in 2017 waren er maar liefst 3,7 miljard e – mailgebruikers wereldwijd-een aantal dat naar verwachting zal omhoogschieten tot 4,3 miljard in 2022.
daar is een reden voor: E-Mail is een essentieel kanaal voor marketing en business dat voortdurend evolueert en rijp is voor automatisering. Dat is vooral belangrijk gezien het feit dat een behoorlijk aantal e-mails die we verzenden cookie-cutter antwoorden, als we reageren op dezelfde vragen en vragen over en weer.,
dergelijke repetitieve taken kunnen vervelend zijn – en ik weet zeker dat je jezelf hebt gevonden denken ” Er moet een betere manier zijn.”
nou, als je Gmail gebruikt, is er. U kunt in Gmail een Automatisch antwoord instellen dat specifieke sjabloonreacties veroorzaakt op basis van de inhoud van de e-mails die u ontvangt, zodat u minder tijd in uw postvak IN kunt doorbrengen en meer tijd kunt besteden aan wat het belangrijkst is.
met dat in gedachten, hier zijn stap-voor-stap instructies voor het opzetten van een Automatisch antwoord in Gmail, plus voorbeelden van hoe u het beste gebruik kunt maken van deze handige functie in uw bedrijf.,
inhoudsopgave:
een ingeblikt antwoord maken voor automatische antwoorden in Gmail
voordat u de functie Automatisch antwoord kunt implementeren, moet u een bericht instellen dat als uw Automatisch antwoord fungeert.
Stap 1. Ga naar https://mail.google.com/mail, klik dan op het tandwielpictogram en selecteer ‘Settings’:
Stap 2. Klik op ‘ Geavanceerd ‘in het menu en selecteer vervolgens’ Enable ‘naast’Canned Responses (Templates)’:
vergeet niet te klikken op’ Save Changes ‘ onderaan het scherm.
Stap 3., Nu ‘ ingeblikte reacties ‘zijn ingeschakeld, kunt u een nieuwe e-mail maken door op het pictogram’ Compose ‘ in de linkerbovenhoek te klikken en het bericht uit te typen dat u automatisch wilt worden verzonden. Zodra u klaar bent, klikt u op de drie punten in het e-mailvenster om de e-mailopties te brengen. Selecteer ‘ingeblikte respons ‘ en vervolgens’Nieuwe ingeblikte respons’:
Stap 4. Vervolgens verschijnt er een venster waar u uw ingeblikte reactie een naam kunt geven., Typ de naam in en selecteer’OK’:
het instellen van automatisch antwoord in Gmail
nu uw Automatisch antwoord-e-mailsjabloon is opgeslagen als een ingeblikte reactie, bent u klaar om het te gebruiken als een Automatisch antwoord op specifieke e-mails.
Stap 1. Klik nogmaals op het tandwielpictogram en selecteer nogmaals ‘Instellingen’:
Stap 2. Klik deze keer op ‘Filters en geblokkeerde adressen’ in het menu. Selecteer’Create a new filter’:
Stap 3., Kies in het volgende venster dat verschijnt welke regels u wilt toepassen voor het Gmail-filter. U kunt ervoor kiezen om bepaalde “Van” e-mailadressen, een specifiek onderwerp, of e-mails die bevatten (of niet bevatten) bepaalde woorden op te nemen. Als u klaar bent, klikt u op ‘Filter maken’:
Stap 4. Vink op het volgende scherm het vakje aan dat zegt ‘send canned response’ en kies het ingeblikte antwoord dat je gemaakt hebt:
Stap 5. Klik op ‘Filter maken’, en je bent klaar. U hebt nu met succes het instellen van automatische antwoorden in Gmail.,
houd er rekening mee dat oude e-mail geen ingeblikte reactie zal ontvangen, maar in de toekomst zal elke nieuwe e-mail die voldoet aan de criteria die u hebt ingesteld voor uw filter automatisch het ingeblikte antwoord ontvangen.
automatisch antwoord voorbeelden
Er zijn veel verschillende soorten automatische antwoorden die u kunt instellen, afhankelijk van het beoogde gebruik en doel. Hieronder zijn enkele voorbeelden die u kunt aanpassen aan uw eigen behoeften.
klantenservice
een client stuurt een klantenserviceverzoek, en nu moeten ze het wachtspel spelen., Dit roept de vraag op:
wat kun je zeggen om ze zich belangrijk te laten voelen terwijl ze wachten op een antwoord?
