Was ist EDI? The Complete Guide to Electronic Data Interchange

EDI oder Electronic Data Interchange ist eine Technologie, die Handelspartnern und Organisationen hilft, mehr zu erledigen, Logistikzeitleisten zu beschleunigen und manuelle Fehler durch Automatisierung der Business-to-Business-Kommunikation (B2B) zu beseitigen. EDI hilft vielen Organisationen, die Waren produzieren, versenden, kaufen und verkaufen oder Pflege anbieten, von Einzelhändlern und Herstellern bis hin zu Logistikunternehmen, Fluggesellschaften, Gesundheitsdienstleistern, Versicherern und mehr.,

Obwohl es seit den 1960er Jahren im Einsatz ist, findet EDI heute eine neue Verwendung und ermöglicht die Automatisierung der Lieferkette, die digitale Transformation und sogar als Schlüsselelement der Workflow-und Geschäftsprozessautomatisierung. In diesem Überblick geben wir Ihnen ein solides Verständnis von EDI und führen Sie schnell in alle Grundlagen von EDI ein, einschließlich:

• Was ist EDI?,
• EDI-Anwendungsfälle
• EDI-Vorteile
• Funktionsweise von EDI
• EDI – Dokumente
• EDI-Implementierung

Diese Seite dient auch als EDI-Ressourcen-Hub mit Links zu weiteren Ressourcen zu EDI-Typen, Standards, Transaktionen und Integration-alles, was Sie über EDI wissen müssen, alles an einem geeigneten Ort.

Was ist EDI?

Electronic Data Interchange (EDI) ist die automatisierte, computer-zu-computer-Austausch von standard-elektronischen Geschäftsdokumenten zwischen Geschäftspartnern über eine sichere, standardisierte Verbindung.,

Lassen Sie uns diese EDI-Definition Stück für Stück aufschlüsseln, um Ihnen einen vollständigen Eindruck davon zu geben, was EDI ist und bedeutet.

Computer-zu-Computer

• EDI ersetzt manuelle B2B-Kommunikation wie Post, Fax und E-Mail.
• Dokumente fließen direkt von der Computeranwendung des Absenders (z. B. einem Logistiksystem) zur Computeranwendung des Empfängers (z. B. einem Auftragsmanagementsystem).,

Traditioneller manueller Prozess

Automatisierter EDI-Prozess

Geschäftsdokumente

• 1000s von Standard-Geschäftstransaktionsdokumenten können automatisch mit EDI gesendet werden.
• Einige gängige Beispiele sind: Bestellungen, Rechnungen, Versandstatus, Zollinformationen, Bestandsdokumente und Zahlungsbestätigungen.,

Standard-EDI-Format

• EDI-Dokumente sind verarbeitet durch die Computer, und verwenden Sie standard -, computer-freundliche Formate.
• Standards beschreiben jedes Datenelement und sein Format (z. B. Dokumenttyp, beteiligte Parteien, zu ergreifende Maßnahmen, mmddyy).
• – Standards eliminieren Variationen von Unternehmen zu Unternehmen, sodass das Computersystem jedes Geschäftspartners eine gemeinsame Sprache sprechen kann.,
• Es gibt eine Vielzahl von EDI-Standards für verschiedene Branchen, Regionen und Anwendungsfälle – jede mit unterschiedlichen Versionen, daher müssen EDI-Partner denselben Standard und dieselbe Version verwenden
• Beliebte Standards umfassen: ANSI X12 in den USA,, UN/EDIFACT, Global und Industrie-spezifischen standards, wie HIPAA

Finden Sie einen überblick über alle wichtigen EDI-standards und, wenn Sie verwendet werden,

Business Partner

• Austausch von EDI-Dokumenten ist in der Regel zwischen zwei unterschiedlichen Organisationen, bezeichnet als business-Partner oder Handelspartner.
• Beispiel: Firma A kann Waren von Firma B kaufen Firma A sendet Bestellungen an Firma B, die Rechnungen und Versandmitteilungen an Firma A sendet.,

