Hinweis: Dieser Artikel soll unsere Leser über geschäftliche Bedenken in den USA informieren. Es ist in keiner Weise beabsichtigt, Rechtsberatung zu leisten oder eine bestimmte Vorgehensweise zu billigen. Wenden Sie sich für Ratschläge zu Ihrer spezifischen Situation an Ihren Rechtsberater.
Eines der notwendigen Übel der Führung eines kleinen Unternehmens, Gehaltsabrechnung kann auch eine der gefährlichsten Aufgaben, die Sie tun., Mit 17% der Mitarbeiter sagen, dass sie ihren Job über nur einen späten oder ungenauen Gehaltsscheck kündigen würden, ist das Potenzial für großen Schaden mit einem einzigen Gehaltsabrechnungsfehler real. Ganz zu schweigen von den kostspieligen Geldstrafen, die die IRS jedes Jahr 40% der kleinen und mittleren Unternehmen für Lohnsteuerfehler auferlegt.
Obwohl es wichtig ist, die Gehaltsabrechnung richtig zu machen, wissen viele Kleinunternehmer nicht, wie sie die Gehaltsabrechnung selbst durchführen sollen. Wir sind hier um zu helfen.
Unten finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie die Gehaltsabrechnung für Ihr kleines Unternehmen durchführen., Wir werden auch dafür eintreten, warum ein erschwinglicher Lohnservice eine lohnende Investition ist.
Schritt 1: Beantragen Sie eine Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN)
Stellen Sie sich Ihre Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) als Sozialversicherungsnummer für Ihr Unternehmen vor. Es ist die eindeutige Kennung, die der IRS für Lohnsteuerzwecke verwendet.
Zum Glück ist dieser Schritt einfach. Sie können eine EIN kostenlos auf der IRS-Website beantragen und erhalten eine in wenigen Minuten.,
Schritt 2: Entscheiden Sie sich für einen Lohnplan
Ihr Gehaltsabrechnungsplan (wie oft Sie Mitarbeiter bezahlen) wirkt sich darauf aus, wie Sie im nächsten Schritt Einkommensteuerbeträge berechnen, jetzt ist es an der Zeit, dies herauszufinden. Die meisten Staaten haben Gesetze, die eine Mindesthäufigkeit erfordern, mit der Sie Ihre Mitarbeiter bezahlen müssen, die Sie hier finden können.,
Solange Sie jedoch das gesetzlich vorgeschriebene Minimum erfüllen, liegt Ihr Zeitplan bei Ihnen und sollte die Präferenzen der Mitarbeiter, die Verwaltungsbedürfnisse und die Kosten berücksichtigen. Zum Vergleich stellte das Bureau of Labor Statistics fest, dass sich die meisten privaten Unternehmen in den USA für einen zweiwöchigen oder wöchentlichen Zeitplan entscheiden.
Schritt 3: Lassen Sie jeden Mitarbeiter das Formular W-4 ausfüllen
Jeder Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen muss das Formular W-4 aus dem IRS ausfüllen, das auch als „Quellenzertifikat des Mitarbeiters“ bezeichnet wird.,“In diesem Formular erfahren Sie, wie viel Bundeseinkommenssteuern Sie vom Gehaltsscheck jedes Mitarbeiters einbehalten müssen, abhängig von dessen Einkommen, Familienstand, Anzahl der Angehörigen und anderen Faktoren.
Wenn ein Mitarbeiter Probleme beim Ausfüllen des Formulars hat, können Sie ihn an den Steuerschätzer auf der IRS-Website weiterleiten. Wenn Sie in einem Staat, Landkreis oder einer Stadt leben, die zusätzliche Einkommenssteuern erhebt, müssen die Mitarbeiter auch diese Formulare ausfüllen. Hier finden Sie eine praktische Liste mit Links zum Einkommensteuerformular jedes Staates und eine Liste des Einkommensteuersatzes jedes Staates hier.,
Sobald Sie alle W-4s haben, sollten Sie die Veröffentlichung 15-T verwenden, um die Quellenbeträge aller zu berechnen. Befolgen Sie die Anweisungen für die prozentuale Methode oder die Lohnklassenmethode (die Lohnklassenmethode ist einfacher) und verweisen Sie auf die Tabelle, die dem Anmeldestatus jedes Mitarbeiters entspricht.,
Schritt 4: Berechnung der Brutto-und Nettolöhne
Als nächstes müssen Sie berechnen, wie viel jeder Mitarbeiter für seinen Gehaltsscheck mit nach Hause nimmt und wie viel Sie für Steuern, Leistungen und andere Abzüge einbehalten müssen.