in plaats van stilte of een gewoon Oud “uw support ticket werd ontvangen” type e-mail, probeer het een beetje te kruiden. Hier is een goed voorbeeld:
bron: GrooveHQ
zoals u kunt zien, kwam deze e-mail van een echte persoon vergezeld van een foto, die een sterke persoonlijke touch toevoegt. Het begroet de klant bij naam, geeft ze een tijdsbestek voor een reactie, toont dankbaarheid, en zelfs gooit in een beetje humor., Nu weet de klant precies wat te verwachten, wanneer, en ze zullen er zeker van zijn dat hun vraag of probleem tijdig zal worden opgelost.
wedstrijd/Giveaway
Iedereen moet een winnaar zijn wanneer hij zich aanmeldt voor jouw wedstrijd of giveaway. Niet iedereen kan een grote prijs winnaar, uiteraard, maar het aanbieden van een kortingscode of een aantal gratis premium content kan gaan een lange weg. Hier is een voorbeeld in actie:
deze e-mail lijkt persoonlijk geschreven te zijn, in tegenstelling tot overdreven grafisch geladen en ad-achtig., Het geeft specifieke links naar de social media pagina van het bedrijf te bevorderen, een optie om de wedstrijd inzending door te sturen naar anderen, en een aanzienlijke coupon code om dankbaarheid te tonen. Het is super kort maar zeer effectief.
verzendbevestiging
Verzendbevestigingen zijn een beetje saai, maar ze zijn nodig om uw klanten op de hoogte te houden. Ondernemer en auteur Derek Sivers schreef een bevestigingsmail dat Hij “The most successful e-mail I ever wrote” noemde:
bron: Stu.,me
Derek ‘ s verzendbevestiging e-mail onderscheidt zich door het verstrekken van een humoristische uitwisseling, waar de meeste bedrijven zouden gewoon een “uw item is op de weg” e-mail te sturen. Terwijl de klantenservice auto antwoord voorbeeld doet een goed werk van het toevoegen van een element van humor, deze e-mail gaat boven en buiten dat, terwijl ook het verstrekken van de nodige details zoals de verzenddatum. Tot slot, de e-mail eindigt sterk met oprechte dankbaarheid en Derek ‘ s persoonlijke handtekening lijn. Het is ook een bijzonder tintje om de boodschap van de directeur van het bedrijf te laten komen.,
‘op zoek naar een offerte’
Als u in de dienstverlenende sector (trouwfotografie, verzekeringsagentschap, enz.), je krijgt waarschijnlijk veel e-mails vragen om citaten. Je mag niet in staat zijn om ze meteen te krijgen, maar je wilt dat het vooruitzicht om speciaal genoeg te voelen om te wachten op uw reactie en niet haasten naar de concurrentie., Hier is een stellair voorbeeld:
bron: Colorvale
hoewel deze e-mail een beetje aan de lange kant is, kunt u zeker zien dat het past bij de persoonlijkheid van de afzender en het prospect dat een persoonlijke touch heeft toegevoegd die het wachten op een citaat aangenamer kan maken. Ze toont dat ze menselijk is door het vooruitzicht een kijkje in haar persoonlijke leven te geven, stelt een redelijke termijn voor een reactie, en biedt een aantal details over haar bedrijf dat de ontvanger nuttig kan vinden. Veel beter dan dat wordt het niet.
Vakantie Autoresponder
,
Bedankt voor uw e-mail.,
Ik ben momenteel niet op kantoor, begin en Keer terug .
als je hulp nodig hebt gedurende deze tijd, zal een van mijn teamleden in staat zijn om te helpen. Ze kunnen worden gecontacteerd op maandag-vrijdag van 9-5. 30.
voor niet-dringende vragen tijdens mijn afwezigheid, kunt u contact opnemen met at, en zij zullen u graag helpen.
Met vriendelijke groet,
een reis plannen? Het is absoluut noodzakelijk dat u een Office auto-responder in uw Gmail. Zoals je kunt zien, zijn er tal van effectieve toepassingen voor automatisch antwoord e-mails die niet af komen als onpersoonlijk., Wanneer smaakvol gedaan, ze kunnen zelfs trainen uw publiek, prospects, of collega ‘ s om bepaalde wachttijden te verwachten, geef ze relevante details op de automatische piloot, of gewoon wat vreugde toe te voegen aan hun dag – allemaal terwijl het verlichten van de last van uw zwelling e-mail inbox.
nivelleren van uw e-mailautomatisering in Gmail
maak je nooit meer zorgen over het laten vallen van de bal op uw outreach inspanningen. U kunt leiden tot e-mails te volgen met een prospect of een journalist zonder rekening te houden met wie je hebt en nog niet gemaild., Uw geautomatiseerde follow-up e-mails moeten context en waarde te bieden; met andere woorden, ze moeten uw prospects herinneren wat uw product is en waarom uw product zaken.