Hvad er EDI? Den Komplette Guide til Elektronisk Udveksling af Data

EDI, eller Elektronisk dataudveksling, er en teknologi, der hjælper med handelspartnere og organisationer med at få mere fra hånden, hurtigere logistik tidslinjer og eliminere manuelle fejl ved at automatisere business-to-business (B2B) kommunikation. EDI hjælper mange organisationer, der producerer, sender, køber og sælger varer eller leverer pleje, fra detailhandlere og producenter til logistikfirmaer, flyselskaber, sundhedsudbydere, forsikringsselskaber og mere.,

selvom det har været i brug siden 1960 ‘ erne, finder EDI ny anvendelse i dag, hvilket muliggør automatisering af forsyningskæden, digital transformation og endda som en vigtig del af arbejdsgangen og automatisering af forretningsprocesser. I denne oversigt giver vi dig en solid forståelse af EDI og introducerer dig hurtigt til alt det grundlæggende i EDI, herunder:

• hvad er EDI?,
• EDI Anvendelse Tilfælde
• EDI Fordele
• Hvordan EDI-Værker
• EDI-Dokumenter
• EDI Implementering

Denne side fungerer også som en EDI-ressource hub, med links til flere ressourcer på EDI-typer, standarder, transaktioner og integration – alt, hvad du behøver at vide om EDI, alle i ét praktisk sted.

Hvad er EDI?

elektronisk dataudveksling (EDI) er den automatiserede computer-til-computer-udveksling af standard elektroniske forretningsdokumenter mellem forretningspartnere over en sikker, standardiseret forbindelse.,

lad os nedbryde denne EDI-definition stykke for Stykke for at give dig en fuld fornemmelse af, hvad EDI er og betyder.

Computer-til-Computer

• EDI erstatter manuel B2B kommunikation, såsom post, fax og e-mail.
• dokumenter flyder direkte fra afsenderens computerprogram (f.eks. et logistiksystem) til modtagerens computerprogram (f. eks. et ordrehåndteringssystem).,

Traditionel Manuel Proces

Automatiseret EDI-Proces

Dokumenter

• 1000vis af standard business transaktion dokumenter, der kan sendes automatisk ved hjælp af EDI.nogle almindelige eksempler inkluderer: indkøbsordrer, fakturaer, forsendelsesstatus, toldoplysninger, lagerdokumenter og betalingsbekræftelser.,

Standard EDI-Format

• EDI dokumenter, som behandles af computere og bruge standard -, computer-venlige formater.
• standarder beskriver hvert stykke data og dets format (f.eks. dokumenttype, involverede parter, handlinger, mmddyy).
• standarder eliminerer variationer fra virksomhed til virksomhed, så hver forretningspartners computersystem kan tale et fælles sprog.,
• Der er en bred vifte af EDI-standarder for forskellige brancher, regioner og use cases – hver med forskellige versioner, så EDI-partnere skal bruge den samme standard og version
• Populære standarder kan nævnes: ANSI-X12 i USA, UN/EDIFACT-globalt og branche-specifikke standarder, såsom HIPAA

Se en gennemgang af alle større EDI standarder og når de er brugt

Business Partnere

• udveksling af EDI dokumenter ligger typisk mellem to forskellige organisationer, nævnt som samarbejdspartnere eller handelspartnere. eksempel: Firma A kan købe varer fra firma B. firma A sender indkøbsordrer til firma B, der sender fakturaer og forsendelsesmeddelelser til Firma A.,

sikker, standardiseret forbindelse

• EDI bruger en række sikre protokoller til at lette sikker udveksling af EDI-dokumenter.
• partnere skal bruge den samme, aftalte protokol til at udveksle EDI-filer eller arbejde med en formidler, der kan lette udvekslingen, hvis partnerne bruger forskellige protokoller.
• nogle protokoller kræver mere EDI-teknologiinfrastruktur end andre, men EDI-soft .are, såsom ArcESB, Letter nu udvekslinger med minimal investering.,
• protokollerne spænder fra længe etablerede teknologier, såsom FTP, til EDIEBBASERET EDI via AS2, API-baserede systemer, såsom AS4, og andre muligheder, såsom mobil EDI.

se vores oversigt over alle de store EDI-protokoller

automatisering

• EDI-meddelelser kan sendes automatisk ved hjælp af forudkonfigurerede arbejdsgange.
• virksomheder bruger typisk EDI-oversættere-enten som soft .are eller via en EDI – tjenesteudbyder-til at oversætte EDI-dokumenter til brug i interne applikationer, hvilket muliggør automatisk behandling.,
• processer kan udvides til at arbejde med dataintegration og arbejdsgange i en organisation.eksempel: når en virksomhed modtager en EDI-Indkøbsordre, genererer logistiksystemet en opgave for lagerpersonalet at flytte varer fra lager til forsendelse.

