w 2017 roku na całym świecie było aż 3,7 miliarda użytkowników poczty e – mail-liczba, która ma wzrosnąć do 4,3 miliarda do 2022 roku.
jest ku temu powód: e-mail jest niezbędnym kanałem marketingu i biznesu, który stale się rozwija i jest dojrzały do automatyzacji. Jest to szczególnie ważne, biorąc pod uwagę, że duża liczba wysyłanych przez nas wiadomości e-mail To odpowiedzi typu cookie cutter, ponieważ odpowiadamy na te same pytania i pytania w kółko.,
takie powtarzalne zadania mogą być żmudne – i jestem pewien, że znalazłeś się myśląc „musi być lepszy sposób.”
Cóż, jeśli używasz Gmaila, jest. Możesz skonfigurować automatyczną odpowiedź w Gmailu, która wywołuje konkretne odpowiedzi szablonów na podstawie treści otrzymywanych wiadomości e-mail, dzięki czemu możesz spędzać mniej czasu w swojej skrzynce odbiorczej, a więcej czasu robiąc to, co najważniejsze.
Mając to na uwadze, oto instrukcje krok po kroku dotyczące konfigurowania automatycznej odpowiedzi w Gmailu oraz przykłady, w jaki sposób najlepiej wykorzystać tę przydatną funkcję w swojej firmie.,
spis treści:
Tworzenie odpowiedzi automatycznej w Gmailu
zanim zaimplementujesz funkcję automatycznej odpowiedzi, musisz skonfigurować wiadomość, która będzie działać jako automatyczna odpowiedź.
Krok 1. Przejdź do https://mail.google.com/mail, następnie kliknij ikonę koła zębatego i wybierz „Ustawienia”:
Krok 2. Kliknij „Zaawansowane” w menu, a następnie wybierz „Włącz”obok”Canned Responses (Templates)”:
nie zapomnij kliknąć „Zapisz zmiany” na dole ekranu.
Krok 3., Teraz, gdy włączona jest opcja „Canned Responses”, możesz utworzyć nowy e-mail, klikając ikonę „Compose” w lewym górnym rogu i wpisując wiadomość, którą chcesz automatycznie wysłać. Po zakończeniu kliknij trzy kropki w oknie wiadomości e-mail, aby wyświetlić opcje wiadomości e-mail. Wybierz „odpowiedzi w puszkach”, a następnie „Nowa odpowiedź w puszkach”:
Krok 4. Następnie pojawi się okno, w którym możesz podać nazwę swojej odpowiedzi., Wpisz nazwę i wybierz”OK”:
jak skonfigurować automatyczną odpowiedź w Gmailu
Teraz, gdy szablon automatycznej odpowiedzi został zapisany jako odpowiedź w puszce, możesz go używać jako automatycznej odpowiedzi na określone wiadomości e-mail.
Krok 1. Kliknij ponownie ikonę koła zębatego i wybierz „Ustawienia” jeszcze raz:
Krok 2. Tym razem kliknij „filtry i zablokowane adresy” w menu. Wybierz „Utwórz nowy filtr”:
Krok 3., W następnym oknie wybierz reguły, które chcesz zastosować dla filtra Gmaila. Możesz zdecydować się na dołączenie pewnych ” od ” adresów e-mail, określonego tematu lub wiadomości e-mail, które zawierają (lub nie zawierają) określone słowa. Po zakończeniu kliknij „Utwórz filtr”:
Krok 4. Na następnym ekranie zaznacz pole z napisem „wyślij odpowiedź w puszkach” i wybierz utworzoną odpowiedź w puszkach:
Krok 5. Kliknij „Utwórz filtr” i gotowe. Pomyślnie skonfigurowałeś automatyczne odpowiedzi w Gmailu.,
pamiętaj, że stara poczta nie otrzyma odpowiedzi w puszkach, ale w przyszłości każda nowa poczta, która pasuje do kryteriów ustawionych dla filtra, otrzyma odpowiedź w puszkach automatycznie.
przykłady automatycznej odpowiedzi
istnieje wiele różnych typów automatycznych odpowiedzi, które możesz skonfigurować, w zależności od ich przeznaczenia i przeznaczenia. Poniżej kilka przykładów, które możesz dostosować do własnych potrzeb.
Obsługa klienta
klient wysyła żądanie obsługi klienta, a teraz musi grać w grę oczekującą., Nasuwa się pytanie:
Co możesz powiedzieć, aby poczuli się ważni, czekając na odpowiedź?
zamiast milczenia lub zwykłego starego typu e-maila „Twój bilet wsparcia został odebrany”, spróbuj go trochę podkręcić. Oto świetny przykład:
źródło: GrooveHQ
jak widać, ten e-mail pochodzi od prawdziwej osoby wraz ze zdjęciem, które dodaje silnego osobistego charakteru. Wita klienta po imieniu, daje mu czas na odpowiedź, pokazuje wdzięczność, a nawet dodaje trochę humoru., Teraz klient wie dokładnie, czego się spodziewać, Kiedy i będzie miał pewność, że jego pytanie lub problem zostaną rozwiązane w odpowiednim czasie.
