définition des comptes créditeurs
Les Comptes créditeurs (AP) sont une dette à court terme et un passif au bilan dans lequel une entreprise doit de l’argent à ses fournisseurs/fournisseurs qui lui ont fourni des biens ou des services à crédit. Les comptes créditeurs sont également appelés le ministère qui traite les factures ou les factures des fournisseurs et enregistre les dettes à court terme dans le grand livre (GL)., Le service AP vérifiera les factures par rapport aux commandes (d’achat) et s’assurera que les biens ou services ont été reçus avant d’émettre le paiement à leurs fournisseurs.
qu’est-ce qu’un Workflow des comptes fournisseurs?
un flux de travail des comptes fournisseurs au sein d’une organisation donnée commence lorsqu’un fournisseur ou un fournisseur soumet une facture ou une facture au service des comptes fournisseurs. À la réception de ladite facture, les commis aux comptes fournisseurs vérifieront que la facture est valide et non un duplicata, coderont la facture dans le grand livre général et, selon le flux de travail de l’organisation, effectueront une correspondance à 2 ou 3 voies., Les comptes fournisseurs achemineront ensuite la facture pour approbation et, une fois approuvée, la facture sera traitée pour paiement.
logiciel de comptabilité fournisseurs
Les entreprises utilisent un logiciel de comptabilité fournisseurs pour automatiser les processus manuels de comptabilité fournisseurs tels que le codage GL, l’approbation des factures, les notifications et l’identification des factures en double. Le logiciel comptes fournisseurs offre une visibilité sur les passifs courants, les processus et améliore le contrôle des informations financières. Le logiciel des comptes fournisseurs est également appelé logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs ou logiciel D’automatisation AP.,
qu’est-Ce que le Processus de Comptes Créditeurs?
Les étapes du processus des comptes fournisseurs comprennent la tenue à jour du fichier principal des fournisseurs, la réception des factures des fournisseurs, le codage ou le téléchargement des factures dans un système d’automatisation des finances ou des comptes fournisseurs, la vérification et l’appariement des factures, l’acheminement pour approbation et le traitement des paiements., Le processus des comptes fournisseurs comprend également la réponse aux demandes des fournisseurs, la négociation des conditions et la garantie que les fournisseurs sont payés à temps. D’autres processus de comptabilité fournisseurs comprennent le maintien des contrôles internes de l’identification des factures en double ou frauduleuses, la prévention des paiements en double et les audits des comptes fournisseurs.
embauche pour les comptes créditeurs? Lisez ceci D’abord
Les Comptes fournisseurs sont une fonction essentielle dans tous les services financiers. Il faut un certain nombre de compétences « douces” et « difficiles” pour réussir vraiment., Beaucoup de gens, même ceux qui occupent d’autres rôles financiers, ne sont pas au courant de toutes les tâches impliquées dans la gestion d’un processus de comptes fournisseurs fluide.
dans un rôle typique de commis aux Comptes fournisseurs, la description de poste comprend généralement les responsabilités suivantes:
- calcul, affichage des transactions commerciales, traitement des factures, vérification des données financières pour la tenue de registres.
- clarifier les articles de facture douteux, les prix ou recevoir des signatures.
- obtenir des informations et des données appropriées concernant les paiements de factures.,
- vérification et calcul de toutes les extensions et totaux sur les factures.
- vérification des fichiers fournisseurs pour les paiements précédents et attribution des numéros de bons.
- maintenir des copies des pièces justificatives, des factures ou de la correspondance nécessaires aux dossiers.
- préparation des pièces justificatives indiquant le numéro de facture, la date, l’adresse du fournisseur, la description de l’article, Les montants et le codage selon les méthodes et procédures comptables.
- Concilier les relevés bancaires.
Ces différentes responsabilités exigent une variété de compétences., Parmi les compétences spécifiques des professionnels des comptes fournisseurs, citons:
- grande attention aux détails
- analyse des données
- connaissances comptables de base
- capacité à maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs
- compétences de saisie de données rapides et précises
clairement, aucun Vieux schmo ne fera L’affaire. Votre prochaine embauche de PA a besoin d’une variété de compétences et de qualifications pour apporter une contribution réelle au succès du ministère. L’utilisation de la liste ci-dessus sera très utile pendant le processus d’entrevue, mais y a-t-il autre chose que vous devriez rechercher chez un candidat?,
la compétence que vous devez rechercher lorsque vous interviewez AP
bien que AP soit en grande partie un travail axé sur les chiffres, il nécessite également de solides compétences en communication. Les meilleurs professionnels des comptes fournisseurs sont qualifiés dans la gestion des nombres et la gestion d’un certain nombre de relations humaines, à la fois à l’intérieur et à l’extérieur de votre organisation. Ils traitent non seulement avec les approbateurs principaux dans différents départements, mais aussi avec d’autres personnes qui apportent des informations critiques au processus et gèrent d’importantes relations avec les fournisseurs.,
trouver la bonne personne qui possède des compétences en communication et de l’expérience en comptabilité, et la former pour travailler efficacement au sein de votre organisation peut être une perte de temps importante pour votre équipe de AP déjà surchargée de travail.
devriez-vous élargir votre équipe des comptes fournisseurs?
votre équipe des comptes fournisseurs a-t-elle du mal à gérer sa charge de travail? Le directeur financier respire – t-il dans votre cou pour que AP fonctionne plus facilement?,
Si votre organisation connaît une croissance rapide et que votre personnel de PA actuel a du mal à suivre le montant des factures qu’il gère, vous pourriez décider qu’il est temps d’embaucher une autre personne. Cependant, vous devrez prendre en compte le coût supplémentaire d’un salaire (plus les avantages pour un employé à temps plein) ainsi que le temps que les employés actuels prendront à l’embarquement du nouvel employé. Une fois que vous avez examiné tous ces facteurs, il peut être utile de jeter un second coup d’œil à vos ressources existantes pour voir si elles pourraient être améliorées.,
embaucher ou optimiser: faites le bon choix pour votre organisation
Si la perspective de sélectionner et de mettre en œuvre une nouvelle solution de point d’accès semble trop décourageante compte tenu du temps initial et des coûts investis, il peut sembler plus facile d’embaucher une nouvelle personne – même à temps partiel – pour alléger la charge de travail. Cependant, avant d’investir du temps et de l’argent dans le processus d’embauche et de formation (qui peut prendre des semaines ou plus), demandez-vous si vous avez vraiment besoin d’un autre organisme ou s’il existe un moyen d’optimiser vos processus existants.,
prenez le temps d’examiner l’impact positif qu’un système intelligent de gestion des factures peut avoir sur votre service des comptes fournisseurs, le tout sans modifier les processus existants. La clé est d’améliorer la communication dans tous les aspects des approbations d’une manière qui permet à AP de conserver un contrôle total. Il n’y a pas de temps initial ou d’investissement monétaire requis, il ne faudra donc pas longtemps avant que vous voyiez le véritable potentiel de votre équipe AP. Au lieu de cela, ils bénéficieront d’une plus grande satisfaction au travail et d’une productivité accrue grâce à une meilleure communication et à des approbations plus rapides.,
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