Uwaga: Ten artykuł ma na celu poinformowanie naszych czytelników o problemach biznesowych w Stanach Zjednoczonych. W żaden sposób nie ma na celu udzielania porad prawnych ani zatwierdzania określonego sposobu działania. Aby uzyskać poradę na temat konkretnej sytuacji, skonsultuj się z radcą prawnym.
jednym z niezbędnych zła prowadzenia małej firmy, płace mogą być również jednym z najbardziej niebezpiecznych zadań, które wykonujesz., Z 17% pracowników mówi, że rzuciliby pracę z powodu tylko jednego spóźnionego lub niedokładnego czeku, potencjalne poważne szkody z pojedynczym błędem płacowym są realne. Nie wspominając o kosztownych grzywnach, które Urząd Skarbowy nakłada na 40% małych i średnich firm każdego roku za błędy podatkowe w płacach.
pomimo tego, jak ważne jest prawidłowe płace, wielu właścicieli małych firm nie wie, jak samodzielnie wykonywać płace. Jesteśmy tu, by pomóc.
Poniżej znajdziesz przewodnik krok po kroku, w którym dowiesz się, jak zrobić listę płac dla małej firmy., Przekonamy się również, dlaczego niedroga usługa płacowa jest opłacalną inwestycją.
Krok 1: Złóż wniosek o numer identyfikacyjny pracodawcy (ein)
pomyśl o swoim numerze identyfikacyjnym pracodawcy (EIN) jako o numerze ubezpieczenia społecznego dla Twojej firmy. To unikalny identyfikator, którego IRS użyje do celów podatku od wynagrodzeń.
na szczęście ten krok jest łatwy. Możesz złożyć wniosek o EIN za darmo na stronie IRS i otrzymać go w ciągu kilku minut.,
Krok 2: Zdecyduj się na harmonogram płac
twój harmonogram płac (jak często płacisz pracownikom) wpłynie na sposób obliczania kwot podatku dochodowego u źródła w następnym kroku, więc teraz jest czas, aby się tego dowiedzieć. Większość stanów ma przepisy, które wymagają minimalnej częstotliwości, z jaką musisz płacić swoim pracownikom, które można znaleźć tutaj.,
Jeśli jednak spełniasz wymagane prawnie minimum, twój harmonogram zależy od Ciebie i powinien uwzględniać preferencje pracowników, potrzeby administracyjne i koszty. Dla porównania, Bureau of Labor Statistics odkryło, że większość prywatnych firm w USA decyduje się na dwutygodniowy lub tygodniowy harmonogram.
Krok 3: poproś każdego pracownika o wypełnienie formularza W-4
każdy pracownik w Twojej firmie musi wypełnić formularz W-4 z IRS, znany również jako ” świadectwo potrącenia pracownika.,”Ten formularz powie Ci, ile w federalnych podatkach dochodowych musisz wstrzymać od wypłaty każdego pracownika, w zależności od jego dochodów, stanu cywilnego, liczby osób pozostających na utrzymaniu i innych czynników.
jeśli pracownik ma problemy z wypełnieniem formularza, możesz skierować go do estymatora potrącenia podatku na stronie Urzędu Skarbowego. Jeśli mieszkasz w stanie, hrabstwie lub mieście, które nakłada dodatkowe podatki dochodowe, pracownicy muszą również wypełnić te formularze. Możesz znaleźć przydatną listę linków do formularza podatku dochodowego każdego państwa tutaj i listę stawek podatku dochodowego każdego państwa tutaj.,
gdy już masz W-4, powinieneś użyć Publication 15-T do obliczenia wszystkich kwot wstrzymania. Postępuj zgodnie z instrukcjami dotyczącymi metody procentowej lub metody przedziału płac (metoda przedziału płac jest łatwiejsza) i zapoznaj się z tabelą odpowiadającą statusowi zgłoszenia każdego pracownika.,
krok 4: Oblicz wynagrodzenie brutto i netto
następnie musisz obliczyć, ile każdy pracownik zabierze do domu na ich wypłatę i ile trzeba wstrzymać na podatki, świadczenia i inne odliczenia.
upewnij się, że w każdym okresie rozliczeniowym odkładasz wystarczająco dużo czasu, aby wykonać tę matematykę, aby zapewnić pracownikom terminową wypłatę., Warto również utworzyć arkusz kalkulacyjny z tymi informacjami, aby zautomatyzować niektóre obliczenia matematyczne i przechowywać bezpieczne zapisy płac w czasie.