EDI vs. Traditionelle Papir eller e-Mail-Kommunikation

for At illustrere betydningen af EDI, eller elektronisk dataudveksling, lad os sammenligne, hvorledes et typisk køb af transaktion vil gå mellem to handelspartnere ved hjælp af traditionelle papir eller e-mail-kommunikation vs. hjælp af EDI.,

traditionelle metoder:

• køberen modtager enten en anmeldelse i sit system for at afgive en ordre, eller efter at have spurgt opgørelsen bestemmer han, at han skal bestille.
• køberen indtaster data på skærmen i et indkøbssystem for at oprette PO, udskriver og sender det eller e-mailer det til sælgeren.
• sælgeren modtager PO, enten dage senere eller via e-mail (sammen med en lang liste med anden kommunikation) og indtaster den manuelt i salgsordresystemet.,
• sælgeren udskriver en faktura og omslutter den med forsendelsen og / eller sender den separat via mail eller e-mail.
• køberen indtaster fakturaen manuelt i det betalingspligtige system.

i dette eksempel kan et papirsystem tilføje en uges frem-og-tilbage forsendelsestid til processen. Både e-mail og papir er modtagelige for manuel indtastning af data fejl, forlænge ordretid.

EDI-proces:

• købers indkøbssystem, der bruger EDI, genererer og sender automatisk en EDI-formateret PO, når lagerbeholdningen når et forud specificeret niveau.,
• på få minutter modtager leverandørens salgsordresystem ved hjælp af EDI-soft .are EDI PO.
• leverandørens system underretter automatisk deres forsendelsesafdeling om at sende varer.
• Når varerne er pakket og klar til levering, forsendelse systemet genererer en Avanceret Skib Bekendtgørelser (ASN) til at sende til købers modtagelse afdeling
• leverandørens ERP-system, så genererer en EDI faktura til at overføre til køberens kreditorer system

hele EDI proces kan være afsluttet i en time.

EDI Use Cases: Hvem kan bruge EDI?,

ingen definition af EDI er komplet uden virkelige verden anvendelighed. Elektronisk dataudveksling er nyttig til en lang række funktioner, der spænder over mange tusinder af specifikke informationsudvekslinger. Her er blot nogle af de mest almindelige scenarier, hvor EDI er nyttigt, blandt de mange tusinde transaktionstyper EDI håndterer hver dag.,lth forsikring behandling

Recept udveksling af oplysninger

Logistik

• Planlægning overførsler
• Sporing af varer

Regnskab

• at Generere fakturaer
• at Give revisionsspor

Flyvning

• Fly udveksling af oplysninger
• passagerlister (Pnr-oplysninger)
• Internationalt og standardisering

Fordele ved EDI

EDI hjælper virksomheder med at forbedre forsyningskæden, hastighed, præcision, effektivitet og omkostninger, og nogle af de største EDI fordele kommer på det strategiske niveau., Her dækker vi, hvad EDI praktisk talt betyder for erhvervslivet.,bemaling nyde kortere leveringstider

Strømliner processen med at komme ind på nye områder, som EDI giver en fælles verdensomspændende virksomhed sprog

Miljømæssige Fordele

• EDI fremmer bæredygtighed og reducerer CO2-udslippet ved at erstatte papirbaserede processer med elektroniske alternativer
• EDI øger den operationelle effektivitet, fører til færre fejl og mindre energi til spilde

Hvordan EDI-Værker

Der er tre trin i processen med at sende EDI dokumenter: klargøring af dokumenter, omsætte dem til en EDI-format og sende dem til en partner.,

en almindelig proces automatiseret med EDI er udveksling af indkøbsordrer (POs) og fakturaer. For at give dig et godt eksempel på, hvordan EDI fungerer, illustrerer vi EDI-processen for POs og fakturaer.

