Bemærk: Denne artikel er beregnet til at informere vores læsere om forretningsrelaterede bekymringer i USA. Det er på ingen måde beregnet til at yde juridisk rådgivning eller at godkende en bestemt handling. For rådgivning om din specifikke situation, skal du kontakte din juridiske rådgiver.
en af de nødvendige onde ved at drive en lille virksomhed, lønningsliste kan også være en af de mest farlige opgaver, du udfører., Med 17% af medarbejderne, der siger, at de ville afslutte deres job over kun en sen eller unøjagtig løncheck, er potentialet for at gøre store skader med en enkelt lønningsfejl reel. For ikke at nævne de dyre bøder IRS pålægger 40% af små og mellemstore virksomheder hvert år for lønskat fejl.
På trods af hvor vigtigt det er at få lønningslisten rigtigt, ved mange små virksomhedsejere faktisk ikke, hvordan de skal betale løn selv. Vi er her for at hjælpe.
nedenfor finder du en trinvis vejledning, der dækker, hvordan du gør lønningsliste for din lille virksomhed., Vi vil også gøre sagen for, hvorfor en overkommelig lønningstjeneste er en værdifuld investering.
Trin 1: Ansøg om et arbejdsgiveridentifikationsnummer (EIN)
tænk på dit arbejdsgiveridentifikationsnummer (ein) som det sociale sikringsnummer for din virksomhed. Det er den unikke identifikator, som IRS vil bruge til lønskat.
heldigvis er dette trin let. Du kan ansøge om en EIN gratis på IRS-websiteebstedet og modtage en på få minutter.,
Trin 2: Beslutte, om en løn tidsplan
Din løn tidsplan (hvor ofte du betaler medarbejdere) vil påvirke, hvordan du beregner indkomstskat tilbageholdelse af beløb, der i de næste trin, så nu er det tid til at finde ud af. De fleste stater har love, der kræver en minimumsfrekvens, som du skal betale dine medarbejdere med, som du kan finde her.,
så længe du opfylder det lovligt krævede minimum, er din tidsplan dog op til dig og bør tage højde for medarbejdernes præferencer, administrationsbehov og omkostninger. For sammenligningens skyld fandt Bureau of Labor Statistics, at de fleste private virksomheder i USA vælger en ugentlig eller ugentlig tidsplan.
Trin 3: Har hver medarbejder udfylde Formular I-4
Hver medarbejder i din virksomhed har brug for til at udfylde Formular I-4 fra IRS, også kendt som “medarbejderens Tilgodehavende Certifikat.,”Denne formular vil fortælle dig, hvor meget i føderale indkomstskatter du har brug for at tilbageholde fra hver medarbejders løncheck, afhængigt af deres indkomst, civilstand, antal afhængige og andre faktorer.
Hvis en medarbejder har problemer med at udfylde formularen, kan du henvise dem til skatteindholdsstimatoren på IRS-websiteebstedet. Hvis du bor i en stat, region eller by, der opkræver yderligere indkomstskatter, skal medarbejderne også udfylde disse formularer. Du kan finde en praktisk liste over links til hver stats indkomstskatteformular her og en liste over hver stats indkomstskattesats her.,
Når du har alles W-4 ‘ er, skal du bruge Publication 15-T til at beregne alles tilbageholdelsesbeløb. Følg instruktionerne for enten den procentvise metode eller lønbeslagsmetoden (lønbeslagsmetoden er lettere), og se tabellen, der svarer til hver medarbejders arkiveringsstatus.,
Trin 4: Beregne brutto-og netto betaler
Næste, du har brug for at beregne, hvor meget hver enkelt medarbejder kan tage med hjem på deres lønseddel, og hvor meget du nødt til at tilbageholde skat, fordele, og andre fradrag.
sørg for, at du afsætter nok tid hver lønperiode til at udføre denne matematik for at sikre, at medarbejderne betales til tiden., Det er også klogt at oprette et regneark med disse oplysninger for at automatisere nogle af matematikken og holde sikre lønningslister over tid.