Konkurs/Giveaway
każdy powinien być zwycięzcą, gdy zapisze się do Twojego konkursu lub giveaway. Oczywiście nie każdy może być zdobywcą głównej nagrody, ale oferowanie kodu rabatowego lub darmowej zawartości premium może przejść długą drogę. Oto przykład w akcji:
Ten e-mail wygląda tak, jakby został napisany osobiście, a nie był zbyt graficznie obciążony i podobny do reklamy., Daje konkretne linki do promowania strony mediów społecznościowych firmy, możliwość przekazania wpisu konkursowego innym oraz pokaźny kod kuponu, aby pokazać wdzięczność. Jest bardzo krótki, ale bardzo skuteczny.
potwierdzenie wysyłki
potwierdzenia wysyłki są trochę nudne, ale są niezbędne, aby utrzymać klientów w pętli. Przedsiębiorca i autor Derek Sivers napisał e-mail z potwierdzeniem wysyłki, który nazwał”najbardziej udanym e-mailem, jaki kiedykolwiek napisałem”:
źródło: Stu.,me
e-mail z potwierdzeniem wysyłki Derek wyróżnia się poprzez zapewnienie humorystycznej wymiany, gdzie większość firm po prostu wysłać e-mail „Twój przedmiot jest w drodze”. Podczas gdy przykład automatycznej odpowiedzi obsługi klienta robi dobrą robotę, dodając element humoru, ten e-mail wykracza poza to, jednocześnie podając niezbędne szczegóły, takie jak data wysyłki. Wreszcie e-mail kończy się szczerą wdzięcznością i osobistą linią podpisu Dereka. Wiadomość od prezesa firmy jest również szczególnym akcentem.,
’Szukam oferty'
Jeśli jesteś w branży usługowej (fotografia ślubna, Agencja ubezpieczeniowa itp.), prawdopodobnie dostajesz wiele e-maili z pytaniami o cytaty. Możesz nie być w stanie dostać się do nich od razu, ale chcesz perspektywa czuć się na tyle wyjątkowy, aby czekać na odpowiedź i nie spieszyć się do konkurencji., Oto wspaniały przykład:
źródło: Colorvale
chociaż ten e-mail jest trochę na dłuższej stronie, możesz zdecydowanie powiedzieć, że pasuje do osobowości nadawcy i daje perspektywę, która dodaje osobisty kontakt, który może sprawić, że oczekiwanie na cytat będzie bardziej smakowite. Pokazuje, że jest człowiekiem, dając perspektywę spojrzenia na jej życie osobiste, wyznacza rozsądne ramy czasowe na odpowiedź i oferuje pewne szczegóły dotyczące jej działalności, które odbiorca może uznać za przydatne. Nie ma nic lepszego.
wakacyjny Autoresponder
,
dzięki za maila.,
aktualnie jestem poza biurem i wracam dalej .
Jeśli potrzebujesz pomocy w tym czasie, jeden z członków mojego zespołu będzie mógł pomóc. Można się z nimi skontaktować Od Poniedziałku do piątku w godzinach 9-5. 30.
w przypadku pilnych pytań podczas mojej nieobecności, możesz skontaktować się pod adresem , a oni chętnie pomogą.
Pozdrawiam,
planujesz wyjazd? Konieczne jest, aby skonfigurować auto-responder office w Gmailu. Jak widać, istnieje wiele skutecznych zastosowań automatycznych wiadomości e-mail, które nie są bezosobowe., Kiedy gustownie zrobione, mogą nawet trenować publiczność, perspektywy, lub współpracownicy, aby oczekiwać pewnych czasów oczekiwania, dać im istotne szczegóły na autopilota, lub po prostu dodać trochę radości do ich dnia – wszystko przy jednoczesnym złagodzeniu ciężaru obrzęk skrzynki odbiorczej e-mail.
Ulepszanie automatyzacji poczty e-mail w Gmailu
nigdy więcej nie martw się o upuszczenie piłki na działania informacyjne. Możesz wyzwalać e-maile, aby śledzić perspektywę lub dziennikarza, nie biorąc pod uwagę, kogo masz i nie wysłałeś e-maila., Zautomatyzowane e-maile powinny zapewniać kontekst i wartość; innymi słowy, powinny przypominać potencjalnym klientom, czym jest twój produkt i dlaczego twój produkt ma znaczenie.