Nota: Este artigo destina-se a informar os nossos leitores sobre preocupações relacionadas com negócios nos Estados Unidos. Não se pretende, de modo algum, prestar aconselhamento jurídico ou apoiar uma acção específica. Para aconselhamento sobre a sua situação específica, Consulte o seu advogado.um dos males necessários para gerir uma pequena empresa, a folha de pagamento também pode ser uma das tarefas mais perigosas que você faz., Com 17% dos empregados a dizer que desistiram do emprego por apenas um salário tardio ou impreciso, o potencial para causar grandes danos com um único erro na folha de pagamento é real. Para não mencionar as multas caras que o IRS impõe a 40% das pequenas e médias empresas todos os anos para erros de imposto sobre os salários.apesar da importância de acertar na folha de pagamento, muitos proprietários de pequenas empresas não sabem realmente como fazer a folha de pagamento. Estamos aqui para ajudar.abaixo, encontrará um guia passo a passo sobre como fazer os pagamentos para a sua pequena empresa., Nós também vamos fazer o caso por que um serviço de folha de pagamento acessível é um investimento que vale a pena.
Passo 1: solicitar um número de identificação da entidade patronal (EIN)
pense no seu número de identificação da entidade patronal (EIN) como o número de segurança social da sua empresa. É o identificador único que o IRS vai usar para fins de imposto sobre os salários.felizmente, este passo é fácil. Você pode solicitar um EIN gratuitamente no site do IRS e receber um em minutos.,
Passo 2: Decidir sobre uma folha de pagamento agenda
a Sua folha de pagamento, agendamento (quantas vezes você pagar funcionários) vai afetar a forma como você calcular o imposto de renda retido na fonte quantidades no próximo passo, portanto, agora é o tempo para descobrir isso. A maioria dos estados tem leis que exigem uma frequência mínima com a qual você tem que pagar seus funcionários, que você pode encontrar aqui.,
contanto que você esteja cumprindo o mínimo legalmente exigido, no entanto, sua programação é até você, e deve ter em conta as preferências dos funcionários, as necessidades de administração e os custos. Por comparação, O Bureau of Labor Statistics descobriu que a maioria das empresas privadas nos EUA optam por um horário quinzenal ou semanal.
Passo 3: com que cada funcionário preencha o Formulário W-4
Todos os funcionários em sua empresa precisa preencher o Formulário W-4 do IRS, também conhecido como o “Empregado do Certificado de Retenção na fonte.,”Este formulário irá dizer-lhe quanto em impostos federais de renda você precisa reter do salário de cada empregado, dependendo de sua renda, estado civil, número de dependentes, e outros fatores.
Se um empregado está tendo problemas em preencher o formulário, você pode direcioná-los para o estimador de retenção de impostos no site do IRS. Se você mora em um estado, condado ou cidade que cobra impostos adicionais de renda, os funcionários precisam preencher esses formulários também. Você pode encontrar uma lista útil de links para o formulário de imposto de renda de cada estado aqui e uma lista da taxa de imposto de renda de cada estado aqui.,uma vez que você tenha os W-4 de todos, você deve usar a publicação 15-T para calcular os montantes de retenção de todos. Siga as instruções para o método de porcentagem ou método de classificação salarial (o método de classificação salarial é mais fácil), e se referir à tabela que corresponde ao estado de depósito de cada empregado.,
Passo 4: Calcular o valor bruto e líquido a pagar
em seguida, você precisa calcular quanto cada funcionário pode levar para casa no seu salário e o quanto você precisa para reter os impostos, benefícios, e outras deduções.certifique-se de que está reservando tempo suficiente a cada período de pagamento para fazer esta matemática para garantir que os funcionários são pagos a tempo., Também é sábio criar uma planilha com esta informação para automatizar alguns dos registros de salários seguros ao longo do tempo.como calcular o salário bruto é a quantidade de dinheiro que um empregado faz antes de deduzir impostos e deduções para coisas como seguros. Para empregados assalariados que ganham pelo menos $35,568 por ano, a matemática do salário bruto é simples. Basta dividir o seu salário anual pelo número de períodos de pagamento por ano.,
| agendamento de Pagamento | Número de períodos de pagamento por ano |
| Semanal | 52 |
| Quinzenal | 26 |
| duas vezes por mês | 24 |
| Mensal | 12 |
Para os assalariados que ganham menos de $35,568 um ano, a matemática é um pouco complicado por uma nova regra exigindo que estes trabalhadores, a ser paga de horas extras, para qualquer de horas trabalhadas mais de 40 por semana.,
Para calcular um trabalhador assalariado do pagamento de horas extras:
- Divida o seu salário anual por 52 semanas para obter uma taxa semanal
- Dividir por 40 horas para obter uma taxa horária
- Multiplicar por 1,5
- Multiplicar pelo número de horas trabalhadas mais de 40 por semana durante o período de pagamento
Para calcular o salário bruto por hora dos trabalhadores, basta multiplicar o número de horas trabalhadas durante o período de pagamento pela sua taxa horária., Não se esqueça de considerar o pagamento de horas extras para as horas trabalhadas mais de 40 por semana para este grupo também, bem como qualquer tempo de folga pago (PTO) que eles usaram.por último, se está a conceder um bónus aos trabalhadores como parte do seu salário ou a dispersar as dicas que ganharam, adicione isso agora.
