Remarque: Cet article est destiné à informer nos lecteurs sur les préoccupations liées aux entreprises aux États-Unis. Il ne vise en aucun cas à fournir des conseils juridiques ou à approuver une ligne de conduite spécifique. Pour des conseils sur votre situation, consultez votre conseiller juridique.
l’un des maux nécessaires à la gestion d’une petite entreprise, la paie peut également être l’une des tâches les plus périlleuses que vous effectuez., Avec 17% des employés disant qu’ils quitteraient leur emploi sur un seul chèque de paie en retard ou inexact, le potentiel de faire des dommages majeurs avec une seule erreur de paie est réel. Sans parler des amendes coûteuses que l’IRS impose à 40% des petites et Moyennes Entreprises chaque année pour des erreurs d’impôt sur la masse salariale.
malgré l’importance de bien faire la paie, de nombreux propriétaires de petites entreprises ne savent pas vraiment comment faire eux-mêmes la paie. Nous sommes ici pour aider.
ci-dessous, vous trouverez un guide étape par étape sur la façon de faire la paie pour votre petite entreprise., Nous expliquerons également pourquoi un service de paie abordable est un investissement intéressant.
Étape 1: demander un numéro d’identification d’employeur (EIN)
Pensez à votre numéro d’identification d’employeur (EIN) le numéro de sécurité sociale pour votre entreprise. C’est l’identifiant unique que L’IRS utilisera à des fins d’impôt sur la masse salariale.
Heureusement, cette étape est facile. Vous pouvez demander un EIN gratuitement sur le site Web de L’IRS et en recevoir un en quelques minutes.,
étape 2: décider d’un calendrier de paie
votre calendrier de paie (à quelle fréquence vous payez les employés) affectera la façon dont vous calculez les montants de retenue d’impôt sur le revenu à l’étape suivante, il est donc temps de comprendre cela. La plupart des États ont des lois qui exigent une fréquence minimale avec laquelle vous devez payer vos employés, que vous pouvez trouver ici.,
cependant, tant que vous respectez le minimum requis par la Loi, votre emploi du temps dépend de vous et doit tenir compte des préférences des employés, des besoins administratifs et des coûts. À titre de comparaison, le Bureau of Labor Statistics a constaté que la plupart des entreprises privées aux États-Unis optent pour un horaire bihebdomadaire ou hebdomadaire.
Étape 3: demandez à chaque employé de remplir le Formulaire W-4
Chaque employé de votre entreprise doit remplir le Formulaire W-4 de l’IRS, aussi connu comme « l’Employé du Certificat de Retenue., »Ce formulaire vous indiquera le montant de l’impôt fédéral sur le revenu que vous devez retenir sur le salaire de chaque employé, en fonction de son revenu, de son état matrimonial, du nombre de personnes à charge et d’autres facteurs.
Si un employé a du mal à remplir le formulaire, vous pouvez le diriger vers l’estimateur de retenue d’impôt sur le site Web de L’IRS. Si vous vivez dans un État, un comté ou une ville qui prélève des impôts sur le revenu supplémentaires, les employés doivent également remplir ces formulaires. Vous pouvez trouver une liste pratique de liens vers le formulaire d’impôt sur le revenu de chaque État ici et une liste du taux d’impôt sur le revenu de chaque État ici.,
Une fois que vous avez les W-4 de tout le monde, vous devez utiliser la Publication 15-T pour calculer les montants de retenue de tout le monde. Suivez les instructions pour la méthode du pourcentage ou la méthode de la tranche de salaire (la méthode de la tranche de salaire est plus facile) et reportez-vous au tableau qui correspond à l’état de dépôt de chaque employé.,
étape 4: calculer le salaire brut et net
ensuite, vous devez calculer combien chaque employé rapportera à la maison sur son salaire et combien vous devez retenir pour les impôts, les avantages et autres déductions.
assurez-vous de réserver suffisamment de temps à chaque période de paye pour faire ce calcul afin de vous assurer que les employés sont payés à temps., Il est également judicieux de créer une feuille de calcul avec ces informations pour automatiser une partie des calculs et conserver des enregistrements de paie sécurisés au fil du temps.
