i 2017 var der hele 3.7 milliarder e – mail-brugere over hele verden-et tal, der forventes at skyrocket til 4.3 milliarder af 2022.
Der er en grund til det: e-mail er en vigtig kanal til marketing og forretning, der konstant udvikler sig og er moden til automatisering. Det er især vigtigt i betragtning af, at et rimeligt antal e-mails, vi sender, er cookie-cutter-svar, da vi reagerer på de samme forespørgsler og spørgsmål igen og igen.,
sådanne gentagne opgaver kan være kedelige – og jeg er sikker på, at du har fundet dig selv at tænke “der skal være en bedre måde.”
Nå, hvis du bruger Gmail, er der. Du kan konfigurere et automatisk svar i Gmail, der udløser specifikke skabelonsvar baseret på indholdet af de e-mails, du modtager, så du kan bruge mindre tid i din indbakke og mere tid på at gøre det, der betyder mest.
med det i tankerne er her trinvise instruktioner til opsætning af et automatisk svar i Gmail plus eksempler på, hvordan du bedst kan udnytte denne nyttige funktion i din virksomhed.,
Indholdsfortegnelse:
oprettelse af et dåse svar For automatiske svar i Gmail
før du kan implementere funktionen auto response, skal du konfigurere en meddelelse for at fungere som dit automatiske svar.
Trin 1. Gå til https://mail.google.com/mail, klik derefter på tandhjulsikonet og vælg ‘Indstillinger’:
Trin 2. Klik på ‘Avanceret’ i menuen, og vælg derefter ‘Aktiver’ ud for ” standardsvar (Skabeloner)’:
glem ikke at klikke på ‘Gem Ændringer’ nederst på skærmen.
Trin 3., Nu hvor ‘dåse svar’ er aktiveret, kan du oprette en ny e-mail ved at klikke på ikonet ‘komponere’ i øverste venstre hjørne og skrive den meddelelse, du vil automatisk blive sendt ud. Når du er færdig, skal du klikke på de tre prikker i e-mail-vinduet for at få vist e-mailindstillingerne. Vælg “standardsvar” og derefter “Ny dåse svar’:
Trin 4. Derefter dukker et vindue op, hvor du kan navngive dit dåse svar., Indtast navnet, og vælg ‘OK’:
Hvordan Set-up Auto-Svar i Gmail
Nu hvor din bil svar e-mail-skabelon, der er blevet gemt som en dåse svar, er du klar til at bruge det som en automatisk reaktion på specifikke e-mails.
Trin 1. Klik på tandhjulsikonet igen, og vælg ‘Indstillinger’ endnu en gang:
Trin 2. Denne gang skal du klikke på ‘filtre og blokerede adresser’ i menuen. Vælg ‘Opret et nyt filter’:
Trin 3., I det næste vindue, der dukker op, skal du vælge, hvilke regler du vil ansøge om Gmail-filteret. Du kan vælge at inkludere visse “Fra” e-mail-adresser, et bestemt emne eller e-mails, der indeholder (eller ikke indeholder) bestemte ord. Når du er færdig, skal du klikke på ‘Opret filter’:
Trin 4. På det næste skærmbillede skal du markere afkrydsningsfeltet, der siger ‘Send dåse svar’, og vælg det dåse svar, du oprettede:
Trin 5. Klik på ‘Opret Filter’, og du er færdig. Du har nu konfigureret automatisk svar i Gmail.,
Husk, at Gammel mail ikke modtager et dåse svar, men fremadrettet vil enhver ny mail, der passer til de kriterier, du har angivet for dit filter, modtage det dåse svar automatisk.
Autosvareksempler
Der er mange forskellige typer autosvar, du kan konfigurere, afhængigt af deres tilsigtede brug og formål. Nedenfor er nogle eksempler, du kan tilpasse til dine egne behov.
kundeservice
en klient sender en anmodning om kundesupport, og nu skal de spille det ventende spil., Dette rejser spørgsmålet:
Hvad kan du sige for at få dem til at føle sig vigtige, mens de venter på et svar?
snarere end stilhed eller en almindelig gammel “din supportbillet blev modtaget” type e-mail, prøv at krydre det lidt. Her er et godt eksempel:
Kilde: GrooveHQ
Som du kan se, denne e-mailen kom fra en rigtig person, ledsaget af et foto, som tilføjer et stærkt personligt præg. Det hilser kunden ved navn, giver dem en tidsramme for et svar, viser taknemmelighed, og selv kaster i en smule humor., Nu ved kunden nøjagtigt, hvad de kan forvente, hvornår, og de vil føle sig sikre på, at deres spørgsmål eller problem vil blive løst rettidigt.
