Die Anforderung von Informationshinweisen oder RFIs ist einer der häufigsten und unvermeidlichsten Verwaltungsprozesse für ein Bauprojekt. Für Auftragnehmer, die ein Projekt verwalten, ist es immer wichtig, dass RFIs effizient verwaltet werden, um Verzögerungen und Kostenüberschreitungen zu minimieren.
Eine Umfrage des Navigant Construction Forum untersuchte die Auswirkungen von RFI auf 1.300 Projekte auf der ganzen Welt., Die Studie wurde durchgeführt, um die Auswirkungen des RFI-Managements auf Bauprojekte zu messen und Empfehlungen zu geben, wie die Anzahl der RFI und ihre potenziellen Auswirkungen auf Projekte reduziert werden können.
Auswirkungen & Steuerung von RFIs auf Bau-Projekte – Eine Forschungs-Perspektive Herausgegeben von der Navigant Bau Forum
Der Bericht fand heraus, dass für jeden $1 million im Projekt Wert, es waren etwa 9.9 Anforderungen, mit einem Durchschnitt von 9.7 Tage von der Schöpfung der Nähe von RFI., Die Kosten für jeden RFI wurden auf ca. $1.080 und 21.9% der RFIs aus der Stichprobe erhielten keine Antwort.
Schauen wir uns den RFI-Prozess und einige Tipps an, wie dieser Prozess zum Nutzen aller Projektbeteiligten effizient verwaltet werden kann.
Was ist Request for Information (RFI) im Bauwesen?
Für die meisten Bauprojekte, die Vereinbarung, Zeichnungen und Spezifikationen können nicht jeden kleinen Aspekt der Arbeit adressieren. Wenn eine Klarstellung erforderlich ist, wird daher ein RFI-Dokument ausgestellt, in dem die erforderlichen zusätzlichen Informationen aufgeführt sind.,
Dies könnte beispielsweise der Hauptauftragnehmer sein, der den Architekten um Klärung eines Spezifikationselements bittet, oder ein Unterauftragnehmer, der den Hauptauftragnehmer um Informationen zu seinem spezifischen Teil der Arbeiten bittet.
Im Allgemeinen werden RFIs zu Beginn eines Projekts häufiger ausgegeben, z. B. in der Entwurfs-oder Gebotsphase. Die Inkonsistenzen, die vor Beginn der Arbeiten vor Ort behoben werden, tragen dazu bei, Verzögerungen während der Bauphase zu reduzieren.
RFIs dienen auch als Aufzeichnung der Kommunikation zwischen den beteiligten Parteien in Bezug auf die angeforderten und bereitgestellten Informationen., Dies ist im Streitfall von unschätzbarem Wert. Es ist wichtig, dass auf alle RFIs zugegriffen und in Projektordnern oder in Ihrer Konstruktionsmanagementsoftware archiviert werden kann. Viele RFIs können, wenn sie beantwortet werden, zu zusätzlichen Verwaltungsprozessen wie Variations – /Änderungsaufträgen oder EOT-Ansprüchen (Extension of Time) führen.
Wie unterscheidet sich ein RFI von einem RFP, ODM, RFT?
Wenn Sie neu in der Bauindustrie sind, kann es einige Zeit dauern, alle verschiedenen Abkürzungen zu lernen (es gibt eine Menge)., Hier sind die häufigsten für „Anfragen“ mit einer kurzen Erklärung:
- Request for Proposal (RFP) – Wird verwendet, um Vorschläge von Auftragnehmern oder Lieferanten für alternative Lösungen oder Innovationen anzufordern, um den erforderlichen Standard zu erreichen (z. B. Materialwechsel oder alternativer Bauprozess).
- Angebotsanfrage (ODM) – Eine Gelegenheit für Auftragnehmer oder Lieferanten, ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung zu kosten.,
- Request for Tender (RFT) – Das Verfahren für Auftragnehmer oder Lieferanten, um wettbewerbsfähig einen detaillierten Angebots – /Angebotsvorschlag einzureichen, um die erforderliche Bauleistung zu liefern und abzuschließen.
RFIs werden höchstwahrscheinlich erstellt, nachdem eine Ausschreibung oder RFT ausgestellt wurde, können aber vor oder nach einem RFP ausgestellt werden.
Wofür werden RFIs häufig verwendet?
Ein RFI kann für buchstäblich jede Art von Situation ausgegeben werden, in der Klärung oder zusätzliche Informationen erforderlich sind., Es kann in allen Phasen eines Projekts (Entwurf, Ausschreibung/Ausschreibung, Bau) verwendet werden. Meistens werden RFIs verwendet, um Aspekte des Entwurfs und/oder der Materialauswahl in Dokumenten zu klären, wie zum Beispiel:
- Baupläne
- Spezifikationen
- Vertragsklauseln
- Gebäudestandards
Festlegen von RFI-Standards in Ihrem Bauunternehmen
Der wichtigste Faktor ist, dass jeder in Ihrem Unternehmen die Bedeutung des RFI-Managementprozesses verstehen muss und sich der damit verbundenen Richtlinien und Verfahren Ihres Unternehmens bewusst ist.,
Es ist leicht, ein verbales Gespräch mit einem Kunden oder Auftragnehmer zu führen, um eine Klärung zu suchen. Wenn Sie diese Informationen jedoch nicht schwarzweiß dokumentiert haben, haften Sie möglicherweise für die zusätzlichen Kosten, die im Falle eines Streits über das Vereinbarte anfallen.
