gdy rano znajdujesz się na miejscu, otwierasz swój e-mail, aby zobaczyć trzy różne prośby o aktualizacje statusu jednego z projektów. Twój menedżer chce wiedzieć, kiedy budżet zostanie sfinalizowany. Jeden z członków Twojego zespołu zastanawia się, ile czasu powinna poświęcić na projekt. CMO pyta, jak ostatnie opóźnienie projektu wpłynie na cele w pierwszym kwartale.,
częste wnioski o status ze wszystkich kierunków mogą wydawać się przytłaczające, ale istnieje lepszy sposób informowania interesariuszy o aktualizacjach projektu: raporty o statusie projektu.
Co to jest raport o stanie projektu i dlaczego ma to znaczenie?
raporty o statusie projektu to aktualne aktualizacje (omówimy, jak często powinieneś je robić później) dotyczące postępów w projektach. Odpowiadają na pytania, które każdy wydaje się zadawać (zanim faktycznie je zadają). Napisane zwięźle, oferują informacje na wysokim poziomie o projekcie, a nie każdy szczegół.,
regularne sporządzanie raportów o statusie projektu jest ważne, ponieważ pomagają utrzymać wszystkich interesariuszy w obiegu i dostosować się do postępów projektu. Otrzymasz znacznie mniej pytań dotyczących statusu projektu, ponieważ jesteś już przed grą. Pokazują i mówią, że jesteś na dobrej drodze, dzięki czemu Ty (i wszyscy inni) czujesz się pewnie.,
spróbuj raportować za pomocą asany
, a jeśli twój projekt nie jest na dobrej drodze, Twój raport o stanie poinformuje innych, jakie jest opóźnienie i co robisz, aby rozwiązać wszelkie blokady, pozwalając ci pochwalić się swoim proaktywnym podejściem do powrotu rzeczy do miejsca, w którym powinny być. (Oś czasu projektu jest kolejnym doskonałym dodatkiem do zarządzania projektami).
Jak napisać świetny raport o statusie projektu
Jak więc robić raporty o statusie projektu? Pamiętaj, aby utworzyć przejrzystą strukturę aktualizacji i być konsekwentnym w używaniu jej z przyszłymi raportami stanu i aktualizacjami., Należy również upewnić się, że pasuje do brief projektu, aby zachować raport na temat.
postępuj zgodnie z tym przewodnikiem, aby zrozumieć, co należy uwzględnić w raporcie o statusie projektu, i obserwuj, jak wdrażamy każdy krok w życie z przykładem projektu satysfakcji pracowników.
1. Nazwij swój raport
świetną opcją jest po prostu użycie nazwy projektu dla jasności. Jeśli regularnie zgłaszasz ten projekt, możesz również podać datę lub znacznik czasu.
przykład: luty 2020 – inicjatywa satysfakcji pracowników
2., Wskaż, czy projekt jest obecnie na ścieżce, zagrożony lub poza ścieżką
znajdź narzędzie do zarządzania projektem, które pozwala komunikować status projektu i czy jest on na ścieżce. Jednym ze sposobów jest użycie systemu kodowania kolorów (Zielony = na torze, żółty = na ryzyko, czerwony = poza torem).
przykład: status projektu jest na dobrej drodze.
3. Podaj krótkie podsumowanie raportu o stanie
podsumowanie raportu o stanie projektu powinno być krótkie—około 2-3 zdań., Celem jest zapewnienie czytelnikom, którzy mogą nie mieć czasu na przeczytanie całego raportu, szybkiego TL; DR najważniejszych faktów.
Przykład: wyniki naszej ankiety są w i są weryfikowane. Komitet ds. zaangażowania pracuje z zespołem wykonawczym nad tym, jakie nowe inicjatywy zaangażowania należy wdrożyć.
4. Wybierz od dwóch do trzech kluczowych obszarów lub kamieni milowych do podkreślenia w raporcie
Wybierz, nad czym pracujesz najbardziej od ostatniej aktualizacji. Na przykład możesz uporządkować rzeczy chronologicznie—co zrobiliśmy, nad czym pracujemy i co będzie dalej—w kalendarzu., Można go podzielić na segmenty tygodniowe, miesięczne i kwartalne. Inną opcją jest grupowanie aktualizacji według ról—projekt, Kopia, Web developer. Kamienie milowe projektu-przeprowadzenie ankiety zaangażowania, wyniki ankiety, wdrożenie feedbacku – to kolejna metoda bucketingu.