Sådan beregnes bruttoløn
bruttoløn er det beløb, en medarbejder tjener, før han tager skatter og fradrag for ting som forsikring. For lønmodtagere, der tjener mindst $ 35,568 om året, er bruttolønningsmatematikken enkel. Du skal blot dele deres årsløn med antallet af lønperioder hvert år.,
| Løn tidsplan | Antallet af betalings perioder per år |
| Ugentlige | 52 |
| hver anden uge | 26 |
| Semimonthly | 24 |
| Månedlige | 12 |
For lønmodtagere, der gør mindre end $35,568 et år, at matematik er kompliceret noget, som en ny regel, der kræver, disse arbejdstagere skal betales overtidsbetaling for nogen timer arbejdede over 40 per uge.,
for At beregne en lønmodtager er overtidsbetaling:
- Opdele deres årlige løn af 52 uger at få en ugentlig sats
- Dividere med 40 timer for at få en timeløn
- Multipliceres med 1,5
- Ganges med antallet af arbejdstimer over 40 per uge i løbet af den lønperiode
for At beregne brutto-løn til timelønnede, blot gange antallet af arbejdstimer i løbet af de betaler periode af deres timeløn., Glem ikke at faktor overtidsbetaling for arbejdstimer over 40 pr. uge for denne gruppe også, samt enhver betalt fritid (PTO), de brugte.
endelig, hvis du tildeler arbejdstagere en bonus som en del af deres løncheck eller spreder de tip, de har tjent, skal du tilføje det nu.
Antag, at du har en hver anden uge lønperiode og en medarbejder, der tjener $14 i timen. De arbejdede 55 timer den første uge af lønperioden, og 43 timer den anden uge af lønperioden., Det ville betyde, at de arbejdede 80 normale timer og 18 overarbejde timer (timer over 40 om ugen) i alt.
deres bruttoløn ville være:
(14 80 80) + (14.18. 1.5) = $1,498
Sådan beregnes nettoløn
nettoløn er det beløb, en medarbejder faktisk tager hjem, når alle fradrag er redegjort for. Dette er det beløb, der vises på deres lønseddel.
for at beregne en medarbejders nettoløn skal du først trække eventuelle fradrag før skat fra deres bruttoløn, hvoraf den mest almindelige er betaling for sundhedsforsikring., Andre mulige fradrag før skat inkluderer invalideforsikring, livsforsikring, pendlerydelser og traditionelle 401(k) bidrag. Hvis du ikke er sikker på, om en fordel, du tilbyder, er et fradrag før skat eller efter skat, skal du kontakte IRS’ arbejdsgiverens Skatteguide.
med fradrag før skat taget sig af, er det tid til at trække det beløb, du tilbageholder for skatter., Tag medarbejderens bruttoløn minus eventuelle fradrag før skat, og træk følgende fra:
*dette nummer er også det, du skylder som arbejdsgiver for FICA, som vi dækker i Trin 6
endelig skal du passe på eventuelle fradrag og kreditter efter skat. Løn garniture og union afgifter, for eksempel, er post-skat fradrag, der bør trækkes fra nettoløn. Udgiftsgodtgørelser er kreditter efter skat, der skal tilføjes.
dit endelige nummer er en medarbejders sande nettoløn.,
Trin 5: Betal dine medarbejdere
Enten gennem direkte indbetaling, papirchecks, eller en hvilken som helst anden metode, du og dine medarbejdere har, der er aftalt for betaling, sikre, at alle ansatte får deres nettoløn på den rigtige dag i henhold til dine løn tidsplan.
derudover kræver de fleste stater, at arbejdsgivere giver medarbejderne en lønstub, der nedbryder de forskellige fradrag. Tjek din stats laborebsted for arbejdskontor for at lære mere om dine specifikke krav.,
uanset hvilken tilstand du bor I, skal du sørge for at føre detaljerede poster over hver løncheck (hvem den gik til, beløbet, hvornår den blev udstedt osv.).
Trin 6: Betal lønskat
dette trin er et stort: betaler Onkel Sam. Og det kan blive kompliceret, så lad os bryde det ned i dele.
Når du betaler lønskat
hvor ofte du foretager lønskat indskud afhænger af, hvor meget i lønskat du tidligere har skylder i det, der kaldes “lookback periode.,”Din” tilbagekoblingsperiode ” afhænger af, om du bruger Formular 941 (“arbejdsgiverens kvartalsvise føderale selvangivelse”) eller formular 944 (“arbejdsgiverens årlige føderale selvangivelse”) til at rapportere din virksomheds skatter til IRS.de fleste virksomheder vil bruge formular 941. Kun dem med en $ 1.000 eller mindre i årlig føderal skattepligt, eller dem, der har fået at vide at bruge formular 944 af IRS, vil bruge formular 944. Hvis du bruger Formular 941, er din “tilbagekoblingsperiode” de 12 måneder, der går forud for 30.juni. For 2020 vil din lookback-periode for eksempel være 1. juli 2018 til 30. juni 2019.,
- hvis din samlede lønskat i denne lookback-periode var $50.000 eller mindre, eller du er en ny arbejdsgiver, der ikke havde ansatte i denne lookback-periode, betaler du lønskat månedligt. Dine skatter forfalder inden den 15. dag i den følgende måned.