Dokumentforberedelse

efter eksemplet med en PO og faktura er det her en køber forbereder en ordre i et indkøbssystem.,

• køberen indsamler og organiserer oplysninger, så det vil arbejde med EDI
• For eksempel, i stedet for at udskrive en PO, opretter systemet en elektronisk fil med de nødvendige oplysninger til at opbygge en EDI-dokument

Så hvordan ville du tilberede dokumenter?, Der er flere tilgange, herunder:

• Eksport af edb-baserede data fra regneark eller databaser
• Omformateret elektroniske rapporter i data-filer
• Bedre apps til at skabe output-filer, der er klar til EDI standard oversættelse
• Køb EDI-software, der kan vise dokumenter fra dine systemer til EDI-filer
• Humane data entry

Ideelt set, ville du ønske, at dit system for at fjerne så meget menneskelig indtastning af data som muligt for at spare tid og forbedre nøjagtigheden.,

2: EDI-dokumentoversættelse

det næste trin er at fodre dit dokument gennem EDI-oversættelsessoft .are for at konvertere dit interne dataformat til EDI-standardformatet ved hjælp af de relevante segmenter og dataelementer. Alternativt kan du sende dine data til en EDI-tjenesteudbyder, der håndterer oversættelse til og fra EDI-formatet på dine vegne.

i vores eksempel oversættes PO til et EDI 850 indkøbsordre dokument.,

3: Connect & Transmit EDI-dokumenter

Når PO er oversat til EDI 850-indkøbsordreformatet, er den klar til transmission til leverandøren. Der er flere måder at oprette forbindelse til en partner via EDI., De mest almindelige er:

• Direkte punkt-til-punkt EDI-forbindelse via en sikker Internet-protokol, som AS2
• oprette Forbindelse til en EDI-netværk udbyder, også nævnt som en Value Added Network (VAN) udbyder
• En kombination af både Direkte EDI og VAN, afhængigt af de involverede parter og den transaktion volumen

I tilfælde af en EDI-netværk udbyder, eller value-added network (VAN), er køber, bruger deres foretrukne kommunikations protokol, ved at sikre pålidelig, sikker EDI overførsel., Derefter opretter netværksudbyderen forbindelse til leverandøren ved hjælp af leverandørens foretrukne kommunikationsprotokol, hvilket sikrer, at leverandøren modtager ordren. Varevogne kan reducere opsætning og vedligeholdelse i nogle tilfælde, men har tendens til at være dyrere end punkt-til-punkt-integration for mange brugssager, da de opkræver et gebyr for hver transaktion eller endda linjepost.

datasikkerhed og-kontrol opretholdes under hele transmissionsprocessen ved hjælp af adgangskoder, brugeridentifikation og kryptering., Både køber og sælger EDI applikationer automatisk redigere og kontrollere dokumenter for nøjagtighed.

i vores fulde guide til typerne af EDI-protokoller pakker vi de forskellige EDI-filoverførselsindstillinger ud og de teknologier, de bruger til at hjælpe dig med at vælge den eller de rigtige protokoller til din organisation.

Se Typer af EDI-Protokoller

EDI-Dokumenter

for At give dig et bedre overblik over, hvad EDI er, lad os se på de centrale dele af, hvad der går ind i EDI. Et EDI-dokument består af tre kernestykker: konvolutter, segmenter og dataelementer, formateret til at følge en bestemt EDI-standard.,en 850 indkøbsordre, skal overholde strenge formateringsregler, der definerer nøjagtigt, hvor og hvordan hvert stykke data i dokumentet går, så EDI-oversætteren på den modtagende computer øjeblikkeligt kan finde alle nøgledata, såsom købers firmanavn, PO-nummer, købte varer og pris. Derefter føres dataene ind i leverandørens ordreindtastningssystem i det korrekte interne format uden at kræve nogen manuel indtastning.,

EDI Konvolutter for Transmission

EDI dokumenter transmission anvender et system med tre konvolutter til hus transaktion indstiller:

