zobowiązania do zapłaty definicja
zobowiązania do zapłaty (AP) to krótkoterminowe zadłużenie i zobowiązanie w bilansie, w którym firma jest winna pieniądze swoim dostawcom / dostawcom, którzy dostarczyli firmie towary lub usługi na kredyt. Zobowiązania jest również określany jako departament, który obsługuje faktury sprzedawcy lub rachunki i rejestruje krótkoterminowe długi w księdze głównej (GL)., Dział AP zweryfikuje faktury przy zamówieniach (zakupach) i upewni się, że towary lub usługi zostały otrzymane przed wystawieniem płatności ich dostawcom.
Co to jest Workflow Accounts Payable?
przepływ pracy w zakresie zobowiązań w danej organizacji rozpoczyna się, gdy dostawca lub sprzedawca przedłoży rachunek lub fakturę do działu zobowiązań. Po otrzymaniu faktury księgowi księgowi sprawdzą, czy faktura jest ważna, a nie duplikat, zakodują fakturę do księgi głównej i w zależności od przepływu pracy organizacji przeprowadzą dopasowanie 2 lub 3., Zobowiązania będą następnie kierować fakturę do zatwierdzenia, a po zatwierdzeniu faktura jest przetwarzana do zapłaty.
Accounts Payable Software
firmy używają oprogramowania Accounts Payable do automatyzacji ręcznych procesów płatności, takich jak kodowanie GL, zatwierdzanie faktur, powiadomienia i identyfikacja duplikatów faktur. Oprogramowanie Accounts Payable zapewnia wgląd w bieżące zobowiązania, przetwarza i poprawia kontrolę nad informacjami finansowymi. Accounts Payable software jest również określany jako accounts payable automation software lub AP automation software.,
Co to jest proces rozliczania za pomocą oprogramowania?
etapy procesu rozliczeń obejmują utrzymywanie głównego pliku dostawcy, odbieranie faktur dostawcy, kodowanie lub przesyłanie faktur do systemu automatyzacji płatności finansowych lub zobowiązań, weryfikację i dopasowywanie faktur, routing do zatwierdzenia i przetwarzanie płatności., Proces zobowiązań obejmuje również odpowiadanie na zapytania dostawców, negocjowanie warunków i zapewnienie dostawcom terminowej zapłaty. Inne procesy zobowiązań obejmują utrzymywanie kontroli wewnętrznej przed identyfikowaniem duplikatów lub fałszywych faktur, zapobieganie duplikatom płatności i audyty zobowiązań.
zatrudniasz na stanowisko księgowego? Przeczytaj ten pierwszy
rachunki do zapłaty to kluczowa funkcja w każdym dziale finansowym. Wymaga wielu umiejętności „miękkich” i „twardych”, aby odnieść prawdziwy sukces., Wiele osób, nawet tych w innych rolach finansowych, nie są świadomi wszystkich zadań związanych z zarządzaniem sprawnym procesem zobowiązań.
w typowej roli urzędnika ds. zobowiązań, Opis stanowiska zwykle obejmuje następujące obowiązki:
- Obliczanie, księgowanie transakcji biznesowych, przetwarzanie faktur, weryfikowanie danych finansowych do wykorzystania w prowadzeniu rejestrów.
- Wyjaśnienie wątpliwych pozycji faktur, cen lub otrzymywanie podpisów.
- uzyskanie odpowiednich informacji i danych dotyczących płatności faktur.,
- Weryfikacja i obliczanie wszystkich rozszerzeń i kwot na fakturach.
- Sprawdzanie plików dostawcy pod kątem wcześniejszych płatności i przypisywanie numerów kuponów.
- prowadzenie kopii bonów, faktur lub korespondencji niezbędnych do archiwizacji.
- przygotowanie bonów zawierających numer faktury, datę, adres Sprzedawcy, opis przedmiotu, kwoty i kodowanie zgodnie z zasadami i procedurami rachunkowości.