Konkurrence/Giveaway
Alle bør være en vinder, når de tilmelder sig din konkurrence eller et giveaway. Ikke alle kan naturligvis være en grand pri .e-vinder, men at tilbyde en rabatkode eller noget gratis premium-indhold kan gå langt. Her er et eksempel i aktion:
Denne e-mail ser ud som om den var personligt skrevet, i modsætning til at være alt for grafisk belastet og ad-lignende., Det giver specifikke links til at fremme virksomhedens sociale medier side, en mulighed for at videresende konkurrencen post til andre, og en betydelig kupon kode for at vise taknemmelighed. Det er super kort endnu meget effektiv.
Forsendelsesbekræftelse
Forsendelsesbekræftelser er lidt kedelige, men de er nødvendige for at holde dine kunder i løkken. Iværksætter og forfatter Derek Sivers skrev en e-mail med forsendelsesbekræftelse, som han kaldte ‘den mest succesrige e-mail, jeg nogensinde har skrevet’:
kilde: Stu.,mig
Dereks forsendelsesbekræftelses-e-mail adskiller sig ved at give en humoristisk udveksling, hvor de fleste virksomheder bare ville sende en “din vare er på vej” – e-mail. Mens Customer service auto reply-eksemplet gør et godt stykke arbejde med at tilføje et element af humor, denne e-mail går ud over det, samtidig med at de giver nødvendige detaljer som forsendelsesdatoen. Endelig slutter e-mailen stærkt med oprigtig taknemmelighed og Dereks personlige signaturlinje. At have beskeden kommer fra virksomhedens præsident er også et specielt præg.,
‘Leder du efter et tilbud’
Hvis du er i servicebranchen (bryllupsfotografering, Forsikringsagentur osv.), får du sandsynligvis mange e-mails, der beder om citater. Du kan muligvis ikke komme til dem med det samme, men du vil have udsigten til at føle sig speciel nok til at vente på dit svar og ikke skynde dig til konkurrencen., Her er en stjerne-eksempel:
Kilde: Colorvale
denne e-mail er lidt på den lange side, kan du helt sikkert fortælle det passer afsenderens personlighed og giver mulighed for, at ekstra personligt præg, der kan gøre det at vente til et citat mere spiselig. Hun viser, at hun er menneskelig ved at give udsigten et kig ind i sit personlige liv, sætter en rimelig tidsramme for et svar, og tilbyder nogle detaljer om hendes forretning, som modtageren kan finde nyttige. Det bliver ikke meget bedre end det.
Vacation Autoresponder
,
tak for din e-mail.,
Jeg er i øjeblikket ude af kontoret starter på og vender tilbage på .
Hvis du har brug for hjælp i løbet af denne tid, vil et af mine teammedlemmer være i stand til at hjælpe. De kan kontaktes mandag-fredag fra 9-5. 30.
for ikke-presserende forespørgsler under mit fravær, kan du kontakte på , og de vil være glade for at hjælpe.
Med venlig hilsen,
planlægger du en tur væk? Det er bydende nødvendigt, at du opretter en office auto-responder i din Gmail. Som du kan se, der er masser af effektive anvendelser for autosvar e-mails, der ikke kommer ud som upersonlig., Når smagfuldt gjort, de kan endda træne dit publikum, kundeemner, eller kolleger til at forvente visse ventetider, give dem relevante detaljer på autopilot, eller blot tilføje nogle glæde til deres dag – alt sammen mens lette byrden af din hævelse e-mail indbakke.
udjævning af din e-mail-automatisering i Gmail
aldrig mere bekymre dig om at tabe bolden på din opsøgende indsats. Du kan udløse e-mails til at følge op med en udsigt eller en journalist uden at overveje, hvem du har og ikke har sendt., Dine automatiserede opfølgende e-mails skal give kontekst og værdi; med andre ord, de skal minde dine kundeemner om, hvad dit produkt er, og hvorfor dit produkt betyder noget.