. Dlaczego powinniśmy się martwić, że dajemy ludziom czas na odnowienie? Kiedy się wypalą, sprowadzamy świeżą nową grupę ludzi, którzy są podekscytowani zdobyciem pracy.”Argumentowałbym, że w pracy z wiedzą, dostajesz więcej z osoby w trzecim, piątym lub siódmym roku niż z zastępstwa, które sprowadziłeś, ponieważ pierwszy pracownik upadł w drugim roku. Jest to szersza kwestia, która zasługuje na uwagę., Nie możemy zmuszać ludzi do przekraczania granic i oczekiwać, że będą produkować na zrównoważonym wysokim poziomie doskonałości. Firmami, które w nadchodzących latach budują prawdziwą przewagę konkurencyjną, będą te, które przestawiają się z dążenia do pozyskania więcej ludzi na inwestowanie w lepsze zaspokajanie ich potrzeb.
David, Jaka jest największa blokada produktywności, którą zazwyczaj obserwujesz, gdy idziesz do organizacji po raz pierwszy?
Allen: ludzie nie chwytają rzeczy, które przyciągają ich uwagę. Nie uznają tego ani nie uprzedmiotawiają., I ciągle krąży w psychice organizacyjnej, jak również w psychice osobistej, wysysając energię i tworząc niesamowite pozostałości psychiczne. Ludzie mówią: „zrobię to”, ale nie zapisują tego i trafia do czarnej dziury. Byłoby dobrze, gdyby to była tylko jedna rzecz, ale to setki rzeczy. A ludzie nie określają dokładnie, jakie jest ich zaangażowanie w te rzeczy—jaki jest wynik, który chcą osiągnąć, jakie są następne działania wymagane, aby je posunąć do przodu. Twoja głowa jest za posiadanie pomysłów, a nie trzymanie ich., Po prostu wyrzucanie wszystkiego z głowy i uzewnętrznianie tego jest ogromnym krokiem i może mieć znaczący efekt.
„twoja głowa jest za posiadanie pomysłów, a nie trzymanie ich. Wyrzucenie wszystkiego na Listę może mieć znaczący wpływ.”- David Allen
stanowisko adwokata diabła polega na tym, że skutkuje to gigantycznymi listami rzeczy do zrobienia, które same w sobie są przytłaczające.
ludzie patrzą na wszystkie moje listy i mówią: „Boże, masz za dużo.”Ale jeśli uważasz, że listy nie są właściwą drogą, wyrzuć swój kalendarz., Nie bądź intelektualnie nieuczciwy. Po co ci kalendarz? Ponieważ świat zaczął być nieco bardziej złożony, a zatem potrzebujesz pomocy w zarządzaniu twórczą energią, której nie można zamknąć lub zakończyć. Potrzebujesz list, bo twój mózg nie jest w tym dobry. Twój umysł jest tym głupim małym komputerem, który obudzi Cię o 3:00 nad ranem i pokona cię za rzeczy, których nie możesz opluć, gdy tam leżysz. Wszystko, co robi, to powtarzanie rzeczy w otwartych pętlach, i wysysa twoją energię jak szalona.
jest tu potrzebny proces pokory., To trochę podkręca 12-stopniową koncepcję przyznania się do tego, że jesteś bezsilny wobec swoich nałogów. W tym przypadku uzależnieniem jest e-mail i informacje. Problem w tym, że nasza siła woli i samodyscyplina są szalenie przereklamowane. Uważamy, że sposobem na zmianę jest naciskać mocniej—oprzeć się ciastku z czekoladą lub obudzić się wcześnie i dostać się na siłownię. To nie działa. To upokarzające odkryć, że jesteśmy stworzeniami przyzwyczajeń, i to, co zrobiliśmy wczoraj, jest tym, co zrobimy dzisiaj., Chcesz współoptować proces, w którym negatywne nawyki powstają bez Twojej intencji i zastąpić to, co nazywamy „pozytywnymi rytuałami” lub celowymi praktykami.
ile wiecie o swojej pracy-i ile wykorzystujecie swoje strategie?
Schwartz: zawsze prowadziłem listy, ale dopóki nie połączyłem się z pracą Davida, nie zdawałem sobie sprawy, że wszystko, czego nie ściągnąłem, może powodować zakłócenia-więc teraz prowadzę listy wszystkiego., Innym rytuałem, który jest zgodny z pracą Davida, jest zawsze wykonywanie najważniejszego zadania dnia z samego rana, kiedy jestem najbardziej wypoczęty i najmniej rozkojarzony. Dziewięćdziesiąt procent ludzi sprawdza swój e-mail, jak tylko dostać się do pracy. To przerzuca ich plany na kogoś innego. Robią to, ponieważ jest to łatwe—możesz czuć się bardziej efektywny w krótszym czasie, odpowiadając na e-maile. Dobrze jest być poszukiwanym, A e-maile potwierdzają, że ludzie cię pragną. Istoty ludzkie są zaprojektowane do robienia dwóch podstawowych rzeczy: unikania bólu i poruszania się w kierunku przyjemności., Jeden instynkt utrzymywał nas przy życiu, drugi pozwalał nam się rozmnażać. To wciąż są impulsy, które nas napędzają. Potrzebujesz wyższej części mózgu, aby móc się cofnąć i powiedzieć: „tu jest lepszy wybór.”