Stellen Sie sicher, dass Sie in jeder Lohnperiode genügend Zeit beiseite legen, um diese Berechnung durchzuführen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter pünktlich bezahlt werden., Es ist auch ratsam, eine Tabelle mit diesen Informationen zu erstellen, um einige der Mathematik zu automatisieren und sichere Gehaltsabrechnungen im Laufe der Zeit zu halten.
So berechnen Sie den Bruttolohn
Der Bruttolohn ist der Geldbetrag, den ein Mitarbeiter verdient, bevor er Steuern und Abzüge für Dinge wie Versicherungen abschließt. Für Angestellte, die mindestens 35,568 USD pro Jahr verdienen, ist die Bruttolohnmathematik einfach. Teilen Sie einfach ihr Jahresgehalt durch die Anzahl der Lohnperioden pro Jahr.,
| Zahlungsplan | Anzahl der Zahlungsperioden pro Jahr |
| Wöchentlich | 52 |
| Zweiwöchentlich | 26 |
| Halbmonatlich | 24 |
| Monatlich | 12 |
Für Angestellte, die weniger als $35,568 pro Jahr verdienen, ist die Mathematik kompliziert eine neue Regel sieht vor, dass diese Arbeitnehmer Überstunden für alle über 40 Wochenstunden leisten müssen.,
Zur Berechnung des Überstundenlohns eines Angestellten:
- Teilen Sie ihr Jahresgehalt durch 52 Wochen, um einen Wochensatz zu erhalten
- Dividieren Sie durch 40 Stunden, um einen Stundensatz zu erhalten
- Multiplizieren Sie mit 1,5
- Multiplizieren Sie mit der Anzahl der über 40 pro Woche geleisteten Arbeitsstunden während der Lohnperiode
Um den Bruttolohn für Stundenarbeiter zu berechnen, multiplizieren Sie einfach die Anzahl der während der Lohnperiode geleisteten Arbeitsstunden mit ihrem Stundensatz., Vergessen Sie nicht, auch für diese Gruppe Überstunden für über 40 pro Woche geleistete Stunden sowie jede von ihnen verwendete bezahlte Freizeit (PTO) zu berücksichtigen.
Wenn Sie Arbeitnehmern einen Bonus als Teil ihres Gehaltsschecks gewähren oder Tipps verteilen, die sie verdient haben, fügen Sie dies jetzt hinzu.
Angenommen, Sie haben eine zweiwöchige Entgeltperiode und einen Mitarbeiter, der 14 USD pro Stunde verdient. Sie arbeiteten 55 Stunden in der ersten Woche der Lohnperiode und 43 Stunden in der zweiten Woche der Lohnperiode., Das würde bedeuten, dass sie 80 normale Stunden und 18 Überstunden (Stunden über 40 pro Woche) insgesamt gearbeitet hätten.
Ihr Bruttolohn wäre:
(14 x 80) + (14 x 18 x 1,5) = 1,498 USD
Berechnung des Nettolohns
Der Nettolohn ist der Geldbetrag, den ein Mitarbeiter tatsächlich mit nach Hause nimmt, sobald alle Abzüge berücksichtigt sind. Dies ist der Betrag, der auf ihrem Gehaltsscheck angezeigt wird.
Um den Nettogehalt eines Arbeitnehmers zu berechnen, ziehen Sie zunächst alle Vorsteuerabzüge von seinem Bruttogehalt ab, von denen die Zahlung für die Krankenversicherung am häufigsten ist., Weitere mögliche Abzüge vor Steuern sind Invalidenversicherung, Lebensversicherung, Pendlerleistungen und traditionelle 401(k) – Beiträge. Wenn Sie nicht sicher sind, ob ein Vorteil, den Sie anbieten, ein Vorsteuer-oder Nachsteuerabzug ist, konsultieren Sie den Steuerleitfaden des IRS-Arbeitgebers.