- uzgadnianie wyciągów bankowych.
te różne obowiązki wymagają różnych umiejętności., Niektóre szczególne umiejętności wykazywane przez profesjonalistów księgowych obejmują:
- wielka dbałość o szczegóły
- analiza danych
- podstawowa wiedza księgowa
- zdolność do utrzymywania dobrych relacji z dostawcami
- szybkie i dokładne umiejętności wprowadzania danych
oczywiście nie zrobi tego żaden Stary schmo. Twoja następna rekrutacja do działu AP wymaga różnych umiejętności i kwalifikacji, aby mieć realny wkład w sukces działu. Korzystanie z powyższej listy będzie bardzo przydatne podczas procesu rozmowy kwalifikacyjnej, ale czy jest coś jeszcze, czego powinieneś szukać u kandydata?,
umiejętność, którą musisz sprawdzić podczas rozmowy z AP
chociaż AP jest w dużej mierze pracą zorientowaną na liczby, wymaga również solidnych umiejętności komunikacyjnych. Najlepsi specjaliści ds. rozliczeń są wykwalifikowani zarówno w zarządzaniu liczbami, jak i w zarządzaniu wieloma relacjami międzyludzkimi, zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji. Zajmują się oni nie tylko głównymi osobami zatwierdzającymi w różnych działach, ale także innymi osobami, które przyczyniają się do powstawania krytycznych informacji i zarządzają ważnymi relacjami z dostawcami.,
znalezienie odpowiedniej osoby, która posiada umiejętności komunikacyjne i doświadczenie księgowe, a także przeszkolenie jej do efektywnej pracy w Twojej organizacji może być znaczącym wydatkiem czasu dla już przepracowanego zespołu AP.
czy należy rozbudować zespół księgowy?
Czy twój zespół ds. rozliczeń ma problemy z obsługą swoich zadań? Czy dyrektor finansowy oddycha ci na karku, aby AP działał płynniej?,
Jeśli Twoja organizacja szybko się rozwija, a obecny personel działu AP ma trudności z nadążaniem za ilością faktur, którymi zarządza, możesz zdecydować, że nadszedł czas, aby zatrudnić inną osobę. Będziesz jednak musiał wziąć pod uwagę dodatkowy koszt wynagrodzenia (plus świadczenia dla pracownika zatrudnionego na pełen etat), a także Czas, w którym obecni pracownicy będą przyjmować nowego pracownika na pokład. Po zbadaniu wszystkich tych czynników warto ponownie przyjrzeć się istniejącym zasobom, aby sprawdzić, czy można je poprawić.,
Zatrudnij lub zoptymalizuj: dokonaj właściwego wyboru dla swojej organizacji
jeśli perspektywa wyboru i wdrożenia nowego rozwiązania AP wydaje się zbyt zniechęcająca, biorąc pod uwagę czas początkowy i koszty inwestycji, może wydawać się łatwiejsze zatrudnienie nowej osoby – nawet w niepełnym wymiarze czasu – w celu zmniejszenia obciążenia pracą. Zanim jednak zainwestujesz czas i pieniądze w proces zatrudniania i szkolenia (który może trwać tygodnie lub dłużej), zadaj sobie pytanie, czy naprawdę potrzebujesz innego organu lub czy istnieje sposób na optymalizację istniejących procesów.,
poświęć trochę czasu na zbadanie pozytywnego wpływu inteligentnego systemu zarządzania fakturami na Dział zobowiązań, a wszystko to bez zmiany istniejących procesów. Kluczem jest poprawa komunikacji w każdym aspekcie zatwierdzeń w sposób, który pozwoli AP zachować pełną kontrolę. Nie jest wymagany czas z góry ani inwestycja pieniężna, więc wkrótce zobaczysz prawdziwy potencjał swojego zespołu AP. Zamiast tego będą cieszyć się większą satysfakcją z pracy i produktywnością dzięki lepszej komunikacji i szybszym zatwierdzeniom.,
rachunki do zapłaty za pomocą Stampli
najlepszy przewodnik po rachunkach do zapłaty: Jak mierzyć, zarządzać,& Usprawnij swoje AP operations
plik zarządzania dostawcami: najlepsze praktyki i walidacje