en 2017, il y avait un énorme 3.7 milliards d’utilisateurs de messagerie dans le monde – un nombre qui devrait monter en flèche à 4.3 milliards d’ici 2022.
Il y a une raison à cela: le courrier électronique est un canal essentiel pour le marketing et les affaires qui évolue continuellement et qui est mûr pour l’automatisation. C’est particulièrement important étant donné qu’un bon nombre d’e-mails que nous envoyons sont des réponses à l’emporte-pièce, car nous répondons aux mêmes demandes et questions encore et encore.,
de telles tâches répétitives peuvent être fastidieuses – et je suis sûr que vous vous êtes dit « il doit y avoir un meilleur moyen. »
Eh bien, si vous utilisez Gmail, il y en a. Vous pouvez configurer une réponse automatique dans Gmail qui déclenche des réponses de modèle spécifiques en fonction du contenu des e-mails que vous recevez, afin de passer moins de temps dans votre boîte de réception et plus de temps à faire ce qui compte le plus.
dans cet esprit, voici des instructions étape par étape pour configurer une réponse automatique dans Gmail, ainsi que des exemples de la meilleure façon de tirer parti de cette fonctionnalité utile dans votre entreprise.,
Sommaire:
la Création d’Une Conserve de Réponse pour les Réponses automatiques dans Gmail
Avant de vous pouvez mettre en œuvre la fonctionnalité de réponse automatique, vous devez configurer un message d’agir comme votre réponse automatique.
l’Étape 1. Aller à la balise https://mail.google.com/mail, puis cliquez sur l’icône d’engrenage et sélectionnez « Paramètres »:
l’Étape 2. Cliquez sur « Avancé »dans le menu, puis sélectionnez »Activer » à côté de » réponses prédéfinies (modèles) »:
n’oubliez pas de cliquer sur « Enregistrer les modifications » en bas de l’écran.
l’Étape 3., Maintenant que les « réponses prédéfinies » sont activées, vous pouvez créer un nouvel e-mail en cliquant sur L’icône « composer » dans le coin supérieur gauche et en tapant le message que vous souhaitez envoyer automatiquement. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur les trois points dans la fenêtre e-mail pour afficher les options d’e-mail. Sélectionnez « réponses en conserve « puis » nouvelle réponse en conserve »:
Étape 4. Ensuite, une fenêtre apparaîtra où vous pourrez nommer votre réponse en conserve., Saisissez un nom et sélectionnez ‘OK’:
Comment configurer la Réponse Automatique dans Gmail
Maintenant que votre courriel de réponse automatique modèle a été enregistré comme une réponse toute faite, vous êtes prêt à l’utiliser comme une réponse automatique à des emails.
l’Étape 1. Cliquez sur l’icône d’engrenage et sélectionnez « Paramètres », une fois de plus:
l’Étape 2. Cette fois, cliquez sur « Filtres et adresses bloquées » dans le menu. Sélectionnez « Créer un nouveau filtre »:
l’Étape 3., Dans la fenêtre suivante qui apparaît, choisissez les règles que vous souhaitez appliquer pour le filtre Gmail. Vous pouvez choisir d’inclure certaines adresses e-mail” de », un sujet spécifique ou des e-mails qui contiennent (ou ne contiennent pas) des mots particuliers. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur »Créer un filtre »:
Étape 4. Sur l’écran suivant, cochez la case »Envoyer une réponse en conserve »et choisissez la réponse en conserve que vous avez créée:
Étape 5. Cliquez sur « Créer un filtre », et vous avez terminé. Vous avez maintenant configuré avec succès les réponses automatiques dans Gmail.,
gardez à l’esprit que l’Ancien Courrier ne recevra pas de réponse en conserve, mais à l’avenir, tout nouveau courrier qui correspond aux critères que vous avez définis pour votre filtre recevra automatiquement la réponse en conserve.
exemples de réponses automatiques
Il existe de nombreux types de réponses automatiques que vous pouvez configurer, en fonction de leur utilisation et de leur objectif. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples que vous pouvez personnaliser pour vos propres besoins.
