Produktivität und Effizienz

Die meisten Unternehmen benötigen eine Zeiterfassungsmethode, um aufzuzeichnen und zu überprüfen, wie lange jeder Mitarbeiter täglich, wöchentlich oder monatlich an bestimmten Projekten gearbeitet hat.

Dies könnte sein, regelmäßige Zahlungen zu leisten und auch die Produktivität und Effizienz der Arbeitnehmer zu überwachen.

Zeiterfassungen gibt es in verschiedenen Formen., Während ein Arbeitszeitblatt traditionell ein „Blatt“ Papier war, auf dem Sie manuell Arbeitsstunden geschrieben und berechnet haben, hat es sich jetzt entweder zu einem freigegebenen Online-Dokument im Excel-oder Word-Format entwickelt, das jeder jeden Tag ausfüllt, oder zu einer automatisierten Online-Software, die im Hintergrund ausgeführt wird und verfolgt, woran Ihre Mitarbeiter arbeiten.

Wenn Sie die automatisierte Zeiterfassung überprüfen möchten, anstatt sich auf die Vorbereitung manueller Arbeitszeittabellen mit Excel zu verlassen, dann schauen Sie sich Time Doctor 14 Tage lang kostenlos an., Sie werden sehen, woran Ihr Team arbeitet, wie lange es dauert, um jede Aufgabe abzuschließen, und die Apps und Websites, die sie den ganzen Tag besuchen.

Vorteile der Zeiterfassung

Die Zeiterfassung von Mitarbeitern wird von großen und kleinen Unternehmen, Agenturen, Remote-Teams und wachsenden Startups verwendet, da sie eine schnelle und einfache Möglichkeit bietet, die Produktivität Ihres Geschäftsbetriebs zu verbessern.

Zeiterfassungen sind eine Möglichkeit, zu protokollieren, woran Mitarbeiter für jede Stunde im Büro gearbeitet haben. Auf diese Weise wissen Sie, was jeder vorhat und wo die Menschen ihre Zeit verbringen.

Wie hilft es?,

Sie können nicht nur Ihre produktivsten Mitarbeiter erkennen, sondern auch analysieren, welche Projekte oder Prozesse Zeit verschwenden und welche für Ihr Unternehmen rentabler sind.

Sobald Sie dieses Wissen haben, können Sie ein besserer Manager sein und aufschlussreiche Entscheidungen für das Wachstum Ihres Unternehmens treffen.,

In diesem Beitrag behandeln wir Folgendes:

Excel Zeiterfassung Vorlagen

Wir stellen Ihnen Vorlagen der folgenden Zeiterfassung zur Verfügung:

1. Wöchentliche Zeiterfassung
2. zweiwöchige Zeiterfassung
3. Monatliche Zeiterfassung
4. Projekt Zeiterfassung Zeiterfassung

Vor-und Nachteile der Excel Zeiterfassung

Besprechen Sie Excel-Zeiterfassungsblätter, die zwar manuell und zeitaufwendig sind, aber bestimmte Vorteile haben.,

Automatisierte Zeiterfassung-Die Alternative zu Excel

Schließlich zeigen wir Ihnen, wie Sie die Zeit viel einfacher und genauer gestalten, Zeiterfassungs – Fudging verhindern und Ihr Team mit Time Doctor immens produktiver machen-einem automatisierten Zeiterfassungstool.

Warum Excel Stundenzettel?

Diese Arbeitszeittabellen sind einfach zu bedienen, da sich die Mitarbeiter nur für die Anfangs-und Endzeit der Arbeitszeit anmelden müssen und der Manager automatisierte Excel-Formeln verwenden kann, um den Gesamtlohn basierend auf Stundensätzen und Überstunden zu berechnen.,

Darüber hinaus sind viele Manager und Arbeitnehmer in traditionellen, nicht technischen Unternehmen gewohnt, mit Excel zu arbeiten, anstatt mit SaaS-Zeiterfassungstools.

