Vad är edi? Den kompletta guiden till elektroniskt datautbyte

edi, eller elektroniskt datautbyte, är en teknik som hjälper handelspartner och organisationer att få mer gjort, påskynda Logistik tidslinjer och eliminera manuella fel genom att automatisera business-to-business (B2B) kommunikation. EDI hjälper många organisationer som producerar, levererar, köper och säljer varor eller tillhandahåller vård, från återförsäljare och tillverkare till logistikföretag, flygbolag, vårdgivare, försäkringsbolag och mer.,

Även om det har varit i bruk sedan 1960-talet, EDI är att hitta ny användning idag, möjliggör supply chain automation, digital omvandling och även som en viktig del av arbetsflöde och Business Process automation. I denna genomgång ger vi dig en solid förståelse för EDI och introducerar dig snabbt till alla grunderna i EDI, inklusive:

• Vad är edi?,
• edi använda Fall
• edi fördelar
• hur edi fungerar
• EDI dokument
• edi genomförande

denna sida fungerar också som en edi resurs nav, med länkar till fler resurser på edi typer, standarder, transaktioner och integration – allt du behöver veta om EDI, allt på ett bekvämt ställe.

Vad är edi?

Electronic Data Interchange (Edi) är det automatiserade, dator-till-dator utbyte av standard elektroniska affärsdokument mellan affärspartners över en säker, standardiserad anslutning.,

låt oss bryta ner denna edi definition, bit för bit, för att ge dig en fullständig känsla av vad EDI är och betyder.

dator till dator

• edi ersätter Manuell B2B-kommunikation, till exempel post, fax och e-post.
• dokument flyter direkt från avsändarens datorprogram (t.ex. ett logistiksystem) till mottagarens datorprogram (t. ex. ett orderhanteringssystem).,

traditionell manuell process

automatiserad edi-Process

affärsdokument

• 1000-tals vanliga affärstransaktionsdokument kan skickas automatiskt med EDI.
• några vanliga exempel är: inköpsorder, fakturor, fraktstatus, tullinformation, lagerdokument och betalningsbekräftelser.,

Standard edi-Format

• EDI-dokument behandlas av datorer och använder standard, datorvänliga format.
• standarder beskriver varje del av data och dess format (t.ex. typ av dokument, berörda parter, åtgärder att vidta, mmddyy).
• standarder eliminerar variationer från företag till företag, vilket gör att varje affärspartners datorsystem kan tala ett gemensamt språk.,
• Det finns en mängd olika edi-standarder för olika branscher, regioner och användningsfall-var och en med olika versioner, så edi-partners måste använda samma standard och version
• populära standarder inkluderar: ANSI X12 i USA,, Un/EDIFACT globalt och branschspecifika standarder, såsom HIPAA

se en genomgång av alla större edi-standarder och när de används

affärspartners

• utbytet av EDI-dokument är typiskt för mellan två olika organisationer, kallad affärspartners eller handelspartner.
• exempel: företag A kan köpa varor från företag B. företag A skickar inköpsorder till företag B, som skickar fakturor och leveransmeddelanden till företag A.,

säker, standardiserad anslutning

• edi använder en rad säkra protokoll för att underlätta säkert utbyte av EDI-dokument.
• Partners måste använda samma, överenskomna protokoll för att utbyta EDI-filer eller arbeta med en mellanhand som kan underlätta utbyten om partnerna använder olika protokoll.
• vissa protokoll kräver mer edi-teknikinfrastruktur än andra, men edi-programvara, som ArcESB, underlättar nu utbyten med minimal investering.,
• protokollen sträcker sig från etablerade tekniker, såsom FTP, till webbaserade edi via AS2, API-baserade system, såsom AS4, och andra alternativ, såsom mobil EDI.

