Wenn Sie sich am Morgen befinden, öffnen Sie Ihre E-Mail, um drei verschiedene Anfragen nach Statusaktualisierungen für eines Ihrer Projekte anzuzeigen. Ihr Manager möchte wissen, wann das Budget abgeschlossen ist. Eines Ihrer Teammitglieder fragt sich, wie viel Zeit sie für das Projekt aufwenden sollte. Der CMO fragt, wie sich die jüngste Verzögerung des Projekts auf die Ziele des ersten Quartals auswirken wird.,
Häufige Statusanfragen aus allen Richtungen können sich überwältigend anfühlen, aber es gibt eine bessere Möglichkeit, Stakeholder über Projektaktualisierungen zu informieren: Projektstatusberichte.
Was ist ein Projektstatusbericht und warum ist er wichtig?
Projektstatusberichte sind aktuelle Updates (wir werden besprechen, wie oft Sie sie später tun sollten) über den Fortschritt Ihrer Projekte. Sie beantworten die Fragen, die jeder zu stellen scheint (bevor sie sie tatsächlich stellen). Sie sind prägnant geschrieben und bieten Informationen auf hoher Ebene über ein Projekt und nicht über jedes Detail.,
Regelmäßige Projektstatusberichte sind wichtig, da sie Ihnen helfen, alle Stakeholder auf dem Laufenden zu halten und sich auf den Fortschritt Ihres Projekts auszurichten. Sie erhalten deutlich weniger Fragen zum Projektstatus, da Sie dem Spiel bereits voraus sind. Sie zeigen und sagen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind, sodass Sie (und alle anderen) sich sicher fühlen.,
Versuchen Sie, mit Asana zu berichten
Und wenn Ihr Projekt nicht auf Kurs ist, wird Ihr Statusbericht andere wissen lassen, was die Verzögerung ist und was Sie tun, um alle Blocker zu lösen, so dass Sie Ihren proaktiven Ansatz zeigen können, um die Dinge wieder dorthin zu bringen, wo sie sein sollten. (Eine Projektzeitleiste ist eine weitere hervorragende Ergänzung zur Verwaltung Ihrer Projekte.)
Wie schreibe ich einen großartigen Projektstatusbericht
Also, wie machst du Projektstatusberichte? Stellen Sie sicher, dass Sie eine klare Struktur für Ihr Update erstellen und diese konsistent mit zukünftigen Statusberichten und Updates verwenden., Sie sollten auch sicherstellen, dass es mit Ihrer Projektbeschreibung übereinstimmt, um Ihren Bericht zum Thema zu behalten.
Befolgen Sie diese Anleitung, um zu verstehen, was in Ihren Projektstatusbericht aufgenommen werden soll, und beobachten Sie, wie wir jeden Schritt mit einem Beispiel für ein Mitarbeiterzufriedenheitsprojekt in die Praxis umsetzen.
1. Nennen Sie Ihren Bericht
Eine gute Option ist, einfach den Namen des Projekts zur Verdeutlichung zu verwenden. Wenn Sie regelmäßig über dieses Projekt berichten, möchten Sie möglicherweise auch ein Datum oder einen Zeitstempel angeben.
Beispiel: Februar 2020-Mitarbeiterzufriedenheitsinitiative
2., Geben Sie an, ob das Projekt derzeit auf dem richtigen Weg, in Gefahr oder außerhalb der Spur ist
Suchen Sie ein Projektmanagementtool, mit dem Sie den Status des Projekts mitteilen können und ob es auf dem richtigen Weg ist oder nicht. Eine Möglichkeit dazu ist die Verwendung eines Farbcodierungssystems (grün = auf der Strecke, gelb = gefährdet, rot = abseits der Strecke).
Beispiel: Der Projektstatus ist auf dem richtigen Weg.
3. Geben Sie eine kurze Zusammenfassung des Statusberichts
Ihre Zusammenfassung des Projektstatusberichts sollte kurz sein—etwa 2-3 Sätze., Das Ziel hier ist es, Lesern, die möglicherweise keine Zeit haben, den gesamten Bericht zu lesen, einen schnellen Überblick über die wichtigsten Fakten zu geben.
