¿qué es el EDI? La guía completa para el intercambio electrónico de datos

EDI, o intercambio electrónico de datos, es una tecnología que ayuda a los socios comerciales y las organizaciones a hacer más, acelerar los plazos de logística y eliminar los errores manuales mediante la automatización de las comunicaciones entre empresas (B2B). EDI ayuda a muchas organizaciones que producen, envían, Compran y venden bienes o brindan atención, desde minoristas y fabricantes hasta empresas de logística, aerolíneas, proveedores de atención médica, aseguradoras y más.,

aunque ha estado en uso desde la década de 1960, el EDI está encontrando un nuevo uso hoy en día, lo que permite la automatización de la cadena de suministro, la transformación digital e incluso como parte clave del flujo de trabajo y la automatización de procesos de negocio. En este resumen, le damos una sólida comprensión del EDI y le presentamos rápidamente todos los conceptos básicos del EDI, incluidos:

• ¿Qué es el EDI?,
• casos de uso EDI
• beneficios EDI
• Cómo funciona EDI
• documentos EDI
• implementación EDI

esta página también sirve como un centro de recursos EDI, con enlaces a más recursos sobre tipos EDI, estándares, transacciones e integración: todo lo que necesita saber sobre EDI, todo en un lugar conveniente.

¿qué es EDI?

Electronic Data Interchange (EDI) es el intercambio automatizado, de computadora a computadora, de documentos comerciales electrónicos estándar entre socios comerciales a través de una conexión segura y estandarizada.,

vamos a desglosar esta definición EDI, pieza por pieza, para darle una idea completa de lo que EDI es y significa.

Computer-to-Computer

• EDI reemplaza las comunicaciones B2B manuales, como el correo postal, el fax y el correo electrónico.
• Los documentos fluyen directamente desde la aplicación informática del remitente (por ejemplo, un sistema logístico) a la aplicación informática del receptor (por ejemplo, un sistema de gestión de pedidos).,

proceso manual tradicional

proceso EDI automatizado

business documents

• 1000s de documentos de transacciones comerciales estándar se pueden enviar automáticamente utilizando EDI.
• algunos ejemplos comunes incluyen: órdenes de compra, facturas, estados de envío, Información de aduanas, documentos de inventario y confirmaciones de pago.,

formato EDI estándar

• Los documentos EDI son procesados por computadoras y utilizan formatos estándar y amigables para computadoras.
• Los estándares describen cada pieza de datos y su formato (por ejemplo, tipo de documento, partes involucradas, acciones a tomar, mmddyy).
• Los estándares eliminan las variaciones de empresa a empresa, lo que permite que el sistema informático de cada Socio comercial hable un idioma común.,
• hay una variedad de estándares EDI para varias industrias, regiones y casos de uso, cada uno con diferentes versiones, por lo que los socios EDI deben usar el mismo estándar y versión
• Los estándares populares incluyen: ANSI X12 en los EE.,, UN/EDIFACT a nivel mundial y estándares específicos de la industria, como HIPAA

Vea un resumen de todos los principales estándares EDI y cuándo se usan

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El intercambio de documentos EDI es típicamente entre dos organizaciones diferentes, conocidas como socios comerciales o socios comerciales.

Ejemplo: La Empresa A puede comprar productos de la empresa B. La Empresa A envía órdenes de compra a la empresa B, que envía facturas y Avisos de envío a la empresa A.,

conexión segura y estandarizada

• EDI utiliza una gama de protocolos seguros para facilitar el intercambio seguro de documentos EDI.
• Los socios deben utilizar el mismo protocolo acordado para intercambiar archivos EDI o trabajar con un intermediario que pueda facilitar los intercambios si los socios utilizan protocolos diferentes.
• algunos protocolos requieren más infraestructura de tecnología EDI que otros, pero el software EDI, como ArcESB, ahora facilita los intercambios con una inversión mínima.,
• Los protocolos van desde tecnologías de larga data, como FTP, hasta EDI basado en la web a través de AS2, sistemas basados en API, como AS4, y otras opciones, como EDI móvil.

vea nuestro resumen de todos los principales protocolos EDI

Automation

• Los mensajes EDI se pueden enviar automáticamente utilizando flujos de trabajo preconfigurados.
• Las empresas suelen utilizar traductores EDI, ya sea como software o a través de un proveedor de servicios EDI, para traducir documentos EDI para su uso en aplicaciones internas, lo que permite el procesamiento automatizado.,
• Los procesos se pueden ampliar para trabajar con la integración de datos y los flujos de trabajo dentro de una organización.
• Ejemplo: Una vez que una empresa recibe una orden de compra EDI, el sistema de logística genera una tarea para que el personal del almacén mueva los bienes del inventario al envío.