se vår genomgång av alla de stora edi-protokollen

Automation

• EDI-meddelanden kan skickas automatiskt med förkonfigurerade arbetsflöden.
• företag använder vanligtvis edi – översättare – antingen som programvara eller via en edi-tjänsteleverantör-för att översätta EDI-dokument för användning i interna applikationer, vilket möjliggör automatisk bearbetning.,
• processer kan utökas för att arbeta med dataintegration och arbetsflöden inom en organisation.
• exempel: när ett företag får en edi-inköpsorder genererar logistiksystemet en uppgift för lagerpersonal att flytta varor från lager till frakt.

edi vs Traditionell papper eller e-postkommunikation

för att illustrera betydelsen av EDI, eller elektroniskt datautbyte, låt oss jämföra hur en typisk inköpstransaktion skulle gå mellan två handelspartner med traditionell papper eller e-postkommunikation jämfört med EDI.,

traditionella metoder:

• köparen får antingen en anmälan i sitt system för att beställa, eller, efter att ha frågat inventeringen, bestämmer att han behöver beställa.
• köparen anger data på skärmen på ett inköpssystem för att skapa PO, skriver ut och mailar det eller e-postar det till säljaren.
• säljaren tar emot PO, antingen dagar senare eller via e-post (tillsammans med en lång lista med annan kommunikation) och manuellt går in i försäljningsordersystemet.,
• säljaren skriver ut en faktura och bifogar den med sändningen och / eller skickar den separat via post eller e-post.
• köparen anger fakturan manuellt i leverantörssystemet.

i det här exemplet kan ett papperssystem lägga till en vecka fram och tillbaka leveranstid till processen. Både e-post och papper är mottagliga för manuella datainmatningsfel, förlängning av ordertiden.

edi process:

• köparens upphandlingssystem, som använder edi, genererar automatiskt och skickar en EDI-formaterad PO när inventeringen når en förutbestämd nivå.,
• på några minuter tar leverantörens försäljningsordersystem, med EDI-programvara, emot edi PO.
• leverantörens system meddelar automatiskt sin fraktavdelning att skicka varor.
• när varorna är förpackade och redo att skickas, genererar sjöfartssystemet en Advanced Ship Notices (ASN) för att skicka till köparens mottagande avdelning
• leverantörens ERP-system genererar sedan en edi-faktura för att överföra till köparens leverantörssystem

hela EDI-processen kan slutföras om en timme.

edi använder Fall: Vem kan använda edi?,

ingen definition av EDI är komplett utan verklig tillämplighet. Elektroniskt datautbyte är användbart för en mängd olika funktioner som spänner över tusentals specifika informationsutbyte. Här är bara några av de vanligaste scenarierna där EDI är till hjälp, bland de tusentals transaktionstyper edi hanterar varje dag.,LTH insurance processing

utbyte av receptinformation

Logistik

• schemaläggning av sändningar
• spårning av varor

redovisning

• generera fakturor
• tillhandahålla revisionsspår

luftfart

• utbyte av flyginformation
• passageraruppgifter namn (pnrs)
• internationell överensstämmelse och standardisering

fördelarna med edi

edi hjälper företag att förbättra leveranskedjans hastighet, noggrannhet, effektivitet och kostnader, och några av de största edi-fördelarna kommer på strategisk affärsnivå., Här täcker vi vad edi betyder, praktiskt taget, för affärer.,li>

effektiviserar processen att komma in i nya territorier, eftersom EDI ger ett gemensamt globalt affärsspråk

miljöfördelar

• edi främjar hållbarhet och minskar koldioxidutsläppen genom att ersätta pappersbaserade processer med elektroniska alternativ
• edi ökar operativ effektivitet, vilket leder till färre fel och mindre energiavfall

hur EDI fungerar

det finns tre steg i processen att skicka EDI-dokument: förbered dokumenten, översätt dem till ett edi-format och skicka dem till en partner.,

en gemensam process automatiserad med EDI är utbyte av inköpsorder (POs) och fakturor. För att ge dig ett bra exempel på hur edi fungerar illustrerar vi edi-processen för POs och fakturor.