- hvis din samlede lønskat i denne tilbagekoblingsperiode var mere end $50.000, betaler du lønskat semieeeekly. Skatter fra lønninger betalt lørdag, søndag, mandag eller tirsdag forfalder den følgende fredag., Skatter fra lønninger betalt onsdag, torsdag eller fredag forfalder den følgende onsdag.
- hvis en enkelt lønkørsel resulterer i en lønbeskatningsforpligtelse på $100,000 eller mere, skal du indbetale lønskat næste dag, og du skal fortsætte med at indbetale næste dag resten af det år og det følgende år.
Gentag denne matematik inden årets begyndelse hvert år for at sikre, at du bruger den rigtige betalingsplan.,
de eneste lønskat betalinger, der falder uden for denne tidsplan er for føderale arbejdsløshed skatter (FUTA) og statslige arbejdsløshed skatter (SUTA). FUTA skyldes den sidste dag i den første måned, der følger slutningen af kvartalet. SUTA skyldes generelt kvartalsvis, men det er ikke tilfældet i alle stater, så tjek din stats hjemmeside.,
Hvor meget du skylder i lønskatter
Når det er tid til at indbetale indkomstskatten, her er, hvor meget du skylder:
- Det beløb, du har tilbageholdt fra medarbejderen betaler for føderale indkomstskat, samt stat, amt eller by indkomstskatter, hvis det er relevant (se Trin 4).
- de beløb, du fratrukket medarbejderen betale for Social sikring og Medicare (FICA) (se trin 4).
- det beløb, du skylder som arbejdsgiver for Social sikring og Medicare (FICA) (svarende til de FICA-beløb, du fratrukket ansatte).,
- det beløb, du skylder i føderale arbejdsløshedskatter (FUTA). Hvis du ikke betaler SUTA (se nedenfor), er det 6% af de første $7,000 af hver medarbejders årlige skattepligtige løn. Hvis du betaler SUTA, reduceres denne sats til 0,6%.
- det beløb, du skylder i statsarbejdsløshedsskatter (SUTA) (satser og løngrundlag varierer).
Sådan betaler du lønskat
Du kan betale føderale lønskat online via det elektroniske føderale Skattebetalingssystem (EFTPS). Hver stat, region og by har deres eget websiteebsted, hvorigennem du kan indbetale de skatter, du skylder dem.,
Trin 7: rapporter lønskat
det sidste trin er at rapportere dine lønskat til IRS. Her er opdelingen:
- formular 940 (“arbejdsgiverens årlige føderale arbejdsløshed (Futa) selvangivelse”) forfalder inden 31.januar for det foregående år.Formular 941 (“arbejdsgiverens kvartalsvise føderale selvangivelse”) forfalder hvert kvartal inden den sidste dag i måneden efter kvartalets udgang (f.eks. 30. April for 1. kvartal).,
Du kan udskrive og sende disse formularer til IRS ved hjælp af instruktionerne, der findes i hver formular, eller levere dem elektronisk ved hjælp af IRS’ e-filtjeneste.
det er det. Du gjorde det. Tillykke med at gøre løn til din lille virksomhed!
hvorfor en løntjeneste er det værd
hvis hele lønprocessen virker for kompliceret at gøre manuelt, er det fordi det er. Og det er så forenklet som vi kunne gøre det!
i virkeligheden har hvert trin i denne proces advarsler, undtagelser og nuancer, der kan påvirke, hvordan du betaler løn i din lille virksomhed., Vi dækkede ikke engang, hvad vi skulle gøre, hvis du betaler uafhængige entreprenører, eller hvis du har ansatte i flere stater.
med så meget arbejde involveret, at have en løn soft .are system er et must. Ikke alene vil det holde din løn optegnelser organiseret og sikker, men det vil også automatisere en masse af de beregninger og indskud for dig—du sparer kostbar tid. Klik på linket ovenfor for hurtigt at sammenligne priser på forskellige top-rated løn soft .are muligheder i Soft .are Advice bibliotek.,
Hvis du virkelig ønsker at losse din løn stress, selvom, bør du overveje en billig løn service. For et par ekstra dollars per medarbejder per måned, du får de fordele, der kommer med payroll software, kombineret med en løn ekspert, der vil tage sig af alt—betalinger, registrering, rapportering, etc.- samtidig med at der sikres nøjagtighed og overholdelse.,
Hvis det lyder godt for dig, kan du chatte med en af vores kyndige rådgivere for at få en gratis liste over lønningstjenester, der bedst passer til dine behov i dag. Eller oprette en aftale for en gratis telefon konsultation, når det fungerer bedst for dig.