Produktywność i wydajność

większość firm potrzebuje metody śledzenia czasu, aby rejestrować i sprawdzać, jak długo każdy pracownik pracował Codziennie, Co tydzień lub co miesiąc nad konkretnymi projektami.

może to być Dokonywanie regularnych płatności, a także monitorowanie wydajności i wydajności pracowników.

arkusze czasu występują w różnych formach., Podczas gdy tradycyjnie arkusz czasowy był „arkuszem” papieru, na którym ręcznie pisano i obliczano godziny pracy, teraz przekształcił się w udostępniony online dokument w formacie excel lub word, który wszyscy wypełniają każdego dnia, lub zautomatyzowane oprogramowanie online, które działa w tle i śledzi, nad czym pracują Twoi pracownicy.

Jeśli chcesz sprawdzić automatyczne śledzenie czasu, zamiast polegać na przygotowywaniu ręcznych arkuszy czasu w programie Excel, sprawdź Time Doctor za darmo przez 14 dni., Zobaczysz, nad czym pracuje twój zespół, ile czasu zajmuje wykonanie każdego zadania oraz aplikacje i strony internetowe, które odwiedzają w ciągu dnia.

korzyści ze śledzenia czasu

śledzenie czasu pracowników jest wykorzystywane przez duże i małe firmy, agencje, zespoły zdalne i rozwijające się startupy, ponieważ zapewnia szybki i łatwy sposób na poprawę wydajności operacji biznesowych.

Timesheets to sposób na rejestrowanie tego, nad czym pracownicy pracowali za każdą godzinę spędzoną w biurze. W ten sposób wiesz, co wszyscy kombinują i gdzie ludzie spędzają swój czas.

Jak to pomaga?,

możesz nie tylko dostrzec najbardziej produktywnych pracowników, ale także przeanalizować, które projekty lub procesy marnują czas, a które są bardziej opłacalne dla Twojej firmy.

Gdy już zdobędziesz tę wiedzę, możesz być lepszym menedżerem i podejmować wnikliwe decyzje dla rozwoju swojej firmy.,

w tym poście omówimy następujące zagadnienia:

szablony śledzenia czasu programu Excel

dostarczymy Ci szablony następujących arkuszy czasu:

1. tygodniowy arkusz czasu
2. dwutygodniowy arkusz czasu
3. miesięczny arkusz czasu
4. śledzenie projektu arkusz czasu

zalety i wady Śledzenia Czasu programu Excel

omówmy program Excel arkusze śledzenia czasu, które choć ręczne i czasochłonne, mają pewne korzyści.,

Automatyczne śledzenie czasu – alternatywa dla programu Excel

wreszcie pokażemy Ci, jak znacznie ułatwić, dokładność czasu, zapobiegać fudgingom arkuszy czasu i zwiększyć produktywność Twojego zespołu dzięki Time Doctor – automatycznemu narzędziu do śledzenia czasu.

dlaczego Excel Timesheets?

te arkusze czasowe są proste w użyciu, ponieważ pracownicy muszą tylko zalogować się do czasu rozpoczęcia i zakończenia godzin pracy, a menedżer może korzystać z automatycznych formuł programu excel, aby obliczyć całkowite wynagrodzenie na podstawie stawek godzinowych i wynagrodzenia za nadgodziny.,

ponadto wielu menedżerów i pracowników w tradycyjnych, nietechnicznych firmach jest przyzwyczajonych do pracy z Excelem, a nie narzędziami do śledzenia czasu SaaS.

darmowe szablony śledzenia czasu programu Excel

oto 4 darmowe szablony śledzenia czasu programu Excel, które można modyfikować, aby skutecznie śledzić godziny pracy pracownika:

tygodniowy arkusz czasu pracy

tygodniowy arkusz czasu jest niezbędny, jeśli obliczasz tygodniowo godziny pracy, płatny czas wolny i płace.,

Pobierz bezpłatny tygodniowy arkusz czasu

dwutygodniowy arkusz czasu

niektóre firmy płacą swoim pracownikom raz na dwa tygodnie. Ten dwutygodniowy arkusz czasu może być przydatny do obliczania godzin pracy pracownika, płatnego czasu wolnego i wynagrodzenia za każdy okres 14 dni.

