effektiva arkiveringssystem för kontoret gör ditt företag mer funktionellt. Du kan hitta papper lättare och spara tid på att leta efter dem. För att hålla effektiva arkiveringssystem på kontoret, prova dessa uppgifter och dela dem med alla på kontoret för att hålla systemet går konsekvent.,
steg för att göra ett arkiveringssystem mer funktionellt
- Bestäm hur du vill hämta filerna. Vill du att filerna ska sorteras efter händelse, ämne eller talande engagemang?
- märka varje hängande och manila mappar. På så sätt, om du tar ut manila-mappen, vet du vilken sektion som ska placera manila-mappen när du behöver returnera den.
- Stick med samma märkningssystem. Om du använder främre etiketter och fil bakom fliken, håll dig konsekvent. Om du använder färgmappar för vissa mappar, fortsätt använda dessa färger.,
- lämna utrymme i lådan för nya filer. Genom att rensa varje år för att göra plats för filerna, kommer det inte bara att hjälpa ditt arkiveringssystem att hålla sig nuvarande men det kommer också att göra ditt system mer raffinerat med vad som händer det aktuella året.
- lägg papperet i mapparna så att du kan se flikarna. Papper som sticker upp ur mapparna blockerar flikarna och gör det svårare att hitta en fil.
- hitta ett arkivskåp som håller alla dina filer. Märk varje låda ett brett ämne för att hjälpa dig och andra att hitta rätt låda snabbare och smärtfritt.,
Kom ihåg att ett arkiveringssystem bara fungerar om alla vet hur det är organiserat och vet vad man ska göra när man lägger filer i arkiveringssystemet. Skriv ner de exakta instruktionerna för ditt arkiveringssystem som en hänvisning till andra. Häng den nära ditt arkivskåp så att alla kan hänvisa till det. Om du har flera arkivskåp, gör en karta över arkivskåp och etikett på kartan Vad finns i varje låda. Som ett resultat behöver användare av arkivskåpet inte fråga dig var filerna finns i arkivskåp.,
för att ha ett funktionellt arkiveringssystem måste det organiseras så att du enkelt kan hämta dina nödvändiga papper. Ett arkiveringssystem som inte kan hämtas tar bara upp utrymme. Det är bara fylld med felplacerade dokument som är svåra att hitta. Som ett resultat går du miste om att hämta viktig information i rätt tid. Så, ha dessa tips i åtanke när du skapar ditt arkiveringssystem.
vilka arkiveringssystem tips använder du för att hämta dina papper effektivt? Vänligen lämna en kommentar nedan så att vi kan fortsätta samtalet.,
Känn dig fri att kolla in våra Procedurutvärderingar och Förfiningstjänster. Vi kan hjälpa er.
Här är några ytterligare artiklar från andra experter som också hjälper dig att få ditt arkiveringssystem organiserat.
hur man ställer in ett effektivt arkiveringssystem
hur man organiserar ett hem arkiveringssystem i 7 steg
5 Office arkivering System misstag att undvika