Die beiden Männer konsultiert haben für Sie viele der gleichen Unternehmen, manchmal geben Seminare in der gleichen Auditorien auf back-to-back-Tage. Dann im vergangenen Sommer fiel Allen auf eine Präsentation, die Schwartz auf einer Messe gab. In den Monaten seitdem haben sie sich mehrmals zusammengetan, um über ihre Ansätze zur Verbesserung der Leistung von Wissensarbeitern zu sprechen., In diesem bearbeiteten Gespräch mit HBR besprechen sie den ablenkenden Zug von E-Mails, wie sie voneinander beeinflusst wurden und warum Sie Ihre wichtigste Aufgabe als Erstes am Morgen erledigen sollten (obwohl nur einer von ihnen dies tut).
HBR: beginnen wir mit etwas einfachem. Wie definiert jeder von Ihnen, was Sie tun?
Allen: Ich helfe Menschen und Organisationen, mit weniger Input mehr zu produzieren. Ich unterrichte eine Reihe von Best Practices und eine Methodik, die ein größeres Gefühl von Konzentration und Kontrolle erzeugen.,
Schwartz: Wir bringen Einzelpersonen und Organisationen bei, wie man mit Energie geschickter umgeht, um mehr Arbeit in kürzerer Zeit und nachhaltiger zu erledigen. Das erfordert eine neue Arbeitsweise—eine, die Perioden mit hohem Fokus mit intermittierender Erneuerung ausgleicht.
Sie beide haben mehrere Bücher geschrieben, die Ihre Techniken beschreiben, aber geben Sie mir eine kurze Zusammenfassung.
Allen: Ich nenne „was ich aufgedeckt habe“ den strategischen Wert von Clear Space.“Sag, du kochst Abendessen für Leute, es ist 17: 00 Uhr und sie kommen um 18:00 Uhr. Sie möchten die richtigen Zutaten haben., Sie möchten die richtigen Werkzeuge haben. Sie wollen, dass die Küche schön und klar ist. Sie brauchen die Freiheit, ein kreatives Chaos zu machen. Ich lehre die Menschen, diese Freiheit zu erreichen, indem sie sehr unmittelbare, konkrete Schritte unternehmen: Alle Ihre Verpflichtungen und Projekte in Listen herunterladen, sich auf „nächste Aktionen“ konzentrieren und über den Kontext nachdenken—Arbeit, die in Ihrem Büro oder am Telefon oder am Computer erledigt werden muss. Du musst nicht ändern, wer du bist. Sie brauchen nur einige einfache, aber sehr mächtige Techniken.,
Schwartz: Wir konzentrieren uns auf die vier primären Dimensionen der Energie, die wir alle brauchen, um unsere besten Leistungen zu erbringen. Das Erdgeschoss ist körperlich-Fitness, Schlaf, Ernährung und Ruhe. Auf der emotionalen Ebene geht es darum, positive Emotionen zu kultivieren—und sie als Führungskraft anderen zu vermitteln. Auf der mentalen Ebene geht es darum, mehr Kontrolle über Ihre Aufmerksamkeit zu erlangen—sowohl indem Sie die Fähigkeit erhöhen, sich auf eine Sache zu konzentrieren, als auch indem Sie lernen, in die richtige Hemisphäre zu wechseln, um mehr kreative Arbeit zu leisten., Und auf der spirituellen Ebene geht es darum, den Zweck zu definieren, denn wenn etwas wirklich wichtig ist, bringt man viel mehr Energie dazu. Nur sehr wenige C-Suite-Führungskräfte, die ich getroffen habe, wissen zu schätzen, dass die Erfüllung dieser Anforderungen—an sich und für andere—absolut entscheidend für eine nachhaltige hohe Leistung ist. Sie sind gut darin, Dinge zu tun, und sie wurden belohnt, indem sie mehr Dinge zu tun bekamen. Doch die Nachfrage übertrifft zunehmend ihre Kapazitäten. Sie sind durch E-Mail und Texte und alle Informationen, die in kommt überlastet. Wir müssen ihnen beibringen, zurückzutreten und zu sagen: „Was möchte ich eigentlich tun?, Was sind die richtigen Entscheidungen? Was sind die Kosten dieser Wahl?“
Lassen Sie uns über einige der konkreten Prinzipien sprechen, die Sie lehren. Tony, erklären Sie, warum Sie denken, dass die Leute sich der Arbeit als eine Reihe von kurzen Sprints nähern sollten, nicht als ganztägiger Marathon.