Bei Vorsteuerabzügen ist es an der Zeit, den Betrag abzuziehen, den Sie für Steuern einbehalten., Nehmen Sie den Bruttolohn des Arbeitnehmers abzüglich aller Vorsteuerabzüge und subtrahieren Sie Folgendes:
*Diese Zahl schulden Sie auch als Arbeitgeber für FICA, die wir in Schritt 6
abdecken Schließlich kümmern Sie sich um alle Nachsteuerabzüge und Gutschriften. Lohnzuschläge und Gewerkschaftsabgaben sind beispielsweise Abzüge nach Steuern, die vom Nettolohn abgezogen werden sollten. Kostenerstattungen sind Nachsteuergutschriften, die hinzugefügt werden sollten.
Ihre endgültige Nummer ist der wahre Nettolohn eines Mitarbeiters.,
Schritt 5: Zahlen sie ihre mitarbeiter
Ob durch direkte einzahlung, papier schecks, oder was auch immer andere methode sie und ihre mitarbeiter haben vereinbart für zahlung, gewährleisten jeder mitarbeiter bekommt ihre net pay auf die richtige tag nach ihre gehaltsabrechnung zeitplan.
Darüber hinaus verlangen die meisten Staaten von Arbeitgebern, dass sie den Arbeitnehmern einen Lohnstopp gewähren, der die verschiedenen Abzüge aufschlüsselt. Überprüfen Sie die Website des Arbeitsamtes Ihres Staates, um mehr über Ihre spezifischen Anforderungen zu erfahren.,
Unabhängig davon, in welchem Staat Sie leben, stellen Sie sicher, dass Sie detaillierte Aufzeichnungen über jeden Gehaltsscheck führen (an wen er ging, den Betrag, wann er ausgestellt wurde usw.).).
Schritt 6: Zahlung der Lohnsteuer
Dieser Schritt ist ein großer: zahlen Uncle Sam. Und es kann kompliziert werden, also lass es uns in Teile zerlegen.
Wenn Sie Lohnsteuern zahlen
Wie oft Sie Lohnsteuereinzahlungen tätigen, hängt davon ab, wie viel Sie zuvor während der sogenannten „Lookback-Periode“ an Lohnsteuern geschuldet haben.,“Ihre“ Lookback-Periode“hängt davon ab, ob Sie das Formular 941 („Employer‘ s Quarterly Federal Tax Return“) oder das Formular 944 („Employer‘ s Annual Federal Tax Return“) verwenden, um die Steuern Ihres Unternehmens an die IRS zu melden.
Die meisten Unternehmen verwenden das Formular 941. Nur diejenigen mit einer jährlichen Steuerschuld von 1,000 USD oder weniger oder diejenigen, die vom IRS aufgefordert wurden, das Formular 944 zu verwenden, verwenden das Formular 944. Wenn Sie das Formular 941 verwenden, ist Ihre „Lookback-Periode“die 12 Monate vor dem 30. Für 2020 wäre Ihr Lookback-Zeitraum beispielsweise der 1. Juli 2018 bis zum 30.,
- Wenn Ihre gesamten Lohnsteuern während dieses Lookback-Zeitraums $50,000 oder weniger betrugen oder Sie ein neuer Arbeitgeber sind, der während dieses Lookback-Zeitraums keine Mitarbeiter hatte, zahlen Sie monatlich Lohnsteuern. Ihre Steuern sind bis zum 15. Tag des Folgemonats fällig.
- Wenn Ihre gesamten Lohnsteuern während dieses Lookback-Zeitraums mehr als 50.000 US-Dollar betrugen, zahlen Sie halbwöchentlich Lohnsteuern. Steuern von Payrolls, die am Samstag, Sonntag, Montag oder Dienstag gezahlt werden, sind bis zum folgenden Freitag fällig., Steuern von Payrolls, die am Mittwoch, Donnerstag oder Freitag gezahlt werden, sind bis zum folgenden Mittwoch fällig.
- Wenn eine einzelne Gehaltsabrechnung zu einer Lohnsteuerpflicht von 100.000 USD oder mehr führt, müssen Sie am nächsten Tag Lohnsteuern hinterlegen und für den Rest dieses Jahres und des folgenden Jahres weiterhin Einzahlungen am nächsten Tag vornehmen.
