Nota: Este artículo está destinado a informar a nuestros lectores sobre las preocupaciones relacionadas con los negocios en los Estados Unidos. De ninguna manera se pretende proporcionar asesoramiento jurídico o respaldar un curso de acción específico. Para obtener asesoramiento sobre su situación específica, consulte a su asesor legal.
uno de los males necesarios de dirigir una pequeña empresa, la nómina también puede ser una de las tareas más peligrosas que realiza., Con el 17% de los empleados diciendo que renunciarían a su trabajo por solo un cheque de pago tardío o inexacto, la posibilidad de hacer un daño importante con un solo error de nómina es real. Sin mencionar las costosas multas que el IRS impone al 40% de las pequeñas y Medianas Empresas cada año por errores de impuestos sobre la nómina.
a pesar de lo importante que es obtener la nómina correcta, muchos propietarios de pequeñas empresas en realidad no saben cómo hacer la nómina ellos mismos. Estamos aquí para ayudar.
a continuación, encontrará una guía paso a paso que cubre cómo hacer nómina para su pequeña empresa., También explicaremos por qué un servicio de nómina asequible es una inversión que vale la pena.
Paso 1: solicite un número de identificación de empleador (ein)
piense en su número de identificación de empleador (ein) como el número de Seguro social para su negocio. Es el identificador único que el IRS usará para propósitos de impuestos de nómina.
afortunadamente, este paso es fácil. Puede solicitar un EIN gratis en el sitio web del IRS y recibir uno en minutos.,
paso 2: decida un horario de nómina
su horario de nómina (con qué frecuencia paga a los empleados) afectará la forma en que calcula las cantidades de retención de impuestos sobre la renta en el siguiente paso, por lo que ahora es el momento de averiguarlo. La mayoría de los estados tienen leyes que requieren una frecuencia mínima con la que tiene que pagar a sus empleados, que puede encontrar aquí.,
sin embargo, mientras cumpla con el mínimo requerido legalmente, su horario depende de usted y debe tener en cuenta las preferencias de los empleados, las necesidades de administración y los costos. Por el bien de la comparación, la Oficina de Estadísticas Laborales encontró que la mayoría de las empresas privadas en los EE.UU. optan por un horario quincenal o semanal.
Paso 3: Haga que todos los empleados llenen el Formulario W-4
todos los empleados de su empresa deben llenar el Formulario W-4 del IRS, también conocido como el «certificado de retención del empleado.,»Este formulario le dirá cuánto en impuestos federales necesita retener del cheque de pago de cada empleado, dependiendo de sus ingresos, estado civil, número de dependientes y otros factores.
si un empleado tiene problemas para llenar el formulario, puede dirigirlo al estimador de retención de impuestos en el sitio web del IRS. Si usted vive en un estado, condado o ciudad que cobra impuestos adicionales sobre la renta, los empleados también deben llenar esos formularios. Puede encontrar una lista práctica de enlaces al formulario de impuesto sobre la renta de cada estado aquí y una lista de la tasa de impuesto sobre la renta de cada estado aquí.,
una vez que tenga Los W-4 de todos, debe usar la Publicación 15-T para calcular los montos de retención de todos. Siga las instrucciones para el método de porcentaje o el método de tramo salarial (el método de tramo salarial es más fácil), y consulte la tabla que corresponde al estado civil de cada empleado.,
paso 4: calcular el salario bruto y neto
a continuación, debe calcular cuánto se llevará a casa cada empleado en su cheque de pago y cuánto debe retener por impuestos, beneficios y otras deducciones.
asegúrese de reservar suficiente tiempo en cada período de pago para hacer esta matemática y asegurarse de que los empleados reciban el pago a tiempo., También es aconsejable crear una hoja de cálculo con esta información para automatizar algunas de las matemáticas y mantener registros de nómina seguros a lo largo del tiempo.
