czym jest EDI? The Complete Guide To Electronic Data Interchange

EDI, czyli elektroniczna wymiana danych, to technologia, która pomaga partnerom handlowym i organizacjom osiągnąć więcej, przyspieszyć terminy logistyczne i wyeliminować błędy ręczne poprzez automatyzację komunikacji B2B (business-to-business). EDI pomaga wielu organizacjom produkującym, wysyłającym, kupującym i sprzedającym towary lub świadczącym opiekę, od detalistów i producentów po firmy logistyczne, linie lotnicze, służby zdrowia, ubezpieczycieli i inne.,

choć jest on używany od 1960 roku, EDI znajduje nowe zastosowanie dzisiaj, umożliwiając automatyzację łańcucha dostaw, cyfrową transformację, a nawet jako kluczowy element automatyzacji przepływu pracy i procesów biznesowych. W tym podsumowaniu dajemy Ci solidne zrozumienie EDI i szybko Wprowadzamy Cię do wszystkich podstaw EDI, w tym:

• czym jest EDI?,
• przypadki użycia EDI
• korzyści EDI
• Jak działa EDI
• dokumenty EDI
• implementacja EDI

Ta strona służy również jako centrum zasobów EDI, z linkami do większej liczby zasobów na temat typów EDI, standardów, transakcji i integracji – wszystko, co musisz wiedzieć o EDI, wszystko w jednym wygodnym miejscu.

Co to jest EDI?

Electronic Data Interchange (EDI) jest zautomatyzowaną, komputerową wymianą standardowych elektronicznych dokumentów biznesowych między partnerami biznesowymi za pośrednictwem bezpiecznego, ustandaryzowanego połączenia.,

Podzielmy tę definicję EDI, kawałek po kawałku, aby dać ci pełne zrozumienie, czym jest EDI i co oznacza.

Komputer-Komputer

• EDI zastępuje ręczną komunikację B2B, taką jak poczta, faks i e-mail.
• dokumenty przepływają bezpośrednio z aplikacji komputerowej nadawcy (np. systemu logistycznego) do aplikacji komputerowej odbiorcy (np. systemu zarządzania zamówieniami).,

tradycyjny proces ręczny

zautomatyzowany proces EDI

dokumenty biznesowe

• 1000 standardowych dokumentów transakcji biznesowych można wysłać automatycznie za pomocą EDI.
• niektóre typowe przykłady obejmują: zamówienia zakupu, faktury, statusy wysyłki, informacje celne, dokumenty inwentaryzacyjne i potwierdzenia płatności.,

standardowy format EDI

• dokumenty EDI są przetwarzane przez komputery i używają standardowych, przyjaznych dla komputera formatów.
• standardy opisują każdy fragment danych i jego format (np. rodzaj dokumentu, zaangażowane strony, działania do podjęcia, mmddyy).
• standardy eliminują różnice między firmami, pozwalając systemowi komputerowemu każdego partnera biznesowego mówić wspólnym językiem.,
• istnieje wiele standardów EDI dla różnych branż, regionów i przypadków użycia – każdy z różnymi wersjami, więc partnerzy EDI muszą używać tego samego standardu, a wersja
• popularne standardy to: ANSI X12 w USA.,, UN/EDIFACT globalnie i branżowe standardy, takie jak HIPAA

Zobacz zestawienie wszystkich głównych standardów EDI i kiedy są one używane

partnerzy biznesowi

• wymiana dokumentów EDI odbywa się zazwyczaj między dwoma różnymi organizacjami, określanymi jako partnerzy biznesowi lub partnerzy handlowi.
• przykład: firma A może kupować towary od firmy B. firma a wysyła zamówienia do firmy B, która wysyła faktury i ogłoszenia o wysyłce do firmy A.,

bezpieczne, ustandaryzowane połączenie

• EDI wykorzystuje szereg bezpiecznych protokołów w celu ułatwienia bezpiecznej wymiany dokumentów EDI.
• partnerzy muszą używać tego samego, uzgodnionego protokołu do wymiany plików EDI lub współpracować z pośrednikiem, który może ułatwić wymianę, jeśli Partnerzy używają różnych protokołów.
• niektóre protokoły wymagają większej infrastruktury technologii EDI niż inne, ale oprogramowanie EDI, takie jak ArcESB, ułatwia wymianę przy minimalnych nakładach inwestycyjnych.,
• protokoły obejmują od dawna znane technologie, takie jak FTP, po internetowe systemy EDI za pośrednictwem AS2, systemy oparte na API, takie jak AS4, i inne opcje, takie jak mobilne EDI.

