Efficaci sistemi di archiviazione per ufficio come rendere il vostro business in modo più funzionale. È possibile trovare documenti più facile e risparmiare tempo alla ricerca di loro. Per mantenere sistemi di archiviazione efficaci nel vostro ufficio, provare queste attività e condividerli con tutti nel vostro ufficio per mantenere il sistema in corso in modo coerente.,
Passi per rendere un sistema di archiviazione più funzionale
- Determinare come si desidera recuperare i file. Vuoi che i file siano ordinati per evento, argomento o coinvolgimento vocale?
- Etichetta ogni appeso e manila cartelle. In questo modo, se si prende la cartella Manila, si sa quale sezione per posizionare la cartella Manila quando è necessario restituirlo.
- Bastone con lo stesso sistema di etichettatura. Se si utilizzano etichette frontali e file dietro la scheda, rimanere coerenti. Se si utilizzano cartelle di colore per cartelle particolari, continuare a utilizzare tali colori.,
- Lasciare spazio nel cassetto per i nuovi file. Spurgando ogni anno per fare spazio ai file, non solo aiuterà il tuo sistema di archiviazione a rimanere aggiornato, ma renderà anche il tuo sistema più raffinato con ciò che sta accadendo in quell’anno in corso.
- Posare la carta nelle cartelle in modo da poter vedere le schede. I documenti che spuntano dalle cartelle bloccheranno le schede e renderanno più difficile trovare un file.
- Trova uno schedario che conterrà tutti i tuoi file. Etichettare ogni cassetto un ampio argomento per aiutare voi e gli altri a trovare il cassetto giusto in modo più rapido e indolore.,
Ricorda, un sistema di archiviazione funziona solo se tutti sanno come è organizzato e sanno cosa fare quando si inseriscono file nel sistema di archiviazione. Annota le istruzioni esatte per il tuo sistema di archiviazione come riferimento ad altri. Appendilo vicino al tuo schedario in modo che tutti possano fare riferimento ad esso. Se si dispone di diversi schedari, fare una mappa degli schedari e l’etichetta sulla mappa ciò che è in ogni cassetto. Di conseguenza, gli utenti dello schedario non devono chiederti dove sono i file negli schedari.,
Per avere un sistema di archiviazione funzionale, deve essere organizzato in modo da poter recuperare facilmente i documenti necessari. Un sistema di archiviazione che non è recuperabile occupa solo spazio. E ‘ solo pieno di documenti fuori luogo che sono difficili da trovare. Di conseguenza, si perde il recupero delle informazioni importanti in modo tempestivo. Quindi, tieni a mente questi suggerimenti quando crei il tuo sistema di archiviazione.
Quali suggerimenti per il sistema di archiviazione usi per recuperare i tuoi documenti in modo efficace? Si prega di lasciare un commento qui sotto in modo che possiamo continuare la conversazione.,
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