Cómo calcular el salario bruto
El salario bruto es la cantidad de dinero que un empleado gana antes de cobrar impuestos y deducciones por cosas como el seguro. Para los empleados asalariados que ganan al menos 3 35,568 al año, La Matemática del salario bruto es simple. Simplemente divida su salario anual por el número de períodos de pago cada año.,
| programación de Pago | Número de períodos de pago por año |
| Weekly | 52 |
| Quincenal | 26 |
| Quincenal | 24 |
| Mensual | 12 |
Para los empleados asalariados que ganan menos de $35,568 un año, la matemática es complicado un poco por una nueva norma que obliga a estos trabajadores, el pago de horas extras por las horas trabajadas en exceso de 40 por semana.,
para calcular el pago de horas extras de un trabajador asalariado:
- divida su salario anual por 52 semanas para obtener una tarifa semanal
- divida por 40 horas para obtener una tarifa por hora
- multiplique por 1.5
- multiplicar por el número de horas trabajadas más de 40 por semana durante el período de pago
para calcular el salario bruto de los trabajadores por hora, simplemente multiplique el número de horas trabajadas durante el período de pago por su tarifa por hora., No se olvide de tener en cuenta el pago de horas extras por horas trabajadas más de 40 por semana para este grupo también, así como cualquier tiempo libre pagado (PTO) que utilizaron.
Por último, si está otorgando a los trabajadores un bono como parte de su cheque de pago o dispersando las propinas que ganaron, agréguelo ahora.
suponga que tiene un período de pago quincenal y un empleado que gana $14 por hora. Trabajaron 55 horas la primera semana del período de pago, y 43 horas la segunda semana del período de pago., Eso significaría que trabajaban 80 horas normales y 18 horas extraordinarias (más de 40 horas por semana) en total.
Su salario bruto sería:
(14 x 80) + (14 x 18 x 1.5) = $1,498
Cómo calcular el salario neto
el salario neto es la cantidad de dinero que un empleado realmente se lleva a casa Una vez que se contabilizan todas las deducciones. Esta es la cantidad que aparecerá en su cheque de pago.
para calcular el salario neto de un empleado, primero reste cualquier deducción antes de impuestos de su salario bruto, el más común de los cuales es el pago del seguro de salud., Otras posibles deducciones antes de impuestos incluyen seguro de discapacidad, seguro de vida, Beneficios para viajeros y contribuciones tradicionales 401 (k). Si no está seguro de si un beneficio que ofrece es una deducción antes o después de impuestos, consulte la Guía de impuestos del empleador del IRS.
con las deducciones antes de impuestos, es hora de restar la cantidad que retiene por impuestos., Tome el salario bruto del empleado menos cualquier deducción antes de impuestos y reste lo siguiente:
*este número también es lo que debe como empleador para FICA, que cubriremos en el paso 6
Por último, tenga cuidado de cualquier deducción y crédito después de impuestos. Los embargos salariales y las cuotas sindicales, por ejemplo, son deducciones posteriores a los impuestos que deben restarse del salario neto. Los reembolsos de gastos son créditos post-impuestos que deben agregarse.
Su número final es el salario neto real de un empleado.,
Paso 5: pague a sus empleados
ya sea a través de depósito directo, cheques en papel o cualquier otro método que usted y sus empleados hayan acordado para el pago, asegúrese de que cada empleado reciba su pago neto en el día correcto de acuerdo con su horario de nómina.
Además, la mayoría de los estados requieren que los empleadores proporcionen a los empleados un talón de pago que desglosa las diversas deducciones. Consulte el sitio web de la oficina de trabajo de su estado para obtener más información sobre sus requisitos específicos.,
independientemente del estado en el que viva, asegúrese de mantener registros detallados de cada cheque de pago (a quién fue, la cantidad, cuándo se emitió, etc.).
Paso 6: pagar impuestos de nómina
Este paso es grande: pagar al Tío Sam. Y puede complicarse, así que vamos a dividirlo en partes.
Cuando paga impuestos sobre la nómina
la frecuencia con la que hace depósitos de impuestos sobre la nómina depende de la cantidad de impuestos sobre la nómina que haya adeudado anteriormente durante lo que se llama el «período retrospectivo».,»Su» período retrospectivo » depende de si usa el Formulario 941 («declaración trimestral de Impuestos Federales del empleador») o el Formulario 944 («Declaración Anual de Impuestos Federales del empleador») para reportar los impuestos de su compañía al IRS.
La mayoría de las empresas utilizarán el Formulario 941. Solo aquellos con una obligación fiscal federal anual de 1 1,000 o menos, o aquellos a quienes el IRS les ha dicho que usen el Formulario 944, usarán el Formulario 944. Si usa el Formulario 941, su «período retrospectivo» son los 12 meses anteriores al 30 de junio. Para 2020, por ejemplo, su período retrospectivo sería del 1 de julio de 2018 al 30 de junio de 2019.,
- si el total de sus impuestos sobre la nómina durante este período retrospectivo fue de 5 50,000 o menos, o si es un nuevo empleador que no tuvo empleados durante este período retrospectivo, paga los impuestos sobre la nómina mensualmente. Sus impuestos vencen el día 15 del mes siguiente.
