Verbindlichkeiten Definition
Verbindlichkeiten (AP) sind kurzfristige Schulden und Verbindlichkeiten in einer Bilanz, in der ein Unternehmen seinen Lieferanten / Lieferanten, die das Unternehmen mit Waren oder Dienstleistungen auf Kredit versorgt haben, Geld schuldet. Kreditorenbuchhaltung wird auch als die Abteilung bezeichnet, die Lieferantenrechnungen oder Rechnungen bearbeitet und die kurzfristigen Schulden im Hauptbuch (GL) aufzeichnet., Die AP-Abteilung überprüft Rechnungen für (Kauf -) Bestellungen und stellt sicher, dass die Waren oder Dienstleistungen eingegangen sind, bevor sie Zahlungen an ihre Lieferanten leisten.
Was ist ein Kreditorenworkflow?
Ein Kreditorenworkflow innerhalb einer bestimmten Organisation beginnt, wenn ein Lieferant oder Anbieter eine Rechnung oder Rechnung an die Kreditorenabteilung übermittelt. Nach Erhalt dieser Rechnung überprüfen die zahlungspflichtigen Angestellten, ob die Rechnung gültig und kein Duplikat ist, codieren die Rechnung an das Hauptbuch und führen je nach Workflow der Organisation eine 2-oder 3-Wege-Übereinstimmung durch., Kreditorenkonten leiten dann die Rechnung zur Genehmigung weiter, und wenn sie genehmigt wird, wird die Rechnung zur Zahlung verarbeitet.
Kreditorensoftware
Unternehmen verwenden Kreditorensoftware, um manuelle Zahlungsprozesse wie GL-Codierung, Rechnungsgenehmigungen, Benachrichtigungen und doppelte Rechnungsidentifikation zu automatisieren. Kreditoren-Software bietet Einblick in kurzfristige Verbindlichkeiten, Prozesse und verbessert die Kontrolle über Finanzinformationen. Konten Zahlbar software ist auch als accounts payable automation software oder AP automation software.,
Was ist der Prozess für Kreditoren?
Die Schritte zum Prozess der Rechnungslegung umfassen das Verwalten der Hauptlieferantendatei, den Empfang von Lieferantenrechnungen, das Codieren oder Hochladen von Rechnungen in ein Finanz-oder Kreditorenautomationssystem, das Überprüfen und Abgleichen von Rechnungen, das Routing zur Genehmigung und die Verarbeitung von Zahlungen., Der Kreditorenprozess umfasst auch die Beantwortung von Lieferantenanfragen, Verhandlungsbedingungen und die Sicherstellung, dass Anbieter pünktlich bezahlt werden. Andere Kreditorenkonten umfassen die Aufrechterhaltung interner Kontrollen bei der Identifizierung doppelter oder betrügerischer Rechnungen, die Verhinderung doppelter Zahlungen und die Prüfung von Kreditorenkonten.
Einstellung für Verbindlichkeiten? Lesen Sie diese erste
Kreditorenkonten ist eine wichtige Funktion in jeder Finanzabteilung. Es erfordert eine Reihe von „weichen“ und „harten“ Fähigkeiten, um wirklich erfolgreich zu sein., Viele Menschen, auch solche in anderen Finanzrollen, sind sich nicht aller Aufgaben bewusst, die mit der Verwaltung eines reibungslosen Zahlungsprozesses verbunden sind.
In einer typischen Rolle als zahlungspflichtiger Sachbearbeiter umfasst die Stellenbeschreibung in der Regel die folgenden Aufgaben:
- Berechnung, Buchung von Geschäftsvorgängen, Rechnungsverarbeitung, Überprüfung von Finanzdaten zur Verwendung bei der Verwaltung von Datensätzen.
- Klärung fragwürdiger Rechnungsgegenstände, Preise oder Erhalt von Unterschriften.
- Ordnungsgemäße Informationen und Daten zu Rechnungszahlungen erhalten.,
- Überprüfen und Berechnen aller Erweiterungen und Summen auf Rechnungen.
- Überprüfen der Lieferantendateien auf frühere Zahlungen und Zuweisen von Gutscheinnummern.
- Verwalten von Kopien von Gutscheinen, Rechnungen oder Korrespondenz, die für Dateien erforderlich sind.
- Vorbereiten von Gutscheinen mit Rechnungsnummer, Datum, Lieferantenadresse, Artikelbeschreibung, Beträgen und Codierung gemäß Rechnungslegungsrichtlinien und-verfahren.