Pobierz bezpłatny dwutygodniowy arkusz czasowy

miesięczny arkusz czasowy

Użyj tego miesięcznego arkusza czasowego, jeśli obliczasz czas pracy pracownika, płatny czas wolny i wynagrodzenia raz w miesiącu.,

Pobierz bezpłatny miesięczny arkusz czasu

arkusz czasu projektu

Użyj tego szablonu, jeśli pracujesz z różnymi klientami i potrzebujesz obliczyć godziny przepracowane przy konkretnych projektach. Może być również stosowany w firmach, w których godziny rozliczeniowe muszą być śledzone, aby prawidłowo fakturować klientów lub gdy czas pracownika jest śledzony w stosunku do projektów.,

Pobierz bezpłatny arkusz czasu projektu

Jak korzystać z tych bezpłatnych arkuszy śledzenia czasu programu excel

Pobierz odpowiedni arkusz śledzenia czasu programu excel i zmodyfikuj lub dodaj dowolne kolumny, takie jak lokalizacja pracownika, numer pracownika, Kod pracy lub cokolwiek innego, co jest niezbędne do zarejestrowania dowolnego konkretnego aspektu Twojej firmy.

te arkusze excel będą obsługiwać wszystkie obliczenia na podstawie formuł zawartych w komórkach arkusza kalkulacyjnego.

całkowite godziny są obliczane automatycznie. Wystarczy tylko wprowadzić dane dotyczące czasu wejścia i zakończenia.,

całkowite wynagrodzenie jest również obliczane automatycznie na podstawie stawki za godzinę, którą ustawiłeś.

w naszych darmowych szablonach excel komórki zawierające formuły używane do obliczania całkowitych godzin i całkowitej zapłaty są zablokowane. Ma to zapobiec przypadkowym zmianom w nich. Jeśli tworzysz arkusze czasowe od podstaw, określ, które komórki użytkownicy mogą edytować i Zablokuj komórki zawierające obliczenia płatności, zanim zapiszesz arkusz Excel.

Możesz również włączyć kolumnę Urlop/chorobowe., Pracownik może wprowadzić ten czas i może odzwierciedlać w całkowitej płacy w zależności od polityki firmy płacenia za przerwy z powodu choroby, wakacji lub czasu wolnego.

szybka wskazówka: odbieranie i przechowywanie arkuszy czasu programu excel w postaci wydruków lub oddzielnych wiadomości e-mail od każdego pracownika może być uciążliwe. Aby go usprawnić, użyj programu Microsoft Sharepoint, aby utworzyć bibliotekę dokumentów i włączyć przychodzące wiadomości e-mail. Twoi pracownicy mogą następnie wysyłać swoje arkusze czasowe na centralny adres e-mail.,

za pomocą tych arkuszy śledzenia czasu programu excel można rejestrować i monitorować godziny pracy, przerwy, Nadgodziny, czas chorobowy i urlop lub czas poza komputerem.

Możesz również uzyskać przegląd tego, jak pracownik pracuje – niezależnie od tego, czy logował się więcej godzin nadliczbowych, czy brał częste wakacje i dni chorobowe – przeglądając jego arkusz czasowy. Chociaż raz więcej niż kilka miesięcy danych gromadzonych jest w arkuszach czasowych programu Excel, uzyskanie przeglądu lub analiza tych danych staje się coraz bardziej skomplikowana.,

zalety arkuszy Śledzenia Czasu programu Excel

oto 3 zalety arkuszy śledzenia czasu programu excel:

1. Excel jest darmowy, ponieważ jest dostarczany wraz z pakietami Microsoft Office. Możesz pobrać nasze szablony lub utworzyć arkusze czasowe w programie excel od podstaw. Nie musisz płacić dodatkowego grosza, aby kupić nowe oprogramowanie lub aplikację.