Schwartz: Es gibt ein grundlegendes Missverständnis darüber, wie Menschen von ihrer besten Seite arbeiten. Die meisten von uns gehen fälschlicherweise davon aus, dass wir wie Computer laufen sollen—mit hohen Geschwindigkeiten, kontinuierlich, für lange Zeiträume, mehrere Programme gleichzeitig ausführen. Es ist einfach nicht wahr. Menschen sollen rhythmisch sein., Das Herz pulsiert; Muskeln kontrahieren und entspannen. Wir sind am besten, wenn wir uns rhythmisch zwischen Energieausgaben und Erneuerungen bewegen. Wir müssen die Einsicht von Athleten erkennen, die ihre Work-Rest-Verhältnisse verwalten. Wir ermutigen die Menschen, 90 Minuten intensiv zu arbeiten und dann eine Pause einzulegen, um sich zu erholen. Wir bringen ihnen bei, alle paar Stunden kleine, energiereiche Mahlzeiten zu essen, anstatt drei große Mahlzeiten pro Tag. Wir glauben, dass ein Nickerchen die Produktivität steigert, obwohl dies in den meisten Unternehmen nach wie vor ein harter Verkauf ist., Die Realität ist jedoch, dass eine Person, die den ganzen Tag ununterbrochen arbeitet, weniger produziert als eine Person mit gleichem Talent, die für kurze Zeit sehr intensiv arbeitet und sich dann erholt, bevor sie wieder intensiv arbeitet.
“ Wir ermutigen die Menschen, 90 Minuten intensiv zu arbeiten und dann eine Pause einzulegen. Wir glauben, dass Nickerchen die Produktivität antreibt.“—Tony Schwartz
Allen: Es ist auch ein Thema für die Wahl der richtigen Arbeit. Peter Drucker sagte, dass die schwierigste Aufgabe für Wissensarbeiter darin bestehe, die Arbeit zu definieren. Vor einem Jahrhundert haben 80% der Welt Dinge gemacht und bewegt., Du hast so lange gearbeitet, wie du konntest, und dann hast du geschlafen, und dann bist du aufgestanden und hast wieder gearbeitet. Sie mussten keine Triage treffen oder Exekutiventscheidungen treffen. Es ist heute schwieriger, produktiv zu sein, weil die Arbeit viel komplexer geworden ist.
Tony, du hast auch darüber geschrieben, wie die Kulturen einiger Organisationen Menschen dazu ermutigen, auf eine Weise zu arbeiten, die ungesund ist und letztendlich die Produktivität einschränkt. Warum tun Unternehmen das?
Schwartz: Ich erinnere mich, dass ich vor einigen Jahren bei einer renommierten Investmentbank einen Vortrag gehalten habe. Am Ende stand ein Partner auf und sagte: „Herr., Schwartz, das ist alles sehr interessant, aber wir haben tausend Leute, die an die Tür klopfen und es kaum erwarten können, die Leute zu ersetzen, die wir ausgebrannt sind. Warum sollten wir uns Sorgen machen, den Menschen Zeit zu geben, sich zu erneuern? Wenn sie ausbrennen, bringen wir einfach eine frische neue Gruppe von Menschen mit, die begeistert sind, die Jobs zu bekommen.“Ich würde argumentieren, dass Sie in der Wissensarbeit im dritten, fünften oder siebten Jahr mehr aus einer Person herausholen als aus dem Ersatz, den Sie mitgebracht haben, weil der erste Arbeiter im zweiten Jahr zusammengebrochen ist. Dies ist ein breiteres Thema, das Aufmerksamkeit verdient., Wir können die Menschen nicht an ihre Grenzen treiben und erwarten, dass sie auf einem nachhaltig hohen Niveau produzieren. Die Unternehmen, die in den kommenden Jahren einen echten Wettbewerbsvorteil erzielen, werden diejenigen sein, die von der Suche nach mehr aus den Menschen zu Investitionen in eine bessere Erfüllung ihrer Bedürfnisse übergehen.
