Effektiv filing systemer for office gjøre din bedrift kjøre mer funksjonelt. Du kan finne papirer enklere og sparer tid på å lete etter dem. For å holde effektiv filing systemer i office, kan du prøve disse oppgavene og dele dem med alle på kontoret for å holde systemet gående konsekvent.,
Trinnene for å gjøre et arkivsystem mer funksjonell
- Bestemme hvordan du ønsker å hente filene. Gjør som du vil at filene skal være sortert etter hendelsen, emne, eller snakker engasjement?
- merk hver hengende og manila mapper. Denne måten, hvis du tar ut mappen, vil du vite hvilken del å plassere mappen når du trenger å returnere den.
- Stick med samme merking system. Hvis du bruker foran etiketter og fil bak fanen, og holder seg konsekvent. Hvis du bruker color mapper for bestemte mapper, fortsette å bruke de fargene.,
- La det være plass i skuffen for nye filer. Ved å rense hvert år for å gi plass til filer, det vil ikke bare hjelpe din filing system for å holde deg oppdatert, men det vil også gjøre systemet mer raffinert med hva som skjer på det aktuelle året.
- Legg papir i mapper, slik at du kan se fanene. Papir som stikker opp av mappene vil blokkere faner og gjøre det vanskeligere å finne en fil.
- Finn et arkivskap som vil holde alle dine filer. Etikett for hver skuff et bredt tema å hjelpe deg og andre å finne riktig skuff mer raskt og smertefritt.,
Husk, en filing system fungerer bare hvis alle vet hvordan det er organisert og vet hva du skal gjøre når du legger filene i filsystemet. Skriver du ned den nøyaktige instruksjoner for innlevering system som en referanse for andre. Henge den i nærheten av arkivskap, slik at alle kan se det. Hvis du har flere arkivskap, lage et kart over arkivskap og etiketten på kartet hva som er i hver skuff. Som et resultat, brukere av arkivskap ikke trenger å spørre deg hvor filene er i arkivskap.,
Å ha en funksjonell filing system, det må være organisert slik at du kan hente nødvendige papirer lett. Et arkivsystem som ikke kunne gjenfinnes bare tar opp plass. Det er bare fylt med forlagt dokumenter som er vanskelig å finne. Som et resultat, kan du gå glipp av å hente ut viktig informasjon på en riktig måte. Så, holde disse tipsene i bakhodet når du oppretter din filing system.
Hva filing system tips har du bruk for å hente papirer effektivt? Legg gjerne igjen en kommentar nedenfor slik at vi kan fortsette samtalen.,
sjekk gjerne vår Prosedyre for Evaluering og Videreutvikling Tjenester. Vi kan hjelpe din bedrift med.
Her er noen flere artikler fra andre eksperter som vil også hjelpe deg å få filing system organisert.
Hvordan du skal Sette Opp en Effektiv Filing System
Hvordan du kan Organisere et Hjem Filing System i 7 Trinn
5 Office Filing System Feil å Unngå