przykład: przeprowadzić ankietę zaangażowania, wyniki ankiety, wdrożyć informację zwrotną
5. Dodaj przegląd na wysokim poziomie każdego kluczowego obszaru
dla każdego kluczowego obszaru w raporcie stanu, dodaj kilka punktorów, które informują o postępach, osiągnięciach i nadchodzących pracach.,
Przykład: wyniki ankiety
- 70% pracowników wzięło udział w badaniu satysfakcji
- nasza ogólna ocena satysfakcji wynosi 80%
- Wyniki są weryfikowane przez zespół wykonawczy przed ponownym spotkaniem Komitetu zaangażowania
6. Dodaj linki do innych dokumentów lub zasobów
chociaż nie będziesz chciał zawierać żadnych szczegółów na temat tego, jak działa twój projekt, niektórzy ludzie będą chcieli wiedzieć więcej. Dla interesariuszy, którzy szukają bardziej szczegółowych informacji, Udostępnij linki do dokumentów lub zasobów, takich jak portfolio projektów.,
przykład: zamieść link do badania satysfakcji pracowników
7. Zwróć uwagę na wszelkie problemy lub wyzwania napotkane w projekcie
wszystkie projekty napotykają blokady. Informowanie interesariuszy na bieżąco, gdy pojawią się problemy, pomoże wszystkim dostosować się do nich, aby pozostać na dobrej drodze.
przykład: zespół wykonawczy chce sprawdzić wyniki przed ponownym spotkaniem Komisji zaręczynowej, ale nie będzie w stanie tego zrobić przez kolejne trzy tygodnie. To opóźni nasz ogólny harmonogram projektu.
8., Dołącz dodatkowe uwagi lub wyróżnienia
może to być lista kolejnych kroków, pochwały, które chcesz komuś dać, lub cokolwiek innego, co chcesz wyróżnić.
przykład: Dziękujemy Sarah A. za wysłanie wielu komunikatów do pracowników zachęcających ich do udziału w ankiecie!
szablon do tworzenia raportu o stanie projektu
Jeśli chcesz szybko wykorzystać wszystko, czego nauczyłeś się w poprzedniej sekcji, napisz następny raport o stanie projektu za pomocą tego łatwego do wypełnienia szablonu:
Nazwa raportu:
Nazwa raportu., To może być nazwa Twojego projektu i data.
status projektu:
czy jest on na dobrej drodze, zagrożony, czy opóźniony?
podsumowanie:
Dołącz tutaj Krótki opis najważniejszych wniosków z raportu o stanie projektu.,
temat/kamień milowy 1:
- Punkt przeglądu
- punkt przeglądu
- Punkt przeglądu
- punkt przeglądu
- punkt przeglądu
- Punkt przeglądu
- Punkt przeglądu
temat/kamień milowy 3:
- punkt przeglądu
- punkt przeglądu
- punkt ogólny
problemy/wyzwania:
czy stoją przed tobą jakieś wyzwania? Jak je rozwiążesz?
Dodatkowe uwagi lub najważniejsze informacje:
Czy twój zespół powinien wiedzieć o jakichś dodatkowych rzeczach?,
przykłady raportów o statusie projektu
chociaż pomocny jest przewodnik dotyczący pisania raportów o statusie projektu, czasami zobaczenie prawdziwego przykładu pozwala naprawdę zobaczyć, jak może wyglądać Twoja własna aktualizacja, prawda? Pomyśleliśmy, że się zgodzisz, więc oto przykład, który może okazać się przydatny.
To powiedziawszy, nie ma jednego sposobu, aby napisać raport o stanie, a twój może nie wyglądać dokładnie tak jak ten. Ale tak długo, jak raporty o statusie projektu dają istotne aktualizacje, robisz to dobrze.,
Nazwa raportu: ebook launch
status projektu: On track
podsumowanie:
wielkie postępy w tym tygodniu! Wciąż jesteśmy w fazie koncepcji, ale Avery Lomax wybierze temat w tym tygodniu. Zespoły ds. treści i projektantów są gotowe do rozpoczęcia pracy, gdy tylko damy z siebie wszystko.,Thursday
Content:
- the Content team is ready to start writing copy as soon as our idea is finalized
- zbierają istotne informacje o firmie, które powinny zostać uwzględnione
Design:
- Design reviewed five e-book examples to determine the style they liked
- The will be choosing a template by next Tuesday
:
- jen jest poza biurem przez cały przyszły tydzień, więc proszę kierować wszelkie pytania dotyczące treści do Joy
- dziękujemy Henry ' emu za stworzenie ogromnej listy tematów do wyboru!,
problemy/wyzwania:
termin wydania e-booka jest napięty, jak wszyscy wiedzą. Bardzo ważne jest, abyśmy wszyscy pracowali nad naszym narzędziem do zarządzania projektami, aby utrzymać porządek i porządek. Dzięki!
najlepsze praktyki raportowania stanu projektu
teraz wiesz, co należy uwzględnić w raporcie stanu projektu, ale nadal możesz mieć kilka dodatkowych pytań. Podczas tworzenia raportów o statusie dla swojego projektu, te najlepsze praktyki pomogą ci sformułować zwycięską aktualizację.
jak często należy się zgłaszać?,
otrzymywanie cotygodniowych raportów o statusie to świetny sposób na bycie na bieżąco z projektami. Ustaw zadanie dla siebie, aby zawsze wysyłać raporty o statusie w określonym dniu każdego tygodnia lub korzystać z platformy z powtarzającymi się przypomnieniami. Interesariusze zaczną oczekiwać Twoich aktualizacji, co oznacza rzadsze zameldowanie od nich (plus docenią, że zawsze będą w pętli).