David, was ist die größte Hürde für Produktivität, die Sie normalerweise beobachten, wenn Sie zum ersten Mal in eine Organisation gehen?
Allen: Menschen erfassen keine Dinge, die ihre Aufmerksamkeit haben. Sie erkennen es nicht an oder objektivieren es., Und es rollt immer wieder in der Organisationspsyche sowie in der persönlichen Psyche herum, entwässert Energie und erzeugt unglaubliche psychische Rückstände. Die Leute sagen:“ Das mache ich“, aber sie schreiben es nicht auf und es geht in ein Schwarzes Loch. Das wäre in Ordnung, wenn es nur eine Sache wäre, aber es sind Hunderte von Dingen. Und die Leute bestimmen nicht genau, was ihr Engagement für dieses Zeug ist—was ist das Ergebnis, das sie erreichen wollen, was ist die nächste Aktion, die erforderlich ist, um es voranzutreiben. Dein Kopf ist dafür, Ideen zu haben, sie nicht zu halten., Einfach alles aus dem Kopf zu werfen und es zu externalisieren ist ein großer Schritt und kann erhebliche Auswirkungen haben.
„Dein Kopf ist dafür, Ideen zu haben, sie nicht zu halten. Alles in eine Liste zu werfen, kann erhebliche Auswirkungen haben.“- David Allen
Die Position des Teufels ist, dass dies zu gigantischen To-Do-Listen führt, die an sich überwältigend sind.
Allen: Die Leute schauen sich alle meine Listen an und sagen: „Gott, du hast zu viele.“Aber wenn Sie nicht denken, dass Listen der richtige Weg sind, werfen Sie Ihren Kalender weg., Sei nicht intellektuell unehrlich darüber. Warum hast du einen Kalender? Weil die Welt etwas komplexer geworden ist und Sie Hilfe beim Umgang mit kreativer Energie benötigen, die nicht verschlossen oder beendet werden kann. Sie brauchen Listen, weil Ihr Gehirn nicht gut darin ist, sie zu behalten. Dein Verstand ist dieser dumme kleine Computer, der dich um 3 Uhr morgens aufweckt und dich blutig über Sachen schlägt, über die du nicht reden kannst, während du da liegst. Alles, was es tut, ist, Dinge in offenen Schleifen zu wiederholen, und es saugt deine Energie wie verrückt.
Schwartz: Hier ist ein Prozess der Demut gefragt., Es ist ein bisschen eine Wendung in der 12-stufigen Vorstellung zuzugeben, dass Sie über Ihre Sucht machtlos sind. In diesem Fall ist die Sucht nach E-Mail und Informationen. Das Problem ist, dass unsere Willenskraft und Selbstdisziplin wild überschätzt werden. Wir denken, der Weg, eine Änderung vorzunehmen, besteht darin, härter zu drücken—diesem Schokoladenkeks zu widerstehen oder früh aufzuwachen und ins Fitnessstudio zu gehen. Es funktioniert nicht. Es ist demütigend zu entdecken, dass wir Gewohnheitstiere sind, und was wir gestern getan haben, ist das, was wir heute tun werden., Sie möchten den Prozess mitentscheiden, durch den negative Gewohnheiten ohne Ihre Absicht entstehen, und ersetzen, was wir „positive Rituale“ oder bewusste Praktiken nennen.
Wie viel wissen Sie über die Arbeit des anderen—und wie viel nutzen Sie die Strategien des anderen?
