Prośba o informacje lub RFI jest jednym z najczęstszych i nieuniknionych procesów administracyjnych dla projektu budowlanego. Dla wykonawców zarządzających projektem ważne jest, aby skutecznie zarządzać RFI w celu zminimalizowania opóźnień i przekroczeń kosztów.
ankieta Navigant Construction Forum zbadała wpływ RFI na 1300 projektów na całym świecie., Badanie zostało przeprowadzone w celu zmierzenia wpływu zarządzania RFI na projekty budowlane i zaproponowania zaleceń dotyczących sposobu zmniejszenia liczby RFI i ich potencjalnego wpływu na projekty.
Impact& Kontrola RFI w projektach budowlanych – perspektywa badawcza wydana przez Navigant Construction Forum
raport wykazał, że na każde 1 mln USD wartości projektu złożono około 9,9 wniosków, średnio 9,7 dni od utworzenia do zamknięcia RFI., Koszt każdego RFI ustalono na ok. 1080 USD, a 21,9% RFI z próby nie otrzymało odpowiedzi.
przyjrzyjmy się procesowi RFI i kilku wskazówkom, jak efektywnie zarządzać tym procesem z korzyścią dla wszystkich interesariuszy projektu.
czym jest Prośba o informacje (RFI) w budownictwie?
w przypadku większości projektów budowlanych umowa, rysunki i specyfikacje mogą nie dotyczyć każdego małego aspektu pracy. W związku z tym, gdy wymagane jest wyjaśnienie, wystawiany jest dokument RFI, w którym wyszczególniono dodatkowe wymagane informacje.,
na przykład może to być główny wykonawca proszący architekta o wyjaśnienie elementu specyfikacji lub podwykonawca proszący głównego wykonawcę o informacje dotyczące jego konkretnej części robót.
Ogólnie Rzecz Biorąc, RFI są wydawane częściej na początku projektu, na przykład na etapie projektowania lub licytacji. Niespójności, które są rozwiązywane przed rozpoczęciem prac na miejscu, pomogą zmniejszyć opóźnienia w fazie budowy.
RFI służy również jako zapis komunikacji między zaangażowanymi stronami w zakresie wymaganych i dostarczonych informacji., Jest to bezcenne w przypadku sporu. Ważne jest, aby wszystkie RFI były dostępne i archiwizowane w folderach projektów lub w oprogramowaniu do zarządzania budową. Wiele zapytań RFI po udzieleniu odpowiedzi może prowadzić do dodatkowych procesów zarządzania, takich jak zlecenia zmian/zmian lub roszczenia o przedłużenie czasu (EOT).
czym różni się RFI od RFP, RFQ, RFT?
Jeśli jesteś nowy w branży budowlanej, może zająć trochę czasu, aby nauczyć się wszystkich różnych skrótów (jest ich wiele)., Oto najczęstsze „wnioski” z krótkim wyjaśnieniem:
- Request for Proposal (RFP) – służy do żądania od wykonawców lub dostawców propozycji alternatywnych rozwiązań lub innowacji w celu osiągnięcia wymaganego standardu (np. zmiany materiału lub alternatywnego procesu budowlanego).
- zapytanie ofertowe (RFQ) – możliwość kosztowania przez wykonawców lub dostawców określonego produktu lub usługi.,
- zapytanie ofertowe (RFT) – proces polegający na konkurencyjnym złożeniu przez wykonawców lub dostawców szczegółowej oferty/oferty na dostawę i wykonanie wymaganej usługi budowlanej.
RFI są najprawdopodobniej tworzone po wystawieniu zapytania ofertowego lub zapytania ofertowego, ale mogą być wystawione przed lub po wystawieniu zapytania ofertowego.
do czego powszechnie stosuje się RFI?
RFI może być wystawione dla dosłownie każdego rodzaju sytuacji, w której wymagane jest wyjaśnienie lub dodatkowe informacje., Może być stosowany na wszystkich etapach projektu(projekt, przetarg/licytacja, Budowa). Najczęściej RFI służą do wyjaśnienia aspektów projektu i / lub doboru materiałów w dokumentach, takich jak:
- plany budowy
- specyfikacje
- klauzule umowne
- normy budowlane
ustalanie standardów RFI w firmie budowlanej
najważniejszym czynnikiem jest to, że wszyscy w firmie muszą zrozumieć znaczenie procesu zarządzania RFI i są świadomi związanej z nią polityki i procedur.,
łatwo jest przeprowadzić słowną rozmowę z klientem lub wykonawcą w celu uzyskania wyjaśnień. Jednakże, jeśli nie masz tych informacji udokumentowanych w czerni i bieli, możesz być odpowiedzialny za dodatkowe koszty związane w przypadku sporu dotyczącego tego, co zostało uzgodnione.
