en 2017, hubo la friolera de 3.7 mil millones de usuarios de correo electrónico en todo el mundo, un número que se espera que se dispare a 4.3 mil millones para 2022.
Hay una razón para eso: el correo electrónico es un canal esencial para el marketing y los negocios que está en continua evolución y está maduro para la automatización. Eso es especialmente importante teniendo en cuenta que un buen número de correos electrónicos que enviamos son respuestas de corte de galletas, ya que respondemos a las mismas consultas y preguntas una y otra vez.,
tales tareas repetitivas pueden ser tediosas – y estoy seguro de que te has encontrado pensando «tiene que haber una mejor manera.»
bueno, si estás usando Gmail, lo hay. Puedes configurar una respuesta automática en Gmail que active respuestas de plantilla específicas basadas en el contenido de los correos electrónicos que recibas, para que puedas pasar menos tiempo en tu bandeja de entrada y más tiempo haciendo lo que más importa.
con eso en mente, aquí hay instrucciones paso a paso para configurar una respuesta automática en Gmail, además de ejemplos de cómo puedes aprovechar mejor esta útil función en tu negocio.,
tabla de contenidos:
crear una respuesta enlatada para respuestas automáticas en Gmail
antes de que pueda implementar la función de respuesta automática, debe configurar un mensaje para que actúe como su respuesta automática.
Paso 1. Vaya a https://mail.google.com/mail, luego haga clic en el icono de engranaje y seleccione ‘Configuración’:
Paso 2. Haga clic en ‘Advanced’ en el menú, luego seleccione ‘Enable’ junto a ‘ Canned Responses (Templates)’:
no olvide hacer clic en ‘Save Changes’ en la parte inferior de la pantalla.
Paso 3., Ahora que las’ respuestas enlatadas ‘están habilitadas, puede crear un nuevo correo electrónico haciendo clic en el icono’ redactar ‘ en la esquina superior izquierda y escribiendo el mensaje que desea que se envíe automáticamente. Una vez que haya terminado, haga clic en los tres puntos en la ventana de correo electrónico para abrir las opciones de correo electrónico. Seleccione «mensajes Enlatados» y luego «Nueva respuesta enlatada’:
Paso 4. A continuación, aparecerá una ventana donde podrá nombrar su respuesta enlatada., Escriba el nombre y seleccione ‘OK’:
cómo configurar la respuesta automática en Gmail
Ahora que su plantilla de correo electrónico de respuesta automática se ha guardado como una respuesta enlatada, está listo para usarla como respuesta automática a correos electrónicos específicos.
Paso 1. Haga clic en el icono de engranaje de nuevo y seleccione ‘Configuración’ una vez más:
Paso 2. Esta vez, haz clic en ‘Filtros y direcciones bloqueadas’ en el menú. Seleccione «Crear un nuevo filtro»:
Paso 3., En la siguiente ventana que aparece, elige las reglas que deseas aplicar para el filtro de Gmail. Puede optar por incluir ciertas direcciones de correo electrónico «de», un asunto específico o correos electrónicos que contengan (o no contengan) palabras particulares. Una vez que haya terminado, haga clic en ‘Crear filtro’:
Paso 4. En la siguiente pantalla, marque la casilla que dice ‘Enviar respuesta enlatada’ y elija la respuesta enlatada que creó:
Paso 5. Haz clic en ‘Crear filtro’ y listo. Ahora has configurado correctamente las respuestas automáticas en Gmail.,
tenga en cuenta que el correo antiguo no recibirá una respuesta enlatada, pero en el futuro, cualquier correo nuevo que se ajuste a los criterios establecidos para su filtro recibirá la respuesta enlatada automáticamente.
ejemplos de respuestas automáticas
hay muchos tipos diferentes de respuestas automáticas que puede configurar, dependiendo de su uso y propósito previstos. A continuación se muestran algunos ejemplos que puede personalizar para sus propias necesidades.
