Effektiv arkivering systemer til kontor-få din virksomhed til at køre mere funktionelt. Du kan finde papirer lettere og spare tid på at lede efter dem. For at holde effektive arkiveringssystemer på dit kontor, prøv disse opgaver og del dem med alle på dit kontor for at holde systemet i gang konsekvent.,
skridt til at gøre et arkiveringssystem mere funktionelt
- Bestem, hvordan du vil hente filerne. Ønsker du, at filerne skal sorteres efter begivenhed, emne eller tale engagement?
- Mærk hver hængende og manila mapper. På denne måde, hvis du tager manila-mappen ud, vil du vide, hvilket afsnit du skal placere Manila-mappen, når du skal returnere den.
- Stick med det samme mærkningssystem. Hvis du bruger frontetiketter og fil bag fanen, skal du forblive konsekvent. Hvis du bruger farvemapper til bestemte mapper, skal du fortsætte med at bruge disse farver.,
- Efterlad plads i skuffen til nye filer. Ved at rense hvert år for at gøre plads til filerne, vil det ikke kun hjælpe dit arkiveringssystem med at holde dig opdateret, men det vil også gøre dit system mere raffineret med, hvad der foregår det aktuelle år.
- Læg papiret i mapperne, så du kan se fanerne. Papirer, der stikker ud af mapperne, blokerer fanerne og gør det vanskeligere at finde en fil.
- Find et arkivskab, der indeholder alle dine filer. Mærk hver skuffe et bredt emne for at hjælpe dig og andre med at finde den rigtige skuffe hurtigere og smertefrit.,
husk, et arkiveringssystem fungerer kun, hvis alle ved, hvordan det er organiseret, og ved, hvad de skal gøre, når de lægger filer i arkiveringssystemet. Skriv de nøjagtige instruktioner til dit arkiveringssystem som reference til andre. Hæng det i nærheden af dit arkivskab, så alle kan henvise til det. Hvis du har flere arkivskabe, skal du lave et kort over arkivskabe og mærke på kortet, hvad der er i hver skuffe. Som et resultat, brugere af arkivskabet behøver ikke at spørge dig, hvor filerne er i arkivskabe.,
for at have et funktionelt arkiveringssystem skal det organiseres, så du nemt kan hente dine nødvendige papirer. Et arkiveringssystem, der ikke kan hentes, tager bare plads. Det er bare fyldt med fejlplacerede dokumenter, der er svære at finde. Som et resultat, du går glip af at hente de vigtige oplysninger i tide. Så husk disse tip, når du opretter dit arkiveringssystem.
hvilke arkivsystemtips bruger du til at hente dine papirer effektivt? Efterlad en kommentar nedenfor, så vi kan fortsætte samtalen.,
du er velkommen til at tjekke vores procedure evalueringer og raffinement tjenester. Vi kan hjælpe din virksomhed.
Her er nogle yderligere artikler fra andre eksperter, der også hjælper dig med at få dit arkiveringssystem organiseret.
Hvordan til at oprette et Effektivt registreringssystem
Hvordan til at Organisere en Hjem registreringssystem i 7 Trin
5 Office-register Fejl at Undgå