Kostenlose Excel Zeiterfassung Vorlagen

Hier sind 4 kostenlose Excel Zeiterfassung Vorlagen, die Sie ändern können, um Ihre Mitarbeiter Arbeitszeit effektiv zu verfolgen:

Wöchentliche Zeiterfassung

Eine wöchentliche Zeiterfassung ist notwendig, wenn Sie Ihre Mitarbeiter Arbeitszeit, bezahlte Freizeit und Löhne auf wöchentlicher Basis berechnen.,

Laden Sie Ihr kostenloses wöchentliches Arbeitszeitblatt herunter

Zweiwöchiges Arbeitszeitblatt

Einige Unternehmen zahlen ihre Mitarbeiter einmal alle zwei Wochen. Dieses zweiwöchige Arbeitszeitblatt kann nützlich sein, um die Arbeitszeit, die bezahlte Freizeit und die Löhne Ihrer Mitarbeiter für jeden Zeitraum von 14 Tagen zu berechnen.

Laden Sie Ihr kostenloses zweiwöchiges Timesheet herunter

Monatliches Timesheet

Verwenden Sie dieses monatliche Timesheet, wenn Sie die Arbeitszeit, die bezahlte Freizeit und die Gehälter Ihrer Mitarbeiter einmal im Monat berechnen.,

Laden Sie Ihr kostenloses monatliches Arbeitszeitblatt herunter

Projektzeitblatt

Verwenden Sie diese Vorlage, wenn Sie mit verschiedenen Clients arbeiten und Arbeitsstunden für bestimmte Projekte berechnen müssen. Es kann auch in Unternehmen verwendet werden, in denen abrechenbare Stunden verfolgt werden müssen, um Kunden korrekt in Rechnung zu stellen, oder in denen die Zeit eines Mitarbeiters anhand von Projekten verfolgt wird.,

Laden Sie Ihr kostenloses Projektzeitblatt herunter

So verwenden Sie diese kostenlosen Excel-Zeiterfassungsblätter

Laden Sie das entsprechende Excel-Zeiterfassungsblatt herunter und ändern oder fügen Sie Spalten wie Mitarbeiterstandort, Mitarbeiternummer, Jobcode oder irgendetwas anderes hinzu, das erforderlich ist, um einen bestimmten Aspekt Ihres Unternehmens aufzuzeichnen.

Diese Excel-Tabellen behandeln alle Berechnungen für Sie basierend auf Formeln, die in den Tabellenzellen enthalten sind.

Die Gesamtstunden werden automatisch berechnet. Sie müssen nur Ihre Time-In-und Time-Out-Daten eingeben.,

Die Gesamtvergütung wird auch automatisch basierend auf dem von Ihnen festgelegten Stundenpreis berechnet.

In unseren kostenlosen Excel-Vorlagen sind die Zellen mit Formeln zur Berechnung der Gesamtstunden und des Gesamtlohns gesperrt. Dies soll verhindern, dass versehentliche Änderungen an ihnen vorgenommen werden. Wenn Sie Ihre Arbeitszeittabellen von Grund auf neu erstellen, geben Sie an, welche Zellen die Benutzer bearbeiten und die Zellen sperren können, die Zahlungsberechnungen enthalten, bevor Sie Ihre Excel-Tabelle speichern.

Sie können auch eine Spalte Urlaub/Krankenstunden einfügen., Der Mitarbeiter kann diese Zeit eingeben, und es kann in der Gesamtvergütung abhängig von der Politik Ihres Unternehmens widerspiegeln für Pausen aufgrund von Krankheit, Urlaub oder Freizeit zu bezahlen.