Schwartz: Ich habe immer Listen geführt, aber bis ich mich mit Davids Arbeit verband, wusste ich nicht, dass etwas, was ich nicht heruntergeladen habe, möglicherweise Ablenkungen verursachen würde—jetzt behalte ich Listen von allem., Ein anderes Ritual, das ich habe, das mit Davids Arbeit übereinstimmt, ist, immer die wichtigste Aufgabe des Tages zu erledigen, als erstes am Morgen, wenn ich am ausgeruhtesten und am wenigsten abgelenkt bin. Neunzig Prozent der Menschen überprüfen ihre E-Mail, sobald sie zur Arbeit kommen. Das übergibt ihre Agenda an jemand anderen. Sie tun es, weil es einfach ist—Sie können sich in kürzerer Zeit effektiver fühlen, indem Sie E-Mails beantworten. Es fühlt sich auch gut an, gewollt zu sein, und E-Mails bestätigen, dass die Leute dich wollen. Der Mensch ist darauf ausgelegt, zwei grundlegende Dinge zu tun: Schmerzen zu vermeiden und sich dem Vergnügen zuzuwenden., Ein Instinkt hielt uns am Leben; der andere erlaubte uns, uns zu reproduzieren. Das sind immer noch die Impulse, die uns antreiben. Sie brauchen einen höheren Teil des Gehirns, um zurücktreten und sagen zu können: „Hier muss eine bessere Wahl getroffen werden.“
Tony, es gibt einen Test, der GTD Dabblers von echten Devotees trennt: Hast du einen Etikettenhersteller?
Schwartz: Nein. Aber weißt du was? Ich bin früh in meiner Karriere bei GTD, also fühle ich mich nicht schlecht.
David, wie hat Tony nicht denken, beeinflusst, wie Sie arbeiten?
Allen: Das Stück, das den größten Unterschied machte, ist seine Arbeit auf Energie-Zyklen., Ich habe tatsächlich ein Kissen mitgebracht. Ich arbeite in einem Glasbüro, und jetzt können die Leute sehen, wie ich 20 Minuten auf meinem Boden liege und ein Nickerchen mache. Das ist direkt von Tonys Arbeit. Ich wünschte, ich hätte die Disziplin, die Tony macht, um die schwierigsten Aufgaben als erstes am Morgen anzugehen, aber das tue ich nicht.
Schwartz: Es ist nicht so, dass du nicht die Disziplin hast—es ist, dass du das Ritual nicht hast. Wenn Sie dieses Ritual gebaut haben, habe ich keinen Zweifel, dass Sie es tun könnten. Es gibt ein Problem damit, eine Entscheidung zu treffen, die darauf basiert, wie Sie sich zu einem bestimmten Zeitpunkt fühlen. Im Allgemeinen funktioniert das nicht., Psychologisch haben wir zwei verschiedene Selbst. Einer ist sehr primitiv und reaktiv. Der andere ist weiterentwickelter und reflektierender. Die Menschen müssen erkennen, wann das primitive, reaktive Selbst sie übernimmt und beeinflusst, um unangenehme Dinge zu vermeiden. Du kannst es kaum erwarten, Dinge zu tun, bis der Geist dich bewegt.
Allen: Ein Teil des Weges, um dieses Problem anzugreifen, besteht darin, große Aufgaben zu lösen und sich auf kleinere „nächste Aktionen“ zu konzentrieren, die überschaubarer erscheinen können. Was die meisten Leute auf eine To-Do-Liste setzen, sind vage Dinge wie “ Mama.“Großartig!, Also wird Tony „Mama“ aufschreiben, was bedeutet, dass er entscheiden muss, ob er seiner Mutter ein Geburtstagsgeschenk machen und was sie kaufen und wie sie es ausliefern soll. Er wird sich die Liste ansehen, weil er weiß, dass in dieser einfachen Notation viel Arbeit steckt. Stattdessen sollte die Liste eine kleinere nächste Aktion angeben-sagen, “ Anruf Schwester re Mamas Geburtstag.“Oh, schau—das kann ich! Es gibt tatsächlich einen Teil von uns, der es liebt zu produzieren, der es liebt, vollständig zu sein. Jetzt habe ich Motivation geschaffen: Ich sehe ein gewünschtes Ergebnis, ich habe das Vertrauen, dass ich dorthin gelangen kann, und ich sehe den Weg., Vieles, was GTD tut, ist es so einzurichten, dass Sie nur einmal über Dinge nachdenken müssen. Das Problem ist, dass alle Multitasking betreiben und sich von den neuesten und lautesten ablenken lassen. Sie scheitern, weil sie kein reguläres Überprüfungssystem erfasst, geklärt, organisiert oder aufgebaut haben, dem sie vertrauen.
