różnica między zamówieniem a fakturą

zamówienia i faktury to dokumenty, którymi na co dzień zajmuje się prawie każdy dział finansowy. Czym są te dwa dokumenty i dlaczego są one tak ważną częścią procesu płatności?

Co to jest zamówienie zakupu?

zamówienie zakupu (PO) jest oficjalnym potwierdzeniem zamówienia. Jest to dokument wysyłany od nabywcy do sprzedawcy, który upoważnia do zakupu.,

oto przykładowe zamówienie zakupu:

Co to jest faktura?

faktura żąda zapłaty za zakup. Faktury są wysyłane od sprzedawcy do nabywcy.

oto przykładowa faktura:

Jaka jest różnica między zamówieniem a fakturą?

kluczową różnicą między zamówieniem a fakturą jest to, że zamówienie zakupu potwierdza, że zamówienie zostało złożone, podczas gdy faktura żąda zapłaty za zamówienie.,

• numer faktury
• dane kontaktowe sprzedawcy
• kredyty lub rabaty
• harmonogram płatności
• całkowita kwota należna sprzedawcy

jakie są podobieństwa między zamówieniem zakupu a fakturą?,

chociaż te dokumenty są zupełnie inne, istnieje kilka podobieństw.

oba dokumenty są prawnie wiążącymi umowami. Oznacza to, że umowa została zawarta zarówno przez kupującego, jak i sprzedającego, a zawarte w niej działania są wymagane.

ponadto zarówno PO, jak i faktura zawierają szczegóły zamówienia, informacje o wysyłce i cenę. Faktura zawiera również numer faktury, dane kontaktowe dostawcy, korekty płatności (kredyty lub rabaty), harmonogram płatności i całkowitą kwotę należną sprzedawcy., Numer PO jest również często uwzględniany na fakturze jako odniesienie.

Jeśli szukasz więcej informacji na temat zamówień, przeczytaj nasz wpis na blogu na temat różnicy między zapotrzebowaniem na zakup a zamówieniem zakupu.

dlaczego firmy korzystają ze zleceń zakupu?

niezależnie od tego, czy jest to mała firma, czy duża organizacja z pełnym działem zakupów, zamówienia zakupu są używane z kilku powodów:

1. ustalają jasne oczekiwania

   POs umożliwiają nabywcom wyjaśnienie ich potrzeb sprzedawcom., Obie strony mogą z nich korzystać w przypadku, gdy zamówienia nie zostaną dostarczone zgodnie z oczekiwaniami.

2. pomagają zarządzać zamówieniami

   POs zapewniają zespołom zaopatrzenia, finansów i operacji oficjalną dokumentację przychodzących lub oczekujących dostaw, umożliwiając im skuteczniejsze śledzenie zamówień i zarządzanie nimi.

3. pomagają w budżetowaniu

   Po utworzeniu PO nabywcy mogą uwzględnić te koszty w budżetach firm, a tym samym rozsądniej wydawać.,

4. są prawnie wiążące

   W przypadku braku formalnej umowy, PO może służyć jako prawnie wiążący dokument, ale dopiero po jego akceptacji przez Sprzedającego.

5. są one kluczowym elementem ścieżki audytu

   Biegli Rewidenci poszukują rozbieżności finansowych. Wydawanie, przetwarzanie i nagrywanie POs zapewnia, że masz to, czego potrzebujesz, aby odeprzeć audytorów.

powyższe korzyści są skierowane do nabywców, ale punkty sprzedaży są również ważnymi dokumentami dla sprzedawców. Sprzedawcy używają ich do realizacji zamówień i przetwarzania płatności.,

przeczytaj nasz wpis na blogu proces zamówienia zakupu, aby dowiedzieć się, jak zamówienie zakupu zamienia się w zamówienie zakupu, gdy firmy potrzebują zamówienia zakupu, a kiedy nie.

dlaczego firmy korzystają z faktur?

firmy korzystają z faktur z następujących powodów:

1. 1. umożliwiają one sprzedawcom zbieranie pieniędzy

      większość sprzedawców nie otrzymuje płatności za towar lub usługę, dopóki faktura nie zostanie wysłana do kupującego. Telefon lub e-mail z prośbą o płatność nie wystarczy.,

   2. zapewniają wgląd w wydatki firmy

      faktury opisują dokładnie to, co otrzymujesz za swoje pieniądze, co daje działom finansowym przejrzystość w tym, co różne działy kupują.

   3. pomagają zarządzać płatnościami

      faktury pokazują, jakie towary lub usługi zostały sprzedane, ile pieniędzy zostało zapłaconych do tej pory oraz wszelkie zaległe opłaty. Pomagają one firmom śledzić płatności w sposób formalny.

niektóre korzyści wynikające z faktur są podobne do korzyści wynikających ze zleceń zakupu.,

1. podobnie jak POs, są one prawnie wiążące

   faktura pokazuje, że dany towar lub usługa została dostarczona i kiedy spodziewana jest płatność. Faktury dowodzą, że firmy są obciążane za towar lub usługę w przypadku, gdy płatność nie zostanie odebrana.

2. podobnie jak POs, są one kluczowym elementem ścieżek audytu

   Audytorzy wymagają dowodów na to, że wszystkie pieniądze trafiają do i z firm. Ponieważ faktury pokazują dokładnie, ile firma została obciążona za towar lub usługę, są one kluczową częścią tego dowodu.,

wnioski

faktury i zamówienia zakupu są istotną częścią procesu zakupowego firmy. Zrozumienie roli, jaką odgrywają faktury i zamówienia zakupu, jest ważne dla wszystkich osób zaangażowanych w zakup towarów lub usług w imieniu organizacji. Główna różnica między zamówieniem a fakturą polega na tym, że zamówienie jest wysyłane od nabywcy do sprzedawcy w celu złożenia zamówienia, podczas gdy faktura jest wysyłana od sprzedawcy do nabywcy w celu zażądania zapłaty za zamówienie.,

Usprawnij i zautomatyzuj zarządzanie swoim POs za pomocą oprogramowania PurchaseControl do zamówień zakupu

Dowiedz się, jak