assumir que você tem um período de pagamento de duas semanas e um empregado que ganha $14 por hora. Eles trabalharam 55 horas na primeira semana do período de pagamento, e 43 horas na segunda semana do período de pagamento., Isso significaria que eles trabalharam 80 horas normais e 18 horas extras (horas mais de 40 por semana) total.o seu salário bruto seria: (14 x 80) + (14 x 18 x 1,5) = $1,498
omo calcular o salário líquido
a remuneração líquida é o montante do dinheiro que um trabalhador efectivamente leva para casa uma vez contabilizadas todas as deduções. Este é o valor que aparecerá no seu salário.para calcular o salário líquido de um trabalhador, subtrai, em primeiro lugar, quaisquer deduções antes de impostos do seu salário bruto, sendo a mais comum o pagamento de um seguro de doença., Outras possíveis deduções antes de impostos incluem seguro de invalidez, seguro de vida, prestações pendulares e contribuições tradicionais 401(k). Se não tiver a certeza se um benefício que oferece é uma dedução antes de impostos ou pós-impostos, consulte o Guia Fiscal do empregador do IRS.com deduções antes de impostos feitas, é hora de subtrair o montante que você está retendo para impostos., Tome o salário bruto do empregado menos quaisquer deduções antes de impostos e subtraia o seguinte:
* Este número é também o que você deve como empregador para o FICA, que vamos cobrir no Passo 6
Por último, cuidar de quaisquer deduções pós-impostos e créditos. As remunerações e os direitos sindicais, por exemplo, são deduções pós-fiscais que devem ser subtraídas do salário líquido. Os reembolsos de despesas são créditos pós-impostos que devem ser adicionados.
O seu número final é o verdadeiro salário líquido de um empregado.,Passo 5: pague aos seus empregados, seja através de Depósito direto, cheques em papel, ou qualquer outro método que você e seus empregados tenham acordado para o pagamento, assegure-se de que cada empregado recebe seu pagamento líquido no dia correto de acordo com o seu horário de pagamento.além disso, a maioria dos estados exige que os empregadores forneçam aos trabalhadores um recibo de remuneração que desagregue as várias deduções. Verifique o site do escritório de trabalho do seu estado para saber mais sobre seus requisitos específicos.,
independentemente do estado em que você vive, certifique-se de manter registros detalhados de cada cheque de pagamento (a quem foi, o montante, quando foi emitido, etc.).
Step 6: Pay folha de pagamento impostos
This step is a big one: paying Uncle Sam. E pode ficar complicado, então vamos dividi-lo em partes.quando você paga impostos sobre os salários quantas vezes você faz depósitos de imposto sobre os salários depende de quanto em impostos sobre os salários você deve anteriormente durante o que é chamado de “período de retorno”.,”O seu” período de reflexão ” depende do facto de utilizar o Formulário 941 (“declaração fiscal federal trimestral do empregador”) ou o formulário 944 (“declaração fiscal Federal anual do empregador”) para comunicar os impostos da sua empresa ao IRS.a maioria das empresas utilizará o Formulário 941. Somente aqueles com um $1.000 ou menos em Responsabilidade Fiscal federal anual, ou aqueles que foram instruídos a usar o formulário 944 pelo IRS, usarão o formulário 944. Se utilizar o Formulário 941, o seu “período de retrospectiva” é o período de 12 meses que precede o dia 30 de junho. Para 2020, por exemplo, o seu período de retorno seria de 1 de julho de 2018 a 30 de junho de 2019.,se o seu total de impostos sobre os salários durante este período de retrospetiva for igual ou inferior a 50.000 dólares, ou se for um novo empregador que não tenha empregados durante este período de retrospetiva, paga mensalmente os impostos sobre os salários. Os seus impostos são devidos até ao dia 15 do mês seguinte.se os seus impostos totais sobre os salários durante este período de recuperação foram superiores a 50 000 dólares, paga os impostos sobre os salários de forma semanal. Os impostos dos pagamentos pagos no sábado, domingo, segunda ou terça-feira são devidos na sexta-feira seguinte., Os impostos dos pagamentos pagos na quarta-feira, quinta-feira ou sexta-feira são devidos na quarta-feira seguinte.se uma única corrida de folha de pagamento resultar em uma obrigação de imposto sobre os salários de US $100.000 ou mais, você deve depositar impostos sobre os salários no dia seguinte e você deve continuar a fazer depósitos no dia seguinte para o resto do ano e no ano seguinte.