Schwartz: Lassen Sie mich bitten, ein wenig zu unterscheiden. Angenommen, Sie arbeiten an einer Hauptaufgabe und erhalten eine E-Mail. Du hörst den kleinen pavlovianischen Piepton und kannst ihm nicht widerstehen. Sie wenden sich also der E-Mail zu und verlieren den Überblick über die ursprüngliche Aufgabe, und es dauert einige Zeit, bis Sie sich danach wieder damit verbinden., Forscher haben herausgefunden, dass Menschen im Laufe der Zeit und mit der Praxis besser darin werden, Aufgaben zu verschieben, aber sie werden nie so gut, wie sie es wären, wenn sie jeweils eine Sache tun würden.
Allen: Gehen wir noch einen Schritt weiter. Warum werden die Leute durch diesen E-Mail-Piepton gestört? Es ist, weil sie nicht vertrauen, dass sie ihre E-Mail alle 24 Stunden geleert haben. Die meisten Menschen leben in einem Notfall-Scan-Modus. Sie beschäftigen sich nie mit ihrer E-Mail, also haben sie Angst, dass da noch etwas drin sitzt, und sie lassen sich ständig davon ablenken.,
Schwartz: Vor der nächsten Frage-wie lange reden wir schon?
Allen: Fünfundachtzig Minuten.
Schwartz: Können wir einen Moment innehalten? Ich habe Durst und mein Verstand beginnt hier weniger als 100% zu sein. Ich habe diesen 90-Minuten-Zyklus in meinen Körper eingebaut und es ist sehr gut geworden, mir zu sagen: „Gib mir eine Pause.“
Welche Rolle spielen Führungskräfte, um Arbeitnehmer produktiver zu machen?
Schwartz: Die Rolle des Leaders ist der Chief Energy Officer. Es ist zu mobilisieren und zu konzentrieren und zu lenken und zu inspirieren und regelmäßig diejenigen aufzuladen, die er oder sie führt.,
Allen: Wenn Chefs die Aufgaben, für die Menschen zur Arbeit kommen, nicht angemessen verwalten, ist es für Mitarbeiter unmöglich, die Bandbreite zu bekommen, um das zu tun, wovon Tony spricht. Wenn Jobs nicht klar sind, wenn Projekte nicht gut definiert sind, wenn Ergebnisse nicht fokussiert sind, wenn Handlungsschritte und Verantwortlichkeiten und Verantwortlichkeiten nicht zugewiesen werden, hat der Leiter seine Arbeit nicht erledigt.
Können Sie darüber sprechen, warum Organisationen scheitern, wenn Sie versuchen, Wissensarbeiter produktiver zu machen?,
Allen: Ironischerweise sind die Menschen, die sich am meisten für unsere Arbeit interessieren—und für die sie am meisten haftet—die Menschen, die sie am wenigsten brauchen. Was unsere Arbeit tut, ist Drag zu beseitigen. Wer kennt Drag am meisten? Diejenigen, die bereits die schnellsten sind. Formel-1-Rennteams geben Millionen aus, um einen Bruchteil einer Sekunde zu sparen. Viele der Unternehmen, die unsere Arbeit annehmen, sind bereits sehr erfolgreich. Es fällt mir schwer, auf eine Organisation hinzuweisen, die mit unserer Arbeit wirklich gescheitert ist—wenn Sie nur ein Stück von dem tun, was wir lehren, wird dies die Produktivität verbessern., Es gibt also keine großen Katastrophen, bei denen Unternehmen unsere Methode ausprobiert und versagt haben.
Schwartz: ich werde ehrlich sein: Wir hatten Ausfälle. Damit meine ich, dass eine Organisation uns dazu bringen wird, mit einer Gruppe von Menschen zusammenzuarbeiten, aber die Gruppe wird sich nicht entzünden. In der Regel sind diese Unternehmen die konservativsten und verstecktesten Orte, an denen das Unglück unter den Mitarbeitern am tiefsten verläuft. Sie sind in der sogenannten Überlebenszone.