2. Jest bezpieczny i prosty w użyciu. Wystarczy, że pracownicy zalogują się na czas i czas wolny. Nie muszą się martwić o nic innego. Jako menedżer nie musisz również obliczać płatności, ponieważ formuły programu excel robią to za Ciebie., Jest to z pewnością prostsze niż korzystanie z papierowego arkusza czasu. Ponadto wszystkie dane są zapisywane lokalnie na firmowym dysku sieciowym.

3. Szkolenie nie jest potrzebne. Jako menedżer lub pracownik nie potrzebujesz żadnych dodatkowych szkoleń, aby rozpocząć korzystanie z arkuszy czasu programu Excel.

wady arkuszy śledzenia czasu Excela

ale w świecie Excela wszystko nie jest różowe.

oto 7 powodów, dla których korzystanie z arkuszy śledzenia czasu programu Excel może być szkodliwe dla Twojej firmy:

1. Jest podatny na błędy ludzkie., Jeśli formuły są nieprawidłowe lub obliczenia sumaryczne pomijają kluczowe liczby lub zapomnisz wprowadzić dane w prawidłowym formacie, wszystko to może prowadzić do poważnych błędów w obliczeniach i błędach płacowych.

ponadto najczęstszym błędem ludzkim, z którym borykają się arkusze Excela, są omyłkowo usunięte arkusze czasu. Często trudno jest odzyskać dane lub całe arkusze czasu usunięte przez przypadek. Może to mieć katastrofalne skutki, jeśli nie ma kopii zapasowych lub systemów do odzyskiwania usuniętych danych.

2. Nie można śledzić rzeczywistych godzin pracy w porównaniu ze zgłoszonymi godzinami pracy., Musisz polegać na zdolności swoich pracowników do zegarowania czasu „wejścia” i „wyjścia”. Podczas raportowania czasu spędzonego na projekcie rozbieżność 5-10 minut może nie być nadmierna, ale jeśli te różnice są bardziej znaczące, może to kosztować firmę dużo pieniędzy. Nie ma sposobu, aby monitorować, jak długo pracownik faktycznie pracuje nad zadaniem.

3. Trudne do modyfikacji lub aktualizacji danych. Dodawanie nowych danych lub wprowadzanie poprawek do arkuszy kalkulacyjnych jest czasochłonne. Co więcej, korekty mogą nie być nawet widoczne, dopóki nie będzie za późno na okres płacy, a pracownik może uzyskać nieodpowiednie wynagrodzenie.,

4. Analiza wydajności pracowników jest również uciążliwa w arkuszach czasu programu excel. Jako menedżer możesz spojrzeć na tygodniowy arkusz czasu pracowników, aby zobaczyć, jak długo pracował nad różnymi dniami lub konkretnymi projektami. Jednak ilość danych prezentowanych w jednym arkuszu może utrudnić zobaczenie wzorców lub dokonanie użytecznych spostrzeżeń. Może to również prowadzić do niewłaściwej interpretacji danych i podejmowania błędnych decyzji na podstawie tych błędnych interpretacji.

5. Dane historyczne nie są bezpieczne. Arkusze czasowe programu Excel nie są przeznaczone do przechowywania danych historycznych., Bardzo często pliki te są „aktualizowane”, aby utrzymać ich rozmiar w zarządzaniu, aw procesie firmy tracą dane historyczne.

bez danych historycznych trudno dostrzec długoterminowe trendy lub opracować strategię budowania systemów produktywności dla firmy i jej pracowników.

6. Nie jest przeznaczony do pracy w czasie rzeczywistym. Gdy masz duży zespół, bardzo kłopotliwe jest śledzenie, którzy pracownicy przesłali swoje arkusze czasu.,

często wspólny arkusz czasu nie jest w czasie rzeczywistym, więc menedżerowie otrzymują opóźnione informacje o rzeczywistych godzinach pracy lub niewystarczające informacje o zmienionych okolicznościach. Jeśli pracownik ma przerwę z powodów medycznych lub nagłych, może to nie odzwierciedlać w harmonogramie.

arkusze śledzenia czasu są wysyłane co najwyżej raz w tygodniu. Może to stwarzać problem utraty danych w skrzynce odbiorczej menedżerów, powielania danych lub nawet uzyskania złej wersji pliku.