Jak obliczyć wynagrodzenie brutto
wynagrodzenie brutto to kwota, którą pracownik zarabia przed zaciągnięciem podatków i odliczeń z tytułu ubezpieczeń. Dla zatrudnionych pracowników, którzy zarabiają co najmniej $35,568 rocznie, matematyka wynagrodzenia brutto jest prosta. Wystarczy podzielić ich roczne wynagrodzenie przez liczbę okresów płac rocznie.,
| harmonogram płatności | liczba okresów płatności w roku |
| tygodniowy | 52 |
| dwutygodnik | 26 |
| 24 | |
| miesięczny | 12 |
w przypadku pracowników najemnych, którzy zarabiają mniej niż 35 568 dolarów rocznie, matematyka jest nieco skomplikowana przez nową zasadę wymagającą od tych pracowników wynagrodzenia za nadgodziny za wszystkie godziny przepracowane ponad 40 tygodniowo.,
aby obliczyć wynagrodzenie za godziny nadliczbowe pracownika:
- podziel ich roczne wynagrodzenie przez 52 tygodnie, aby uzyskać stawkę tygodniową
- Podziel przez 40 godzin, aby uzyskać stawkę godzinową
- pomnóż przez 1,5
- pomnóż przez liczbę godzin przepracowanych ponad 40 tygodniowo w okresie wynagradzania
aby obliczyć wynagrodzenie brutto za pracę godzinową, po prostu pomnóż liczbę godzin przepracowanych w okresie wynagradzania przez ich stawkę godzinową., Nie zapomnij wziąć pod uwagę wynagrodzenia za nadgodziny za godziny przepracowane ponad 40 tygodniowo dla tej grupy, a także każdy płatny czas wolny (PTO), który wykorzystali.
na koniec, jeśli przyznajesz pracownikom premię w ramach ich wypłaty lub rozdajesz zarobione napiwki, dodaj to teraz.
Załóżmy, że masz dwutygodniowy okres wypłaty i pracownika, który zarabia 14 USD za godzinę. Przepracowali 55 godzin w pierwszym tygodniu okresu płacy, a 43 godziny w drugim tygodniu okresu płacy., Oznacza to, że przepracowali łącznie 80 godzin normalnych i 18 nadgodzin (ponad 40 godzin tygodniowo).
ich wynagrodzenie brutto wynosiłoby:
(14 x 80) + (14 x 18 x 1,5) = $1,498
Jak obliczyć wynagrodzenie netto
wynagrodzenie netto to kwota pieniędzy, którą pracownik faktycznie zabiera do domu po zaksięgowaniu wszystkich potrąceń. Jest to kwota, która pojawi się na ich czeku.
aby obliczyć wynagrodzenie netto pracownika, należy najpierw odjąć od wynagrodzenia brutto wszelkie odliczenia przed opodatkowaniem, z których najczęstszą jest zapłata za ubezpieczenie zdrowotne., Inne możliwe odliczenia przed opodatkowaniem obejmują ubezpieczenie od niepełnosprawności, ubezpieczenie na życie, świadczenia dojazdowe i tradycyjne składki 401 (k). Jeśli nie masz pewności, czy świadczenie, które oferujesz, jest odliczeniem przed opodatkowaniem lub po opodatkowaniu, skonsultuj się z poradnikiem podatkowym pracodawcy IRS.
z odliczeniami przed opodatkowaniem, czas odjąć kwotę, którą potrącasz z tytułu podatków., Weź wynagrodzenie brutto pracownika pomniejszone o wszelkie odliczenia przed opodatkowaniem i odjmij następujące kwoty:
*ta liczba jest również tym, co jesteś winien jako pracodawca za FICA, którą pokryjemy w kroku 6
na koniec zadbaj o wszelkie odliczenia i ulgi po opodatkowaniu. Np. ulgi płacowe i składki unijne to odliczenia po opodatkowaniu, które należy odjąć od wynagrodzenia netto. Zwrot kosztów to ulgi po opodatkowaniu, które należy doliczyć.