Tony, jest jeden test, który oddziela dabblerów GTD od prawdziwych wielbicieli: czy masz producenta etykiet?
Ale wiesz co? Jestem na początku kariery z GTD, więc nie czuję się źle.
David, jak myśl Tony ' ego wpłynęła na sposób twojej pracy?
Allen: największą różnicą jest jego praca nad cyklami energetycznymi., Przyniosłem poduszkę do pracy. Pracuję w szklanym biurze, a teraz ludzie widzą mnie leżącego na podłodze i drzemającego przez 20 minut. To bezpośrednio z pracy Tony ' ego. Żałuję, że nie mam dyscypliny, by z samego rana stawić czoła najtrudniejszym zadaniom, ale nie mam.
Schwartz: nie chodzi o to, że nie masz dyscypliny—tylko o to, że nie masz rytuału. Jeśli zbudowałeś ten rytuał, nie mam wątpliwości, że mógłbyś to zrobić. Jest problem z podjęciem decyzji w oparciu o to, jak się czujesz w danym momencie. Ogólnie rzecz biorąc, to nie działa., Psychologicznie mamy dwa różne ja. Jeden jest bardzo prymitywny i reaktywny. Drugi jest bardziej rozwinięty i refleksyjny. Ludzie muszą rozpoznać, kiedy prymitywna, reaktywna jaźń przejmuje kontrolę i wpływa na nich, aby uniknąć rzeczy, które są niewygodne. Nie możesz się doczekać, aż duch Cię poruszy.
Allen: częścią sposobu ataku na ten problem jest rozbicie dużych zadań i skupienie się na mniejszych „kolejnych akcjach”, które mogą wydawać się łatwiejsze do opanowania. To, co większość ludzi umieszcza na liście rzeczy do zrobienia, to niejasne rzeczy, takie jak ” mama.”Świetnie!, Więc Tony zapisze „Mama”, oznaczając, że musi zdecydować, czy dać mamie prezent urodzinowy, co kupić i jak go dostarczyć. Oprze się spojrzeniu na listę, bo wie, że jest dużo pracy w tej prostej notacji. Zamiast tego lista powinna określać mniejszą następną akcję-powiedzmy, ” zadzwoń do siostry re mamy urodziny.”Och, spójrz—mogę to zrobić! Jest część nas, która uwielbia produkować, która kocha być kompletna. Teraz stworzyłem motywację: widzę pożądany rezultat, mam pewność siebie, że mogę tam dotrzeć i widzę ścieżkę., Wiele z tego, co robi GTD, to skonfigurowanie go tak, że musisz myśleć o rzeczach tylko raz. Problem polega na tym, że każdy jest wielozadaniowy i rozprasza się najnowszymi i najgłośniejszymi. Zawodzą, ponieważ nie przechwycili, nie wyjaśnili, nie zorganizowali ani nie zbudowali regularnego systemu przeglądu, któremu ufają.
Powiedz, że pracujesz nad podstawowym zadaniem i dostaniesz maila. Słyszysz ten mały sygnał Pavlovski i nie możesz się temu oprzeć. Więc zwracasz się do e-maila i tracisz śledzenie początkowego zadania,a ponowne połączenie z nim zajmuje Ci czas., Naukowcy odkryli, że z czasem i z praktyką ludzie stają się lepsi w zmianie zadań, ale nigdy nie stają się tak dobrzy, jak byliby, gdyby robili jedną rzecz na raz.
Allen: pójdźmy o krok dalej. Dlaczego ludzie są zaniepokojeni tym e-mailem? To dlatego, że nie ufają, że opróżniają e-maile co 24 godziny. Większość ludzi żyje w trybie skanowania awaryjnego. Nigdy nie radzą sobie ze swoim e-mailem, więc boją się, że nadal coś tam siedzi i ciągle pozwalają się tym rozpraszać.,
przed kolejnym pytaniem—od jak dawna rozmawiamy?
Czy możemy zatrzymać się na chwilę? Jestem spragniony, a mój umysł zaczyna być mniej niż 100% tutaj. Wbudowałem ten 90-minutowy cykl w moje ciało, i stało się bardzo dobre w mówieniu do mnie, ” Daj mi spokój.”
jaką rolę odgrywają liderzy w zwiększaniu produktywności pracowników?
To mobilizacja, skupienie, kierowanie, inspirowanie i regularne ładowanie tych, których on lub ona prowadzi.,
Allen: jeśli szefowie nie zarządzają właściwie zadaniami, do których ludzie przychodzą do pracy, to pracownicy nie mogą uzyskać przepustowości, aby zrobić to, o czym mówi Tony. Jeśli zadania nie są jasne, jeśli projekty nie są dobrze zdefiniowane, jeśli nie koncentrują się na wynikach, jeśli nie są przydzielane kroki działania, a także zobowiązania i obowiązki, lider nie wykonał swojej pracy.