Schnelltipp: Das Empfangen und Speichern von Excel-Arbeitszeittabellen als Ausdruck oder als separate E-Mails von jedem Mitarbeiter kann umständlich sein. Um es zu optimieren, verwenden Sie Microsoft Sharepoint, um eine Dokumentbibliothek zu erstellen und eingehende E-Mails zu aktivieren. Ihre Mitarbeiter können dann ihre Arbeitszeitblätter an eine zentrale E-Mail-Adresse senden.,

Sie können diese Excel-Zeiterfassungsblätter verwenden, um Stunden, Pausen, Überstunden, Krankheits-und Urlaubszeit oder-zeit außerhalb des Computers zu protokollieren und zu überwachen.

Sie können sich auch einen Überblick darüber verschaffen, wie ein Mitarbeiter arbeitet – ob er mehr Überstunden gemacht oder häufige Ferien und Krankheitstage genommen hat–, indem Sie einen Blick auf sein Arbeitszeitblatt werfen. Obwohl sich einmal mehr als ein paar Monate Daten in Excel-Arbeitszeittabellen angesammelt haben, wird es immer komplizierter, sich einen Überblick zu verschaffen oder diese Daten zu analysieren.,

Vorteile von Excel Zeiterfassung Blätter

Hier sind 3 Vorteile von Excel Zeiterfassung Blätter:

1. Excel ist kostenlos, da es mit Microsoft Office-Paketen geliefert wird. Sie können unsere Vorlagen herunterladen oder Ihre Arbeitszeittabellen in Excel von Grund auf neu erstellen. Sie müssen keinen zusätzlichen Cent bezahlen, um neue Software oder App zu kaufen.

2. Es ist sicher und unkompliziert zu bedienen. Alles, was Mitarbeiter tun müssen, ist sich rechtzeitig und rechtzeitig anzumelden. Sie müssen sich um nichts anderes sorgen machen. Sie als Manager müssen auch keine Zahlungen berechnen, da Excel-Formeln dies für Sie tun., Es ist sicherlich einfacher als mit einem Papier Zeiterfassung. Darüber hinaus werden alle Daten lokal auf Ihrem Firmennetzwerklaufwerk gespeichert.

3. Keine Ausbildung erforderlich. Als Manager oder Mitarbeiter benötigen Sie keine zusätzliche Schulung, um Excel-Arbeitszeittabellen verwenden zu können.

Nachteile von Excel Zeiterfassung Blätter

Aber alles ist nicht rosig in der Excel-Welt.

Hier sind 7 Gründe, warum die Verwendung von Excel – Zeiterfassungsblättern für Ihr Unternehmen schlecht sein kann:

1. Es ist anfällig für menschliches Versagen., Wenn Formeln falsch sind oder Summenberechnungen Kennzahlen weglassen oder Sie vergessen, Daten im richtigen Format einzugeben, kann dies zu groben Fehlkalkulationen und Gehaltsabrechnungsfehlern führen.

Darüber hinaus ist der häufigste menschliche Fehler, mit dem Excel-Tabellen konfrontiert sind, fälschlicherweise gelöschte Arbeitszeittabellen. Oft ist es schwierig, versehentlich gelöschte Daten oder ganze Arbeitszeittabellen wiederherzustellen. Dies könnte katastrophale Ergebnisse haben, wenn es keine Backups oder Systeme gibt, um gelöschte Daten wiederherzustellen.

2. Tatsächliche Arbeitszeiten im Vergleich zu gemeldeten Arbeitszeiten können nicht verfolgt werden., Sie müssen sich auf die Fähigkeit Ihrer Mitarbeiter verlassen, die Ein-und Auszeiten zu überwachen. Wenn Sie Zeit für ein Projekt melden, ist eine Diskrepanz von 5-10 Minuten möglicherweise nicht übertrieben, aber wenn diese Variationen signifikanter sind, kann dies Ihr Unternehmen viel Geld kosten. Es gibt keine Möglichkeit zu überwachen, wie lange ein Arbeiter tatsächlich an einer Aufgabe arbeitet.