Comment calculer le salaire brut
le salaire Brut est le montant d’argent qu’un employé fait avant impôts et déductions pour des choses comme l’assurance. Pour les employés salariés qui gagnent au moins 35 568 $par année, le calcul de la rémunération brute est simple. Il suffit de diviser leur salaire annuel par le nombre de périodes de paie chaque année.,
| calendrier de Paie | Nombre de périodes de paie par année |
| Hebdomadaire | 52 |
| toutes les deux semaines | 26 |
| deux fois par mois | 24 |
| Mensuel | 12 |
Pour les salariés qui gagnent moins de $35,568 un an, le calcul est un peu compliqué par une nouvelle règle obligeant les travailleurs à être payés pour les heures supplémentaires pour toutes les heures travaillées plus de 40 par semaine.,
Pour calculer un salarié de la rémunération des heures supplémentaires:
- Diviser son salaire annuel de 52 semaines pour obtenir un taux hebdomadaire
- Diviser par 40 heures pour obtenir un taux horaire
- Multiplier par 1.5
- Multiplier par le nombre d’heures travaillées plus de 40 par semaine au cours de la période de paie
Pour calculer le salaire brut pour les horaires des travailleurs, il suffit de multiplier le nombre d’heures travaillées au cours de la période de paie par leur taux horaire., N’oubliez pas de prendre en compte la rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées plus de 40 par semaine pour ce groupe, ainsi que tout congé payé (PTO) qu’ils ont utilisé.
enfin, si vous accordez aux travailleurs une prime dans le cadre de leur salaire ou dispersez les pourboires qu’ils ont gagnés, ajoutez-le maintenant.
supposons que vous avez une période de paie bihebdomadaire et un employé qui gagne 14 $l’heure. Ils ont travaillé 55 heures la première semaine de la période de paie, et 43 heures de la deuxième semaine de la période de paie., Cela signifierait qu’ils ont travaillé 80 heures normales et 18 heures supplémentaires (plus de 40 heures par semaine) au total.
leur salaire brut serait:
(14 x 80) + (14 x 18 x 1,5) = 1 498
comment calculer la rémunération nette
la rémunération nette est le montant d’argent qu’un employé rapporte réellement à la maison une fois que toutes les déductions sont prises en compte. C’est le montant qui apparaîtra sur leur chèque de paie.
pour calculer le salaire net d’un employé, soustrayez d’abord toutes les déductions avant impôt de son salaire brut, dont la plus courante est le paiement de l’assurance maladie., D’autres déductions avant impôt possibles comprennent l’assurance-invalidité, l’assurance-vie, les avantages de banlieue et les cotisations traditionnelles 401(k). Si vous n’êtes pas sûr si un avantage que vous offrez est une déduction avant impôt ou après impôt, consultez le guide fiscal de L’employeur de L’IRS.
avec les déductions avant impôt prises en charge, il est temps de soustraire le montant que vous retenez pour les impôts., Prenez le salaire brut de l’employé moins toutes les déductions avant impôt et soustrayez ce qui suit:
*ce nombre est également ce que vous devez en tant qu’employeur pour la FICA, que nous couvrirons à L’Étape 6
enfin, prenez soin de toutes les déductions et crédits après impôt. Les saisies sur salaire et les cotisations syndicales, par exemple, sont des déductions après impôt qui devraient être soustraites de la rémunération nette. Les remboursements de dépenses sont des crédits après impôt qui devraient être ajoutés.
votre numéro final est le vrai salaire net d’un employé.,
Étape 5: Payez vos employés
que ce soit par dépôt direct, par chèque papier ou par toute autre méthode que vous et vos employés avez convenue pour le paiement, assurez-vous que chaque employé reçoit son salaire net le jour correct selon votre calendrier de paie.
En outre, la plupart des États exigent des employeurs qu’ils fournissent aux employés un talon de paie qui décompose les différentes déductions. Consultez le site Web du Bureau du travail de votre état pour en savoir plus sur vos besoins spécifiques.,
quel que soit l’état dans lequel vous vivez, assurez-vous de conserver des registres détaillés de chaque chèque de paie (à qui il est allé, le montant, quand il a été émis, etc.).
Étape 6: payer les charges sociales
Cette étape est importante: payer L’Oncle Sam. Et cela peut devenir compliqué, alors décomposons – le en plusieurs parties.
lorsque vous payez des charges sociales
la fréquence à laquelle vous effectuez des dépôts de charges sociales dépend du montant des charges sociales que vous avez dû auparavant pendant ce qu’on appelle la « période de retour en arrière., »Votre » période de recherche « dépend si vous utilisez le formulaire 941 (”déclaration de revenus fédérale trimestrielle de l’employeur ») ou le formulaire 944 (”déclaration de revenus fédérale annuelle de l’employeur ») pour déclarer les impôts de votre entreprise à l’IRS.
la plupart des entreprises utiliseront le formulaire 941. Seuls ceux qui ont un liability 1,000 ou moins en impôt fédéral annuel à payer, ou ceux qui ont été dit d’utiliser le formulaire 944 par L’IRS, utilisera le formulaire 944. Si vous utilisez le formulaire 941, votre « période de consultation” correspond aux 12 mois précédant le 30 juin. Pour 2020, par exemple, votre période de recherche s’étendrait du 1er juillet 2018 au 30 juin 2019.,
- si le total de vos charges sociales au cours de cette période de référence était de 50 000 $ou moins, ou si vous êtes un nouvel employeur qui n’avait pas d’employés au cours de cette période de référence, vous payez des charges sociales mensuellement. Vos taxes sont dues au plus tard le 15e jour du mois suivant.
