Was ist eine corporate kreditkarte politik?
Eine Kreditkartenrichtlinie ist Teil der Rechnungslegungsgrundsätze eines Unternehmens. Darin werden die Nutzungsbedingungen einer im Namen der Mitarbeiter ausgestellten Firmenkarte klargestellt. Diese Richtlinien zielen auch darauf ab, das Unternehmen vor unangemessener Verwendung zu schützen und sicherzustellen, dass die Auswirkungen klar sind.,
So schreiben Sie eine Unternehmenskreditkartenrichtlinie
Bevor Sie mit der Erstellung Ihrer Unternehmenskreditkartenrichtlinie und-verfahren beginnen, sollten Sie wissen, welche Kreditkarten Sie verwenden möchten, die Anforderungen Ihres Kreditkartenanbieters und die Anforderungen Ihres eigenen Unternehmens. Sobald Sie alle notwendigen Informationen haben, beginnen Sie, die wichtigsten Faktoren zu skizzieren., Die meisten Firmenkreditkartenrichtlinien für Mitarbeiter umfassen diese Punkte:
- Welche Mitarbeiter berechtigt sind, eine Firmenkarte zu halten
- Was die Verantwortlichkeiten der Karteninhaber sind
- Die Grenzen und Einschränkungen von Kreditkarten
- Der Prozess für die Einreichung von Ausgaben
- Folgen für unangemessene Verwendung
Um einen Vorsprung zu erhalten, verwenden Sie unsere Firmenkreditkartenrichtlinien Vorlage, um Ihre Richtlinien zu definieren. Um die Richtlinie weiter nach Ihren eigenen Vorgaben zu verfeinern, lesen Sie diese Anleitung.,
Haftungsausschluss: Diese Richtlinie ist ein Beispiel und soll allgemeine Richtlinien enthalten. Es sollte nur als Referenz verwendet werden und berücksichtigt nicht alle nationalen, föderalen oder lokalen Gesetze. Außerdem ist dieses Beispiel kein legales Dokument. Weder der Autor noch Workable übernehmen eine rechtliche Haftung, die sich aus der Nutzung dieser Richtlinie ergeben kann. Konsultieren Sie immer einen Anwalt oder Ihren Rechtsberater, bevor Sie Ihre Richtlinien abschließen.,
Unternehmen Kreditkartenrichtlinie Probe
Dieses Unternehmen Kreditkartenrichtlinie hilft Ihnen Richtlinien für Mitarbeiter einzurichten, die das Recht haben, eine Firmenkarte zu halten. Sie können diese Richtlinie basierend auf den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens ändern.
Policy brief & Zweck
Unser Unternehmen kann Mitarbeitern Kreditkarten zur Verfügung stellen, die für geschäftsbezogene Ausgaben verwendet werden können. Mit diesen Karten können wir unsere Ausgaben verfolgen und verarbeiten, Betrug verhindern und Zahlungen effizienter tätigen., Wir möchten sicherstellen, dass Mitarbeiter, die Firmenkreditkarten besitzen, diese ordnungsgemäß verwenden und ihre Grenzen und Verantwortlichkeiten kennen.
Geltungsbereich
Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter, die zur Nutzung einer Firmenkarte berechtigt sind. Dies gilt auch für Mitarbeiter, die das Recht haben, die Verwendung einer Firmenkarte für ihre Teammitglieder zu genehmigen.
Richtlinienelemente
Hier skizzieren wir unsere allgemeinen Regeln für Firmenkreditkarten.
Wie funktioniert eine Firmenkreditkarte?
Normalerweise nimmt unsere Firma eine Kreditkarte in Ihrem Namen heraus., Sie können es für geschäftsbezogene Ausgaben verwenden und unser Unternehmen bezahlt die Kartenrechnungen.
Mitarbeiter Kreditkartenvertrag
Wenn unser Unternehmen Ihnen eine Kreditkarte gibt, müssen Sie eine Kreditkartenvereinbarung unterzeichnen und einhalten. Dies ist zu erkennen, dass die Kreditkarte zu unserem Unternehmen gehört und dass wir Gebühren verarbeiten und untersuchen können, wie wir es für richtig halten. Es bezieht sich auch auf Ihre Verantwortlichkeiten und die Folgen für eine falsche Verwendung.
Abgesehen von der Vereinbarung können Sie diese Richtlinie jedes Mal einsehen, wenn Sie weitere Informationen über die Verwendung Ihrer Firmenkreditkarte benötigen.,
Wer kann eine Firmenkreditkarte besitzen?
Firmenkreditkarten können vergeben werden an:
Manchmal müssen Mitarbeiter, die keine Firmenkreditkarte besitzen, große geschäftsbezogene Ausgaben (z. B. Flugtickets für Arbeitsreisen) bezahlen. In diesen Fällen bitten Sie Ihren Manager um Genehmigung und bitten Sie, in Ihrem Namen mit der Firmenkreditkarte zu bezahlen. Alternativ können Sie die Gebühr selbst bezahlen und über unsere ausgeben Wenn sie unseren Anforderungen entspricht, werden die Kosten erstattet von .
Wir haben das Recht, jederzeit eine Firmenkreditkarte von einem Mitarbeiter abzuheben.,
Welche Ausgaben sind auf einer Firmenkreditkarte zulässig?
Sie können eine Firmenkarte nur für arbeitsbezogene Ausgaben verwenden. Dazu gehören:
Manchmal können wir Kreditkarten ausstellen, die nur für einen bestimmten Zweck verwendet werden können (z. B. Zahlung für Gas).