Allen: Nun, wenn wir Tonys Definition verwenden, wobei eine Organisation nicht vollständig auf das eingeht, was wir lehren, dann bin ich auch ein totaler Misserfolg.,
Schwartz: Wir stellen fest, dass immer mehr Unternehmen Appetit auf unsere Arbeit haben, und es sind nicht mehr nur die Early Adopters. Zum Beispiel haben Finanzinstitute unsere Arbeit konsequent erfolgreich übernommen. Sie werden nicht als fortschrittliche Organisationen angesehen, aber sie sind sehr unternehmerisch, und der finanzielle Vorteil für Einzelpersonen, die mehr tun, ist so groß, dass sich alle in gewissem Maße wie Sportler verhalten. Ein besserer Performer zu sein, hat viele direkte finanzielle Vorteile in dieser Branche., Wir finden auch Abnehmer in den traditionellsten Unternehmen, denn die Realität ist, dass sich fast jeder überfordert fühlt.
Haben Sie einen Standpunkt zu den Arten von Unternehmen, mit denen Sie arbeiten?
Schwartz: Ich bin sicherlich glücklicher, mit Unternehmen zusammenzuarbeiten, die Produkte herstellen, die eindeutig einen Mehrwert in der Welt schaffen. Wenn sie Zigaretten machen, bin ich nicht bestrebt, ihnen dabei zu helfen, produktiver zu werden.
Allen: Was ist mit Twinkies?
Schwartz: Ich bin ambivalenter gegenüber Twinkies. Ich bin dafür bekannt, selbst einen Twinkie zu essen. Ein Twinkie hier und da wird dir nicht wehtun., Ich hoffe, dass Lebensmittelunternehmen mehr darüber nachdenken, wie sie ihre Produkte verpacken und vermarkten. Ich habe in letzter Zeit mit einem großen Lebensmittelunternehmen zusammengearbeitet-es macht keine Twinkies, aber es macht Twinkie—ähnliche Produkte-und wir haben darüber gesprochen, ob sie kleinere Pakete verkaufen sollten, weil es besser für die Gesundheit der Kunden wäre. Dies war eine Gruppe von Führungskräften, und es schien mir nicht, dass sie die Frage zuvor unterhalten hatten, aber ich wurde ermutigt, dass sie bereit waren, darüber zu diskutieren.,
David, wenn Sie mit einem Unternehmen arbeiten, wie können Sie sagen, ob Ihre Ideen wirklich Wurzeln geschlagen haben?
Allen: Ich kann es sehen, wenn die Kultur beginnt, die Prinzipien wie erwartet zu integrieren Verhaltensweisen und macht sie Teil des gemeinsamen Lexikons. Sie werden hören, wie die Leute sie in die Sprache einbauen: „Was ist die nächste Aktion?““Ich habe drei ‚warten auf yous‘ hier—können wir über sie gehen?“Sie schreiben Dinge auf. Sie beginnen Meetings, indem sie über das gehen, was sie erreichen wollen. Diese Rituale können enkultiviert werden.,
Letzte Frage: Wenn die Leute nur eine Sache von Ihrer Arbeit wegnehmen könnten, was sollte es sein?
Schwartz: Organisationen müssen erkennen, dass Menschen grundsätzlich energiehaltige Organismen sind. Und diese Energie wird entweder erneuert oder im Laufe der Zeit abgeführt. Eine Organisation muss erkennen, dass ein Teil ihrer Verantwortung, ob sie es will oder nicht, darin besteht, sicherzustellen, dass die Menschen über volle Energietanks verfügen. Dies ist eine der großen Variablen, die bestimmen, welche Organisationen in den nächsten 10 oder 20 Jahren gedeihen.,
Allen: Denken Sie an es auf diese Weise: Während wir schon hier sitzen, reden, Sachen wurden häuft sich in unseren Kisten und unsere Stimme-mails, vor. Ein Teil davon hat das Potenzial, unsere Prioritäten sinnvoll zu verschieben. Wenn wir uns diesem angesammelten Zeug zuwenden, müssen wir altes Geschäft eliminieren, das uns anzieht, das unsere Aufmerksamkeit auf sich zieht, und unsere Ressourcen diesen neuen Prioritäten zuweisen. Sie können nur eine Sache auf einmal tun, und Sie haben nur so viele Ressourcen. Du fühlst dich entweder GUT darin, hier zu sitzen und mit uns zu reden, oder du fühlst dich schlecht wegen der 9.000 anderen Dinge, die du nicht tust., Jeder braucht ein System, um diese Entscheidungen weise zu treffen.