Eficiente sisteme de evidență de birou face rula dvs. de afaceri mai mult din punct de vedere funcțional. Puteți găsi lucrări mai ușor și de a economisi timp în căutarea pentru ei. Pentru a păstra sistemele eficiente de evidență în biroul dvs., încercați aceste sarcini și împărtășiți-le cu toată lumea din biroul dvs. pentru a menține sistemul în mod consecvent.,
pași pentru a face un sistem de evidență mai funcțional
- determinați modul în care doriți să preluați fișierele. Doriți ca fișierele să fie sortate după eveniment, subiect sau angajament de vorbire?
- etichetați fiecare agățat și dosare manila. În acest fel, dacă scoateți folderul manila, veți ști ce secțiune să plasați folderul manila atunci când trebuie să îl returnați.
- Stick cu același sistem de etichetare. Dacă utilizați etichete frontale și fișiere în spatele filei, rămâneți consecvent. Dacă utilizați foldere de culoare pentru anumite foldere, continuați să utilizați aceste culori.,
- lăsați spațiu în sertar pentru fișiere noi. Prin curățarea în fiecare an pentru a face loc fișierelor, nu numai că vă va ajuta sistemul de evidență să rămână actual, dar va face și sistemul dvs. mai rafinat cu ceea ce se întâmplă în acel an curent.
- așezați hârtia în dosare, astfel încât să puteți vedea filele. Hârtiile care ies din foldere vor bloca filele și vor face mai dificilă găsirea unui fișier.
- găsiți un dulap care va conține toate fișierele. Etichetați fiecare sertar un subiect larg pentru a vă ajuta pe dvs. și pe alții să găsiți sertarul potrivit mai rapid și fără durere.,
Amintiți-vă, un sistem de evidență funcționează numai dacă toată lumea știe cum este organizat și știe ce să facă atunci când pune fișierele în sistemul de evidență. Notați instrucțiunile exacte pentru sistemul dvs. de evidență ca referință la alții. Agățați-l lângă dulapul de depozitare, astfel încât toată lumea să se poată referi la el. Dacă aveți mai multe dulapuri de depozitare, faceți o hartă a dulapurilor de depozitare și etichetați pe hartă ceea ce este în fiecare sertar. Drept urmare, utilizatorii Cabinetului de depunere nu trebuie să vă întrebe Unde se află fișierele în dulapurile de depozitare., pentru a avea un sistem de evidență funcțional, acesta trebuie să fie organizat astfel încât să puteți prelua documentele necesare cu ușurință. Un sistem de evidență care nu poate fi recuperat ocupă doar spațiu. Acesta este doar umplut cu documente deplasate, care sunt greu de găsit. Drept urmare, pierdeți preluarea informațiilor importante în timp util. Deci, păstrați aceste sfaturi în minte atunci când creați sistemul de evidență.
Ce sfaturi de sistem de arhivare utilizați pentru a prelua documentele în mod eficient? Vă rugăm să lăsați un comentariu de mai jos, astfel încât să putem continua conversația.,nu ezitați să consultați evaluările și serviciile noastre de perfecționare a procedurilor. Vă putem ajuta afacerea.
iată câteva articole suplimentare de la alți experți care vă vor ajuta, de asemenea, să vă organizați sistemul de evidență.
Cum de a crea un Eficient Sistem de evidență
Cum de a Organiza o Casa Sistem de evidență în 7 Pași
5 Biroul Sistem de evidență Greșelile, pentru a Evita