EDI vs. comunicaciones tradicionales en papel o correo electrónico

para ilustrar el significado de EDI, o intercambio electrónico de datos, comparemos cómo iría una transacción de compra típica entre dos socios comerciales que usan comunicaciones tradicionales en papel o correo electrónico vs.,

métodos tradicionales:

• El comprador recibe una notificación en su sistema para realizar un pedido, o, después de consultar el inventario, determina que necesita realizar un pedido.
• El comprador introduce los datos en la pantalla de un sistema de compra para crear el PO, lo imprime y lo envía por correo electrónico o por correo electrónico al vendedor.
• El vendedor recibe la orden de compra, ya sea días después o por correo electrónico (junto con una larga lista de otras comunicaciones) y la introduce manualmente en el sistema de pedidos.,
• El vendedor imprime una factura y la adjunta con el envío y / o la envía por separado por correo o correo electrónico.
• El comprador introduce manualmente la factura en el sistema de cuentas por pagar.

en este ejemplo, un sistema de papel puede agregar una semana de tiempo de envío de ida y vuelta al proceso. Tanto el correo electrónico como el papel son susceptibles a errores manuales de entrada de datos, alargando el tiempo de pedido.

proceso EDI:

• El sistema de compras del comprador, que utiliza EDI, genera automáticamente y envía un PO con formato EDI cuando el inventario alcanza un nivel predeterminado.,
• en cuestión de minutos, el sistema de órdenes de venta del vendedor, utilizando el software EDI, recibe la orden de compra EDI.
• El sistema del proveedor notifica automáticamente a su departamento de envío para enviar mercancías.
• Una vez que los productos están embalados y listos para enviarse, el sistema de envío genera un aviso de envío avanzado (ASN) para enviar al Departamento de recepción del comprador
• El sistema ERP del vendedor genera una factura EDI para transmitir al sistema de cuentas por pagar del comprador

todo el proceso EDI se puede completar en una hora.

casos de uso de EDI: ¿quién puede usar EDI?,

ninguna definición de EDI está completa sin aplicabilidad en el mundo real. El intercambio electrónico de datos es útil para una amplia variedad de funciones que abarcan muchos miles de intercambios de información específicos. Estos son solo algunos de los escenarios más comunes donde el EDI es útil, entre los muchos miles de tipos de transacciones que maneja EDI todos los días.,lth procesamiento de seguros

intercambio de información de recetas

logística

• programación de envíos
• seguimiento de mercancías

Contabilidad

• generación de facturas
• proporcionar pistas de auditoría

Aviación

• intercambio de información de vuelo
• registros de nombres de pasajeros (PNR)
• cumplimiento y estandarización internacionales

beneficios del edi

el edi ayuda a las empresas a mejorar la velocidad, la precisión, la eficiencia y los costos de la cadena de suministro, y algunos de los mayores beneficios del EDI se dan a nivel estratégico de negocios., Aquí, cubrimos lo que EDI significa, prácticamente, para los negocios.,librea disfrute de plazos de entrega más cortos

agiliza el proceso de ingresar a nuevos territorios, ya que EDI proporciona un lenguaje comercial común a nivel mundial

beneficios ambientales

• EDI promueve la sostenibilidad y reduce las emisiones de CO2 al reemplazar los procesos basados en papel con alternativas electrónicas
• EDI aumenta la eficiencia operativa, lo que conduce a menos errores y menos desperdicio de energía

cómo funciona EDI

hay tres pasos en el proceso de envío de documentos EDI: preparar los documentos, traducirlos a un formato EDI y transmitirlos a un socio.,

un proceso común automatizado con EDI es el intercambio de órdenes de compra (POs) y facturas. Para darle un buen ejemplo de cómo funciona el EDI, ilustraremos el proceso EDI para TPV y facturas.

