Nel 2017, ci sono stati un enorme 3,7 miliardi di utenti di posta elettronica in tutto il mondo – un numero che si prevede di salire alle stelle a 4,3 miliardi entro il 2022.
C’è una ragione per questo: l’email è un canale essenziale per il marketing e il business in continua evoluzione ed è maturo per l’automazione. Ciò è particolarmente importante considerando che un buon numero di email che inviamo sono risposte cookie-cutter, come rispondiamo alle stesse richieste e domande più e più volte.,
Tali compiti ripetitivi possono essere noiosi-e sono sicuro che ti sei trovato a pensare ” Ci deve essere un modo migliore.”
Beh, se stai usando Gmail, c’è. È possibile impostare una risposta automatica in Gmail che attivano risposte specifiche modello in base al contenuto delle e-mail ricevute, in modo da poter trascorrere meno tempo nella tua casella di posta e più tempo a fare ciò che conta di più.
Con questo in mente, ecco le istruzioni passo-passo per l’impostazione di una risposta automatica in Gmail, oltre ad esempi di come è possibile sfruttare al meglio questa funzione utile nella vostra azienda.,
Sommario:
Creazione di una risposta predefinita per le risposte automatiche in Gmail
Prima di poter implementare la funzione di risposta automatica, è necessario impostare un messaggio per agire come risposta automatica.
Passaggio 1. Vai a https://mail.google.com/mail, quindi fai clic sull’icona dell’ingranaggio e seleziona”Impostazioni”:
Passaggio 2. Fai clic su ‘ Avanzate ‘nel menu, quindi seleziona’ Abilita ‘accanto a’Risposte predefinite (modelli)‘:
Non dimenticare di fare clic su’ Salva modifiche ‘ nella parte inferiore dello schermo.
Passaggio 3., Ora che‘ Risposte predefinite ‘ sono abilitati, è possibile creare una nuova e-mail facendo clic sull’icona ‘Componi’ nell’angolo in alto a sinistra e digitando il messaggio che si desidera essere inviato automaticamente. Una volta che hai finito, fai clic sui tre punti nella finestra e-mail per visualizzare le opzioni e-mail. Selezionare ‘Risposte predefinite’ e quindi ‘Nuova risposta predefinita’:
Passaggio 4. Successivamente, verrà visualizzata una finestra in cui è possibile nominare la risposta in scatola., Digita il nome e seleziona ‘OK’:
Come impostare la risposta automatica in Gmail
Ora che il tuo modello di email di risposta automatica è stato salvato come risposta predefinita, sei pronto per usarlo come risposta automatica a email specifiche.
Passaggio 1. Fare nuovamente clic sull’icona dell’ingranaggio e selezionare “Impostazioni” ancora una volta:
Passo 2. Questa volta, clicca su ‘Filtri e indirizzi bloccati’ nel menu. Selezionare ‘Crea un nuovo filtro’:
Passaggio 3., Nella finestra successiva che si apre, scegliere quali regole si desidera applicare per il filtro di Gmail. Puoi scegliere di includere determinati indirizzi e-mail” Da”, un argomento specifico o e-mail che contengono (o non contengono) parole particolari. Una volta terminato, fai clic su “Crea filtro”:
Passaggio 4. Nella schermata successiva, seleziona la casella”Invia risposta predefinita”e scegli la risposta predefinita creata:
Passaggio 5. Clicca su ‘Crea filtro’, e il gioco è fatto. Ora hai impostato correttamente le risposte automatiche in Gmail.,
Tieni presente che la vecchia posta non riceverà una risposta predefinita, ma andando avanti, qualsiasi nuova posta che si adatti ai criteri impostati per il filtro riceverà automaticamente la risposta predefinita.
Risposta automatica Esempi
Ci sono molti diversi tipi di risposte automatiche è possibile impostare, a seconda della loro destinazione d’uso e lo scopo. Di seguito sono riportati alcuni esempi che è possibile personalizzare per le proprie esigenze.
Servizio clienti
Un cliente invia una richiesta di assistenza clienti, e ora devono giocare il gioco di attesa., Questo pone la domanda:
Cosa puoi dire per farli sentire importanti mentre aspettano una risposta?