3. Schwierig, Daten zu ändern oder zu aktualisieren. Das Hinzufügen neuer Daten oder das Vornehmen von Korrekturen an Tabellenkalkulationen ist zeitaufwändig. Darüber hinaus können Korrekturen nicht einmal gesehen werden, bis es zu spät für die Lohnperiode ist und der Arbeitnehmer möglicherweise unzureichende Löhne erhält.,

4. Die Analyse der Produktivität eines Arbeitnehmers ist auch mit Excel-Arbeitszeittabellen umständlich. Als Manager können Sie sich ein wöchentliches Arbeitszeitblatt ansehen, um zu sehen, wie lange er an verschiedenen Tagen oder bestimmten Projekten gearbeitet hat. Das Datenvolumen, das in einem einzelnen Blatt dargestellt wird, kann es jedoch schwierig machen, Muster zu erkennen oder nützliche Erkenntnisse zu gewinnen. Dies kann auch dazu führen, dass Daten falsch interpretiert und falsche Entscheidungen aufgrund dieser Fehlinterpretationen getroffen werden.

5. Historische Daten sind nicht sicher. Excel-Arbeitszeittabellen dienen nicht zum Speichern historischer Daten., Sehr oft werden diese Dateien „aktualisiert“, um ihre Größe überschaubar zu halten, und Unternehmen verlieren dabei historische Daten.

Ohne historische Daten ist es schwierig, langfristige Trends zu erkennen oder Strategien zum Aufbau von Produktivitätssystemen für das Unternehmen und seine Mitarbeiter zu entwickeln.

6. Nicht für „Echtzeit“ – Arbeit konzipiert. Wenn Sie ein großes Team haben, ist es sehr umständlich zu verfolgen, welche Mitarbeiter ihre Arbeitszeittabellen eingereicht haben.,

Oft ist das Arbeitszeitblatt, das geteilt wird, nicht in Echtzeit, so dass Manager verzögerte Informationen über die tatsächlich geleistete Arbeitszeit oder unzureichende Informationen über geänderte Umstände erhalten. Wenn sich ein Mitarbeiter aus medizinischen oder Notfallgründen in einer Pause befindet, wird dies möglicherweise nicht im Arbeitszeitblatt angezeigt.

Zeiterfassungsblätter werden bestenfalls einmal pro Woche per E-Mail verschickt. Dies kann das Problem darstellen, dass die Daten im Manager-Posteingang verloren gehen, Daten dupliziert werden oder sogar die falsche Version der Datei abgerufen wird.

7. Excel neigt zum Absturz., Je mehr Sie eine bestimmte Excel-Tabelle aktualisieren und freigeben, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Datei beschädigt wird und die Daten verloren gehen.

Automatische, nicht aufdringliche Zeiterfassung

Die Verwendung einer Cloud-basierten Zeiterfassungs-App kann die Überwachung der Arbeitszeit der Mitarbeiter nicht nur für den Manager, sondern auch für den Mitarbeiter vereinfachen und effektiv gestalten.

Eine gute Zeiterfassungs-App verfügt über mehrere Funktionen, mit denen Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter verbessern, den Missbrauch der Unternehmenszeit aus persönlichen Gründen verhindern, bei der Personalplanung und-zuweisung helfen, den Projektfortschritt verfolgen, die Kundenabrechnung verwalten usw.,

Darüber hinaus werden sie in einer einzigen Datenbank gespeichert, die es einfacher macht, Berichte für Einzelpersonen, kleine Gruppen von Mitarbeitern, Abteilungen oder das gesamte Unternehmen zu erstellen. Ein weiterer Vorteil ist die einfache Identifizierung, wann Änderungen an Arbeitszeitblättern vorgenommen wurden und durch welche Benutzer. Außerdem werden Korrekturen bei Zeiterfassungs-Apps sofort vorgenommen, was weniger Gehaltsabrechnungsfehler bedeutet.

Warum Zeit Arzt?