Czy możesz mówić o tym, dlaczego organizacje zawodzą, próbując zwiększyć produktywność pracowników wiedzy?,
Allen: jak na ironię, ludzie, którzy są najbardziej zainteresowani naszą pracą—i dla których najbardziej się trzyma—to ludzie, którzy jej najmniej potrzebują. Nasza praca eliminuje opór. Kto jest najbardziej świadomy drag? Ci, którzy są już najszybsi. Zespoły Formuły 1 wydają miliony, aby zaoszczędzić ułamek sekundy. Wiele firm, które korzystają z naszej pracy, odnosi już sukcesy. Trudno mi wskazać organizację, która naprawdę zawiodła w naszej pracy—jeśli zrobisz tylko część tego, czego uczymy, poprawi to produktywność., Nie ma więc wielkich katastrof, w których firmy próbowały naszej metody i zawiodły.
Będę szczery: mieliśmy porażki. Chodzi mi o to, że organizacja wprowadzi nas do pracy z grupą ludzi, ale grupa nie rozpali się. Zazwyczaj firmy te są najbardziej konserwatywnymi, najbardziej ukrytymi miejscami, gdzie nieszczęście wśród pracowników jest najgłębsze. Są w strefie przetrwania.
Allen: cóż, jeśli użyjemy definicji Tony ' ego, według której organizacja nie w pełni przyjmie tego, czego uczymy, to ja też jestem totalną porażką.,
okazuje się, że coraz więcej firm ma apetyt na naszą pracę i to już nie tylko początkujący użytkownicy. Na przykład instytucje finansowe konsekwentnie wdrażają naszą pracę. Nie są postrzegane jako postępowe organizacje, ale są wysoce przedsiębiorcze, a korzyści finansowe dla osób, które robią więcej, są tak wielkie, że wszystkie zachowują się, w takim czy innym stopniu, jak sportowcy. Bycie lepszym wykonawcą ma wiele bezpośrednich korzyści finansowych w tej branży., Znajdujemy również chętnych w najbardziej tradycyjnych firmach, ponieważ w rzeczywistości prawie każdy czuje się przytłoczony.
masz jakiś punkt widzenia na temat rodzajów firm, z którymi pracujesz?
jestem zdecydowanie zadowolona ze współpracy z firmami, które produkują produkty, które wyraźnie dodają wartości na świecie. Jeśli oni robią papierosy, nie jestem chętny, aby pomóc im bardziej produktywne w tym.
a co z Twinkies?
jestem bardziej ambiwalentny co do Twinkies. Sam jem Twinkie. Twinkie tu i tam cię nie skrzywdzi., Mam nadzieję, że firmy spożywcze będą bardziej przemyślane, jak pakują i sprzedają swoje produkty. Pracowałem ostatnio z dużą firmą spożywczą—nie produkuje Twinkies, ale produkuje produkty podobne do Twinkie—i skończyło się na tym, że rozmawialiśmy o tym, czy powinni sprzedawać mniejsze opakowania, ponieważ byłoby to lepsze dla zdrowia klientów. To była grupa kadry kierowniczej wyższego szczebla i nie wydawało mi się, że wcześniej zadawali to pytanie, ale byłem zachęcany, że chcą o tym porozmawiać.,
David, kiedy pracujesz w firmie, skąd wiesz, czy Twoje pomysły naprawdę się zakorzeniły?
Allen: widzę to, gdy kultura zaczyna włączać Zasady jako oczekiwane zachowania i czyni je częścią wspólnego leksykonu. Usłyszysz, jak ludzie budują je w języku: „Jaka jest następna akcja?”Mam tu trzy „czekające na Was” —możemy je przejrzeć?”Wszystko zapisują. Rozpoczynają spotkania od omówienia tego, czego oczekują. Te rytuały mogą zostać zakulturowane.,
ostatnie pytanie: gdyby ludzie mogli zabrać tylko jedną rzecz z twojej pracy, to co to powinno być?
I ta energia jest albo odnawiana, albo rozpraszana w czasie. Organizacja musi zdawać sobie sprawę, że częścią jej odpowiedzialności, czy tego chce, czy nie, jest zapewnienie, że ludzie mają pełne zbiorniki energii. Jest to jedna z dużych zmiennych, która określi, które organizacje rozwijają się w ciągu najbliższych 10 lub 20 lat.,
Allen: pomyśl o tym w ten sposób: podczas gdy siedzimy tutaj i rozmawiamy, rzeczy gromadziły się w naszych skrzynkach i naszych wiadomościach głosowych. Niektóre z nich mogą znacząco zmienić nasze priorytety. Kiedy przejdziemy do tych nagromadzonych rzeczy, będziemy musieli wyeliminować stare interesy, które nas przyciągają, które przyciągają naszą uwagę, i przeznaczyć nasze zasoby na te nowe priorytety. Możesz robić tylko jedną rzecz na raz, a masz tylko tyle zasobów. Albo czujesz się dobrze, siedząc tu i rozmawiając z nami, albo źle z powodu 9000 innych rzeczy, których nie robisz., Każdy potrzebuje systemu, by mądrze dokonywać tych wyborów.