7. Excel ma tendencję do awarii., Im częściej aktualizujesz i udostępniasz konkretny arkusz excel, tym większa szansa na uszkodzenie pliku i utratę danych.

automatyczne, nieinwazyjne śledzenie czasu

Korzystanie z aplikacji do śledzenia czasu w chmurze może ułatwić i efektywnie monitorować godziny pracy pracowników, nie tylko dla menedżera, ale także dla pracownika.

dobra aplikacja do śledzenia czasu będzie miała wiele funkcji, które pomogą Ci poprawić produktywność pracowników, zapobiec nadużywaniu czasu firmy z powodów osobistych, pomóc w planowaniu i alokacji pracowników, śledzić postępy projektu, zarządzać rozliczaniem klientów i tak dalej.,

ponadto są one przechowywane w jednej bazie danych, co ułatwia generowanie raportów dla osób fizycznych, małych grup pracowników, działów lub całej firmy. Kolejną zaletą jest łatwość identyfikacji, kiedy wprowadzono zmiany w arkuszach czasowych i przez których użytkowników. Ponadto, poprawki wprowadzone na czas aplikacji śledzenia są natychmiastowe, co oznacza mniej błędów płacowych.

dlaczego Time Doctor?

Time Doctor to zautomatyzowana, oparta na chmurze aplikacja do śledzenia czasu używana przez firmy prowadzące zespoły zdalne, agencje cyfrowe i inne.,

narzędzie monitoruje godziny pracy w czasie rzeczywistym i aż do sekundy, więc nie muszą pamiętać, czy spędzili 5.30 godzin w projekcie APPLE wczoraj lub 5.39 godzin.

Możesz śledzić czas spędzony przez każdego pracownika na konkretnych zadaniach i projektach. Aplikacja nie tylko śledzi całkowity czas przepracowany przez każdego członka zespołu, ale także zapewnia podział czasu poświęconego na projekty (lub klientów) i zadania.

jednak narzędzie nie monitoruje aktywności pracowników w czasie wolnym lub po godzinach pracy.,

Całkowity czas pracy nad każdym zadaniem może być ręcznie modyfikowany, a menedżer może sprawdzić, czy dokonano ręcznego dodawania lub usuwania.

Możesz używać Time Doctor zarówno na komputerze stacjonarnym, jak i mobilnym. Szczegółowe raporty są dostępne na twoim koncie internetowym.

oto najważniejsze funkcje śledzenia czasu Time Doctor:

śledzenie w czasie rzeczywistym

Po Zakończeniu pracy może być trudno zapamiętać dokładnie, ile czasu spędziłeś na poszczególnych zadaniach., Co więcej, jeśli nie wypełniasz regularnie ręcznych arkuszy czasu, może to prowadzić do niedokładnego rozliczania czasów rozpoczęcia i zakończenia. Podczas korzystania z Time Doctor nie musisz niczego pamiętać, ponieważ czas jest śledzony automatycznie w trakcie pracy.

Time Doctor automatycznie generuje arkusze czasu i nie jest wymagane ręczne wprowadzanie danych.

przypomnienie o śledzeniu czasu

narzędzie przypomina o rozpoczęciu śledzenia czasu, a także o zaprzestaniu śledzenia czasu, gdy pracownicy odwiedzają strony, które mogą nie być związane z pracą (np. Facebook).,

nie śledzi przerw kawowych

w momencie opuszczenia komputera Time Doctor automatycznie zatrzymuje śledzenie czasu. Często podczas ręcznego śledzenia czasu pracownicy zapominają policzyć liczne przerwy kawowe i wizyty w łazience, co powoduje niedokładne śledzenie godzin pracy.

w momencie, gdy przez chwilę nie ma aktywności klawiatury lub myszy, czas przestaje być śledzony. Daje również użytkownikom możliwość pokazania później, czy pracowali w tym czasie, czy nie.,

wiele metod do weryfikacji dokładności śledzonego czasu

narzędzie wykorzystuje różne metody do potwierdzenia, czy śledzony czas był rzeczywistą pracą. Obejmują one zrzuty ekranu wykonywane w regularnych odstępach czasu, poziomy aktywności klawiatury i myszy oraz używane witryny internetowe lub aplikacje.

