Eficaz de sistemas de arquivo para o escritório fazer o seu negócio a funcionar de forma funcional. Você pode encontrar papéis mais fáceis e poupar tempo à procura deles. Para manter sistemas de arquivo eficazes em seu escritório, tente estas tarefas e compartilhá-los com todos em seu escritório para manter o sistema funcionando de forma consistente.,
passos para tornar um sistema de arquivo mais funcional
- determinar como você deseja recuperar os arquivos. Você quer que os arquivos sejam classificados por evento, tópico, ou compromisso de falar?etiquetar cada pendura e pastas de manila. Desta forma, se você tirar a pasta de manila, você saberá que Seção colocar a pasta de manila quando você precisa devolvê-la.mantenha o mesmo sistema de rotulagem. Se você usar etiquetas frontais e arquivo por trás da aba, mantenha-se consistente. Se usar pastas de cores para pastas específicas, continue a usar essas cores.,
- deixe espaço na gaveta para os ficheiros novos. Ao purging a cada ano para fazer espaço para os arquivos, ele não só vai ajudar o seu sistema de arquivo permanecer atual, mas também vai tornar o seu sistema mais refinado com o que está acontecendo naquele ano corrente.coloque o papel nas pastas para que possa ver as páginas. Papéis saindo das pastas irá bloquear as páginas e tornar mais difícil encontrar um arquivo.
- encontre um arquivo que irá manter todos os seus arquivos. Rotular cada gaveta um tópico amplo para ajudar você e outros a encontrar a gaveta certa mais rapidamente e sem dor.,
lembre-se, um sistema de arquivo só funciona se todos souberem como é organizado e sabem o que fazer ao colocar arquivos no sistema de arquivo. Anote as instruções exatas para o seu sistema de arquivo como uma referência a outros. Pendure-o perto do seu arquivo para que todos se possam referir a ele. Se você tem vários armários de arquivo, faça um mapa dos armários de arquivo e etiqueta no mapa o que está em cada gaveta. Como resultado, os usuários do arquivo não têm que perguntar onde os arquivos estão nos armários de arquivo.,
para ter um sistema de arquivo funcional, ele precisa ser organizado para que você possa recuperar seus papéis necessários facilmente. Um sistema de arquivo que não é recuperável apenas ocupa espaço. É apenas preenchido com documentos perdidos que são difíceis de encontrar. Como resultado, você perde a recuperação da informação importante em tempo hábil. Então, mantenha estas dicas em mente ao criar o seu sistema de arquivo.
Que dicas do sistema de arquivo você usa para recuperar seus papéis de forma eficaz? Por favor, deixe um comentário abaixo para que possamos continuar a conversa.,Sinta-se à vontade para verificar as nossas avaliações de procedimentos e serviços de Refinamento. Podemos ajudar o seu negócio.
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