Co to jest polityka kart kredytowych firmy?
Polityka kart kredytowych jest częścią polityki rachunkowości firmy. Wyjaśnia Warunki korzystania z karty firmowej wydawanej na nazwiska pracowników. Polityka ta ma również na celu ochronę firmy przed niewłaściwym wykorzystaniem i upewnienie się, że reperkusje są jasne.,
Jak napisać firmową politykę dotyczącą kart kredytowych
zanim zaczniesz tworzyć firmową politykę dotyczącą kart kredytowych i procedury, upewnij się, że wiesz, jakich kart kredytowych chcesz używać, wymagania dostawcy kart kredytowych i potrzeby własnej firmy. Gdy już zdobędziesz wszystkie niezbędne informacje, zacznij przedstawiać najważniejsze czynniki., Większość firmowych zasad dotyczących kart kredytowych dla pracowników obejmuje następujące punkty:
- którzy pracownicy są uprawnieni do posiadania karty firmowej
- jakie są obowiązki posiadaczy kart
- limity i ograniczenia kart kredytowych
- proces składania wydatków
- konsekwencje niewłaściwego użytkowania
aby uzyskać przewagę, użyj naszego firmowego szablonu polityki dotyczącej kart kredytowych, aby zdefiniować swoje wytyczne. Aby doprecyzować zasady zgodnie z własnymi specyfikacjami, zapoznaj się z tym przewodnikiem.,
Disclaimer: ta polityka jest próbką i ma na celu dostarczenie ogólnych wytycznych. Należy go używać wyłącznie w celach informacyjnych i nie uwzględnia wszystkich przepisów krajowych, federalnych lub lokalnych. Ponadto ta próbka nie jest dokumentem prawnym. Ani autor, ani Workable nie ponoszą żadnej odpowiedzialności prawnej, która może wynikać z korzystania z tej polityki. Zawsze skonsultuj się z prawnikiem lub radcą prawnym przed sfinalizowaniem swojej polityki.,
przykładowa polityka dotycząca kart kredytowych firmy
ta polityka dotycząca kart kredytowych firmy pomaga skonfigurować wytyczne dla pracowników, którzy mają prawo do posiadania karty firmowej. Możesz zmodyfikować tę politykę w zależności od konkretnych potrzeb Twojej organizacji.
Polityka brief& cel
nasza firma może zapewnić pracownikom Karty kredytowe, które mogą być wykorzystane na wydatki związane z działalnością gospodarczą. Posiadanie tych kart pomaga nam śledzić i przetwarzać nasze wydatki, zapobiegać oszustwom i wydajniej dokonywać płatności., Chcemy mieć pewność, że pracownicy posiadający firmowe karty kredytowe będą prawidłowo z nich korzystać oraz będą znali swoje ograniczenia i obowiązki.
zakres
niniejsza polityka dotyczy wszystkich pracowników uprawnionych do korzystania z karty firmowej. Dotyczy to również pracowników, którzy mają prawo do zatwierdzenia korzystania z karty firmowej dla członków swojego zespołu.
elementy polityki
tutaj przedstawiamy ogólne zasady dotyczące firmowych kart kredytowych.
jak działa firmowa karta kredytowa?
zazwyczaj nasza firma wykona kartę kredytową na twoje nazwisko., Będziesz mógł go wykorzystać na wydatki związane z biznesem, a nasza firma zapłaci rachunki za kartę.
Umowa o kartę kredytową pracownika
Kiedy nasza firma daje Ci kartę kredytową, musisz podpisać i przestrzegać umowy o kartę kredytową. Ma to na celu potwierdzenie, że karta kredytowa należy do naszej firmy i że możemy przetwarzać i badać opłaty według własnego uznania. Będzie to również odnosić się do Twoich obowiązków i konsekwencji niewłaściwego użytkowania.
oprócz umowy możesz zapoznać się z niniejszą Polityką za każdym razem, gdy potrzebujesz więcej informacji na temat korzystania z firmowej karty kredytowej.,
kto może posiadać firmową kartę kredytową?
firmowe karty kredytowe mogą być wydawane:
czasami pracownicy, którzy nie posiadają firmowej karty kredytowej, muszą płacić za duże wydatki związane z działalnością firmy (np. bilety lotnicze na podróże służbowe). W takich przypadkach poproś swojego menedżera o zgodę i poproś o płatność firmową kartą kredytową w Twoim imieniu. Alternatywnie, możesz zapłacić za opłatę samodzielnie i wydatkować ją za pośrednictwem naszego jeśli spełnia nasze wymagania, koszt zostanie zwrócony przez .
mamy prawo w dowolnym momencie wypłacić pracownikowi firmową kartę kredytową.,
jakie wydatki są dozwolone na firmową kartę kredytową?