Sie müssen sicherstellen, dass Ihre RFI-Verfahren vom gesamten Unternehmen verstanden und befolgt werden, dass alle Konversationen und Klarstellungen mit formalen RFIs gesichert werden und dass Antworten als zukünftige Referenz protokolliert werden.
Wie soll ein RFI aussehen?,
Die Verwendung einer gut gestalteten RFI-Vorlage stellt sicher, dass sie alle relevanten Informationen für das Projekt enthält. Im Folgenden sind einige der wichtigsten Elemente aufgeführt, die in Ihre RFI-Vorlage aufgenommen werden sollen:
- Projektname
- Datum von RFI
- Chronologische Anzahl von RFI
- Details zu Adressaten und Empfängern von Kopien
- Betreff-Name oder RFI-Titel
- Angeforderte Informationen und warum
- Datumsantwort von (dh, nicht genug, um einfach so schnell wie möglich zu sagen)
- Spezifikation, Zeichnung und/oder Detailnummer Referenz (falls zutreffend)
- Name des Ausstellers des RFI
- Ihre Unternehmensdaten
- Datum der Antwort (wenn es von den Adressaten empfangen wird)
WeBuild Software RFI Tool
Verwendung von Technologie zur Verbesserung der Effizienz
Neue Technologien bieten ein großartiges Werkzeug zur Verbesserung der Effizienz von Baumanagementprozessen, und fast alle Baumanagementsoftware wird eine Funktion zur Verwaltung des RFI-Prozesses enthalten., Es ist wichtig zu überprüfen, ob alle relevanten Informationen (siehe obigen Punkt) in einer potenziellen Softwarelösung enthalten sind.
Sie sollten auch sicherstellen, dass der Kollaborationsprozess für RFIs innerhalb einer potenziellen Softwarelösung effektiv ist. Ihre Teams müssen in der Lage sein, RFI-Mitteilungen einfach online zu senden, zu empfangen, zu beantworten und zu schließen und sie mit ihren Arbeitskollegen und anderen Projektbeteiligten zu teilen. Eine effektive Online-Zusammenarbeit verhindert Verzögerungen, Fehler und allgemeine Frustration.,
Es wäre auch sehr vorteilhaft, wenn Parteien außerhalb Ihrer Organisation auf Projektinformationen zugreifen können, ohne sich auf dem von Ihnen gewählten Softwaresystem registrieren zu müssen. Es ist auch wichtig, eine Softwarelösung zu verwenden, auf die auf jedem mobilen Gerät problemlos zugegriffen werden kann, mit der Ihr Team von überall auf der Baustelle neue RFI-Benachrichtigungen ausstellen kann.
Lesen Sie Ihren Bauvertrag
Wenn Sie RFIs einreichen, sollten Sie ein fundiertes Verständnis des Vertrags haben, mit dem Sie arbeiten., Beachten Sie, wie Sie RFIs im Rahmen Ihres Bauvertrags, des Antwortzeitplans und wann Sie Verzögerungen geltend machen können, wenn diese aufgrund fehlender/verzögerter Antworten auf Ihre RFIs auftreten.
Im Allgemeinen besagt ein Bauvertrag, dass Antworten auf RFI innerhalb von 10 Arbeitstagen nach Eingang der Anfrage erfolgen müssen.
Schlussfolgerung
Die Sicherstellung, dass Ihre Projektteams sich der Bedeutung von RFI bewusst sind und die Standardverfahren des Unternehmens befolgen, führt zu einer Verringerung des Risikos potenzieller Meinungsverschiedenheiten, die zu unvorhergesehenen Kosten führen können., In Zusammenfassung, die folgenden Schritte ermöglichen Ihnen das verwalten des RFI-Prozess erfolgreich für jedes Projekt:
- Submit RFIs, sobald die Notwendigkeit für weitere Informationen erkennen.
- Erlauben Sie den Eingang von Antworten, wie im Bauvertrag angegeben.
- Beschränken Sie jeden RFI auf ein bestimmtes Thema, anstatt viele verschiedene Fragen einzuschließen.
- Fügen Sie alle unterstützenden Unterlagen wie Pläne, Spezifikationen oder Fotos hinzu.
- Haben Sie eine klare Unternehmens-RFI-Vorlage und zeichnen Sie alle Antworten auf.
- Schließen Sie RFI-Hinweise, nachdem sie zufriedenstellend beantwortet wurden.,
- Ermöglicht einen einfachen Zugriff auf RFIs für das gesamte Projektteam.
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