Time Doctor ist eine automatisierte, Cloud-basierte Zeiterfassungs-App, die von Unternehmen verwendet wird, die Remote-Teams, digitale Agenturen und mehr betreiben.,

Das Tool überwacht die Arbeitszeiten in Echtzeit und bis zur Sekunde, sodass sie sich nicht daran erinnern müssen, ob sie gestern 5.30-Stunden oder 5.39-Stunden im APPLE-Projekt verbracht haben.

Sie können die Zeit verfolgen, die jeder Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben und Projekte aufgewendet hat. Die App verfolgt nicht nur die Gesamtzeit von jedem Mitglied in Ihrem Team gearbeitet, sondern bietet auch eine Aufschlüsselung, wie viel Zeit welche Projekte (oder Kunden) und Aufgaben ausgegeben wird.

Das Tool überwacht jedoch nicht die Aktivitäten der Mitarbeiter während ihrer Freizeit oder nach den Bürozeiten.,

Die Gesamtzeit für jede Aufgabe kann manuell geändert werden, und der Manager kann sehen, ob ein manuelles Hinzufügen oder Löschen durchgeführt wurde.

Sie können Time Doctor sowohl auf einem Desktop als auch auf Mobilgeräten verwenden. Detaillierte Berichte sind auf Ihrem webbasierten Konto verfügbar.

Hier sind die wichtigsten Zeiterfassungsfunktionen von Time Doctor:

Zeiterfassung in Echtzeit

Sobald Sie mit der Arbeit fertig sind, kann es schwierig werden, sich genau zu erinnern, wie viel Zeit Sie für welche Aufgaben aufgewendet haben., Wenn Sie Ihre manuellen Arbeitszeittabellen nicht regelmäßig ausfüllen, kann dies zu einer ungenauen Abrechnung der Start-und Endzeiten führen. Wenn Sie Time Doctor verwenden, müssen Sie sich an nichts erinnern, da die Zeit während der Arbeit automatisch verfolgt wird.

Time Doctor generiert automatisch Arbeitszeittabellen und es ist keine manuelle Dateneingabe erforderlich.

Erinnerung zum Verfolgen der Zeit

Das Tool erinnert Sie daran, die Tracking-Zeit zu starten und auch die Tracking-Zeit zu stoppen, wenn Mitarbeiter Websites besuchen, die möglicherweise nicht arbeitsbezogen sind (wie Facebook).,

Verfolgt keine Kaffeepausen

Sobald Sie Ihren Computer verlassen, stoppt Time Doctor automatisch die Zeitverfolgung. Oft vergessen die Mitarbeiter bei der manuellen Zeiterfassung, die zahlreichen Kaffeepausen und Badezimmerbesuche zu zählen, was zu einer ungenauen Verfolgung der Arbeitszeiten führt.

In dem Moment, in dem für eine Weile keine Tastatur-oder Mausaktivität mehr vorhanden ist, stoppt Time Doctor die Verfolgung. Es gibt Benutzern auch die Möglichkeit, danach anzuzeigen, ob sie während dieser Zeit gearbeitet haben oder nicht.,

Mehrere Methoden zur Überprüfung der Genauigkeit der verfolgten Zeit

Das Tool verwendet verschiedene Methoden, um zu bestätigen, ob die verfolgte Zeit echte Arbeit war. Dazu gehören Screenshots, die in regelmäßigen Abständen aufgenommen wurden, Ebenen der Tastatur-und Mausaktivität und welche Websites oder Anwendungen verwendet werden.

Sie können Ihre Zeit auch nicht „doppelt buchen“. Wenn Sie beispielsweise 3-5pm Zeit für Aktivität A zuweisen, können Sie demselben Zeitfenster keine zweite Aktivität zuweisen.,

Weitere Funktionen von Time Doctor, die es wert sind, erkundet zu werden:

Website-und Anwendungsüberwachung

Time Doctor verfolgt alle Anwendungen und Websites, die Mitarbeiter während der Arbeitszeit besuchen. Manager und Einzelpersonen erhalten wöchentlich einen Bericht, in dem beschrieben wird, welche Websites und Anwendungen wie lange verwendet wurden.