Sichere, standardisierte Verbindung

• EDI verwendet eine Reihe sicherer Protokolle, um den sicheren Austausch von EDI-Dokumenten zu erleichtern.
• Partner müssen dasselbe vereinbarte Protokoll verwenden, um EDI-Dateien auszutauschen, oder mit einem Vermittler zusammenarbeiten, der den Austausch erleichtern kann, wenn die Partner unterschiedliche Protokolle verwenden.
• Einige Protokolle erfordern mehr EDI-Technologie-Infrastruktur als andere, aber EDI-Software, wie ArcESB, erleichtert jetzt den Austausch mit minimalen Investitionen.,
• Die Protokolle reichen von alteingesessenen Technologien wie FTP über webbasiertes EDI über AS2, API-basierte Systeme wie AS4 und andere Optionen wie mobiles EDI.

Siehe unseren Überblick über alle wichtigen EDI-Protokolle

Automatisierung

• EDI-Nachrichten können automatisch mit vorkonfigurierten Workflows gesendet werden.
• Unternehmen verwenden in der Regel EDI – Übersetzer – entweder als Software oder über einen EDI-Dienstleister -, um EDI-Dokumente für den Einsatz in internen Anwendungen zu übersetzen und so eine automatisierte Verarbeitung zu ermöglichen.,
• Prozesse können erweitert werden, um mit Datenintegration und Workflows innerhalb einer Organisation zu arbeiten.
• Beispiel: Sobald ein Unternehmen eine EDI-Bestellung erhält, generiert das Logistiksystem eine Aufgabe für das Lagerpersonal, um Waren vom Inventar in den Versand zu verschieben.

EDI vs. traditionelle Papier-oder E-Mail-Kommunikation

Um die Bedeutung von EDI oder elektronischem Datenaustausch zu veranschaulichen, vergleichen wir, wie eine typische Einkaufstransaktion zwischen zwei Handelspartnern verlaufen würde, die traditionelle Papier-oder E-Mail-Kommunikation im Vergleich zu EDI verwenden.,

Traditionelle Methoden:

• Der Käufer erhält entweder eine Benachrichtigung in seinem System, um eine Bestellung aufzugeben, oder bestimmt nach Abfrage des Inventars, dass er eine Bestellung aufgeben muss.
• Der Käufer gibt Daten auf den Bildschirm eines Einkaufssystems ein, um den PO zu erstellen, zu drucken und zu versenden oder an den Verkäufer zu senden.
• Der Verkäufer erhält den PO entweder Tage später oder per E-Mail (zusammen mit einer langen Liste anderer Mitteilungen) und gibt ihn manuell in das Kundenauftragssystem ein.,
• Der Verkäufer druckt eine Rechnung aus und legt sie der Sendung bei und / oder sendet sie separat per Post oder E-Mail.
• Der Käufer gibt die Rechnung manuell in das Zahlungssystem ein.

In diesem Beispiel kann ein Papiersystem dem Prozess eine Woche Hin-und Herversandzeit hinzufügen. Sowohl E-Mail als auch Papier sind anfällig für manuelle Dateneingabefehler, was die Bestellzeit verlängert.

EDI-Prozess:

• Das Beschaffungssystem des Käufers, das EDI verwendet, generiert und sendet automatisch einen EDI-formatierten PO, wenn der Bestand ein vorgegebenes Niveau erreicht.,
• In wenigen Minuten erhält das Kundenauftragssystem des Anbieters mithilfe der EDI-Software den EDI-PO.
• Das System des Lieferanten benachrichtigt seine Versandabteilung automatisch über den Versand von Waren.
• Sobald die Ware verpackt und versandbereit ist, generiert das Versandsystem einen Advanced Ship Notices (ASN), der an die Empfangsabteilung des Käufers gesendet werden soll
• Das ERP-System des Verkäufers generiert dann eine EDI-Rechnung, um sie an das Zahlungssystem des Käufers zu senden

Der gesamte EDI-Prozess kann in einer Stunde abgeschlossen sein.