Beispiel: Unsere Umfrageergebnisse sind in und werden überprüft. Das Engagement-Komitee arbeitet mit dem Executive-Team daran, welche neuen Engagement-Initiativen umzusetzen sind.
4. Wählen Sie zwei bis drei Schlüsselbereiche oder Meilensteine aus, die in Ihrem Bericht hervorgehoben werden sollen
Wählen Sie aus, woran Sie seit Ihrem letzten Update am meisten gearbeitet haben. Zum Beispiel könnten Sie Dinge chronologisch in einem Kalender auflisten—was wir getan haben, woran wir arbeiten und was als nächstes kommt., Es kann in wöchentliche, monatliche und vierteljährliche Segmente unterteilt werden. Eine andere Möglichkeit besteht darin, Updates nach Rollenentwurf, Kopie und Webentwickler zu gruppieren. Projektmeilensteine-Engagement-Umfrage durchführen, Umfrageergebnisse, Feedback implementieren—sind eine weitere Bucketing-Methode.
Beispiel: Engagement-Umfrage durchführen, Umfrageergebnisse, Feedback implementieren
5. Fügen Sie einen Überblick über jeden Schlüsselbereich auf hoher Ebene hinzu
Fügen Sie für jeden Schlüsselbereich im Statusbericht einige Aufzählungszeichen hinzu, die einen Überblick über Fortschritte, Erfolge und bevorstehende Arbeiten geben.,
Beispiel: Umfrageergebnisse
- 70% der Mitarbeiter haben an der Zufriedenheitsumfrage teilgenommen
- Unsere allgemeine Zufriedenheitsbewertung beträgt 80%
- Die Ergebnisse werden vom Führungsteam überprüft, bevor das Engagement Committee erneut zusammenkommt
6. Fügen Sie Links zu anderen Dokumenten oder Ressourcen hinzu
Während Sie nicht jedes Detail darüber angeben möchten, wie Ihr Projekt abläuft, möchten einige Leute mehr wissen. Stellen Sie für Stakeholder, die nach eingehenderen Informationen suchen, Links zu Dokumenten oder Ressourcen wie dem Projektportfolio bereit.,
Beispiel: Fügen Sie einen Link zur Mitarbeiterzufriedenheitsumfrage
7 hinzu. Achten Sie auf alle Probleme oder Herausforderungen, auf die das Projekt gestoßen ist
Alle Projekte stoßen auf Straßensperren. Wenn die Stakeholder bei Problemen auf dem Laufenden bleiben, können sich alle entsprechend anpassen, um auf dem richtigen Weg zu bleiben.
Beispiel: Das Exekutivteam möchte sich die Ergebnisse ansehen, bevor das Engagement Committee erneut zusammentritt, kann dies jedoch erst in drei Wochen tun. Dies wird unseren gesamten Projektzeitplan verzögern.
8., Fügen Sie zusätzliche Notizen oder Highlights hinzu
Dies kann eine Liste der nächsten Schritte sein, ein großes Lob, das Sie jemandem geben möchten, oder irgendetwas anderes, das Sie hervorheben möchten.
Beispiel: Vielen Dank Sarah A. für das Versenden mehrerer Mitteilungen an Mitarbeiter, die sie zur Teilnahme an der Umfrage ermutigen!
Vorlage zum Erstellen Ihres Projektstatusberichts
Wenn Sie schnell alles, was Sie im vorherigen Abschnitt gelernt haben, verwenden möchten, schreiben Sie Ihren nächsten Projektstatusbericht mit dieser einfach auszufüllenden Vorlage:
Berichtsname:
Nennen Sie Ihren Bericht., Dies könnte der Name Ihres Projekts und das Datum sein.
Projektstatus:
Ist es auf dem richtigen Weg, gefährdet oder verzögert?