preparación de documentos

siguiendo el ejemplo de una orden de compra y una factura, aquí es donde un comprador prepara un pedido en un sistema de compra.,

• El comprador recopila y organiza los datos para que funcione con EDI
• por ejemplo, en lugar de imprimir un PO, el sistema crea un archivo electrónico con la información necesaria para construir un documento EDI

así que ¿cómo prepararía correctamente los documentos?, Hay varios enfoques, incluyendo:

• Exportar datos basados en computadora desde hojas de cálculo o bases de datos
• reformatear informes electrónicos en archivos de datos
• Mejorar las aplicaciones para crear archivos de salida listos para la traducción estándar EDI
• comprar software EDI que puede convertir documentos de sus sistemas en archivos EDI
• entrada de datos humanos

idealmente, querrá que su sistema elimine la mayor cantidad de entrada de datos humanos posible para ahorrar tiempo y mejorar la precisión.,

2: traducción de documentos EDI

el siguiente paso es alimentar su documento a través del software de traducción EDI para convertir su formato de datos interno en el formato estándar EDI utilizando los segmentos y elementos de datos apropiados. Alternativamente, puede enviar sus datos a un proveedor de servicios EDI, que se encarga de la traducción hacia y desde el formato EDI en su nombre.

en nuestro ejemplo, el PO se traduce en un documento de orden de compra EDI 850.,

3: Connect & Transmit Edi Documents

Una vez que el PO se traduce al formato de orden de compra EDI 850, está listo para su transmisión al proveedor. Hay varias maneras de conectarse a un socio a través de EDI., Los más comunes incluyen:

• conexión EDI Directa punto a punto a través de un protocolo de Internet seguro, como AS2
• conectarse a un proveedor de red EDI, también conocido como proveedor de red de valor agregado (VAN)
• Una combinación de EDI directo y VAN, dependiendo de los socios involucrados y el volumen de transacción

en el caso de un proveedor de red EDI, o red de valor agregado (VAN), el comprador utiliza su Protocolo de comunicaciones preferido, asegurando una transmisión edi confiable y segura., Luego, el proveedor de red se conecta con el proveedor utilizando el protocolo de comunicaciones preferido del proveedor, asegurando que el proveedor reciba el pedido. Las furgonetas pueden reducir la configuración y el mantenimiento en algunos casos, pero tienden a ser más costosas que la integración punto a punto para muchos casos de uso, ya que cobran una tarifa por cada transacción o incluso por cada elemento de línea.

la seguridad y el control de los datos se mantienen durante todo el proceso de transmisión mediante contraseñas, identificación de usuario y cifrado., Tanto las aplicaciones EDI del comprador como las del proveedor editan y verifican automáticamente la precisión de los documentos.

en nuestra guía completa de los tipos de protocolos EDI, desempaquetamos las diversas opciones de transferencia de archivos EDI y las tecnologías que utilizan para ayudarlo a seleccionar el(los) protocolo (s) adecuado (s) para su organización.

Ver tipos de protocolos EDI

documentos EDI

para darle una mejor visión de lo que es el EDI, veamos las partes clave de lo que incluye el EDI. Un documento EDI se compone de tres piezas principales: sobres, segmentos y elementos de datos, formateados para seguir un estándar EDI específico.,

los documentos EDI, como una orden de compra 850, deben cumplir con reglas de formato estrictas que definen exactamente dónde y cómo va cada pieza de datos en el documento para que el traductor EDI en la computadora receptora pueda encontrar instantáneamente todos los datos clave, como el nombre de la empresa del comprador, el número de orden de compra, los artículos comprados y el precio. Luego, los datos se introducirán en el sistema de entrada de pedidos del proveedor en el formato interno adecuado sin necesidad de ninguna entrada manual.,

Edi Envelopes for Transmission

EDI document transmission utiliza un sistema de tres sobres para albergar conjuntos de transacciones:

• Sobre de mensaje
• Sobre de grupo
• Sobre de intercambio

segmentos

un segmento en un conjunto de transacciones EDI es un grupo de elementos de datos similares.

elementos de datos

los elementos de datos en un conjunto de transacciones EDI son los datos individuales en el documento, como el artículo que se compra, la cantidad de artículos comprados, etc.,

implementación EDI: lista de verificación de configuración y cumplimiento

lograr el cumplimiento EDI en última instancia significa tres cosas:

• configurar su infraestructura EDI
• alinear su configuración EDI con los sistemas EDI de sus socios comerciales
• adherir certificadamente a estándares comunes

infraestructura EDI

para comenzar con EDI, deberá siguientes componentes clave:

1. Software EDI para comunicaciones, mail boxing de transacciones edi, mapeo EDI y traducción EDI
2. comunicaciones por Internet, van, etc.,red by various partners
3. Hardware: un servidor o PC, dispositivos de comunicación y periféricos
4. Espacio de oficina Seguro y seguridad monitoreada
5. copias de seguridad de datos y potencia redundante para la confiabilidad
6. Software para cualquier integración de transacciones EDI con sistemas de back office
7. mapas para cada tipo de documento EDI intercambiado con cada socio para mapear registros EDI en documentos comerciales utilizables

Además, deberá capacitar a su equipo en software y dispositivos de comunicación o seleccione un socio de integración EDI para configurarlo todo y capacitar a su equipo.,

alinearse con sus socios

Su EDI es tan valioso como sus integraciones con los sistemas de sus socios. Las claves grandes incluyen:

• Determinar qué protocolos EDI utilizará para enviar y recibir documentos EDI (por ejemplo, AS2, SFTP, etc.).)- Consulte nuestra guía de los tipos de protocolos EDI
• Seleccionar e implementar intercambios para los documentos EDI correctos, o transacciones (p. ej., 850 órdenes de compra) – vea nuestra exhaustiva biblioteca de transacciones EDI
• Identificar los casos de uso cuando enviaría y recibiría cada documento EDI
• vincular EDI a sus otros sistemas operativos, logísticos o 3PL, contabilidad y cumplimiento de pedidos – es posible que desee soluciones que le ayuden con implementaciones de procesos más amplias
• integrar correctamente el mapeo, la traducción y las pruebas EDI con sus socios

dependiendo de su configuración, esto puede incluir la selección mutua de soluciones EDI y proveedores de integración EDI., En última instancia, necesitará las soluciones adecuadas para ayudarlo a maximizar su asociación. Cuanto más simple sea la configuración (con las herramientas más versátiles), más rápido podrá implementar EDI y comenzar a ahorrar tiempo & dinero mientras aumenta las relaciones con su pareja.

certificación de Estándares Comunes

Los Estándares Comunes certificados son el pegamento que mantiene unido el EDI. Los organismos de certificación clave gobiernan estos estándares y pueden ayudarlo a evaluar varias soluciones.

• American National Standards Institute (ANSI) – certifica el estándar EDI X12 utilizado en los EE.UU.,
• UN/CEFACT – certifica el popular estándar EDIFACT internacional
• GS1 – certifica varios estándares EDI internacionales específicos de la industria (construidos sobre EDIFACT)
• Drummond-certifica el software EDI a través de rigurosas pruebas de interoperabilidad, asegurando que diferentes herramientas EDI puedan comunicarse con éxito entre sí

Guía de integración

Si está comenzando en un proyecto de integración, le recomendamos encarecidamente que consulte nuestra guía de integración EDI. Le ayudará a ponerse en marcha con EDI a través de un enfoque estructurado.,

consulte la guía completa de integración EDI

ArcESB EDI

ArcESB es la solución EDI todo en uno para la integración EDI B2B. Proporciona traducción, transmisión y mapeo EDI, con potentes integraciones de datos para conectar EDI directamente a sus procesos. También trabajamos con una amplia red de socios de integración EDI que pueden ayudarle en la implementación. Y ofrecemos soporte de clase mundial, con Opciones de SaaS en la nube y en las instalaciones.