Dokumentberedning

Efter exemplet med en PO och faktura förbereder en köpare en order i ett inköpssystem.,

• köparen samlar in och organiserar data så att det kommer att fungera med edi
• till exempel, istället för att skriva ut en PO, skapar systemet en elektronisk fil med nödvändig information för att bygga ett EDI-dokument

Så hur skulle du ordentligt förbereda dokument?, Det finns flera tillvägagångssätt, inklusive:

• exportera datorbaserade data från kalkylblad eller databaser
• omformaterade elektroniska rapporter till datafiler
• förbättra appar för att skapa utdatafiler redo för EDI standard translation
• köpa edi-programvara som kan förvandla dokument från dina system till EDI-filer
• mänsklig datainmatning

helst Vill du att ditt system ska eliminera så mycket mänsklig datainmatning som möjligt för att spara tid och förbättra noggrannhet.,

2: edi Document Translation

nästa steg är att mata ditt dokument via EDI translation software för att konvertera ditt interna dataformat till edi standardformat med hjälp av lämpliga segment och dataelement. Alternativt kan du skicka dina data till en edi-tjänsteleverantör, som hanterar översättning till och från edi-formatet för din räkning.

i vårt exempel översätts PO till ett edi 850 inköpsorderdokument.,

3: Anslut& överför EDI-dokument

När PO är översatt till köporderformatet edi 850 är det klart för överföring till leverantören. Det finns flera sätt att ansluta till en partner via EDI., Den vanligaste av inkluderar:

• direkt, punkt-till-punkt edi-anslutning via ett säkert internetprotokoll, såsom AS2
• Anslut till en edi-nätverksleverantör, även kallad en Value Added Network (VAN) – leverantör
• en kombination av både direkt EDI och VAN, beroende på vilka partner som är inblandade och transaktionsvolymen

När det gäller en edi-nätverksleverantör, eller value-added network (VAN), använder köparen sitt föredragna kommunikationsprotokoll, säkerställa tillförlitlig, säker edi överföring., Sedan ansluter nätverksleverantören till leverantören med leverantörens föredragna kommunikationsprotokoll, vilket säkerställer att leverantören får ordern. Skåpbilar kan minska installation och underhåll i vissa fall men tenderar att vara dyrare än punkt-till-punkt integration för många användningsfall, eftersom de tar ut en avgift för varje transaktion eller till och med linjeobjekt.

datasäkerhet och kontroll upprätthålls under hela överföringsprocessen med lösenord, användaridentifiering och kryptering., Både köparen och leverantören edi-applikationer redigerar och kontrollerar automatiskt dokument för noggrannhet.

i vår fullständiga guide till typerna av EDI-protokoll packar vi upp de olika edi-filöverföringsalternativen och den teknik de använder för att hjälpa dig att välja rätt protokoll för din organisation.

se typer av Edi-protokoll

EDI-dokument

för att ge dig en bättre bild av vad EDI är, låt oss titta på de viktigaste delarna av vad som går in i EDI. Ett EDI-dokument består av tre kärnstycken: kuvert, segment och dataelement, formaterade för att följa en specifik edi-standard.,

EDI-dokument, till exempel en inköpsorder på 850, måste följa strikta formateringsregler som definierar exakt var och hur varje del av data i dokumentet går så att edi-översättaren på den mottagande datorn omedelbart kan hitta alla viktiga data, till exempel köparens företagsnamn, PO-nummer, inköpta objekt och pris. Då kommer data att matas in i leverantörens orderingångssystem i rätt internt format utan att kräva någon manuell inmatning.,

edi-kuvert för överföring

edi-dokumentöverföring använder ett system med tre kuvert till hustransaktionssatser:

• Meddelandekuvert
• gruppkuvert
• Interchange envelope

segment

ett segment i en edi-transaktionssats är en grupp av liknande dataelement.

