O que são as contas a pagar? Definição, descrição de funções e Software

contas a pagar definição

contas a pagar (AP) é uma dívida de curto prazo e um passivo num balanço em que uma empresa deve dinheiro aos seus fornecedores/fornecedores que forneceram à empresa bens ou serviços a crédito. As contas a pagar são também referidas como o departamento que lida com facturas ou facturas do vendedor e regista as dívidas a curto prazo no Registo Geral (GL)., O departamento da AP verificará as facturas contra as encomendas (de compra) e assegurará que os bens ou serviços foram recebidos antes de emitir o pagamento aos seus vendedores.o que é um fluxo de trabalho de Contas a pagar?um fluxo de trabalho de contas a pagar dentro de uma determinada organização começa quando um fornecedor ou vendedor envia uma conta ou fatura para o departamento de contas a pagar. Ao receber a referida fatura, as contas pagáveis clerks irá verificar que a fatura é válida e não uma duplicata, código a fatura para o livro geral e, dependendo do fluxo de trabalho da organização, realizar uma correspondência de 2 ou 3 vias., As contas a pagar, em seguida, encaminhar a fatura para aprovação e, quando aprovado, a fatura é processado para o pagamento.

o software de Pagamento de contas

as empresas utilizam o software de Pagamento de contas para automatizar os processos de pagamento de contas manuais, como a codificação de GL, as aprovações de facturas, as notificações e a identificação de facturas duplicadas. O software de Contas a pagar fornece visibilidade para as responsabilidades atuais, processos e melhora o controle sobre a informação financeira. O software de Pagamento de contas também é referido como software de automação de contas a pagar ou software de automação AP.,

o Que é o Processo de Contas a Pagar?

as etapas do processo de pagamento de contas incluem a manutenção do arquivo do fornecedor principal, faturas do Fornecedor receptor, codificação ou upload de faturas em um sistema de automação financeira ou de contas pagáveis, verificação e correspondência de faturas, encaminhamento para aprovação e processamento de pagamentos., O processo de pagamento de contas também inclui responder às perguntas do vendedor, negociar Termos e garantir que os vendedores são pagos a tempo. Outros processos de pagamento de contas incluem a manutenção de controles internos de identificação de faturas duplicadas ou fraudulentas, impedindo pagamentos duplicados e auditorias de contas pagáveis.locação de Contas a pagar? Leia este primeiro

as contas a pagar é uma função crítica em cada departamento financeiro. Requer uma série de habilidades “suaves” e “duras” para ser verdadeiramente bem sucedido., Muitas pessoas, mesmo aquelas em outras funções financeiras, não estão cientes de todas as tarefas envolvidas na gestão de um processo de Pagamento de contas suave.

em um papel típico de escriturário de contas pagáveis, a descrição do trabalho normalmente inclui as seguintes responsabilidades:

• calculando, postando transações comerciais, processamento de fatura, verificando dados financeiros para uso na manutenção de registros.clarificando itens questionáveis na factura, preços ou assinaturas.obter informações e dados adequados sobre os pagamentos na factura.,verificação e cálculo de todas as extensões e totais das facturas.
• checando arquivos do fornecedor para quaisquer pagamentos anteriores e atribuindo números de voucher.manutenção de cópias de vales, facturas ou correspondência necessárias para os ficheiros.preparação de vales que indicam o número da factura, a data, o endereço do vendedor, a descrição do item, os montantes e a codificação por políticas e procedimentos contabilísticos.reconciliação dos extractos bancários.estas diferentes responsabilidades requerem uma variedade de competências., Algumas habilidades específicas apresentado pelo Contas a Pagar prós incluem:
  • Grande atenção aos detalhes
  • análise de Dados
  • Básico de contabilidade de conhecimento
  • Capacidade de manter bons relacionamentos com fornecedores
  • Rápida e precisa de dados de entrada de habilidades

  Claramente, não de qualquer idade bronco vai fazer. Seu próximo contrato AP precisa de uma variedade de habilidades e qualificações para fazer contribuições reais para o sucesso do Departamento. Usar a lista acima será muito útil durante o processo de entrevista, mas há mais alguma coisa que você deve procurar em um candidato?,

  a habilidade que você precisa exibir para quando entrevistar AP

  embora AP seja em grande parte um trabalho orientado para números, também requer habilidades de comunicação sólidas. Os melhores profissionais de Contas a pagar são qualificados em Gerenciar números e gerenciar uma série de relacionamentos humanos, tanto dentro como fora de sua organização. Eles não só lidam com os aprovadores primários em diferentes departamentos, mas também outras pessoas que contribuem com informações críticas para o processo, e gerem relações importantes com fornecedores.,encontrar a pessoa certa que possui habilidades de comunicação e experiência de contabilidade, e treiná-los para trabalhar eficazmente dentro de sua organização pode ser uma perda de tempo significativa em sua equipe AP já sobrecarregada.deve expandir a sua equipa de Pagamento de contas?

  sua equipe de Pagamento de Contas está lutando para lidar com sua carga de trabalho? O director financeiro está a pressionar-te para que a AP funcione melhor?,se a sua organização está a crescer rapidamente, e a sua actual equipa da AP está a ter dificuldade em acompanhar a quantidade de facturas que estão a gerir, pode decidir que está na altura de contratar outra pessoa. No entanto, você terá que levar em conta o custo adicional de um salário (mais benefícios para um empregado a tempo inteiro), bem como o tempo que os empregados atuais aceitarão no embarque do novo empregado. Uma vez que você examinou todos estes fatores, pode valer a pena dar uma segunda olhada em seus recursos existentes para ver se eles poderiam ser melhorados.,

  Contratar ou Otimizar: Fazer a Escolha Certa para Sua Organização

  Se a perspectiva de selecção e implementação de uma nova solução AP parece muito difícil, dado o adiantado o tempo e o custo de investimento, pode parecer mais fácil simplesmente contratar uma nova pessoa, mesmo a tempo parcial – para aliviar a carga de trabalho. No entanto, antes de investir tempo e dinheiro no processo de contratação e treinamento (que pode levar semanas ou mais), Pergunte a si mesmo se você realmente precisa de outro corpo, ou se há uma maneira de otimizar seus processos existentes.,leve algum tempo a examinar o impacto positivo que um sistema inteligente de gestão de facturas Pode ter no seu departamento de Contas a pagar, tudo sem alterar os processos existentes. A chave é melhorar a comunicação em todos os aspectos das aprovações de uma forma que permita à AP manter o controle total. Não há tempo adiantado ou investimento monetário necessário, por isso não vai demorar muito até que você veja o verdadeiro potencial de sua equipe AP. Em vez disso, eles vão desfrutar de maior satisfação no trabalho e produtividade graças a uma melhor comunicação e aprovações mais rápidas.,

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