EDI-Anwendungsfälle: Wer kann EDI verwenden?,

Keine Definition von EDI ist vollständig ohne reale Anwendbarkeit. Der elektronische Datenaustausch ist für eine Vielzahl von Funktionen nützlich, die viele Tausend spezifische Informationsaustausche umfassen. Hier sind nur einige der häufigsten Szenarien, in denen EDI hilfreich ist, unter den vielen Tausenden von Transaktionstypen, die EDI täglich verarbeitet.,lth insurance processing

Prescription information exchanges

Logistics

• Scheduling shipments
• Tracking goods

Accounting

• Providing audit trails

Aviation

• Flight information exchanges
• Passenger name records (PNRs)
• Internationale Compliance und Standardisierung

Vorteile von EDI

EDI hilft Unternehmen, die Geschwindigkeit, Genauigkeit, Effizienz und Kosten der Lieferkette zu verbessern, und einige der größten EDI-Vorteile liegen auf strategischer Geschäftsebene., Hier decken wir ab, was EDI praktisch für Unternehmen bedeutet.,lackierung genießt kürzere Vorlaufzeiten

Rationalisiert den Prozess des Eintritts in neue Gebiete, da EDI eine gemeinsame weltweite Geschäftssprache bietet

Umweltvorteile

• EDI fördert die Nachhaltigkeit und reduziert die CO2-Emissionen, indem papierbasierte Prozesse durch elektronische Alternativen ersetzt werden
• EDI erhöht die betriebliche Effizienz, was zu weniger Fehlern und weniger Energieverschwendung führt

Wie EDI funktioniert

Es gibt drei Schritte beim Senden von EDI dokumente: Bereiten Sie die Dokumente vor, übersetzen Sie sie in ein EDI-Format und übertragen Sie sie an einen Partner.,

Ein mit EDI automatisierter gemeinsamer Prozess ist der Umtausch von Bestellungen (POs) und Rechnungen. Um Ihnen ein gutes Beispiel für die Funktionsweise von EDI zu geben, veranschaulichen wir den EDI-Prozess für POs und Rechnungen.

Dokumentenvorbereitung

Hier bereitet ein Käufer nach dem Beispiel eines PO und einer Rechnung eine Bestellung in einem Einkaufssystem vor.,

• Der Käufer sammelt und organisiert die Daten, so dass es mit EDI arbeiten
• Zum Beispiel, anstatt einen PO zu drucken, erstellt das System eine elektronische Datei mit den notwendigen Informationen, um ein EDI-Dokument zu erstellen

Wie würden Sie Dokumente richtig vorbereiten?, Es gibt verschiedene Ansätze, darunter:

• Exportieren computergestützter Daten aus Tabellen oder Datenbanken
• Neuformatierte elektronische Berichte in Datendateien
• Verbesserung von Apps zum Erstellen von Ausgabedateien für die EDI-Standardübersetzung
• Kauf von EDI-Software, mit der Dokumente aus Ihren Systemen in EDI-Dateien umgewandelt werden können
• Menschliche Dateneingabe

Idealerweise möchten Sie, dass Ihr System so viele menschliche Dateneinträge wie möglich eliminiert, um Zeit zu sparen und genauigkeit.,

2: EDI-Dokumentübersetzung

Der nächste Schritt besteht darin, Ihr Dokument über die EDI-Übersetzungssoftware einzuspeisen, um Ihr internes Datenformat mithilfe der entsprechenden Segmente und Datenelemente in das EDI-Standardformat zu konvertieren. Alternativ können Sie Ihre Daten auch an einen EDI-Dienstleister senden, der in Ihrem Auftrag die Übersetzung in das EDI-Format und aus dem EDI-Format übernimmt.