Zusammenfassung:
Geben Sie hier eine kurze Beschreibung der wichtigsten Takeaways aus Ihrem Projektstatusbericht an.,
Topic/milestone 1:
- Overview point
- Overview point
- Overview point
Topic/milestone 2:
- Overview point
- Overview point
- Overview point
Topic/milestone 3:
- Overview point
- Overview point
- Overview point
Issues/challenges:
Are there any challenges you ‚ re facing? Wie werden Sie sie lösen?
Zusätzliche Hinweise oder Highlights:
Gibt es weitere Dinge, die Ihr Team wissen muss?,
Beispiele für Projektstatusberichte
Während eine Anleitung zum Schreiben von Projektstatusberichten hilfreich ist, können Sie manchmal anhand eines realen Beispiels wirklich sehen, wie Ihr eigenes Update aussehen könnte, oder? Wir dachten, Sie könnten zustimmen, also hier ist ein Beispiel, das Sie nützlich finden können.
Das heißt, es gibt keine Möglichkeit, einen Statusbericht zu schreiben, und Ihrer sieht möglicherweise nicht genau so aus. Aber solange Ihre Projektstatusberichte relevante Updates enthalten, machen Sie es richtig.,
Name des Berichts: Ebook launch
Projektstatus: Auf Kurs
Zusammenfassung:
Große Fortschritte in dieser Woche! Wir befinden uns noch in der Konzeptphase, aber Avery Lomax wird diese Woche ein Thema auswählen. Content – und Designteams stehen bereit und können loslegen, sobald wir grünes Licht geben.,Donnerstag
Inhalt:
- Das Content-Team ist bereit, mit dem Schreiben von Texten zu beginnen, sobald unsere Idee abgeschlossen ist
- Sie sammeln relevante Unternehmensinformationen, die enthalten sein sollten
Design:
- Design überprüft fünf E-Book-Beispiele, um den Stil zu bestimmen, den sie mochten
- Sie werden bis nächsten Dienstag eine Vorlage auswählen
Zusätzliche Hinweise oder highlights:
- Jen ist die ganze nächste Woche aus dem Büro, also richten Sie bitte alle inhaltlichen Fragen an Joy
- Vielen Dank an Henry, dass Sie eine riesige Liste von Themen für uns kuratiert haben!,
Issues / challenges:
Die Frist für das E-Book ist knapp, wie auch alle wissen. Es ist wichtig, dass wir alle in unserem Projektmanagement-Tool arbeiten, um alle organisiert und auf Kurs zu halten. Danke!
Projektstatusberichte Best Practices
Jetzt wissen Sie, was Sie in Ihren Projektstatusbericht aufnehmen müssen, aber möglicherweise haben Sie noch einige zusätzliche Fragen. Während Sie Statusberichte für Ihr Projekt erstellen, helfen Ihnen diese Best Practices bei der Formulierung eines erfolgreichen Updates.
Wie oft sollten Sie sich melden?,
Der Einstieg in eine wöchentliche Trittfrequenz beim Senden von Statusberichten ist eine großartige Möglichkeit, um über Projekte auf dem Laufenden zu bleiben. Legen Sie eine Aufgabe für sich selbst fest, um Statusberichte immer an einem bestimmten Tag pro Woche zu senden oder eine Plattform mit wiederkehrenden Erinnerungen zu verwenden. Die Stakeholder werden anfangen, Ihre Updates zu erwarten, was weniger häufige Check-Ins von ihnen bedeutet (außerdem werden sie es schätzen, immer auf dem Laufenden zu sein).
Wenn Sie wöchentlich Berichte senden, können Sie möglicherweise mehrere Besprechungen im Zusammenhang mit einem Projekt vermeiden (wir alle wissen, dass unnötige Besprechungen ihren eigenen Ruf haben)., Überspringen Sie die Check-in-Meetings und sparen Sie Zeit für wichtigere Arbeiten.
Wen sollten Sie einbeziehen?
Es hängt vom Projekt ab und davon, wer beteiligt ist, aber normalerweise senden Sie ein Update an alle Stakeholder, die an Ihrem Projekt arbeiten. Wenn Sie eine gute Projektbeschreibung haben, sollten Sie bereits wissen, wer Ihre Stakeholder sind, da Sie sie dort skizziert haben.