- si el total de sus impuestos sobre la nómina durante este período retrospectivo fue superior a 5 50,000, usted paga los impuestos sobre la nómina semestralmente. Los impuestos de las nóminas pagadas el sábado, domingo, lunes o martes vencen el viernes siguiente., Los impuestos de las nóminas pagadas el miércoles, jueves o viernes vencen el miércoles siguiente.
- si una sola ejecución de nómina resulta en una obligación de impuestos sobre la nómina de $100,000 o más, debe depositar impuestos sobre la nómina al día siguiente y debe continuar haciendo depósitos al día siguiente durante el resto de ese año y el año siguiente.
vuelva a hacer esta matemática antes del comienzo del año cada año para asegurarse de que está utilizando el calendario de pagos correcto.,
los únicos pagos de impuestos de nómina que quedan fuera de este horario son para los impuestos federales de desempleo (FUTA) y los impuestos estatales de desempleo (suta). El FUTA vence el último día del primer mes siguiente al final del trimestre. SUTA generalmente se debe trimestralmente, pero ese no es el caso en todos los estados, así que consulte el sitio web de su estado.,
Cuánto debe en impuestos sobre la nómina
Cuando es el momento de depositar impuestos sobre la nómina, aquí está la cantidad que debe:
- las cantidades que retiene del empleado pagan los impuestos federales sobre la renta, y los impuestos sobre la renta estatales, del condado o de la ciudad, si corresponde (consulte El Paso 4).
- las cantidades que usted dedujo del pago del empleado para el Seguro Social y Medicare (FICA) (vea El Paso 4).
- la cantidad que debe como empleador por el Seguro Social y Medicare (FICA) (igual a las cantidades fica que dedujo de los empleados).,
- la cantidad que debe en impuestos federales de desempleo (FUTA). Si no paga SUTA (ver más abajo), es el 6% de los primeros 7 7,000 del salario anual imponible de cada empleado. Si usted paga SUTA, esta tasa se reduce a 0.6%.
- La cantidad que debe en impuestos estatales de desempleo (Suta) (las tasas y las bases salariales varían).
Cómo pagar los impuestos sobre la nómina
Puede pagar los impuestos federales sobre la nómina en línea a través del Sistema Electrónico de pago de Impuestos Federales (EFTPS). Cada Estado, Condado y ciudad tiene su propio sitio web a través del cual puede depositar los impuestos que les debe.,
Paso 7: reporte impuestos de nómina
El último paso es reportar sus pagos de impuestos de nómina al IRS. Este es el desglose:
- el Formulario 940 («declaración de impuestos de desempleo Federal anual del empleador (FUTA)») vence el 31 de enero del año anterior.
- El Formulario 941 («declaración trimestral de Impuestos Federales del empleador») debe presentarse cada trimestre antes del último día del mes siguiente al final del trimestre (por ejemplo, el 30 de abril para el primer trimestre).,
Puede imprimir y enviar estos formularios al IRS utilizando las instrucciones que se encuentran en cada formulario, o entregarlos electrónicamente utilizando el servicio de archivos electrónicos del IRS.
Eso es todo. Lo hiciste. Felicidades por hacer nómina para su pequeña empresa!
por qué un servicio de nómina vale la pena
si todo el proceso de nómina parece demasiado complicado para hacerlo manualmente, es porque lo es. Y esto es tan simplificado como podríamos hacerlo!
en realidad, cada paso en este proceso tiene advertencias, excepciones y matices que pueden afectar la forma en que realiza la nómina en su pequeña empresa., Ni siquiera cubrimos qué hacer si paga a contratistas independientes o si tiene empleados en varios estados.
con tanto trabajo involucrado, tener un sistema de software de nómina es una necesidad. No solo mantendrá sus registros de pago organizados y seguros, sino que también automatizará muchos de los cálculos y depósitos para usted, ahorrándole un tiempo precioso. Haga clic en el enlace de arriba para comparar rápidamente los precios de las diferentes opciones de software de nómina mejor valoradas en el directorio de Software Advice.,
si realmente desea descargar su estrés de nómina, sin embargo, debe considerar un servicio de nómina asequible. Por unos pocos dólares adicionales por empleado, por mes, obtiene los beneficios que vienen con el software de nómina, combinado con un experto en nómina que se encargará de todo: pagos, presentación, informes, etc.- garantizando la precisión y el cumplimiento.,
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