Dieser Bericht hilft, Produktivitätsprobleme zu identifizieren. Wenn Sie beispielsweise ein Inhaltsschreiber sind und nur 20% Ihrer Zeit mit dem Schreiben verbringen, können Sie sehen, was den Rest Ihrer Zeit in Anspruch nimmt, und Anpassungen vornehmen, um wieder auf Kurs zu kommen.,

Dies ist auch eine äußerst nützliche Funktion, wenn Sie mit Remote-Mitarbeitern oder Freiberuflern arbeiten. Diese Funktion kann dazu beitragen, sicherzustellen, dass sie tatsächlich arbeiten und nicht persönliche Arbeit auf Unternehmenszeit zu tun. Wenn Sie Excel für die Zeiterfassung verwenden, wäre dies unmöglich gewesen, zu überprüfen.

Datenschutzkontrollen

Mit dem Tool können Sie Screenshots von den Bildschirmen der Mitarbeiter erstellen, jedoch nur, wenn Sie diese Funktion aktivieren und die Zustimmung der Mitarbeiter einholen. Mitarbeiter können auch Screenshots löschen, wenn sie versehentlich Zeit Arzt liefen, wenn persönliche Aufgaben wie Kommentieren auf Facebook zu tun.,

Zeiterfassung mit Screenshots ist nützlich für die Überwachung von Remote-Mitarbeitern und für einige Arten von Unternehmen wie Design-Shops, die sie verwenden können, um Arbeitsprozesse zu überprüfen und die Produktivität zu verbessern.

Billing

Mit Time Doctor können Sie Zahlungen direkt an Ihre Mitarbeiter und Freiberufler leisten, indem Sie diese in PayPal, Payoneer, TransferWise und mehrere andere Zahlungs-Apps integrieren. Zahlungen können basierend auf geleisteten Arbeitsstunden geleistet werden.,

Verwalten von Ablenkungen

Wenn Sie während der Arbeit an einer Aufgabe ein Social Media oder eine Unterhaltungsseite öffnen, generiert Time Doctor ein Popup, in dem Sie gefragt werden, ob Sie noch an Ihrer aktuellen Aufgabe arbeiten. Es ist ein guter Weg, um nicht abgelenkt zu werden.

Das Tool sendet auch einen wöchentlichen Bericht über die schlechte Zeitnutzung an Teammanager mit einer Liste störender Websites und Anwendungen und der Dauer, die sie während der Arbeitszeit verwendet haben.,

Erweiterte Berichterstellung

Time Doctor kann verschiedene Arten von Berichten erstellen, z. B. Arbeitszeittabellen, Zeitaufwand für jedes Projekt/ jede Aufgabe und mehrere andere. Diese Berichte können für verschiedene Parameter angepasst werden – für einen bestimmten Mitarbeiter, eine Gruppe von Mitarbeitern, ein bestimmtes Projekt, Datumsbereiche usw.

Mit diesen Informationen können Sie analysieren, welches Projekt oder welche Kunden profitabler sind und wo Sie möglicherweise Geld verlieren.,

Wenn Sie ein Solopreneur sind, ein wirklich kleines Team haben oder gerade erst anfangen, die Mitarbeiterzeit zu verfolgen, kann es einfach und effektiv sein, mit unseren kostenlosen Excel-Zeiterfassungsblättern zu gehen.

Sobald Ihr Unternehmen jedoch wächst und Sie bereit sind, ein wirklich cooles und effizientes Zeiterfassungstool zu verwenden, das vollständig automatisiert ist und die gesamte Last der Verfolgung der Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter aus den Händen nimmt, geben Sie Time Doctor eine Chance.,