Auch wenn der Statusbericht dieser Woche kein bestimmtes Teammitglied betrifft, sollten Sie ihn dennoch mit allen teilen. Es ist wichtig für alle, einen Überblick auf hohem Niveau zu haben.
Wie detailliert sollten Sie bekommen?,
Ein Projektstatusbericht sollte nicht jedes Detail enthalten. Lassen Sie die Arbeit die Geschichte erzählen—Sie kuratieren einfach Informationen und fügen ein wenig Farbe hinzu. Stellen Sie sich einen Projektstatusbericht als oberste Nachricht vor—nur die wichtigsten Teile Ihres Projekts, die die meisten Stakeholder betreffen, sollten einbezogen werden.,
Sie wollen immer angeben, ob das Projekt auf dem richtigen Weg ist, in Gefahr, oder off-Track, geben Sie eine kurze Zusammenfassung dessen, was abgeschlossen ist und was kommt, dann Link zu anderen Ressourcen für Menschen, die mehr erfahren möchten Details
Wo sollten Sie Ihren Projektstatusbericht schreiben?
Der beste Weg, um Statusaktualisierungen zu entwerfen und freizugeben, ist ein Arbeitsverwaltungstool. Suchen Sie nach einem Tool, das einen Überblick über Ihr Projekt bietet, damit Ihr Team eine zentrale Quelle der Wahrheit für alle projektbezogenen Arbeiten hat., Auf diese Weise können Sie, anstatt Projekte in Tabellenkalkulationen zu verwalten, alles—Statusaktualisierungen, Projektunterlagen, wichtige Ergebnisse und wichtige Projektmeilensteine—an einem Ort aufbewahren. Ihre Berichte können problemlos gemeinsam genutzt werden, und Stakeholder können jederzeit auf frühere Berichte zurückblicken, um eine Überlastung der E-Mails an Ihrem Ende zu vermeiden.
Probieren Sie Asana kostenlos aus
Ihr Projekt abschließen: Zusammenfassung Ihrer Arbeit
Die Statusberichte, über die wir gesprochen haben, werden immer während eines Projekts gesendet, um alle auf dem Laufenden zu halten., Sobald das Projekt abgeschlossen ist, ist es jedoch klug, einen endgültigen zusammenfassenden Bericht zu senden. Betrachten Sie dies als „Zusammenfassung“ für Ihr Projekt. Dies ist Ihre Chance, den Stakeholdern einen Abschluss des Projekts zu bieten. Sie werden es verwenden, um es offiziell zu schließen.
Auch hier ist es eine Übersicht auf hoher Ebene, aber anstatt Updates und Status einzuschließen, geben Sie eine Zusammenfassung darüber, wie das Gesamtprojekt verlaufen ist. Hier sind einige Fragen, die Sie in einem Projektzusammenfassungsbericht beantworten möchten:
- Was waren die Ziele dieses Projekts und wurden sie erfüllt?,
- Wurde das Projekt (falls zutreffend) termingerecht und budgetgerecht abgeschlossen?
- Welche Erfolge sollten hervorgehoben werden?
- Auf welche Herausforderungen sind wir gestoßen?
- Was können wir aus diesem Projekt lernen, das uns bei zukünftigen Projekten helfen kann?
Halten Sie jeden Stakeholder mit erstaunlichen Statusberichten auf Kurs
Wenn Sie Ihr nächstes Projekt überarbeiten möchten, versuchen Sie es mit wöchentlichen Statusaktualisierungen. Sie halten Sie produktiv, effizient und rechenschaftspflichtig und geben allen anderen einen schnellen (und einnehmenden) Einblick in das Geschehen., Verwenden Sie die Ressourcen, die wir bereitgestellt haben, um Berichte zu erstellen, die gerade genug Informationen enthalten, ohne zu sehr ins Detail zu gehen. Finden Sie eine Projektmanagementlösung wie Asana mit Funktionen, die speziell für Statusberichte entwickelt wurden. Sie sparen Zeit und sind so organisiert wie möglich.