- si le total de vos charges sociales au cours de cette période de recherche était supérieur à 50 000$, vous payez les charges sociales semestriellement. Les Taxes sur la masse salariale payées le samedi, le dimanche, le lundi ou le mardi sont dues au plus tard le vendredi suivant., Les Taxes sur la masse salariale payées le mercredi, le jeudi ou le vendredi sont dues au plus tard le mercredi suivant.
- Si une seule exécution de la paie entraîne une obligation d’impôt sur la masse salariale de 100 000 $ou plus, vous devez déposer les taxes sur la masse salariale le lendemain et vous devez continuer à faire des dépôts le lendemain pour le reste de cette année et l’année suivante.
Refaire ce calcul avant le début de l’année chaque année pour vous assurer d’utiliser le bon calendrier de paiement.,
Les seuls paiements d’impôt sur la masse salariale qui ne relèvent pas de cette annexe sont les impôts fédéraux sur le chômage (FUTA) et les impôts sur le chômage de l’état (SUTA). FUTA est dû au plus tard le dernier jour du premier mois qui suit la fin du trimestre. SUTA est généralement dû trimestriellement, mais ce n’est pas le cas dans tous les États, alors vérifiez le site Web de votre état.,
combien vous devez en charges sociales
quand il est temps de déposer les charges sociales, voici combien vous devez:
- les montants que vous avez retenus de l’employé paient pour les impôts fédéraux sur le revenu et les impôts sur le revenu des états, des comtés ou
- les montants que vous avez déduits de la rémunération des employés pour la sécurité sociale et L’assurance-maladie (fica) (voir étape 4).
- le montant que vous devez en tant qu’employeur pour la sécurité sociale et L’assurance-maladie (fica) (égal aux montants fica que vous avez déduits des employés).,
- le montant que vous devez en impôts fédéraux sur le chômage (FUTA). Si vous ne payez pas SUTA (voir ci-dessous), c’est 6% des premiers 7 000 $du salaire imposable annuel de chaque employé. Si vous payez SUTA, ce taux est réduit à 0,6%.
- Le montant que vous devez en taxes de chômage de l’état (SUTA) (les taux et les bases salariales varient).
comment payer les charges sociales
Vous pouvez payer les charges sociales fédérales en ligne via le système électronique de paiement de L’impôt fédéral (EFTPS). Chaque État, comté et ville a son propre site web à travers lequel vous pouvez déposer les taxes que vous leur devez.,
Étape 7: déclarer les charges sociales
la dernière étape consiste à déclarer vos paiements de charges sociales à l’IRS. Voici la répartition:
- le formulaire 940 (« déclaration annuelle de chômage fédéral (FUTA) de l’employeur”) est dû avant le 31 janvier pour l’année précédente.
- Le formulaire 941 (”déclaration de revenus trimestrielle fédérale de l’employeur ») est dû chaque trimestre au plus tard le dernier jour du mois suivant la fin du trimestre (p. ex., le 30 avril pour le T1).,
Vous pouvez imprimer et envoyer ces formulaires à L’IRS en utilisant les instructions contenues dans chaque formulaire, ou les livrer électroniquement en utilisant le service e-file de l’IRS.
c’est tout. Vous l’avez fait. Félicitations pour faire la paie pour votre petite entreprise!
pourquoi un service de paie en vaut la peine
Si l’ensemble du processus de paie semble trop compliqué à faire manuellement, c’est parce que c’est le cas. Et c’est aussi simplifié que nous pourrions le faire!
en réalité, chaque étape de ce processus comporte des mises en garde, des exceptions et des nuances qui peuvent avoir un impact sur la façon dont vous faites la paie dans votre petite entreprise., Nous n’avons même pas couvert quoi faire si vous payez des entrepreneurs indépendants, ou si vous avez des employés dans plusieurs États.
avec tant de travail, avoir un système de logiciel de paie est un must. Non seulement il gardera vos dossiers de paie organisés et sécurisés, mais il automatisera également beaucoup de calculs et de dépôts pour vous—vous faisant gagner un temps précieux. Cliquez sur ce lien ci-dessus pour comparer rapidement les prix des différentes options de logiciels de paie les mieux notées dans le répertoire de Software Advice.,
Si vous voulez vraiment décharger votre stress de la paie, cependant, vous devriez envisager un prix abordable des services de paie. Pour quelques dollars supplémentaires par employé, par mois, vous obtenez les avantages qui viennent avec le logiciel de paie, combiné avec un expert en paie qui s’occupera de tout-paiements, classement, rapports, etc.- tout en assurant la précision et la conformité.,
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