nie można też „podwójnie zarezerwować” swojego czasu. Na przykład, jeśli przydzielisz czas aktywności A do godziny 15: 00-17: 00, nie możesz przypisać drugiej aktywności do tego samego przedziału czasowego.,

inne funkcje Time Doctor warte poznania:

monitorowanie stron internetowych i aplikacji

Time Doctor śledzi wszystkie aplikacje i strony internetowe odwiedzane przez pracowników w godzinach pracy. Menedżerowie i osoby fizyczne otrzymują cotygodniowy raport określający, które strony internetowe i aplikacje były używane i jak długo.

Ten raport pomaga zidentyfikować problemy z wydajnością. Na przykład, jeśli jesteś pisarzem treści i poświęcasz tylko 20% swojego czasu na pisanie, Możesz zobaczyć, co zajmuje resztę twojego czasu i wprowadzić poprawki, aby wrócić na właściwe tory.,

jest to również niezwykle przydatna funkcja, jeśli pracujesz ze zdalnymi pracownikami lub freelancerami. Ta funkcja może pomóc upewnić się, że faktycznie pracują, a nie wykonują osobistej pracy w czasie firmy. Jeśli używasz programu excel do śledzenia czasu, weryfikacja tego byłaby niemożliwa.

Kontrola Prywatności

narzędzie umożliwia wykonywanie zrzutów ekranu ekranów pracowników, ale tylko wtedy, gdy zdecydujesz się włączyć tę funkcję i za zgodą pracowników. Pracownicy mogą również usuwać zrzuty ekranu, jeśli przypadkowo uruchomili lekarza czasu podczas wykonywania osobistych zadań, takich jak komentowanie na Facebook.,

śledzenie czasu za pomocą zrzutów ekranu jest przydatne do monitorowania zdalnych pracowników oraz niektórych rodzajów firm, takich jak sklepy projektowe, które mogą ich używać do przeglądania procesów pracy i zwiększania produktywności.

rozliczenia

Możesz użyć Time Doctor do dokonywania płatności na rzecz swoich pracowników i freelancerów bezpośrednio, integrując go z PayPal, Payoneer, TransferWise i kilkoma innymi aplikacjami płatniczymi. Płatności można dokonywać na podstawie przepracowanych godzin.,

Zarządzanie zakłóceniami

Jeśli podczas pracy nad zadaniem otworzysz media społecznościowe lub dowolną witrynę rozrywkową, Time Doctor wygeneruje wyskakujące okienko z zapytaniem, czy nadal wykonujesz bieżące zadanie. To świetny sposób na uniknięcie rozproszenia.

narzędzie wysyła również cotygodniowy raport o słabym wykorzystaniu czasu do menedżerów zespołu z listą wyświetlanych rozpraszających stron internetowych i aplikacji oraz czasem ich użycia w godzinach pracy.,

zaawansowane raportowanie

Time Doctor ma możliwość tworzenia kilku rodzajów raportów, takich jak arkusze czasu, Czas spędzony na każdym projekcie / zadaniu i kilka innych. Raporty te można dostosować do różnych parametrów – dla konkretnego pracownika, grupy pracowników, konkretnego projektu, zakresów dat itp.

możesz użyć tych informacji, aby przeanalizować, który projekt lub klienci są bardziej opłacalni i gdzie możesz tracić pieniądze.,

wnioski

Jeśli jesteś solopreneur, masz naprawdę mały zespół lub dopiero zaczynasz śledzenie czasu pracownika, może to być proste i skuteczne, aby przejść z naszych bezpłatnych arkuszy śledzenia czasu excel.

jednak, gdy Twoja firma się rozwija i jesteś gotowy, aby wydać na naprawdę fajne i wydajne narzędzie do śledzenia czasu, które jest całkowicie zautomatyzowane i zabiera cały ciężar śledzenia godzin pracy pracowników z twoich rąk, daj szansę Time Doctor.,