In unserem Beispiel wird der PO in ein EDI 850 Bestelldokument übersetzt.,

3: Verbinden Sie & EDI-Dokumente übertragen

Sobald der PO in das EDI 850-Bestellformat übersetzt ist, kann er an den Lieferanten gesendet werden. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, sich über EDI mit einem Partner zu verbinden., Zu den häufigsten gehören:

• Direkte Punkt-zu-Punkt-EDI-Verbindung über ein sicheres Internetprotokoll, wie z. B. AS2
• Verbinden Sie sich mit einem EDI-Netzwerkanbieter, auch als Value Added Network (VAN) – Anbieter bezeichnet
• Eine Kombination aus direktem EDI und VAN, abhängig von den beteiligten Partnern und dem Transaktionsvolumen

Im Falle eines EDI-Netzwerkanbieters oder Value Added Network (VAN) verwendet der Käufer sein bevorzugtes Kommunikationsprotokoll., gewährleistung einer zuverlässigen, sicheren EDI-Übertragung., Anschließend stellt der Netzwerkanbieter über das bevorzugte Kommunikationsprotokoll des Lieferanten eine Verbindung zum Lieferanten her, um sicherzustellen, dass der Lieferant die Bestellung erhält. Dies kann Setup und Wartung in einigen Fällen reduzieren, ist jedoch in vielen Anwendungsfällen teurer als die Punkt-zu-Punkt-Integration, da für jede Transaktion oder sogar Position eine Gebühr erhoben wird.

Die Datensicherheit und-kontrolle wird während des gesamten Übertragungsprozesses durch Kennwörter, Benutzeridentifikation und Verschlüsselung aufrechterhalten., Sowohl die EDI-Anwendungen des Käufers als auch des Anbieters bearbeiten und überprüfen Dokumente automatisch auf Richtigkeit.

In unserem vollständigen Handbuch zu den Arten von EDI-Protokollen entpacken wir die verschiedenen EDI-Dateiübertragungsoptionen und die Technologien, mit denen Sie die richtigen Protokolle für Ihr Unternehmen auswählen können.

Siehe Arten von EDI-Protokollen

EDI-Dokumente

Um Ihnen einen besseren Überblick darüber zu geben, was EDI ist, schauen wir uns die wichtigsten Teile dessen an, was in EDI enthalten ist. Ein EDI-Dokument besteht aus drei Kernelementen: Umschläge, Segmente und Datenelemente, formatiert, um einem bestimmten EDI-Standard zu folgen.,

EDI-Dokumente, wie z. B. eine Online-Bestellung, müssen strenge Formatierungsregeln einhalten, die genau definieren, wo und wie sich die einzelnen Daten im Dokument befinden, damit der EDI-Übersetzer auf dem empfangenden Computer sofort alle wichtigen Daten finden kann, z. B. den Firmennamen des Käufers, PO-Nummer, gekaufte Artikel und Preis. Anschließend werden die Daten im richtigen internen Format in das Auftragseingabesystem des Lieferanten eingespeist, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist.,

EDI-Hüllkurven für die Übertragung

EDI-Dokumentübertragung verwendet ein System von drei Hüllkurven, um Transaktionssätze unterzubringen:

• Nachrichtenhüllkurve
• Austauschhüllkurve

Segmente

Ein Segment in einem EDI-Transaktionssatz ist eine Gruppe gleichartiger Datenelemente.

Datenelemente

Die Datenelemente in einem EDI-Transaktionssatz sind die einzelnen Daten im Dokument, wie z. B. der gekaufte Artikel, die Menge der gekauften Artikel usw.,

EDI-Implementierung: Setup-und Compliance-Checkliste

Das Erreichen der EDI-Konformität bedeutet letztendlich drei Dinge:

• Einrichten Ihrer EDI-Infrastruktur
• Ausrichtung Ihres EDI-Setups auf die EDI-Systeme Ihrer Handelspartner
• Zertifizierbare Einhaltung gängiger Standards

EDI-Infrastruktur

Um mit EDI zu beginnen, müssen Sie entweder Folgendes beschaffen, einrichten oder auslagern schlüsselkomponenten:

1. EDI-Software für Kommunikation, Mailbox von EDI-Transaktionen, EDI-Mapping und EDI-Übersetzung
2. Internetkommunikation, VAN usw.,unterstützt von verschiedenen Partnern
3. Hardware: ein Server oder PC, Kommunikationsgeräte und Peripheriegeräte
4. Gesicherte Büroräume und überwachte Sicherheit
5. Datensicherungen und redundante Stromversorgung für Zuverlässigkeit
6. Software für jede Integration von EDI-Transaktionen mit Back-Office-Systemen
7. Karten für jeden EDI-Dokumenttyp, der mit jedem Partner ausgetauscht wird, um EDI-Datensätze in nutzbare Geschäftsdokumente abzubilden

Darüber hinaus müssen Sie Ihr Team in der Verwendung Ihrer EDI-Software schulen und Kommunikationsgeräte oder wählen Sie einen EDI-Integrationspartner aus, um alles einzurichten und Ihr Team zu trainieren.,

Ausrichtung auf Ihre Partner

Ihr EDI ist nur so wertvoll wie Ihre Integration in die Systeme Ihrer Partner. Zu den großen Schlüsseln gehören:

• Bestimmen Sie, welche EDI-Protokolle Sie zum Senden und Empfangen von EDI-Dokumenten verwenden (z. B. AS2, SFTP usw.)- Siehe unseren Leitfaden zu den Arten von EDI-Protokollen
• Auswahl und Implementierung von Austausch für die richtigen EDI-Dokumente oder Transaktionen (z., (Bestellungen) – Siehe unsere erschöpfende EDI-Transaktionsbibliothek
• Nageln Sie die Anwendungsfälle nach unten, wenn Sie jedes EDI-Dokument senden und empfangen würden
• Binden EDI in Ihre anderen operativen, Logistik – oder 3PL, Buchhaltung und Auftragserfüllung Systeme-Sie können Lösungen, die mit breiteren Prozess Implementierungen
• Richtig EDI-Mapping, Übersetzung und Tests mit Ihren Partnern

Je nach Setup helfen, kann dies die gegenseitige Auswahl EDI-Lösungen und EDI-Integration Anbieter umfassen., Letztendlich benötigen Sie die richtigen Lösungen, um Ihre Partnerschaft zu maximieren. Je einfacher das Setup (mit den vielseitigsten Tools) ist, desto schneller können Sie EDI implementieren und Zeit sparen & Geld sparen, während Sie die Beziehungen zu Ihrem Partner ausbauen.

Zertifizierung nach gemeinsamen Standards

Gemeinsame, zertifizierte Standards sind der Klebstoff, der EDI zusammenhält. Wichtige Zertifizierungsstellen regeln diese Standards und können Ihnen bei der Bewertung verschiedener Lösungen helfen.

• American National Standards Institute (ANSI) – bestätigt die X12-EDI-standard in den USA,
• CEFACT – zertifiziert den beliebten internationalen EDIFACT-Standard
• GS1 – zertifiziert mehrere branchenspezifische internationale EDI-Standards (basierend auf EDIFACT)
• Drummond-zertifiziert EDI-Software durch strenge Interoperabilitätstests, um sicherzustellen, dass verschiedene EDI-Tools erfolgreich miteinander kommunizieren können

Integrationshandbuch

Wenn Sie mit einem Integrationsprojekt beginnen, empfehlen wir dringend, unseren EDI-Integrationshandbuch zu lesen. Es wird Ihnen helfen, mit EDI durch einen strukturierten Ansatz zum Laufen zu kommen.,

Sehen Sie sich die Vollständige EDI-Integration Guide

ArcESB EDI

ArcESB ist die All-in-One-EDI-Lösung für B2B-EDI-integration. Es bietet EDI-Übersetzung, – übertragung und-zuordnung mit leistungsstarken Datenintegrationen, um EDI direkt in Ihre Prozesse einzufügen. Wir arbeiten auch mit einem umfangreichen Netzwerk von EDI-Integrationspartnern zusammen, die Sie bei der Implementierung unterstützen können. Und wir bieten erstklassigen Support mit Cloud-SaaS und On-Premise-Optionen.