Zobacz nasze zestawienie wszystkich głównych protokołów EDI

Automatyzacja

• wiadomości EDI mogą być wysyłane automatycznie przy użyciu wstępnie skonfigurowanych przepływów pracy.
• firmy zazwyczaj używają tłumaczy EDI – jako oprogramowania lub za pośrednictwem dostawcy usług EDI – do tłumaczenia dokumentów EDI do użytku w wewnętrznych aplikacjach, umożliwiając zautomatyzowane przetwarzanie.,
• procesy można rozszerzyć o integrację danych i przepływy pracy w organizacji.
• przykład: gdy firma otrzyma zamówienie EDI, system logistyczny generuje zadanie dla pracowników magazynu, aby przenieść towary z magazynu do wysyłki.

EDI a tradycyjna Komunikacja papierowa lub e-mailowa

aby zilustrować znaczenie EDI, czyli elektronicznej wymiany danych, porównajmy, jak przebiegałaby typowa transakcja zakupu pomiędzy dwoma partnerami handlowymi korzystającymi z tradycyjnej komunikacji papierowej lub e-mailowej a EDI.,

metody tradycyjne:

• kupujący albo otrzymuje w swoim systemie powiadomienie o złożeniu zamówienia, albo po zapytaniu zapasów określa, że musi złożyć zamówienie.
• kupujący wprowadza dane na ekran systemu zakupów, aby utworzyć PO, drukuje je i wysyła pocztą lub wysyła e-mail do sprzedawcy.
• sprzedawca otrzymuje PO, kilka dni później lub za pośrednictwem poczty elektronicznej (wraz z długą listą innych komunikatów) i ręcznie wprowadza go do systemu zamówień sprzedaży.,
• sprzedawca drukuje fakturę i dołącza ją do przesyłki i / lub wysyła osobno pocztą lub e-mailem.
• kupujący ręcznie wprowadza fakturę do systemu rozliczeń.

w tym przykładzie system papierowy może dodać tydzień czasu wysyłki w obie strony do procesu. Zarówno e-mail, jak i papier są podatne na ręczne błędy wprowadzania danych, wydłużając czas zamówienia.

proces EDI:

• system zakupów kupującego, który korzysta z EDI, automatycznie generuje i wysyła sformatowany EDI PO, gdy zapasy osiągną wcześniej określony poziom.,
• w ciągu kilku minut System zleceń sprzedaży sprzedawcy, za pomocą oprogramowania EDI, otrzymuje EDI PO.
• system dostawcy automatycznie powiadamia swój dział wysyłki o wysłaniu towaru.
• Gdy towary są zapakowane i gotowe do wysyłki, system wysyłkowy generuje zaawansowane powiadomienia o statkach (ASN) do wysłania do działu odbiorczego kupującego
• system ERP sprzedawcy generuje fakturę EDI do przesłania do systemu zobowiązań kupującego

cały proces EDI można zakończyć w ciągu godziny.

przypadki użycia EDI: kto może korzystać z EDI?,

Żadna definicja EDI nie jest kompletna bez rzeczywistego zastosowania. Elektroniczna wymiana danych jest przydatna dla szerokiej gamy funkcji obejmujących wiele tysięcy konkretnych wymian informacji. Oto tylko niektóre z najczęstszych scenariuszy, w których EDI jest pomocny, spośród wielu tysięcy typów transakcji, które EDI obsługuje każdego dnia.,lth przetwarzanie ubezpieczeń

wymiana informacji na receptę

Logistyka

• planowanie przesyłek
• śledzenie towarów

Księgowość

• generowanie faktur
• zapewnienie ścieżek audytu

wymiana informacji lotniczych

• rekordy nazw pasażerów (PNRs))
• międzynarodowa zgodność i standaryzacja

korzyści z EDI

EDI pomaga firmom poprawić szybkość łańcucha dostaw, dokładność, wydajność i koszty, a niektóre z największych korzyści EDI pochodzą ze strategicznego poziomu biznesowego., Tutaj omawiamy, co oznacza EDI, praktycznie, dla biznesu.,

Edi zapewnia wspólny język biznesowy na całym świecie

korzyści dla środowiska

• EDI promuje zrównoważony rozwój i zmniejsza emisję CO2, zastępując procesy papierowe alternatywami elektronicznymi
• EDI zwiększa wydajność operacyjną, prowadząc do mniejszej liczby błędów i mniej odpadów energii

jak działa EDI

proces wysyłania dokumentów EDI: przygotuj dokumenty, przetłumacz je do formatu EDI i przekaż partnerowi.,

jednym z powszechnych procesów zautomatyzowanych za pomocą EDI jest wymiana zleceń zakupu (POs) i faktur. Aby dać dobry przykład działania EDI, zilustrujemy proces EDI dla POs i faktur.