twój ostatni numer to prawdziwe wynagrodzenie netto pracownika.,
Krok 5: Zapłać pracownikom
czy to poprzez bezpośredni depozyt, czeki papierowe lub inną metodę płatności uzgodnioną przez Ciebie i Twoich pracowników, upewnij się, że każdy pracownik otrzyma wynagrodzenie netto we właściwym dniu zgodnie z harmonogramem płac.
ponadto większość państw wymaga, aby pracodawcy zapewniali pracownikom stub płacowy, który rozkłada różne potrącenia. Sprawdź witrynę urzędu pracy, aby dowiedzieć się więcej o swoich szczególnych wymaganiach.,
niezależnie od tego, w jakim stanie mieszkasz, upewnij się, że przechowujesz szczegółowe zapisy każdej wypłaty (do kogo trafił, kwota, kiedy został wydany, itp.).
Krok 6: płacenie podatków od wynagrodzeń
ten krok jest duży: płacenie podatków od wynagrodzeń. To może się skomplikować, więc Podzielmy to na części.
Kiedy płacisz podatki od wynagrodzeń
to, jak często dokonujesz wpłat podatku od wynagrodzeń, zależy od tego, ile w podatkach od wynagrodzeń byłeś winien wcześniej w tzw. „okresie zwrotu.,”Twój” okres zwrotu podatku ” zależy od tego, czy skorzystasz z formularza 941 („kwartalne Federalne zeznanie podatkowe pracodawcy”) lub formularza 944 („roczne Federalne zeznanie podatkowe pracodawcy”), aby zgłosić podatki swojej firmy do IRS.
większość firm będzie korzystać z formularza 941. Tylko ci z $1,000 lub mniej w rocznym Federalnym zobowiązaniu podatkowym, lub ci, którzy zostali poinformowani o użyciu formularza 944 przez IRS, będą używać formularza 944. Jeśli korzystasz z formularza 941, Twój „lookback period” to 12 miesięcy poprzedzających 30 czerwca. Na przykład w 2020 r. okres lookback będzie trwał od 1 lipca 2018 r. do 30 czerwca 2019 r.,
- jeśli suma podatków od wynagrodzeń w tym okresie rozliczeniowym wynosiła 50 000 USD lub mniej, lub jesteś nowym pracodawcą, który nie miał pracowników w tym okresie rozliczeniowym, płacisz podatki od wynagrodzeń co miesiąc. Twoje podatki są należne do 15 dnia następnego miesiąca.
- jeśli suma podatków od wynagrodzeń w tym okresie wynosiła ponad 50 000 USD, płacisz podatki od wynagrodzeń pół tygodnia. Podatki od płac płaconych w sobotę, niedzielę, poniedziałek lub wtorek są należne do następnego piątku., Podatki z list płac zapłaconych w środę, czwartek lub piątek są należne do następnej środy.
- Jeśli jakakolwiek pojedyncza lista płac spowoduje obowiązek podatkowy od wynagrodzeń w wysokości 100 000 USD lub więcej, musisz zdeponować podatki od wynagrodzeń następnego dnia i kontynuować składanie depozytów następnego dnia przez resztę tego roku i następnego roku.
powtórz tę matematykę przed rozpoczęciem roku każdego roku, aby upewnić się, że korzystasz z właściwego harmonogramu płatności.,
jedynymi płatnościami podatku od wynagrodzeń, które nie mieszczą się w tym harmonogramie, są federalne podatki od bezrobocia (FUTA) i Państwowe podatki od bezrobocia (SUTA). FUTA ma nastąpić do ostatniego dnia pierwszego miesiąca następującego po zakończeniu kwartału. SUTA jest na ogół należny kwartalnie, ale nie jest tak we wszystkich stanach, więc sprawdź stronę internetową swojego stanu.,
ile jesteś winien w podatkach od wynagrodzeń
Kiedy nadszedł czas, aby wpłacić podatki od wynagrodzeń, oto, ile jesteś winien:
- kwoty, które wstrzymałeś od płacenia przez pracownika federalnych podatków dochodowych oraz, w stosownych przypadkach, podatków dochodowych od stanu, hrabstwa lub miasta (patrz krok 4).