refazer esta matemática antes do início do ano todos os anos para garantir que você está usando o calendário de pagamento certo.,os únicos pagamentos do imposto sobre os salários que não são abrangidos por este esquema são os impostos federais de desemprego (FUTA) e os impostos estatais de desemprego (SUTA). O futuro é devido até o último dia do primeiro mês que se segue ao final do trimestre. SUTA é geralmente devido trimestralmente, mas isso não é o caso em todos os Estados, então verifique o site do seu estado.,
Quanto você deve em impostos da folha de pagamento
Quando é hora de depósito de folha de pagamento impostos, aqui é o quanto você deve:
- Os valores retidos de pagamento de funcionários para o imposto de renda, e o estado, o município ou cidade do imposto de renda, se aplicável (consulte o Passo 4).
- os montantes que deduziu do salário do trabalhador para a segurança social e a Medicare (FICA) (ver Passo 4).
- O montante que deve como empregador para a segurança social e a Medicare (FICA) (igual aos montantes da FICA deduzidos aos empregados).,
- O montante que deve nos impostos federais de desemprego (FUTA). Se você não pagar SUTA( ver abaixo), é 6% dos primeiros $7.000 dos salários anuais tributáveis de cada empregado. Se você pagar SUTA, esta taxa é reduzida para 0,6%.o montante que deve nos impostos de desemprego do estado (SUTA) (as taxas e as bases salariais variam).
Como pagar impostos sobre os salários
pode pagar impostos federais sobre os salários online através do sistema electrónico Federal de Pagamento de impostos (EFTPS). Cada Estado, condado e cidade tem seu próprio site através do qual você pode depositar os impostos que você deve a eles.,
Step 7: Report folha de pagamento impostos
a última etapa é reportar os seus pagamentos de imposto sobre os salários para as finanças. Eis a repartição:
- formulário 940 [“declaração fiscal anual do desemprego Federal (FUTA) do empregador”] deve ser entregue até 31 de janeiro do ano anterior.o Formulário 941 (“declaração fiscal federal trimestral do empregador”) deve ser entregue trimestralmente até ao último dia do mês seguinte ao final do trimestre (por exemplo, 30 de abril para o primeiro trimestre).,
pode imprimir e enviar estes formulários para o IRS utilizando as instruções encontradas em cada formulário, ou entregá-los electronicamente utilizando o serviço de ficheiros electrónicos do IRS.é isso. Conseguiste. Parabéns por fazer pagamentos para o seu pequeno negócio!
Why a folha de pagamento service is worth it
If the entire folha de pagamento process seems too complicated to do manually, it’s because it is. E isto é o mais simplificado possível!
na realidade, cada passo neste processo tem advertências, exceções e nuances que podem afetar a forma como você faz folha de pagamento em seu pequeno negócio., Nós nem sequer cobrimos o que fazer se você pagar empreiteiros independentes, ou se você tem funcionários em vários estados.com tanto trabalho envolvido, ter um sistema de software de folha de pagamento é uma obrigação. Não só irá manter os seus registos de pagamento organizados e seguros, mas também irá automatizar um monte de cálculos e depósitos para você—poupando-lhe tempo precioso. Clique nesse link acima para comparar rapidamente os preços de diferentes opções de software Top-rated folha de pagamento no diretório do Software Advice.,
Se você realmente quer para o descarregamento de sua folha de pagamento de estresse, no entanto, você deve considerar um preço acessível serviço de folha de pagamento. Por alguns dólares extras por empregado, por mês, você recebe os benefícios que vêm com o software de folha de pagamento, combinado com um especialista de folha de pagamento que vai cuidar de tudo—pagamentos, arquivamento, relatórios, etc.- assegurando simultaneamente a exactidão e a conformidade.,se isso lhe parecer bem, converse com um dos nossos conselheiros experientes para obter uma lista gratuita de serviços de folha de pagamento que melhor se adapte às suas necessidades de hoje. Ou marque uma consulta gratuita quando funcionar melhor para você.