musisz upewnić się, że Twoje procedury RFI są zrozumiałe i przestrzegane przez całą firmę, a wszystkie rozmowy i wyjaśnienia są poparte formalnymi informacjami RFI i że odpowiedzi są rejestrowane do przyszłego odniesienia.
jak powinno wyglądać RFI?,
korzystanie z dobrze zaprojektowanego szablonu RFI zapewnia, że zawiera on wszystkie istotne informacje dla projektu. Oto niektóre z kluczowych elementów, które należy uwzględnić w szablonie RFI:
- nazwa projektu
- data RFI
- chronologiczna liczba RFI
- szczegóły adresatów i odbiorców kopii
- Nazwa przedmiotu lub tytuł RFI
- informacje wymagane i dlaczego
- odpowiedź na datę jest wymagana przez (tj., nie wystarczy po prostu powiedzieć jak najszybciej)
- Specyfikacja, rysunek i/Lub Numer referencyjny (jeśli dotyczy)
- nazwa wystawcy RFI
- dane Twojej firmy
- data odpowiedzi (gdy zostanie ona odebrana od adresatów)
oprogramowanie webuild narzędzie RFI
wykorzystanie technologii do poprawy wydajności
nowe technologie stanowią doskonałe narzędzie do poprawy wydajności procesów zarządzania budową, a prawie wszystkie oprogramowanie do zarządzania budową będzie zawierać funkcję do zarządzania procesem RFI., Ważne jest, aby sprawdzić, czy wszystkie istotne informacje (patrz punkt powyżej) są zawarte w każdym potencjalnym rozwiązaniu programowym.
należy również upewnić się, że proces współpracy dla RFI jest skuteczny w ramach potencjalnego rozwiązania programowego. Twoje zespoły muszą być w stanie po prostu wysyłać, odbierać, odpowiadać i zamykać powiadomienia o RFI online oraz udostępniać je swoim współpracownikom i innym interesariuszom projektu. Skuteczna współpraca online zapobiegnie opóźnieniom, błędom i ogólnej frustracji.,
byłoby również bardzo korzystne, gdyby strony spoza twojej organizacji miały dostęp do informacji o projekcie bez konieczności rejestracji w wybranym systemie oprogramowania. Ważne jest również, aby korzystać z oprogramowania, do którego można łatwo uzyskać dostęp na dowolnym urządzeniu mobilnym, co umożliwia zespołowi wydawanie nowych powiadomień o RFI z dowolnego miejsca w miejscu pracy.
zapoznaj się z umową budowlaną
składając zapytanie ofertowe, powinieneś dobrze zrozumieć umowę, z którą pracujesz., Należy pamiętać o tym, jak złożyć RFI w ramach umowy budowlanej, harmonogram odpowiedzi, i kiedy można ubiegać się o opóźnienia, jeśli występują one z powodu braku / opóźnienia odpowiedzi na swoje RFI.
Ogólnie rzecz biorąc, umowa budowlana będzie stwierdzać, że odpowiedzi na zapytania RFI mają być wykonane w ciągu 10 dni roboczych od otrzymania wniosku.
podsumowanie
zapewnienie, że Twoje zespoły projektowe są świadome znaczenia RFI i przestrzegają standardowych procedur firmy, doprowadzi do zmniejszenia ryzyka potencjalnych sporów, co może prowadzić do nieprzewidzianych kosztów., Podsumowując, następujące kroki umożliwią Ci pomyślne zarządzanie procesem RFI dla każdego projektu:
- Prześlij RFI, gdy tylko pojawi się potrzeba uzyskania dalszych informacji.
- Ogranicz każde RFI do określonego tematu, w przeciwieństwie do włączania wielu różnych pytań.
- dodaj całą dokumentację pomocniczą, taką jak plany, specyfikacje lub zdjęcia.
- mają przejrzysty firmowy szablon RFI i rejestrują wszystkie odpowiedzi.
- Zamknij powiadomienia RFI po uzyskaniu zadowalającej odpowiedzi.,
- umożliwiają łatwy dostęp do RFI dla całego zespołu projektowego.
szukasz rozwiązania RFI dla swoich projektów budowlanych? Zarezerwuj z nami czas i dowiedz się więcej o tym, jak rozwiązanie WeBuild może pomóc usprawnić i zautomatyzować przepływy pracy.