Service Client
un client envoie une demande de support client, et maintenant il doit jouer le jeu d’attente., Cela soulève la question:
Que pouvez-vous dire pour leur faire sentir important pendant qu’ils attendent une réponse?
plutôt que le silence ou un vieux type d’e-mail « votre ticket de support a été reçu”, essayez de le pimenter un peu. Voici un excellent exemple:
Source: GrooveHQ
comme vous pouvez le voir, cet e-mail provient d’une personne réelle accompagnée d’une photo, ce qui ajoute une forte touche personnelle. Il accueille le client par son nom, lui donne un délai pour une réponse, montre de la gratitude et jette même un peu d’humour., Maintenant, le client sait exactement à quoi s’attendre, quand, et il se sentira confiant que sa question ou son problème sera résolu en temps opportun.
concours/cadeau
Tout le monde devrait être gagnant lorsqu’il s’inscrit à votre concours ou à votre cadeau. Tout le monde ne peut pas gagner un grand prix, évidemment, mais offrir un code de réduction ou du contenu premium gratuit peut aller un long chemin. Voici un exemple en action:
cet e-mail semble avoir été écrit personnellement, par opposition à être trop chargé de graphiques et ad-like., Il donne des liens spécifiques pour promouvoir la page de médias sociaux de l’entreprise, une option pour transmettre la participation au concours à d’autres, et un code de coupon important pour montrer sa gratitude. C’est super court mais très efficace.
Confirmation D’expédition
les confirmations D’expédition sont un peu ennuyeuses, mais elles sont nécessaires pour garder vos clients au courant. L’Entrepreneur et auteur Derek Sivers a écrit un e-mail de confirmation d’expédition qu’il a surnommé »l’e-mail le plus réussi que j’ai jamais écrit »:
Source: Stu.,me
L’e-mail de confirmation D’expédition de Derek se distingue en fournissant un échange humoristique, où la plupart des entreprises enverraient simplement un e-mail « votre article est en route”. Alors que l « exemple de réponse automatique du service client fait un bon travail d « ajout d » un élément d « humour, cet e-mail va au-delà, tout en fournissant les détails nécessaires comme la date d » expédition. Enfin, l’e-mail se termine fort avec une gratitude sincère et la ligne de signature personnelle de Derek. Avoir le message du Président de l’entreprise est également une touche spéciale.,
‘recherche D’un devis’
Si vous êtes dans le secteur des services (photographie de mariage, agence d’assurance, etc.), vous recevez probablement beaucoup d’e-mails demandant des devis. Vous ne pourrez peut-être pas les atteindre tout de suite, mais vous voulez que la perspective se sente suffisamment spéciale pour attendre votre réponse et ne pas se précipiter vers la compétition., Voici un exemple stellaire:
Source: Colorvale
bien que cet e-mail soit un peu long, vous pouvez certainement dire qu’il correspond à la personnalité de l’expéditeur et donne la perspective d’ajouter une touche personnelle qui peut rendre l’attente d’une citation plus agréable. Elle montre qu « elle est humaine en donnant à la perspective un coup d » oeil dans sa vie personnelle, fixe un délai raisonnable pour une réponse, et offre quelques détails sur son entreprise que le destinataire peut trouver utile. Il ne va pas beaucoup mieux que cela.
Vacances de liste à réponse préenregistrée
Merci pour votre email.,
je suis actuellement hors du bureau en commençant et en revenant.
Si vous avez besoin d’aide pendant cette période, un membre de mon équipe sera en mesure de vous aider. Ils peuvent être contactés du lundi au vendredi de 9h à 5h30.
pour les demandes de renseignements non urgentes pendant mon absence, vous pouvez contacter à , et ils seront heureux de vous aider.
Cordialement,
vous planifiez un voyage? Il est impératif de configurer un répondeur automatique office dans votre Gmail. Comme vous pouvez le voir, il y a beaucoup d’utilisations efficaces pour les e-mails de réponse automatique qui ne se détachent pas comme impersonnel., Lorsqu’ils sont faits avec goût, ils peuvent même former votre public, vos prospects ou vos collègues à s’attendre à certains temps d’attente, leur donner des détails pertinents sur le pilote automatique ou simplement ajouter de la joie à leur journée, tout en allégeant le fardeau de votre boîte de réception.
améliorer votre automatisation de la messagerie dans Gmail
ne vous inquiétez plus jamais de laisser tomber la balle sur vos efforts de sensibilisation. Vous pouvez déclencher des e-mails pour faire un suivi avec un prospect ou un journaliste sans tenir compte de qui vous avez et n’avez pas envoyé d’e-mail., Vos e-mails de suivi automatisés doivent fournir un contexte et une valeur; en d’autres termes, ils doivent rappeler à vos prospects ce qu’est votre produit et pourquoi votre produit compte.