Servicio al cliente
un cliente envía una solicitud de soporte al cliente, y ahora tiene que jugar el juego de espera., Esto lleva a la pregunta:
¿qué puedes decir para hacerlos sentir importantes mientras esperan una respuesta?
en lugar de silencio o un viejo tipo de correo electrónico «su ticket de soporte fue recibido», intente condimentarlo un poco. Este es un gran ejemplo:
fuente: GrooveHQ
Como puedes ver, este correo electrónico proviene de una persona real acompañada de una foto, lo que agrega un fuerte toque personal. Saluda al cliente por su nombre, le da un plazo para una respuesta, Muestra gratitud e incluso le da un poco de humor., Ahora el cliente sabe exactamente qué esperar, cuándo, y se sentirá seguro de que su pregunta o problema se resolverá de manera oportuna.
Concurso / Sorteo
todos deben ser ganadores cuando se inscriban en su concurso o sorteo. No todo el mundo puede ser un ganador del Gran Premio, obviamente, pero ofrecer un código de descuento o algún contenido premium gratuito puede ir un largo camino. Este es un ejemplo en acción:
este correo electrónico parece que fue escrito personalmente, en lugar de ser demasiado gráfico y como un anuncio., Da enlaces específicos para promover la página de redes sociales de la compañía, una opción para reenviar la entrada del concurso a otros, y un código de cupón considerable para mostrar gratitud. Es súper corto pero muy efectivo.
confirmación de envío
Las confirmaciones de envío son un poco aburridas, pero son necesarias para mantener a sus clientes informados. El empresario y autor Derek Sivers escribió un correo electrónico de confirmación de envío que denominó «el correo electrónico más exitoso que he escrito»:
fuente: Stu.,me
El Correo electrónico de confirmación de envío de Derek se distingue al proporcionar un intercambio humorístico, donde la mayoría de las empresas simplemente enviarían un correo electrónico «su artículo está en camino». Si bien el ejemplo de respuesta automática de servicio al cliente hace un buen trabajo al agregar un elemento de humor, este correo electrónico va más allá de eso, al tiempo que proporciona los detalles necesarios como la fecha de envío. Finalmente, el correo electrónico termina fuerte con gratitud sincera y la línea de firma personal de Derek. Tener el mensaje del presidente de la compañía también es un toque especial.,
‘buscando un presupuesto’
Si estás en la industria de servicios (fotografía de bodas, agencia de seguros, etc.), es probable que recibas muchos correos electrónicos pidiendo cotizaciones. Es posible que no pueda llegar a ellos de inmediato, pero desea que el prospecto se sienta lo suficientemente especial como para esperar su respuesta y no correr a la competencia., Este es un ejemplo estelar:
fuente: Colorvale
aunque este correo electrónico es un poco largo, definitivamente se puede decir que se ajusta a la personalidad del remitente y le da al prospecto ese toque personal que puede hacer que la espera de una cita sea más agradable. Ella demuestra que es humana al darle al prospecto un vistazo a su vida personal, establece un plazo razonable para una respuesta y ofrece algunos detalles sobre su negocio que el destinatario puede encontrar útiles. No hay nada mejor que eso.
Vacaciones Autoresponder
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Gracias por su correo electrónico.,
actualmente estoy fuera de la oficina empezando y volviendo .
si necesitas ayuda durante este tiempo, uno de los miembros de mi equipo podrá ayudarte. Pueden ser contactados de lunes a viernes de 9 a 5.30.
para consultas no urgentes durante mi ausencia, puede ponerse en contacto con , y estarán encantados de ayudar.
Saludos cordiales,
planeando un viaje? Es imperativo que configures un respondedor automático de office en tu Gmail. Como puedes ver, hay muchos usos efectivos para los correos electrónicos de respuesta automática que no resultan impersonales., Cuando se hace con buen gusto, incluso pueden entrenar a su audiencia, clientes potenciales o colegas para esperar ciertos tiempos de espera, darles detalles pertinentes en piloto automático o simplemente agregar un poco de alegría a su día, todo mientras alivia la carga de su bandeja de entrada de correo electrónico hinchada.
subir de Nivel tu automatización de correo electrónico en Gmail
nunca más te preocupes por dejar caer la pelota en tus esfuerzos de alcance. Puede activar correos electrónicos para hacer un seguimiento con un cliente potencial o un periodista sin tener en cuenta a quién tiene y no ha enviado un correo electrónico., Sus correos electrónicos de seguimiento automatizados deben proporcionar contexto y valor; en otras palabras, deben recordar a sus clientes potenciales qué es su producto y por qué su producto importa.