- kwoty odliczone od wynagrodzenia pracownika z tytułu ubezpieczeń społecznych i Opieki Zdrowotnej (fica) (patrz krok 4).
- kwota, którą jesteś winien jako pracodawca z tytułu ubezpieczeń społecznych i Opieki Zdrowotnej (fica) (równa kwotom fica, które odliczyłeś od pracowników).,
- kwota, którą jesteś winien w federalnych podatkach od bezrobocia (FUTA). Jeśli nie płacisz SUTA (patrz poniżej), jest to 6% pierwszego $7,000 rocznego wynagrodzenia każdego pracownika podlegającego opodatkowaniu. Jeśli płacisz SUTA, stawka ta jest zmniejszona do 0.6%.
- kwota należna w Państwowych podatkach dla bezrobotnych (SUTA) (stawki i podstawy płac są różne).
Jak płacić podatki od wynagrodzeń
możesz płacić federalne podatki od wynagrodzeń online za pośrednictwem elektronicznego systemu płatności podatków federalnych (EFTP). Każdy stan, Hrabstwo i miasto ma własną stronę internetową, za pośrednictwem której możesz wpłacić podatki, które jesteś im winien.,
Krok 7: zgłoś podatki od wynagrodzeń
ostatnim krokiem jest zgłoszenie płatności podatku od wynagrodzeń do urzędu skarbowego. Oto podział:
- formularz 940 („roczne zeznanie podatkowe pracodawcy na temat bezrobocia (Futa)”) jest należne do 31 stycznia za poprzedni rok.
- formularz 941 („Kwartalna deklaracja podatkowa pracodawcy”) należy składać co kwartał do ostatniego dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału (np. 30 kwietnia za I kwartał).,
możesz wydrukować i wysłać te formularze do urzędu skarbowego, korzystając z instrukcji zawartych w każdym formularzu, lub dostarczyć je drogą elektroniczną za pomocą usługi e-file IRS.
To wszystko. Udało ci się. Gratulujemy wykonania listy płac dla twojej małej firmy!
dlaczego warto skorzystać z usługi płacowej
Jeśli cały proces płacowy wydaje się zbyt skomplikowany, aby wykonać go ręcznie, To dlatego, że tak jest. A to jest tak uproszczone, jak mogliśmy to zrobić!
w rzeczywistości każdy etap tego procesu ma zastrzeżenia, wyjątki i niuanse, które mogą mieć wpływ na sposób wykonywania płac w małej firmie., Nie omówiliśmy nawet, co zrobić, jeśli płacisz niezależnym kontrahentom lub masz pracowników w wielu stanach.
przy tak wielu pracach, posiadanie systemu oprogramowania płacowego jest koniecznością. Nie tylko utrzyma twoje rekordy płac zorganizowane i bezpieczne, ale także zautomatyzuje wiele obliczeń i depozytów dla Ciebie—oszczędzając cenny czas. Kliknij powyższy link, aby szybko porównać ceny różnych najwyżej ocenianych opcji oprogramowania płacowego w katalogu Software Advice.,
Jeśli naprawdę chcesz rozładować stres płacowy, powinieneś rozważyć niedrogą usługę płac. Za kilka dodatkowych dolarów na pracownika miesięcznie otrzymujesz korzyści z oprogramowania do obsługi płac, w połączeniu z ekspertem od płac, który zajmie się wszystkim—płatnościami, składaniem, raportowaniem itp.- przy jednoczesnym zapewnieniu dokładności i zgodności.,
jeśli brzmi to dla ciebie dobrze, porozmawiaj z jednym z naszych kompetentnych doradców, aby uzyskać bezpłatną listę usług płacowych, które najlepiej odpowiadają twoim potrzebom dzisiaj. Możesz też umówić się na bezpłatną konsultację telefoniczną, gdy będzie to dla ciebie najlepsze.