Piuttosto che il silenzio o un semplice vecchio tipo di e-mail “Il tuo ticket di supporto è stato ricevuto”, prova a vivacizzarlo un po’. Ecco un ottimo esempio:
Fonte: GrooveHQ
Come puoi vedere, questa email è arrivata da una persona reale accompagnata da una foto, che aggiunge un forte tocco personale. Saluta il cliente per nome, dà loro un lasso di tempo per una risposta, mostra gratitudine, e getta anche in un po ‘ di umorismo., Ora il cliente sa esattamente cosa aspettarsi, quando, e si sentirà sicuro che la loro domanda o problema sarà risolto in modo tempestivo.
Contest / Giveaway
Tutti dovrebbero essere un vincitore quando si iscrivono per il vostro concorso o giveaway. Non tutti possono essere un vincitore del gran premio, ovviamente, ma offrendo un codice sconto o alcuni contenuti premium gratuiti può andare un lungo cammino. Ecco un esempio in azione:
Questa email sembra essere stata scritta personalmente, invece di essere eccessivamente carica di grafica e ad-like., Fornisce collegamenti specifici per promuovere la pagina dei social media dell’azienda, un’opzione per inoltrare la voce del concorso ad altri e un codice coupon considerevole per mostrare gratitudine. È super breve ma molto efficace.
Conferma di spedizione
Le conferme di spedizione sono un po ‘ noiose, ma sono necessarie per mantenere i tuoi clienti aggiornati. L’imprenditore e autore Derek Sivers ha scritto un’e-mail di conferma della spedizione che ha definito”L’e-mail di maggior successo che abbia mai scritto”:
Fonte: Stu.,me
L’e-mail di conferma della spedizione di Derek si distingue fornendo uno scambio umoristico, in cui la maggior parte delle aziende invierebbe semplicemente un’e-mail “Il tuo articolo è in arrivo”. Mentre l’esempio di risposta automatica del servizio clienti fa un buon lavoro nell’aggiungere un elemento di umorismo, questa e-mail va oltre, fornendo anche i dettagli necessari come la data di spedizione. Infine, l’e-mail si conclude forte con sincera gratitudine e la linea di firma personale di Derek. Avere il messaggio dal presidente della società è anche un tocco speciale.,
3‘ ‘Alla ricerca di un preventivo’
Se sei nel settore dei servizi (fotografia di matrimonio, agenzia di assicurazioni, ecc.), è molto probabile che ottenere un sacco di e-mail per chiedere preventivi. Potrebbe non essere in grado di arrivare a loro subito, ma si desidera che la prospettiva di sentirsi abbastanza speciale per aspettare la vostra risposta e non correre verso la concorrenza., Ecco un esempio stellare:
Fonte: Colorvale
Mentre questa email è un po ‘ sul lato lungo, si può sicuramente dire che si adatta alla personalità del mittente e dà la prospettiva che ha aggiunto un tocco personale che può rendere l’attesa di un preventivo più appetibile. Mostra di essere umana dando alla prospettiva una sbirciatina nella sua vita personale, stabilisce un lasso di tempo ragionevole per una risposta e offre alcuni dettagli sulla sua attività che il destinatario potrebbe trovare utile. Non c’è niente di meglio.
Vacanza Autoresponder
,
Grazie per la tua email.,
Attualmente sono fuori ufficio iniziando e tornando.
Se hai bisogno di assistenza durante questo periodo, uno dei membri del mio team sarà in grado di aiutarti. Possono essere contattati dal lunedì al venerdì dalle 9 alle 5.30.
Per richieste non urgenti durante la mia assenza, è possibile contattare a, e saranno felici di aiutare.
Cordiali saluti,
Stai pianificando un viaggio? È imperativo impostare un risponditore automatico di Office nel tuo Gmail. Come puoi vedere, ci sono molti usi efficaci per le e-mail di risposta automatica che non vengono fuori come impersonali., Quando fatto con gusto, possono anche addestrare il vostro pubblico, prospettive, o colleghi di aspettarsi certi tempi di attesa, dare loro dettagli pertinenti sul pilota automatico, o semplicemente aggiungere un po ‘ di gioia alla loro giornata – il tutto mentre alleviare il peso della vostra casella di posta elettronica gonfiore.
Livellare la vostra automazione e-mail in Gmail
Mai più preoccuparsi di far cadere la palla sui vostri sforzi di sensibilizzazione. È possibile attivare e-mail di follow-up con una prospettiva o un giornalista senza considerare chi hai e non hai inviato via email., Le tue email di follow-up automatizzate dovrebbero fornire contesto e valore; in altre parole, dovrebbero ricordare ai tuoi potenziali clienti qual è il tuo prodotto e perché il tuo prodotto è importante.