kartą firmową możesz płacić tylko za wydatki związane z pracą. Obejmuje to:
czasami możemy wydawać karty kredytowe, które mogą być używane tylko do określonego celu(np. płatność za gaz).
nie wolno używać firmowej karty kredytowej na nieautoryzowane lub osobiste wydatki. Nigdy nie wypłacaj gotówki za pomocą firmowej karty kredytowej. Nie możesz również kupować dużych ilości alkoholu, narkotyków, broni, pornografii ani ponosić opłat za inne rozrywki dla dorosłych.,
wyjątki
Możesz ubiegać się o wyjątek, jeśli jest to absolutnie konieczne. Poinformuj nasz dział księgowości i swojego menedżera o wydatkach, które chcesz ponieść – w szczególnych przypadkach możesz otrzymać autoryzację.
limity firmowej karty kredytowej
limity kart zależą od Twojego stażu pracy, Twojego działu oraz częstotliwości lub rodzaju ponoszonych przez Ciebie wydatków. Limity karty są zwykle widoczne w umowie pracowniczej, ale co do zasady miesięczne limity są następujące:
możemy dostosować te limity w zależności od konkretnych potrzeb twojej pracy., Jeśli nie masz pewności co do limitów Twojej firmowej karty kredytowej, zapytaj naszego działu księgowości.
Twoje obowiązki
Jeśli posiadasz firmową kartę kredytową, oczekujemy od ciebie:
- chroń ją jak najlepiej. Nie zostawiaj go bez opieki ani nie dawaj go osobom nieupoważnionym (np. przyjaciołom, rodzinie, współpracownikom), nawet po to, aby go trzymać.
- Zgłoś KRADZIEŻ lub zagubienie jak najszybciej. Jeśli na przykład dojdzie do włamania w Twoim domu i Twoja karta firmowa zostanie zabrana, musisz złożyć zgłoszenie policyjne i natychmiast zadzwonić do naszego działu księgowości.,
- używaj go tylko z zatwierdzonych powodów. Postępuj zgodnie z instrukcjami zawartymi w niniejszej polityce i umowie o kartę pracownika i nie używaj jej na osobiste lub nieautoryzowane wydatki, nawet jeśli zamierzasz później zrekompensować opłaty.
- dokumentuj wszystkie powyższe wydatki i wysyłaj miesięczne raporty z kart kredytowych. Proszę zachować paragony i złożyć dokumentację z datą i celem wydatku.
Jeśli jesteś odpowiedzialny za autoryzację i zatwierdzanie faktur kart kredytowych, zrób to w terminie, aby uniknąć opóźnień w płatnościach., Jeśli ponosisz stałą odpowiedzialność za opóźnienia w płatnościach, być może będziemy musieli odjąć je od Twojego wynagrodzenia.
Korzystanie z firmowej karty kredytowej
korzystając z firmowej karty kredytowej, powinieneś:
- potwierdzić, że dany wydatek jest dozwolony w ramach tej polityki.
- pamiętaj o limicie karty kredytowej i limicie transakcji, aby prawidłowo zaplanować wydatki biznesowe.
- zabezpiecz numer karty kredytowej i kartę fizyczną.
- używaj karty rozsądnie i unikaj niepotrzebnych wydatków, nawet jeśli są one dozwolone w ramach tej polityki.,
naruszenie niniejszej Polityki
oczekujemy, że zastosujesz się do niniejszej Polityki dotyczącej kart kredytowych firmy i umowy pracowniczej, a w przypadku naruszenia tych zasad może być konieczne podjęcie działań. Na przykład:
- Jeśli ponosisz osobiste lub nieautoryzowane wydatki, musisz je sam zapłacić. Jeśli robisz to konsekwentnie, możesz zostać ukarany postępowaniem dyscyplinarnym, które może obejmować utratę prawa do posiadania karty kredytowej lub nawet wypowiedzenie w zależności od kwoty i rodzaju wydatków.
- Jeśli zgubisz Paragon, musisz natychmiast powiadomić dział księgowości., Możemy znaleźć rozwiązanie, jeśli zdarza się to rzadko, ale jeśli nie przedstawisz paragonów konsekwentnie, możesz stracić prawo do posiadania karty firmowej.
- Jeśli nie przedstawisz wydatków na czas i nie ponosisz opłat za zwłokę, będziesz musiał zapłacić je samodzielnie. Robienie tego wielokrotnie oznacza utratę przywilejów karty kredytowej firmy.
- przekazanie firmowej karty kredytowej osobom nieupoważnionym lub nadużywanie limitów wydatków może skutkować zawieszeniem lub wypowiedzeniem.
- Dokonywanie zabronionych zakupów, jak wspomniano wcześniej (np., Broń, narkotyki) spowoduje natychmiastowe zakończenie i ewentualnie podjęcie kroków prawnych.
nasza firma ma prawo do sprawdzenia użycia karty kredytowej i wycofania jej w przypadku niewłaściwego użycia.