- Abgleich von Kontoauszügen.
Diese unterschiedlichen Aufgaben erfordern eine Vielzahl von Fähigkeiten., Einige spezifische Fähigkeiten, die von Kreditoren-Profis gezeigt werden, umfassen:
- Große Liebe zum Detail
- Datenanalyse
- Grundlegende Buchhaltungskenntnisse
- Fähigkeit, gute Lieferantenbeziehungen aufrechtzuerhalten
- Schnelle und genaue Dateneingabefähigkeiten
Offensichtlich wird kein alter schmo ausreichen. Ihr nächster AP Hire benötigt eine Vielzahl von Fähigkeiten und Qualifikationen, um einen echten Beitrag zum Erfolg der Abteilung zu leisten. Die Verwendung der obigen Liste ist während des Interviewprozesses sehr nützlich, aber gibt es noch etwas, wonach Sie bei einem Kandidaten suchen sollten?,
Die Fähigkeit, auf die Sie bei der Befragung von AP achten müssen
Obwohl AP weitgehend eine zahlenorientierte Arbeit ist, erfordert es auch solide Kommunikationsfähigkeiten. Die besten Kreditorenfachleute sind sowohl in der Verwaltung von Zahlen als auch in der Verwaltung einer Reihe menschlicher Beziehungen sowohl innerhalb als auch außerhalb Ihres Unternehmens kompetent. Sie beschäftigen sich nicht nur mit den primären Approvern in verschiedenen Abteilungen, sondern auch mit anderen Personen, die kritische Informationen in den Prozess einbringen und wichtige Lieferantenbeziehungen verwalten.,
Die richtige Person zu finden, die über Kommunikationsfähigkeiten und Buchhaltungserfahrung verfügt, und sie für eine effektive Arbeit in Ihrem Unternehmen zu schulen, kann einen erheblichen Zeitaufwand für Ihr bereits überarbeitetes AP-Team bedeuten.
Sollten Sie Ihr Kreditorenteam erweitern?
Hat Ihr Kreditorenteam Schwierigkeiten, mit seiner Arbeitsbelastung umzugehen? Atmet der CFO Ihnen den Hals herunter, um AP reibungsloser laufen zu lassen?,
Wenn Ihre Organisation schnell wächst und Ihre derzeitigen AP-Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, mit der Anzahl der von ihnen verwalteten Rechnungen Schritt zu halten, können Sie entscheiden, dass es Zeit ist, eine andere Person einzustellen. Sie müssen jedoch die zusätzlichen Kosten eines Gehalts (plus Leistungen für einen Vollzeitbeschäftigten) sowie die Zeit berücksichtigen, die aktuelle Mitarbeiter für das Einsteigen in den neuen Mitarbeiter aufwenden. Sobald Sie alle diese Faktoren untersucht haben, kann es sich lohnen, einen zweiten Blick auf Ihre vorhandenen Ressourcen zu werfen, um zu sehen, ob sie verbessert werden können.,
Mieten oder optimieren: Treffen Sie die richtige Wahl für Ihr Unternehmen
Wenn die Aussicht auf die Auswahl und Implementierung einer neuen AP – Lösung angesichts der Zeit – und Kosteninvestitionen im Voraus zu entmutigend erscheint, scheint es einfacher zu sein, nur eine neue Person einzustellen-auch in Teilzeit -, um die Arbeitsbelastung zu verringern. Bevor Sie jedoch Zeit und Geld in den Einstellungs-und Trainingsprozess investieren (der Wochen oder länger dauern kann), fragen Sie sich, ob Sie wirklich einen anderen Körper benötigen oder ob es eine Möglichkeit gibt, Ihre bestehenden Prozesse zu optimieren.,
Nehmen Sie sich etwas Zeit, um die positiven Auswirkungen eines intelligenten Rechnungsmanagementsystems auf Ihre Kreditorenabteilung zu untersuchen, ohne bestehende Prozesse zu ändern. Der Schlüssel besteht darin, die Kommunikation in jedem Aspekt der App so zu verbessern, dass AP die volle Kontrolle behält. Es ist keine Vorabzeit oder Geldinvestition erforderlich, daher wird es nicht lange dauern, bis Sie das wahre Potenzial Ihres AP-Teams sehen. Stattdessen werden sie dank verbesserter Kommunikation und schnellerer Genehmigungen eine höhere Arbeitszufriedenheit und Produktivität genießen.,
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