i 2017 fanns det en jättestor 3.7 miljarder e – postanvändare över hela världen-ett nummer som förväntas skjuta upp till 4.3 miljarder av 2022.
det finns en anledning till det: e-post är en viktig kanal för marknadsföring och företag som ständigt utvecklas och är mogen för automatisering. Det är särskilt viktigt med tanke på att ett stort antal e-postmeddelanden vi skickar är cookie-cutter svar, som vi svarar på samma förfrågningar och frågor om och om igen.,
sådana repetitiva uppgifter kan vara tråkiga – och jag är säker på att du har hittat dig själv att tänka ”det måste finnas ett bättre sätt.”
Tja, om du använder Gmail finns det. Du kan ställa in ett automatiskt svar i Gmail som utlöser specifika mallsvar baserat på innehållet i de e-postmeddelanden du får, så att du kan spendera mindre tid i inkorgen och mer tid att göra det som betyder mest.
med detta i åtanke, här är steg-för-steg-instruktioner för att ställa in ett automatiskt svar i Gmail, plus exempel på hur du bäst kan utnyttja denna användbara funktion i ditt företag.,
Innehållsförteckning:
skapa ett konserverat svar för autosvar i Gmail
innan du kan implementera funktionen för autosvar måste du ställa in ett meddelande för att fungera som ditt automatiska svar.
Steg 1. Gå till https://mail.google.com/mail, klicka sedan på kugghjulsikonen och välj ’Inställningar’:
steg 2. Klicka på ”Advanced” i menyn och välj sedan ”Enable” bredvid ” Canned Responses (Templates)”:
glöm inte att klicka på ”Save Changes” längst ner på skärmen.
steg 3., Nu när ”Canned Responses” är aktiverade kan du skapa ett nytt e-postmeddelande genom att klicka på ”Compose” – ikonen i övre vänstra hörnet och skriva ut det meddelande du vill skickas automatiskt ut. När du är klar klickar du på de tre punkterna i e-postfönstret för att få fram e-postalternativen. Välj ’canned responses’ och sedan ’New canned response’:
steg 4. Därefter dyker ett fönster upp där du kan namnge ditt konserverade svar., Skriv in namnet och välj”OK”:
så här konfigurerar du automatiskt svar i Gmail
Nu när din e-postmall för autosvar har sparats som ett konserverat svar är du redo att använda den som ett automatiskt svar på specifika e-postmeddelanden.
Steg 1. Klicka på kugghjulsikonen igen och välj ’Inställningar’ en gång till:
steg 2. Den här gången klickar du på ”filter och blockerade adresser” i menyn. Välj ’Skapa ett nytt filter’:
steg 3., I nästa fönster som visas väljer du vilka regler du vill ansöka om Gmail-filtret. Du kan välja att inkludera vissa” Från ” e-postadresser, ett visst ämne eller e-postmeddelanden som innehåller (eller inte innehåller) specifika ord. När du är klar klickar du på ’Skapa filter’:
steg 4. På nästa skärm markerar du rutan som säger ”skicka konserverad respons” och väljer det konserverade svar du skapade:
Steg 5. Klicka på Skapa Filter”, och du är klar. Du har nu ställt in autosvar i Gmail.,
tänk på att Gammal e-post inte kommer att få ett konserverat svar, men framöver kommer all ny e-post som passar de kriterier du ställt in för ditt filter att få det konserverade svaret automatiskt.
exempel på autosvar
det finns många olika typer av autosvar du kan ställa in, beroende på deras avsedda användning och syfte. Nedan följer några exempel som du kan anpassa för dina egna behov.
kundtjänst
en klient skickar in en kundsupportförfrågan, och nu måste de spela väntande spelet., Detta väcker frågan:
vad kan du säga för att få dem att känna sig viktiga medan de väntar på ett svar?