dataelement

dataelementen i en edi-transaktionsuppsättning är de enskilda uppgifterna i dokumentet, t.ex. objektet som köps, mängden inköpta varor etc.,

edi-implementering: checklista för konfiguration och överensstämmelse

att uppnå edi-överensstämmelse betyder i slutändan tre saker:

• att ställa in din edi-Infrastruktur
• anpassa din edi-inställning till dina handelspartners EDI-system
• certifierat att följa gemensamma standarder

edi-Infrastruktur

för att komma igång med EDI måste du antingen upphandla, ställa upp eller outsourca följande nyckelkomponenter:

1. edi-programvara för kommunikation, postboxning av EDI-transaktioner, edi-kartläggning och edi-översättning
2. Internetkommunikation, van, etc.,red av olika partners
3. Hårdvara: en server eller DATOR, kommunikationsutrustning och tillbehör
4. Säkrade kontor och övervakas säkerhet
5. säkerhetskopiering av Data och redundant strömförsörjning för tillförlitligheten
6. Programvara för integrering av EDI-transaktioner med back office-system
7. Kartor för varje EDI-typ av dokument som utväxlats med varje partner karta EDI poster till användbar affärsdokument

I tillägg, du kommer att behöva för att träna ditt team i hur du använder din EDI-programvara och enheter kommunikation eller välj en EDI-integration partner för att sätta det hela och utbilda ditt lag.,

anpassa med dina Partners

din EDI är bara lika värdefull som dina integrationer med dina partners system. Stora nycklar inkluderar:

• bestämma vilka edi-protokoll du ska använda för att skicka och ta emot EDI-dokument (t.ex. AS2, SFTP, etc.)- Se vår guide till typerna av EDI-protokoll
• välja och implementera utbyten för rätt EDI-dokument eller transaktioner (t. ex., 850 inköpsorder) – se vårt uttömmande edi-transaktionsbibliotek
• spika ner användningsfall när du skulle skicka och ta emot varje EDI-dokument
• binda EDI i dina andra operativa, logistiska eller 3PL, redovisnings – och orderuppfyllningssystem-du kanske vill ha lösningar som hjälper till med bredare processimplementeringar
• korrekt integrera edi-kartläggning, översättning och testning med dina partners

beroende på din inställning kan detta inkludera ömsesidigt val av EDI-lösningar och EDI-integrationsleverantörer., I slutändan behöver du rätt lösningar för att hjälpa dig att maximera ditt partnerskap. Ju enklare installationen (med de mest mångsidiga verktygen), desto snabbare kan du implementera edi och börja spara tid & pengar medan du växer relationer med din partner.

certifiering till gemensamma standarder

vanliga, certifierade standarder är det lim som håller EDI tillsammans. Viktiga certifierande organ styr dessa standarder och kan hjälpa dig att utvärdera olika lösningar.

• American National Standards Institute (ANSI) – certifierar x12 edi-standarden som används i USA,
• UN/CEFACT – certifierar den populära internationella EDIFACT – standarden
• GS1-certifierar flera branschspecifika internationella edi – standarder (byggd på EDIFACT)
• Drummond-certifierar edi-programvaran genom rigorös interoperabilitetstestning, vilket säkerställer att olika edi-verktyg framgångsrikt kan kommunicera med varandra

Integrationsguide

om du börjar med ett integrationsprojekt rekommenderar vi att kolla in vår edi-integrationsguide. Det hjälper dig att komma igång med EDI genom ett strukturerat tillvägagångssätt.,

Se fullständig edi Integrationsguide

ArcESB edi

ArcESB är allt-i-ett edi-lösning för B2B edi integration. Det ger edi översättning, överföring och kartläggning, med kraftfulla dataintegrationer för att ansluta edi direkt i dina processer. Vi arbetar också med ett omfattande nätverk av EDI-integrationspartners som kan hjälpa dig med implementeringen. Och vi erbjuder stöd i världsklass, med både moln SaaS och på premiss alternativ.