Wiederholen Sie diese Mathematik jedes Jahr vor Jahresbeginn, um sicherzustellen, dass Sie den richtigen Zahlungsplan verwenden.,
Die einzigen Lohnsteuerzahlungen, die außerhalb dieses Zeitplans fallen, gelten für Bundesarbeitslosensteuern (FUTA) und staatliche Arbeitslosensteuern (SUTA). FUTA ist bis zum letzten Tag des ersten Monats fällig, der auf das Ende des Quartals folgt. SUTA ist in der Regel vierteljährlich fällig, aber das ist nicht der Fall in allen Staaten, so überprüfen Sie die Website Ihres Staates.,
Wie viel schulden Sie in der Lohnsteuer
Wenn es Zeit ist, Lohnsteuer zu hinterlegen, hier ist, wie viel Sie schulden:
- Die Beträge, die Sie von Mitarbeiter zahlen für Bundeseinkommenssteuern einbehalten, und Staat, Landkreis oder Stadt Einkommenssteuern, falls zutreffend (siehe Schritt 4).
- Die Beträge, die Sie vom Lohn der Mitarbeiter für soziale Sicherheit und Medicare (FICA) abgezogen haben (siehe Schritt 4).
- Der Betrag, den Sie als Arbeitgeber für soziale Sicherheit und Medicare (FICA) schulden (entspricht den FICA-Beträgen, die Sie von Mitarbeitern abgezogen haben).,
- Der Betrag, den Sie Schulden in der Bundes Arbeitslosigkeit Steuern (FUTA). Wenn Sie SUTA nicht bezahlen (siehe unten), sind es 6% der ersten 7,000 USD des jährlichen zu versteuernden Lohns eines jeden Mitarbeiters. Wenn Sie SUTA bezahlen, wird dieser Satz auf 0,6% reduziert.
- Der Betrag, den Sie in staatlichen Arbeitslosensteuern (SUTA) schulden (Sätze und Lohngrundlagen variieren).
So zahlen Sie Lohnsteuern
Sie können Bundesabrechnungssteuern online über das elektronische Bundessteuerzahlungssystem (EFTPS) bezahlen. Jeder Staat, Landkreis, und Stadt hat ihre eigene Website, über die Sie die Steuern hinterlegen können, die Sie ihnen schulden.,
Schritt 7: Bericht Lohnsteuer
Der letzte Schritt ist Ihre Lohnsteuerzahlungen an die IRS zu melden. Hier ist die Aufschlüsselung:
- Formular 940 („Employer‘ s Annual Federal Unemployment (FUTA) Tax Return“) ist bis zum 31.
- Formular 941 („vierteljährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers“) ist vierteljährlich bis zum letzten Tag des Monats nach Ende des Quartals fällig (z. B. 30.,
Sie können diese Formulare mit den Anweisungen in jedem Formular ausdrucken und an das IRS senden oder elektronisch über den E-File-Dienst des IRS ausliefern.
Das war ‚ s. Du hast es getan. Herzlichen Glückwunsch zur Gehaltsabrechnung für Ihr kleines Unternehmen!
Warum ein Abrechnungsdienst lohnt sich
Wenn der gesamte Abrechnungsprozess scheint zu kompliziert manuell zu tun, es ist, weil es ist. Und das ist so vereinfacht, wie wir es machen könnten!
In Wirklichkeit hat jeder Schritt in diesem Prozess Vorbehalte, Ausnahmen und Nuancen, die sich darauf auswirken können, wie Sie in Ihrem kleinen Unternehmen abrechnen., Wir haben nicht einmal abgedeckt, was zu tun ist, wenn Sie unabhängige Auftragnehmer bezahlen, oder wenn Sie Mitarbeiter in mehreren Staaten haben.
Bei so viel Arbeit ist es ein Muss, ein Gehaltsabrechnungssoftware-System zu haben. Es wird nicht nur Ihre Gehaltsaufzeichnungen organisiert und sicher halten,sondern auch viele Berechnungen und Einzahlungen für Sie automatisieren—Sie sparen wertvolle Zeit. Klicken Sie auf diesen Link oben, um schnell die Preise der verschiedenen Top-bewerteten Payroll-Software-Optionen im Verzeichnis Software Advice zu vergleichen.,
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