i stället för tystnad eller en vanlig gammal ”din supportbiljett mottogs” typ av e-post, försök att spisa upp det lite. Här är ett bra exempel:
källa: GrooveHQ
som du kan se kom det här e-postmeddelandet från en riktig person tillsammans med ett foto, vilket ger en stark personlig touch. Det hälsar kunden med namn, ger dem en tidsram för ett svar, visar tacksamhet och till och med kastar in lite humor., Nu vet kunden exakt vad som väntar, när, och de kommer att känna sig säkra på att deras fråga eller Fråga kommer att lösas i tid.
tävling/Giveaway
alla ska vara en vinnare när de registrerar sig för din tävling eller giveaway. Inte alla kan vara en storvinnare, självklart, men att erbjuda en rabattkod eller lite gratis premiuminnehåll kan gå långt. Här är ett exempel i åtgärd:
det här e-postmeddelandet ser ut som om det var personligt skrivet, i motsats till att det var alltför grafiskt lastat och annonsliknande., Det ger specifika länkar för att främja företagets sociala medier sida, en möjlighet att vidarebefordra tävlingen inträde till andra, och en stor kupongkod för att visa tacksamhet. Det är super kort men mycket effektivt.
Fraktbekräftelse
fraktbekräftelser är lite tråkiga, men de är nödvändiga för att hålla dina kunder i slingan. Entreprenör och författare Derek Sivers skrev ett e-postmeddelande som han kallade ’det mest framgångsrika e-post jag någonsin skrev’:
källa: Stu.,me
Dereks e-postbekräftelse skiljer sig åt genom att tillhandahålla ett humoristiskt utbyte, där de flesta företag bara skulle skicka ett ”ditt objekt är på väg” e-post. Medan kundservice auto svar exempel gör ett bra jobb med att lägga till ett element av humor, går detta e-postmeddelande utöver det, samtidigt som nödvändiga uppgifter som sändningsdatum. Slutligen slutar e-postmeddelandet starkt med uppriktig tacksamhet och Dereks personliga signaturlinje. Att ha meddelandet kommer från företagets president är också en speciell touch.,
’letar du efter en offert’
om du är i servicebranschen (bröllopsfotografering, försäkringsbolag, etc.), du kommer sannolikt att få en hel del e-postmeddelanden ber om citat. Du kanske inte kan komma till dem direkt, men du vill att utsikterna att känna sig speciella nog att vänta på ditt svar och inte rusa över till tävlingen., Här är ett stellar exempel:
källa: Colorvale
medan det här e-postmeddelandet är lite på långsidan kan du definitivt berätta att det passar avsändarens personlighet och ger utsikterna att lägga till personlig touch som kan göra att vänta på ett citat mer tilltalande. Hon visar att hon är mänsklig genom att ge utsikterna en titt i hennes personliga liv, sätter en rimlig tidsram för ett svar, och erbjuder några detaljer om sin verksamhet som mottagaren kan finna användbar. Det blir inte mycket bättre än så.
Vacation autosvarare
,
Tack för din e-post.,
Jag är för närvarande ute från kontoret börjar och återvänder .
om du behöver hjälp under denna tid kan en av mina gruppmedlemmar hjälpa till. De kan kontaktas på måndag-fredag från 9-5. 30.
för icke-brådskande förfrågningar under min frånvaro kan du kontakta på, och de kommer gärna att hjälpa till.
hälsningar,
planerar du en resa bort? Det är absolut nödvändigt att du ställer in en office auto-responder i Gmail. Som ni kan se, det finns gott om effektiva användningsområden för auto svar e-post som inte lossnar som opersonlig., När smakfullt gjort, de kan även träna din publik, framtidsutsikter, eller kollegor att förvänta sig vissa väntetider, ge dem relevanta detaljer om autopilot, eller helt enkelt lägga till lite glädje till sin dag – allt samtidigt lätta bördan av din svullnad e inkorg.
utjämning upp din e-post Automation i Gmail
aldrig mer oroa släppa bollen på uppsökande ansträngningar. Du kan utlösa e-post för att följa upp med en möjlighet eller en journalist utan att överväga vem du har och inte har mejlat., Din automatiserade uppföljnings e-post bör ge sammanhang och värde; med andra ord, de bör påminna dina framtidsutsikter vad din produkt är och varför din produkt är viktigt.