effectieve archiefsystemen voor het kantoor maken uw bedrijf functioneler. U kunt papieren gemakkelijker vinden en tijd besparen om ze te zoeken. Om effectieve archiefsystemen in uw kantoor te houden, probeer deze taken en deel ze met iedereen in uw kantoor om het systeem constant gaande te houden.,
stappen om een bestand functioneler te maken
- bepalen hoe u de bestanden wilt ophalen. Wilt u dat de bestanden worden gesorteerd op gebeurtenis, onderwerp of spreekopdracht?
- Label elke opknoping en Manilla mappen. Op deze manier, als u uit de map Manilla, zult u weten welke sectie om de map Manilla te plaatsen wanneer u nodig hebt om het terug te keren.
- plak met hetzelfde etiketteringssysteem. Als u frontlabels en bestanden achter het tabblad gebruikt, blijft u consistent. Als u kleurmappen gebruikt voor bepaalde mappen, blijft u deze kleuren gebruiken.,
- laat ruimte in de lade voor nieuwe bestanden. Door elk jaar te zuiveren om ruimte te maken voor de bestanden, zal het niet alleen helpen uw archiefsysteem actueel blijven, maar het zal ook uw systeem verfijnder maken met wat er gaande is dat lopende jaar.
- leg het papier in de mappen zodat u de tabbladen kunt zien. Papers die uit de mappen steken, blokkeren de tabbladen en maken het moeilijker om een bestand te vinden.
- zoek een archiefkast die al uw bestanden bevat. Label elke lade een breed onderwerp om u en anderen te helpen de juiste lade sneller en pijnloos te vinden.,
onthoud, een bestandssysteem werkt alleen als iedereen weet hoe het is georganiseerd en weet wat te doen bij het plaatsen van bestanden in het bestandssysteem. Noteer de exacte instructies voor uw archiefsysteem als een verwijzing naar anderen. Hang het in de buurt van uw archiefkast, zodat iedereen kan verwijzen naar het. Als u meerdere archiefkasten, Maak een kaart van de archiefkasten en label op de kaart wat er in elke lade. Hierdoor hoeven gebruikers van de archiefkast u niet te vragen waar de bestanden zich in de archiefkast bevinden.,
om een functioneel archiveringssysteem te hebben, moet het worden georganiseerd zodat u uw benodigde papieren gemakkelijk kunt ophalen. Een archiefsysteem dat niet terug te vinden is neemt gewoon ruimte in beslag. Het is gewoon gevuld met misplaatste documenten die moeilijk te vinden zijn. Als gevolg daarvan, je mist op het ophalen van de belangrijke informatie in een tijdig. Zo, houd deze tips in gedachten bij het maken van uw archiefsysteem.
welke tips voor het archiveren gebruikt u om uw papieren effectief op te halen? Laat hieronder een reactie achter zodat we het gesprek kunnen voortzetten.,
aarzel niet om onze Procedure evaluaties en verfijning diensten te bekijken. Wij kunnen uw bedrijf helpen.
Hier zijn enkele aanvullende artikelen van andere experts die u ook zullen helpen om uw archiefsysteem te organiseren.
Hoe het opzetten van een Effectieve Filing System
Hoe Organiseer je een Huis Indienen Systeem in 7 Stappen
5 Kantoor Indienen van Systeem Fouten te Vermijden