Sie dürfen die Firmenkreditkarte nicht für nicht autorisierte oder persönliche Ausgaben verwenden. Niemals Bargeld mit der Kreditkarte des Unternehmens abheben. Sie dürfen auch keine großen Mengen Alkohol oder Drogen, Waffen, Pornografie kaufen oder Gebühren für andere Unterhaltung für Erwachsene erheben.,
Ausnahmen
Sie können bei Bedarf eine Ausnahme beantragen. Informieren Sie unsere Buchhaltungsabteilung und Ihren Manager über den Aufwand, den Sie tätigen möchten – in besonderen Fällen erhalten Sie möglicherweise eine Genehmigung.
Die Grenzen der Kreditkarte des Unternehmens
Die Grenzen der Karte hängen von Ihrem Dienstalter, Ihrer Abteilung und der Häufigkeit oder Art der Ausgaben ab, die Ihnen entstehen. Normalerweise sehen Sie die Limits Ihrer Karte in der Mitarbeitervereinbarung, aber in der Regel lauten die monatlichen Limits:
Wir können diese Limits basierend auf den spezifischen Anforderungen Ihres Jobs anpassen., Wenn Sie sich über die Grenzen Ihrer Firmenkreditkarte nicht sicher sind, fragen Sie unsere Buchhaltung.
Ihre Verantwortlichkeiten
Wenn Sie eine Firmenkreditkarte haben, erwarten wir von Ihnen:
- Schützen Sie diese nach besten Kräften. Lassen Sie es nicht unbeaufsichtigt oder geben Sie es unbefugten Personen (z. B. Freunden, Familie, Kollegen), auch nur um es zu halten.
- Melden Sie es gestohlen oder verloren so schnell wie möglich. Wenn zum Beispiel bei Ihnen zu Hause eingebrochen wird und Ihre Firmenkarte mitgenommen wird, müssen Sie einen Polizeibericht einreichen und sofort unsere Buchhaltung anrufen.,
- Verwenden Sie es nur aus genehmigten Gründen. Befolgen Sie die Anweisungen in dieser Richtlinie und in der Mitarbeiterkartenvereinbarung und verwenden Sie die Karte nicht für persönliche oder nicht autorisierte Ausgaben, auch wenn Sie beabsichtigen, die Gebühren später zu kompensieren.
- Dokumentieren Sie alle oben genannten Ausgaben und senden Sie monatliche Kreditkartenberichte. Bitte bewahren Sie Quittungen auf und reichen Sie Unterlagen mit Datum und Zweck der Ausgaben ein.
Wenn Sie für die Autorisierung und Genehmigung von Kreditkartenrechnungen verantwortlich sind, tun Sie dies bitte innerhalb der Fristen, um verspätete Gebühren zu vermeiden., Wenn Sie konsequent für verspätete Gebühren verantwortlich sind, müssen wir diese möglicherweise von Ihrem Gehalt abziehen.
Verwendung der Firmenkreditkartenrichtlinie
Wenn Sie die Firmenkreditkarte verwenden, sollten Sie:
- Bestätigen Sie, dass die jeweiligen Kosten gemäß dieser Richtlinie zulässig sind.
- Beachten Sie das Kreditkartenlimit und das Transaktionslimit, damit Sie die Geschäftsausgaben ordnungsgemäß planen können.
- Bewahren Sie die Kreditkartennummer und die physische Karte sicher auf.
- Verwenden Sie die Karte sinnvoll und vermeiden Sie unnötige Ausgaben, auch wenn diese gemäß dieser Richtlinie zulässig sind.,
Verstoß gegen diese Richtlinie
Wir erwarten, dass Sie diese Kreditkartenrichtlinie des Unternehmens und die Mitarbeitervereinbarung einhalten, und wir müssen möglicherweise Maßnahmen ergreifen, wenn Sie diese verletzen. Zum Beispiel:
- Wenn Ihnen persönliche oder nicht autorisierte Ausgaben entstehen, müssen Sie diese selbst bezahlen. Wenn Sie dies konsequent tun, können Disziplinarmaßnahmen eingeleitet werden, die je nach Höhe und Art der Ausgaben den Verlust des Rechts auf eine Kreditkarte oder sogar die Kündigung beinhalten können.
- Wenn Sie eine Quittung verlieren, müssen Sie die Buchhaltung sofort informieren., Wenn dies selten vorkommt, finden wir möglicherweise eine Lösung, aber wenn Sie keine konsistenten Quittungen einreichen, verlieren Sie möglicherweise das Recht, eine Firmenkarte zu führen.
- Wenn Sie Ausgaben nicht rechtzeitig einreichen und verspätete Gebühren anfallen, müssen Sie diese selbst bezahlen. Wenn Sie dies wiederholt tun, verlieren Sie die Kreditkartenprivilegien des Unternehmens.
- Die Weitergabe einer Firmenkreditkarte an unbefugte Personen oder der Missbrauch der Ausgabenlimits kann zu einer Aussetzung oder Kündigung führen.
- Verbotene Einkäufe wie bereits erwähnt (z., waffen, Drogen) führt zur sofortigen Beendigung und möglicherweise zu rechtlichen Schritten.
Unser Unternehmen hat das Recht, Ihre Kreditkartennutzung zu überprüfen und bei unangemessener Verwendung zurückzuziehen.