leverantörsskulder Definition
leverantörsskulder (AP) är en kortfristig skuld och en skuld i en balansräkning där ett företag är skyldig pengar till sina leverantörer/leverantörer som har tillhandahållit verksamheten med varor eller tjänster på kredit. Leverantörsskulder kallas också den avdelning som hanterar leverantörsfakturor eller räkningar och registrerar de kortfristiga skulderna i den allmänna redovisningen (GL)., AP-avdelningen kommer att verifiera fakturor mot (köp) order och se till att varorna eller tjänsterna mottogs innan de utfärdar betalning till sina leverantörer.
Vad är ett Leverantörsrelaterat arbetsflöde?
ett leverantörsarbetsflöde för leverantörsskulder inom en viss organisation börjar när en leverantör eller leverantör lämnar in en faktura eller faktura till leverantörsskulden. Vid mottagandet av nämnda faktura, leverantörsskulder kommer att verifiera fakturan är giltig och inte en dubblett, koda fakturan till den allmänna liggaren och beroende på organisationens arbetsflöde, genomföra en 2 eller 3 sätt match., Leverantörsskulder leder sedan fakturan för godkännande och när den godkänns behandlas fakturan för betalning.
leverantörsskulder programvara
företag använder leverantörsskulder programvara för att automatisera manuella leverantörsskulder processer som GL-kodning, fakturagodkännanden, meddelanden, och duplicera fakturidentifiering. Leverantörsskulder programvara ger synlighet i kortfristiga skulder, processer och förbättrar kontrollen över finansiell information. Leverantörsskulder programvara kallas också leverantörsskulder automatisering programvara eller AP automatisering programvara.,
Vad är processen för leverantörsskulder?
leverantörsstegen för leverantörsskulder omfattar underhåll av huvudleverantörsfilen, mottagande av leverantörsfakturor, kodning eller uppladdning av fakturor till ett system för automatisering av finansiella eller leverantörsskulder, verifiering och matchning av fakturor, routing för godkännande och behandling av betalningar., Leverantörsleverantörsprocessen omfattar också att svara på leverantörsförfrågningar, förhandlingsvillkor och se till att leverantörer betalas i tid. Andra leverantörsskulder inkluderar att upprätthålla interna kontroller från att identifiera dubbla eller bedrägliga fakturor, förhindra dubbla betalningar och leverantörsrevisioner.
hyra för leverantörsskulder? Läs detta först
leverantörsskulder är en kritisk funktion i varje ekonomiavdelning. Det kräver ett antal både” mjuka ”och” hårda ” färdigheter för att bli riktigt framgångsrika., Många människor, även de i andra finansiella roller, är inte medvetna om alla uppgifter som är inblandade i att hantera en smidig leverantörsskulder process.
i en typisk Leverantörsroll för leverantörsskulder innehåller arbetsbeskrivningen vanligtvis följande ansvarsområden:
- beräkning, bokföring av affärstransaktioner, fakturabehandling, verifiering av finansiella uppgifter för användning vid upprätthållande av poster.
- klargöra tvivelaktiga fakturaposter, priser eller ta emot signaturer.
- få korrekt information och data om fakturabetalningar.,
- kontrollera och beräkna alla tillägg och summor på fakturor.
- kontrollera leverantörsfiler för eventuella tidigare betalningar och tilldela kupongnummer.
- upprätthålla kopior av kuponger, fakturor eller korrespondens som är nödvändiga för filer.
- förbereda kuponger notering fakturanummer, datum, leverantörsadress, varubeskrivning, belopp och kodning per redovisningsprinciper och förfaranden.
- avstämning av kontoutdrag.
dessa olika ansvarsområden kräver en mängd olika färdigheter., Vissa specifika färdigheter som uppvisas av leverantörsskulder inkluderar:
- stor uppmärksamhet på detaljer
- dataanalys
- grundläggande bokföringskunskap
- förmåga att upprätthålla goda leverantörsrelationer
- snabb och korrekt datainmatningsförmåga
uppenbarligen kommer inte någon gammal schmo att göra. Din nästa ap hyra behöver en mängd olika färdigheter och kvalifikationer för att göra verkliga bidrag till avdelningens framgång. Att använda listan ovan kommer att vara mycket användbart under intervjuprocessen,men finns det något annat du bör leta efter i en kandidat?,
den färdighet du behöver skärm för när du intervjuar AP
även om AP i stor utsträckning är ett numeriskt orienterat jobb, kräver det också solida kommunikationsförmåga. De bästa leverantörsskulder yrkesverksamma är skickliga i både hantera siffror och hantera ett antal mänskliga relationer, både inom och utanför din organisation. De behandlar inte bara de primära godkännare i olika avdelningar, men även andra människor som bidrar kritisk information till processen, och hantera viktiga leverantörsrelationer.,
att hitta rätt person som har kommunikationsförmåga och bokföringserfarenhet, och träna dem för att fungera effektivt inom din organisation kan vara en betydande tidsavlopp på ditt redan överarbetade AP-team.
ska du utöka ditt Leverantörsleverantörsteam?
kämpar ditt leverantörsföretag för att hantera sin arbetsbelastning? Är CFO andas ner halsen för att få AP igång smidigare?,
om din organisation växer snabbt, och din nuvarande AP-personal har svårt att hålla jämna steg med mängden fakturor som de hanterar, kan du bestämma att det är dags att anställa en annan person. Du måste dock ta hänsyn till den extra kostnaden för en lön (plus förmåner för en heltidsanställd) samt den tid som nuvarande anställda tar på sig den nya medarbetaren. När du har undersökt alla dessa faktorer kan det vara värt att ta en andra titt på dina befintliga resurser för att se om de kunde förbättras.,
hyra eller optimera: gör rätt val för din organisation
om utsikterna att välja och genomföra en ny AP-lösning verkar alltför skrämmande med tanke på den inledande tid och kostnadsinvesteringar, kan det tyckas lättare att bara anställa en ny person – även deltid-för att underlätta arbetsbelastningen. Men innan du investerar tid och pengar i anställnings-och träningsprocessen (vilket kan ta veckor eller mer), fråga dig själv om du verkligen behöver en annan kropp, eller om det finns ett sätt att optimera dina befintliga processer.,
ta lite tid att undersöka den positiva inverkan ett intelligent fakturahanteringssystem kan ha på din Leverantörsavdelning, allt utan att ändra befintliga processer. Nyckeln är att förbättra kommunikationen i varje aspekt av godkännandena på ett sätt som gör det möjligt för AP att behålla full kontroll. Det finns ingen inledande tid eller monetära investeringar krävs, så det kommer inte att dröja länge innan du kommer att se den verkliga potentialen i din AP-team. I stället kommer de att få större arbetsnöjdhet och produktivitet tack vare förbättrad kommunikation och snabbare godkännanden.,
leverantörsskulder med Stampli
den ultimata guiden till leverantörsskulder mått: hur man mäter, hanterar,& effektiviserar din AP-verksamhet
Vendor Management-Fil: Bästa Praxis och Valideringar