Accounts Payable Definition
Accounts Payable (AP) es una deuda a corto plazo y un pasivo en un balance donde una empresa debe dinero a sus vendedores / proveedores que han proporcionado a la empresa bienes o servicios a crédito. Las cuentas por pagar también se conocen como el departamento que maneja las facturas o facturas de los proveedores y registra las deudas a corto plazo en el Libro Mayor general (GL)., El Departamento de AP verificará las facturas contra las órdenes (de compra) y se asegurará de que los bienes o servicios se recibieron antes de emitir el pago a sus proveedores.
¿qué es un flujo de trabajo de Cuentas por pagar?
un flujo de trabajo de cuentas por pagar dentro de una organización determinada comienza cuando un proveedor o proveedor envía una factura o factura al Departamento de cuentas por pagar. Al recibir dicha factura, los empleados de cuentas por pagar verificarán que la factura es válida y no un duplicado, codificarán la factura en el libro mayor y, dependiendo del flujo de trabajo de la organización, realizarán una coincidencia de 2 o 3 vías., Las cuentas por pagar enrutarán la factura para su aprobación y, cuando se apruebe, la factura se procesará para su pago.
software de Cuentas por pagar
Las empresas utilizan el software de Cuentas por pagar para automatizar los procesos manuales de cuentas por pagar, como la codificación GL, las aprobaciones de facturas, las notificaciones y la identificación de facturas duplicadas. El software de cuentas por pagar proporciona visibilidad de los pasivos actuales, los procesos y mejora el control sobre la información financiera. El software de cuentas por pagar también se conoce como software de automatización de cuentas por pagar o software de automatización AP.,
¿Qué es el Proceso de las Cuentas por Pagar?
los pasos del proceso de cuentas por pagar incluyen el mantenimiento del archivo maestro de proveedores, la recepción de facturas de proveedores, la codificación o carga de facturas en un sistema de automatización financiera o de cuentas por pagar, la verificación y correspondencia de facturas, el enrutamiento para su aprobación y el procesamiento de pagos., El proceso de cuentas por pagar también incluye responder a las consultas de los proveedores, negociar los términos y garantizar que los proveedores reciban el pago a tiempo. Otros procesos de cuentas por pagar incluyen el mantenimiento de controles internos para identificar facturas duplicadas o fraudulentas, evitar pagos duplicados y auditorías de cuentas por pagar.
¿contratando para cuentas por pagar? Lea esto primero
Las cuentas por pagar son una función crítica en todos los departamentos financieros. Se requiere una serie de habilidades «blandas» y «duras» para ser realmente exitoso., Muchas personas, incluso aquellas en otros roles financieros, no son conscientes de todas las tareas involucradas en la gestión de un proceso de Cuentas por pagar sin problemas.
en un rol típico de empleado de Cuentas por pagar, la descripción del trabajo generalmente incluye las siguientes responsabilidades:
- cálculo, contabilización de transacciones comerciales, procesamiento de facturas, verificación de datos financieros para su uso en el mantenimiento de Registros.
- aclaración de artículos de factura cuestionables, precios o recepción de firmas.
- Obtener información y datos adecuados sobre el pago de facturas.,
- verificar y calcular todas las extensiones y totales de las facturas.
- comprobar los archivos de los proveedores en busca de pagos anteriores y asignar números de comprobante.
- mantener copias de comprobantes, facturas o correspondencia necesaria para los archivos.
- Preparación de comprobantes que incluyan el número de factura, la fecha, la dirección del proveedor, la descripción del artículo, Las cantidades y la codificación según las políticas y procedimientos contables.
- conciliación de estados de cuenta bancarios.
estas diferentes responsabilidades requieren una variedad de habilidades., Algunas habilidades específicas exhibidas por los profesionales de Cuentas por pagar incluyen:
- gran atención al detalle
- Análisis de datos
- Conocimiento básico de contabilidad
- Capacidad para mantener buenas relaciones con los proveedores
- Habilidades de entrada de datos rápidas y precisas
claramente, no servirá ningún viejo schmo. Su próxima contratación AP necesita una variedad de habilidades y calificaciones para hacer contribuciones reales al éxito del departamento. Usar la lista anterior será muy útil durante el proceso de entrevista, pero ¿hay algo más que deba buscar en un candidato?,
la habilidad que necesita evaluar al entrevistar a AP
aunque AP es en gran medida un trabajo orientado a los números, también requiere habilidades de comunicación sólidas. Los mejores profesionales de Cuentas Por Pagar son expertos tanto en la gestión de números como en la gestión de una serie de relaciones humanas, tanto dentro como fuera de su organización. No solo se ocupan de los aprobadores principales en diferentes departamentos, sino también de otras personas que contribuyen con información crítica al proceso y gestionan relaciones importantes con los proveedores.,
Encontrar a la persona adecuada que posea habilidades de comunicación y experiencia contable, y capacitarla para trabajar de manera efectiva dentro de su organización puede ser una pérdida de tiempo significativa para su ya sobrecargado equipo de AP.
¿debería ampliar su equipo de Cuentas por pagar?
¿su equipo de Cuentas Por Pagar está luchando para manejar su carga de trabajo? ¿El CFO está respirando en tu cuello para que AP funcione más suavemente?,
si su organización está creciendo rápidamente y su personal actual de AP tiene dificultades para mantenerse al día con la cantidad de facturas que están administrando, puede decidir que es hora de contratar a otra persona. Sin embargo, tendrá que tener en cuenta el costo adicional de un salario (más beneficios para un empleado a tiempo completo), así como el tiempo que los empleados actuales tomarán en el embarque del nuevo empleado. Una vez que haya examinado todos estos factores, puede valer la pena echar un segundo vistazo a sus recursos existentes para ver si se pueden mejorar.,
contratar u optimizar: tomar la decisión correcta para su organización
si la perspectiva de seleccionar e implementar una nueva solución de AP parece demasiado desalentadora dada la inversión inicial de tiempo y costo, puede parecer más fácil contratar a una nueva persona, incluso a tiempo parcial, para aliviar la carga de trabajo. Sin embargo, antes de invertir tiempo y dinero en el proceso de contratación y capacitación (que puede tomar semanas o más), pregúntese si realmente necesita otro cuerpo, o si hay una manera de optimizar sus procesos existentes.,
tómese un tiempo para examinar el impacto positivo que un sistema inteligente de gestión de facturas puede tener en su departamento de Cuentas por pagar, todo sin cambiar los procesos existentes. La clave es mejorar la comunicación en todos los aspectos de las aprobaciones de una manera que permita a AP mantener el control total. No se requiere tiempo ni inversión monetaria por adelantado, por lo que no pasará mucho tiempo antes de que vea el verdadero potencial de su equipo de AP. En su lugar, disfrutarán de una mayor satisfacción laboral y productividad gracias a una mejor comunicación y aprobaciones más rápidas.,
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