przygotowanie dokumentów

na przykładzie PO i faktury kupujący przygotowuje zamówienie w systemie zakupów.,

• kupujący zbiera i porządkuje dane tak, aby działały z EDI
• na przykład zamiast drukować PO, system tworzy plik ELEKTRONICZNY Z niezbędnymi informacjami do zbudowania dokumentu EDI

więc jak prawidłowo przygotować dokumenty?, Istnieje kilka metod, w tym:

• eksportowanie danych komputerowych z arkuszy kalkulacyjnych lub baz danych
• sformatowane raporty elektroniczne do plików danych
• Ulepszanie aplikacji do tworzenia plików wyjściowych gotowych do tłumaczenia w standardzie EDI
• zakup oprogramowania EDI, które może przekształcać dokumenty z Twoich systemów w pliki EDI
• wprowadzanie danych przez człowieka

najlepiej, jeśli chcesz, aby Twój system wyeliminował jak najwięcej wprowadzania danych przez ludzi, aby zaoszczędzić czas i poprawić dokładność.,

2: tłumaczenie dokumentów EDI

następnym krokiem jest przekazanie dokumentu za pomocą oprogramowania do tłumaczenia EDI, aby przekonwertować wewnętrzny format danych do standardowego formatu EDI przy użyciu odpowiednich segmentów i elementów danych. Możesz również przesłać swoje dane do dostawcy usług EDI, który w Twoim imieniu zajmuje się tłumaczeniami do i z formatu EDI.

w naszym przykładzie PO jest przetłumaczone na dokument zamówienia EDI 850.,

3: Connect& prześlij dokumenty EDI

po przetłumaczeniu PO na format zamówienia EDI 850 jest gotowy do przesłania do dostawcy. Istnieje kilka sposobów łączenia się z partnerem za pośrednictwem EDI., Do najczęstszych należą:

• bezpośrednie, punkt-punkt połączenie EDI za pośrednictwem bezpiecznego protokołu internetowego, takiego jak AS2
• połączenie z dostawcą sieci EDI, określanym również jako dostawca sieci o wartości dodanej (VAN)
• połączenie zarówno bezpośredniego EDI, jak i VAN, w zależności od zaangażowanych partnerów i wolumenu transakcji

w przypadku dostawcy sieci EDI lub sieci o wartości dodanej (VAN), kupujący używa preferowanego protokołu komunikacyjnego, zapewniając niezawodną, bezpieczną transmisję EDI., Następnie dostawca sieci łączy się z dostawcą za pomocą preferowanego przez dostawcę protokołu komunikacyjnego, zapewniając, że dostawca otrzyma zamówienie. Samochody dostawcze mogą w niektórych przypadkach ograniczyć konfigurację i konserwację, ale w wielu przypadkach są droższe niż integracja punkt-punkt, ponieważ pobierają opłatę za każdą transakcję lub nawet element liniowy.

Bezpieczeństwo i kontrola danych są utrzymywane przez cały proces transmisji za pomocą haseł, identyfikacji użytkownika i szyfrowania., Zarówno aplikacje EDI kupującego, jak i dostawcy automatycznie edytują i sprawdzają dokumenty pod kątem dokładności.

w naszym pełnym Przewodniku po typach protokołów EDI rozpakowujemy różne opcje transferu plików EDI oraz technologie, których używają, aby pomóc Ci wybrać odpowiedni protokół (- y) dla Twojej organizacji.

Zobacz rodzaje protokołów EDI

dokumenty EDI

aby uzyskać lepszy wgląd w to, czym jest EDI, spójrzmy na kluczowe części tego, co wchodzi w EDI. Dokument EDI składa się z trzech podstawowych części: kopert, segmentów i elementów danych, sformatowanych zgodnie z określonym standardem EDI.,

dokumenty EDI, takie jak zamówienie zakupu 850, muszą przestrzegać ścisłych zasad formatowania, które dokładnie określają, gdzie i w jaki sposób trafia każda informacja w dokumencie, aby Tłumacz EDI na komputerze odbierającym mógł natychmiast znaleźć wszystkie kluczowe dane, takie jak nazwa firmy kupującego, numer PO, zakupione przedmioty i cena. Następnie dane zostaną wprowadzone do systemu wprowadzania zamówień dostawcy w odpowiednim formacie wewnętrznym bez konieczności ręcznego wprowadzania.,

koperty EDI Do Transmisji

transmisja dokumentu EDI wykorzystuje system trzech kopert do przechowywania zestawów transakcji:

• koperty wiadomości
• koperty grupy
• koperty wymiany

segmenty

segment w zestawie transakcji EDI jest grupą podobnych elementów danych.

elementy danych

elementy danych w zestawie transakcji EDI to pojedyncze dane w dokumencie, takie jak nabywana pozycja, ilość zakupionych pozycji itp.,

wdrożenie EDI: Konfiguracja i lista kontrolna zgodności

osiągnięcie zgodności EDI oznacza ostatecznie trzy rzeczy:

• Konfiguracja infrastruktury EDI
• dostosowanie konfiguracji EDI do systemów EDI partnerów handlowych
• certyfikowane przestrzeganie wspólnych standardów

Infrastruktura EDI

aby rozpocząć korzystanie z EDI, musisz: up lub outsourcing następujących kluczowych elementów:

1. EDI oprogramowanie do komunikacji, mail Boxing transakcji EDI, mapowanie EDI i tłumaczenie EDI
2. komunikacja internetowa, van, itp.,red by various partners
3. Sprzęt: serwer lub komputer, urządzenia komunikacyjne i urządzenia peryferyjne
4. zabezpieczona przestrzeń biurowa i monitorowane bezpieczeństwo
5. kopie zapasowe danych i redundantne zasilanie dla niezawodności
6. oprogramowanie do dowolnej integracji transakcji EDI z systemami back office
7. mapy dla każdego typu dokumentów EDI wymienianych z każdym partnerem w celu mapowania rekordów EDI w użytecznych dokumentach biznesowych

oprogramowanie i urządzenia komunikacyjne lub wybierz partnera integracyjnego EDI, aby skonfigurować wszystko i przeszkolić swój zespół.,

Współpraca z partnerami

Twój EDI jest tak samo cenny jak integracja z systemami partnerów. Duże klucze obejmują:

• określanie, których protokołów EDI będziesz używać do wysyłania i odbierania dokumentów EDI (np.)- Zapoznaj się z naszym Przewodnikiem po typach protokołów EDI
• wybierając i wdrażając wymiany dla poprawnych dokumentów EDI lub transakcji (np., 850 zamówień) – zapoznaj się z naszą wyczerpującą biblioteką transakcji EDI
• Przybliż przypadki użycia, kiedy wysyłasz i odbierasz każdy dokument EDI
• łącząc EDI z innymi systemami operacyjnymi, logistycznymi lub 3PL, księgowymi i realizującymi zamówienia – możesz potrzebować rozwiązań, które pomogą w szerszym wdrożeniu procesów
• prawidłowo integrując mapowanie, tłumaczenie i testowanie EDI ze swoimi partnerami

w zależności od konfiguracji może to obejmować wzajemny wybór rozwiązań EDI i dostawców integracji EDI., Ostatecznie będziesz potrzebował odpowiednich rozwiązań, które pomogą Ci zmaksymalizować partnerstwo. Im prostsza konfiguracja (z najbardziej wszechstronnymi narzędziami), tym szybciej można zaimplementować EDI i zacząć oszczędzać czas & pieniądze przy jednoczesnym rozwijaniu relacji z partnerem.

Certyfikacja do wspólnych standardów

wspólne, certyfikowane standardy są klejem, który utrzymuje EDI razem. Kluczowe jednostki certyfikujące regulują te standardy i mogą pomóc w ocenie różnych rozwiązań.

• American National Standards Institute (ANSI) – certyfikuje standard X12 EDI stosowany w USA.,
• UN/CEFACT – certyfikuje popularny międzynarodowy standard EDIFACT
• GS1 – certyfikuje kilka branżowych międzynarodowych standardów EDI (zbudowanych na bazie EDIFACT)
• Drummond-certyfikuje oprogramowanie EDI poprzez rygorystyczne testy interoperacyjności, zapewniając, że różne narzędzia EDI mogą skutecznie komunikować się ze sobą

Przewodnik integracji

jeśli rozpoczynasz pracę nad projektem integracji, zalecamy zapoznanie się z naszym przewodnikiem integracji EDI. Pomoże Ci rozpocząć pracę z EDI dzięki uporządkowanemu podejściu.,

zobacz pełny przewodnik integracji EDI

ArcESB EDI

ArcESB to kompleksowe rozwiązanie EDI do integracji B2B EDI. Zapewnia tłumaczenie, transmisję i mapowanie EDI, z potężną integracją danych, aby podłączyć EDI bezpośrednio do procesów. Współpracujemy również z rozbudowaną siecią partnerów integracyjnych EDI, którzy mogą pomóc w wdrożeniu. Oferujemy światowej klasy wsparcie, zarówno w chmurze SaaS, jak i w opcji lokalnej.