Jeśli wysyłasz raporty co tydzień, możesz uniknąć wielu spotkań związanych z projektem (wszyscy wiemy, że niepotrzebne spotkania mają własną reputację)., Pomiń spotkania odpraw i zaoszczędź czas na ważniejszą pracę.
do kogo należy dołączyć?
to zależy od projektu i od tego, kto jest zaangażowany, ale zazwyczaj wysyłasz aktualizację do wszystkich interesariuszy pracujących nad Twoim projektem. Jeśli masz dobry opis projektu, powinieneś już wiedzieć, kim są twoi interesariusze, ponieważ tam go nakreśliłeś.
nawet jeśli raport o statusie z danego tygodnia nie ma wpływu na konkretnego członka zespołu, nadal powinieneś go udostępniać wszystkim. Ważne jest, aby każdy miał przegląd na wysokim poziomie.
jak szczegółowo powinno być?,
raport o stanie projektu nie powinien zawierać żadnych szczegółów. Pozwól pracy opowiedzieć historię—po prostu kuratorujesz informacje i dodajesz trochę koloru. Potraktuj raport o stanie projektu jako komunikat z pierwszej linii—należy uwzględnić tylko najważniejsze elementy projektu, które wpływają na większość interesariuszy.,
zawsze chcesz wskazać, czy projekt jest na dobrej drodze, zagrożony lub poza ścieżką, podać krótkie podsumowanie tego, co jest ukończone i co nadchodzi, a następnie link do innych zasobów dla osób, które chcą dowiedzieć się więcej szczegółów
gdzie powinieneś napisać raport o stanie projektu?
najlepszym sposobem na tworzenie i udostępnianie aktualizacji statusu jest narzędzie do zarządzania pracą. Poszukaj narzędzia, które oferuje przegląd projektu, aby twój zespół miał centralne źródło prawdy dla wszystkich prac związanych z projektem., W ten sposób zamiast zarządzać projektami w arkuszach kalkulacyjnych, możesz przechowywać wszystko-aktualizacje statusu, streszczenia projektu, kluczowe rezultaty i ważne kamienie milowe projektu-w jednym miejscu. Twoje raporty będą łatwo udostępniane, a interesariusze mogą przeglądać poprzednie raporty w dowolnym momencie, unikając przeciążenia poczty e-mail po twojej stronie.
Wypróbuj asanę za darmo
owijanie projektu: podsumowanie twojej pracy
raporty o statusie, o których mówiliśmy, są zawsze wysyłane podczas projektu, aby wszyscy byli w pętli., Jednak po zakończeniu projektu mądrze jest wysłać końcowy raport podsumowujący. Potraktuj to jako „streszczenie” swojego projektu. To Twoja szansa, aby zaoferować zainteresowanym stronom podsumowanie projektu. Użyjesz go do oficjalnego zamknięcia.
ponownie, jest to przegląd wysokiego poziomu, ale zamiast włączać aktualizacje i statusy, dostarczysz podsumowanie, jak cały projekt poszedł. Oto kilka pytań, na które możesz odpowiedzieć w raporcie podsumowującym projekt:
- jakie były cele tego projektu i czy zostały one osiągnięte?,
- czy projekt został zrealizowany w terminie i w budżecie (jeśli dotyczy)?
- jakie sukcesy należy wyróżnić?
- jakie wyzwania napotkaliśmy?
- czego możemy się nauczyć z tego projektu, który może nam pomóc w przyszłych projektach?
śledź wszystkich interesariuszy za pomocą niesamowitych raportów o statusie
Jeśli chcesz nadążyć za kolejnym projektem, spróbuj korzystać z cotygodniowych aktualizacji statusu. Dzięki nim będziesz produktywny, wydajny i odpowiedzialny, a wszyscy inni będą mogli szybko (i angażująco) przyjrzeć się temu, co się dzieje., Wykorzystaj zasoby, które udostępniliśmy, aby tworzyć raporty, które zawierają wystarczająco dużo informacji, bez zagłębiania się w zbyt wiele szczegółów. Znajdź rozwiązanie do zarządzania projektami, takie jak Asana, które ma funkcje zaprojektowane specjalnie do pomocy w raportach stanu. Zaoszczędzisz czas i będziesz jak najlepiej zorganizowany.