• Besked-konvolut
• Gruppe konvolut
• Interchange konvolut

Segmenter

Et segment i en EDI-transaktioner er en samling af data-elementer.

dataelementer

dataelementerne i et EDI-transaktionssæt er de individuelle data i dokumentet, såsom den vare, der købes, mængden af købte varer osv.,

EDI Implementering: Installation og Overholdelse Tjekliste

Nå EDI overensstemmelse i sidste ende betyder tre ting:

• opsætning af din EDI-infrastruktur
• Tilpasse din EDI-setup med dine handelspartnere’ EDI-systemer
• Certifiably at tilslutte sig fælles normer

EDI-Infrastruktur

for At komme i gang med EDI, du bliver nødt til enten at anskaffe, opsætte eller outsource følgende centrale elementer:

1. EDI-software til kommunikation, e-mail-boksning af EDI transaktioner, EDI kortlægning og EDI oversættelse
2. Internet-kommunikation, VAN osv.,røde med forskellige partnere
3. Hardware: en server eller PC, kommunikation enheder og ydre enheder
4. Sikret kontorlokaler og overvåget sikkerhed
5. Data backups og redundant strøm til pålidelighed
6. Software til integration af EDI transaktioner med back office-systemer
7. Kort for hver EDI-dokument type, som udveksles med hver enkelt partner kort EDI poster i brugbare business-dokumenter

desuden du bliver nødt til at træne dit team i, hvordan du bruger din EDI-software og kommunikation-enheder, eller vælg en EDI-integration partner til at sætte det hele op og træne dit team.,

tilpasning med dine partnere

din EDI er kun lige så værdifuld som dine integrationer med dine partneres systemer. Store taster inkluderer:

• bestemmelse af, hvilke EDI-protokoller du vil bruge til at sende og modtage EDI-dokumenter (f.eks.)- Se vores guide til typer af EDI-protokoller
• valg og implementering af udvekslinger for de korrekte EDI-dokumenter eller transaktioner (f. eks., 850 købsordrer) – Se vores udtømmende EDI transaktioner bibliotek
• Sømning ned brugen tilfælde, når du vil sende og modtage hver EDI-dokument
• at Binde EDI ind i dine andre operationelle -, logistik-eller 3PL, regnskab og ordreudførelse-systemer – kan du ønsker løsninger, der hjælper med bredere proces implementeringer
• Korrekt integration af EDI-kortlægning, oversættelse og afprøvning med dine partnere

Afhængig af din opsætning, dette kan omfatte gensidigt valg af EDI-løsninger og EDI-integration udbydere., I sidste ende har du brug for de rigtige løsninger til at hjælpe dig med at maksimere dit partnerskab. Jo enklere opsætningen (med de mest alsidige værktøjer), jo hurtigere kan du implementere EDI og begynde at spare tid & penge, mens du vokser forhold til din partner.

certificering efter fælles standarder

fælles, certificerede standarder er limen, der holder EDI sammen. Centrale certificeringsorganer styrer disse standarder og kan hjælpe dig med at evaluere forskellige løsninger.

• American National Standards Institute (ANSI) – certificerer X12 EDI-standarden, der bruges i USA,
• UN/CEFACT – attesterer den populære internationale EDIFACT-standard
• GS1 – bekræfter flere industri-specifikke internationale EDI-standarder (bygget på EDIFACT -)
• Drummond – attesterer, EDI-software gennem en streng afprøvning af interoperabiliteten, at sikre, at forskellige EDI-værktøjer med succes kan kommunikere med hinanden

Integration Guide

Hvis du starter ud på et integrationsprojekt, vi anbefaler at checke ud af vores EDI-integration guide. Det vil hjælpe dig med at komme i gang med EDI gennem en struktureret tilgang.,

se den fulde Edi-Integrationsvejledning

ArcESB EDI

ArcESB er alt-i-en-EDI-løsningen til B2B EDI-integration. Det giver EDI oversættelse, transmission og kortlægning, med kraftfulde dataintegrationer at tilslutte EDI direkte til dine processer. Vi samarbejder også med et omfattende netværk af EDI-integrationspartnere, der kan hjælpe dig med implementeringen. Og vi tilbyder support i verdensklasse, med både cloud SaaS og on-premise muligheder.